Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia od 22.01.2018 r. do 24.01.2018 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 48 przy ul. Czorsztyńskiej 35 w Szczecinie, zwanej dalej SP nr 48, w zakresie stan realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/17/16 przeprowadzonej przez WKiAW w 2016 r. w zakresie   gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2015 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 24.01.2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.02.2018 r.

 I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/17/16 przeprowadzonej przez WKiAW w 2016 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej w tym sprawy kadrowe i wynagrodzenia za 2015 roku, ustalono, że 1 z 12. zaleceń, nie zostało w pełnym zakresie zrealizowane. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły sposobu realizacji części zalecenia w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników.

Kontroli poddano okres od października do grudnia 2017 r.

 II.Oceny cząstkowe

Zalecenie dotyczące każdorazowego informowania Prezydenta Miasta  Szczecin, o podjętych działaniach/pracach związanych z budową/rozbudową pomieszczeń w budynku szkoły.

 W 2017 r. nie prowadzono działań/prac związanych z budową/rozbudową pomieszczeń szkoły, co potwierdził Wicedyrektor w oświadczeniu z dnia 22.01.2018 r.

Zalecenie dotyczące dokonywania wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (w tym potwierdzonych dowodem źródłowym).

Zalecenie dotyczące wskazywania na dowodach źródłowych daty zatwierdzenia sum do wypłaty oraz dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej na wyciągach bankowych.

Zalecenie dotyczące ewidencjonowania wydatków zgodnie z opisami do paragrafów klasyfikacji budżetowej zawartymi w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji, ujmowania wpłat i wypłat gotówkowych w raportach kasowych zgodnie z datą ich realizacji, oraz ewidencjonowania wydatków gotówkowych na koncie rozrachunkowym 201.

 Kontroli poddano 21. dowodów księgowych (wydatkowych) i 4 dowody wpłat (KP). Badaniu poddano również 19 wyciągów bankowych oraz 4 raporty kasowe.

W okresie poddanym kontroli dokonywano wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (w tym potwierdzonych dowodem źródłowym).

Na dowodach księgowych każdorazowo wskazywano daty zatwierdzenia sum do wypłaty.

Na podstawie wyciągów bankowych za okres od 1.10.2017 do 31.12.2017 r., ustalono że wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe były sprawdzone pod względem merytorycznym oraz sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym. Na dowód sprawdzenia wyciągi bankowe opatrzne były pieczęcią o treści: „Sprawdzono pod względem merytorycznym, data…. podpis….”., oraz „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data…. podpis…...”, na której wskazywano datę dokonania czynności kontrolnych oraz opatrzone parafami osób sprawdzających.

Poddane kontroli dowody księgowe były ewidencjonowane w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Na podstawie dokumentacji księgowej (4. raportów kasowych) stwierdzono, że operacje gotówkowe zawarte w ww. raportach zaewidencjonowane były pod rzeczywistą datą dokonania operacji gospodarczej, tj. zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor), według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu.

Wszystkie poddane kontroli operacje gotówkowe (wydatki) księgowane były przez konto rozrachunkowe 201. Poddane kontroli raporty kasowe podpisane były przez osobę sporządzającą, tj. Kierownika administracyjno – gospodarczego oraz sprawdzone i zaksięgowane przez Głównego księgowego (budżet) lub Starszego księgowego. Raporty kasowe były prowadzone na bieżąco i chronologicznie.

 Zalecenie dotyczące każdorazowego przedkładania umów najmu do akceptacji radcy prawnego UM.

 Wszystkie poddane kontroli umowy najmu (9 szt.) były zaakceptowane przez radcę prawnego UM Szczecin.

W 2017 r. w SP nr 48 obowiązywał również wzór „umowy najmu lokalu użytkowego”, stosowany do wynajmów jednorazowych (krótkoterminowych). Ww. dokument został zaakceptowany przez Radcę Prawnego UM Szczecin.

 Zalecenie dotyczące dostosowania Zakładowego Planu Kont do wzorca wskazanego w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz uzupełnienie ZPK o brakujące konta.

Zakładowy Plan Kont stanowiący Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 3/2016/2017 Dyrektora SP nr 48 z dnia 30.12.2017 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości dla SP nr 48 w Szczecinie, został dostosowany do wzorca określonego w Załączniku nr 3 ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej tj.: został uzupełniony o konta 020, 139, 141, 221. Ww. konta posiadały ponadto prawidłowe nazwy.

 Zalecenie dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych oraz uzupełnienie akt osobowych pracowników o oświadczenia zapoznania się z regulaminem pracy.

Zalecenie dotyczące weryfikacji dokumentów zawartych w aktach osobowych pod kątem zakresów czynności.

Kontrolą objęto losowo wybranych 6 teczek akt osobowych pracowników SP nr 48 (co stanowiło 6,7% ogółu zatrudnionych).

 W trakcie kontroli ww. dokumentacji, że:

- poszczególne dokumenty zgromadzone w aktach osobowych 1 pracownika nie były ponumerowane,

- w 5 teczkach akt osobowych poszczególne dokumenty nie były ujęte w spisie akt. Poszczególne dokumenty nie zawierały ponadto nadanego kolejnego numeru (4 teczki akt osobowych),

- w 3 teczkach akt osobowych brak było dokumentów wymienionych w spisie, a w 2 przypadkach (teczkach) nie zachowano kolejności numeracji dokumentów.

Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych), według którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Wszystkie poddane badaniu akta osobowe (pracownicy administracji) zawierały aktualne zakresy czynności oraz oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z treścią obowiązującego Regulaminu Pracy.

Zgromadzone w akrach osobowych dokumenty były prawidłowo zakwalifikowane do poszczególnych części (A, B, C).

 Zalecenie dotyczące każdorazowego przeprowadzania analizy rynku dla zamówień publicznych do kwoty 30.000 euro.

 W toku kontroli ustalono, ze każdorazowo przeprowadzano analizę rynku i sporządzano notatki służbowe z udzielenia zamówienia do kwoty 30.000 euro (kontroli poddano 5 notatek służbowych). Ww. notatki zawierały elementy wymienione w § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia 303/2016 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

 Zalecenie dotyczące aktualizowania obowiązujących procedur pod kątem podstaw prawnych oraz stosowanych w jednostce praktyk.

W toku kontroli ustalono, że Instrukcja Inwentaryzacyjna, Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w SP nr 48 oraz Instrukcja Kontroli Zarządczej, zawierały aktualną podstawę prawną tj.: zgodne z art. 10 ust. 2 uor, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1 (art. 10 ust. 1 uor - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości).

Zarządzeniem nr 7/2017 Dyrektora SP nr 48 z dnia 15.12.2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w zasadach (polityce) rachunkowości w SP nr 48 w części III § 16 dodano pkt 1 ppkt 5a, w którym uregulowano kwestię związaną z naliczaniem odsetek i wystawianiem not odsetkowych.

W toku kontroli ustalono, że dekretacja (wskazanie kont) dowodów księgowych dokonywana była zarówno na dokumencie źródłowym jak i w formie wydruku, podpisanego przez Głównego księgowego lub  Starszego księgowego (w przypadku WRD) i dołączanego każdorazowo do dowodu źródłowego. Ww. sposób dekretacji został wprowadzony Zarządzeniem nr 7/2017 Dyrektora SP nr 48 w Szczecinie z dnia 15.12.2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w zasadach (polityce) rachunkowości.

W Załączniku nr 5 do Zarządzenia nr 3/2016/2017 Dyrektora SP nr 48 z dnia 30.12.2016 r. – Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, określono sposób oznaczania poszczególnych rodzajów raportów kasowych tj.: środków, jakich dany raport dotyczy (budżetu, WRD, socjalnych).

 Zalecenie dotyczące dokonywania poprawek w dokumentach źródłowych zgodnie z art. 25 ust. 1 uor.

 Na podstawie dokumentacji księgowej za okres od 01.10.2017 r. do 31.12.2017 r. stwierdzono, że poprawek dokonano na dziewięciu dokumentach księgowych. Korekt dokonywano w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor, tj. poprzez skreślenie błędnej treści opatrzone datą dokonania poprawki oraz podpisem osoby dokonującej poprawki i wpisanie poprawnej treści w sposób czytelny.

 Zalecenie dotyczące aktualizacji Statutu SP nr 48 zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty.

W od grudnia 2017 r. SP nr 48 działa w oparciu o Statut przyjęty do stosowania uchwałą Rady Pedagogicznej nr 14/2017 z dnia 30.11.2017 r. W Rozdziale I § 1 ust. 7 Statutu, wskazano, że organem prowadzącym szkołę jest Gmina Miasto Szczecin.

 III.Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowiprowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych.