Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 03.08.2018 r. do 31.08.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 29 w Szczecinie przy ul. Wyszyńskiego 6 (zw. dalej PP 29), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 06 września 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 września 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 29 w Szczecinie (zw. dalej PP 29) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• dokonaniu wydatków przed zaciągnięciem zobowiązań,
• nieprawidłowym naliczeniu pracownikowi wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim,
• naliczeniu i wypłacie pracownikowi wynagrodzenia za urlop w zaniżonej wysokości,
• naliczeniu i wypłacie pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego w zawyżonych kwotach,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów, 
• braku podpisów dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej wystawionych faktur i faktur wewnętrznych,
• braku na dowodach zakupu podpisów dyrektora i głównego księgowego dotyczących odpowiednio zatwierdzenia do wypłaty i m.in. zgodności z planem finansowym,
• wykazaniu w deklaracjach VAT-7 za okres styczeń-kwiecień 2017 r. danych niezgodnych z danymi ujętymi w rejestrach zakupu,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych pozostałych środków trwałych,
• monitorowania stanu należności jednostki,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 29 w 2017 r. wyniosło 59.040,50 zł, co stanowiło 86,66 % planowanej kwoty w wysokości 68.130zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 58.887,50 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 153 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 108.437,53 zł, co stanowiło 69,02 % planowanej kwoty w wysokości 157.100 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 102.098,65 zł), wpływów z najmu składników majątkowych (§ 075 – 1.672,80 zł), z pozostałych odsetek (§ 092 – 104,08 zł) oraz wpływów z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej (§ 096 – 4.562 zł). 

Kontroli poddano 25. umów cywilno-prawnych zawartych z rodzicami/ opiekunami prawnymi na rok 2017/2018 (tj. 25 % ze 100. wg stanu na dzień 30.09.2017 r.), obowiązujących od września 2017 r. oraz wynikające z tego tytułu przypisy należności i wpłaty za wyżywienie, zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 2.607,10 zł, tj. 2,55 % ogółem dochodów jednostki z opłat za wyżywienie w wysokości 102.098,65 zł.

Kontroli poddano również wszystkie obowiązujące w PP 29 w 2017 r. umowy najmu oraz rozrachunki dotyczące 3. z 6. zawartych umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.     

Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 153 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

Stwierdzono, że w 2017 r. zrealizowano 18 przelewów pomiędzy rachunkiem bankowym PP 29 dotyczącym opłat za wyżywienie, a rachunkiem bankowym PP 29 dotyczącym opłat za pobyt w przedszkolu - jako rozliczenie za przedszkole. W dokumentacji nie było jednak dowodów źródłowych, zatwierdzonych do wypłaty przez dyrektora i podpisanych przez głównego księgowego, na których wskazane byłyby kwoty przelewów i sposób ich ustalenia. Naruszało to postanowienia art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), zw .dalej uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: m.in. wewnętrzne, czyli dotyczące operacji wewnątrz jednostki oraz pkt 11 załącznika nr 3 obowiązującego w PP 29 regulaminu kontroli wewnętrznej, zgodnie z którym polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisuje dyrektor i główny księgowy. Zasady ewidencji wpłat za wyżywienie i pobyt w systemie komputerowym do prowadzenia ewidencji analitycznej oraz sposób rozliczania tych wpłat pomiędzy rachunkami bankowymi nie został ponadto ustalony w procedurach wewnętrznych jednostki.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w ewidencji analitycznej opłat za wyżywienie, prowadzonej przez intendenta w systemie komputerowym, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym wpłata ta została ujęta. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Odsetki z tytułu nieterminowo regulowanych należności za pobyt w PP 29 i wyżywienie zaokrąglane były do pełnych dziesiątek groszy.Naruszało to postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), zw. dalej uofp, wg których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

  Dodatkowo wszystkie 18. wyciągów bankowych, dotyczących objętych kontrolą dochodów, nie zawierało stwierdzenia sprawdzenia, a dekretacja obejmowała jedynie jednostronne wskazanie kont syntetycznych. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którymi dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych PP 29 i dokumentacji księgowej był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie zostało dokonane zgodnie z zapisami umów, a w sytuacji uregulowania płatności po terminie naliczone zostały odsetki ustawowe. 

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 1.008,42 zł, w tym pozostałe należności: z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 865,33 zł, z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne – 0,00 zł i z tytułów innych niż wymienione powyżej – 143,09 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano należności netto w kwocie 1.008,42 zł. 

Należności ogółem PP 29 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 11.955,60 zł, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 12.964,02 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 29 w wysokości 1.145.922 zł zrealizowane zostały w 95,75 %, tj. w kwocie 1.097.259,53 zł (środki budżetowe na kwotę 988.822 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 108.437,53 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 23 źródłowe dowody księgowe na łączną kwotę 73.895,79 zł, co stanowiło 6,73 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 71.254,80 zł i z środków wrd w kwocie 2.640,99 zł),
• 21 wyciągów bankowych, 4 umowy, 1 protokół odbioru, 1 protokół przekazania terenu i placu budowy,
• 6 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

 W toku kontroli ustalono, że z rachunku bankowego PP 29 zrealizowano następujące przelewy (zaliczki): w dniu 28.12.2017 r. w kwocie 860 zł i w dniu 29.12.2017 r. w kwocie 5,33 zł, mimo że dostawy i faktury, uregulowane z ww. zaliczek, zrealizowane zostały dopiero w styczniu 2018 r. Powyższe naruszało postanowienia art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Stwierdzono ponadto, że we wszystkich 23. skontrolowanych przypadkach faktury zakupu nie zawierały podpisu dyrektora dotyczącego zatwierdzenia do wypłaty ani podpisu głównego księgowego potwierdzającego m.in. zgodność z planem finansowym jednostki. Dodatkowo na ww. dowodach zakupu nie wskazywano źródła finansowania wydatku. Było to niezgodne
z art. 53 ust. 1 uofp, według którego kierownik jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki oraz z art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 uofp, w świetle którego główny księgowy powinien dokonywać kontroli wstępnej zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym i kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, dowodem dokonania której jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo. Dodatkowo naruszało to zapisy pkt 11 załącznika nr 3 obowiązującego w PP 29 regulaminu kontroli wewnętrznej, zgodnie z którym polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisuje dyrektor i główny księgowy.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą 23. faktur zakupu i 21. wyciągów bankowych wykazała że:

- w 12. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, a dodatkowo w 5. przypadkach także nieprawidłową datę wystawienia dowodu księgowego,

- we wszystkich przypadkach wyciągi bankowe nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia, a dekretacja obejmowała jedynie jednostronne wskazanie kont syntetycznych i paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 23. skontrolowane faktury w 7. przypadkach faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W procedurach wewnętrznych jednostki nie ustalono ponadto stosowanych w praktyce rozwiązań dotyczących ewidencji kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 29 był główny księgowy.

Wszystkie skontrolowane faktury (23) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu, a zobowiązania z nich wynikające uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S
z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 77.126,84 zł, uregulowane w 2018 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 61.318,61 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 1.161,57 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano zobowiązania w kwocie 150,80 zł. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

3.Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 23. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 17,39 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 129.244,19 zł, tj. 20,12 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 642.523 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 8.042,45 zł, tj. 16,52 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 48.694 zł.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W toku kontroli stwierdzono przypadek, w którym nieprawidłowo naliczono pracownikowi wysokość wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim, czego skutkiem było niedokonanie wypłaty należnego wynagrodzenia w wysokości 61,59 zł. Ustalono bowiem, że w kwocie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku za dozór uwzględniono potrącenie za 15 dni nieobecności w pracy, a wynagrodzenie chorobowe ustalone zostało za 14 dni, mimo że pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 16 dni. Dodatkowo dokonano zmniejszenia dodatku za wieloletnią pracę z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim i następnie uwzględnienia tego dodatku w podstawie wynagrodzenia chorobowego. Przyczyną powyższego było nieujęcie w obowiązującym regulaminie wynagradzania pracowników PP 29 prawa dotyczącego wypłaty dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Prawo do dodatku za wieloletnią pracę w ww. okresie przysługiwało na mocy postanowień § 7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.) (aktualnie
§ 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – Dz. U. poz. 936). Było to ponadto niezgodne z zapisami art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), według których postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. 

Ustalono ponadto, że pracownikowi wypłacona została w 2017 r. nieprawidłowo wyliczona kwota wynagrodzenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym (dotyczy wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstw). Stwierdzono bowiem, że kwota ww. wynagrodzenia została ustalona dla 35 dni urlopu zamiast 40. Dodatkowo podstawę ustalenia kwoty ww. wynagrodzenia stanowiła przeciętna miesięczna liczba godzin ponadwymiarowych z okresu miesięcy danego roku szkolnego IX.16-VI.17, mimo że pracownik przebywał na urlopie w różnych miesiącach roku szkolnego (tj. styczeń, marzec, maj, lipiec-sierpień, październik i listopad), w związku z czym podstawę powinna stanowić przeciętna miesięczna liczba godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Skutkiem powyższego było niewypłacenie pracownikowi należnego wynagrodzenia w łącznej wysokości 320,79 zł. Było to niezgodne z zapisami § 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.), według którego wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oblicza się, mnożąc przeciętną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu.

W toku kontroli ustalono, że w 2. przypadkach na 4. skontrolowane pracownikom nieprawidłowo naliczone zostało dodatkowe wynagrodzenie roczne, wypłacone za 2016 r. Stwierdzono, że w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględniono wypłacone w 2016 r. nieperiodyczne premie uznaniowe, co skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 22,86 zł. Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2217 ze zm.), według którego powyższe wynagrodzenie ustala się uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, natomiast według § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14 ze zm.) do ww. wynagrodzenia nie wlicza się jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. 

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 57.482 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 268.588,33 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

     Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

W 2017 r. PP 29 skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 153 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 59.040,50 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 988.822 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 108.437,53 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 1.008,42 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 68.130 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 988.822 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 193.323 zł (dokonano 15 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 157.100 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 50.000 zł (dokonano łącznie 6. zmian).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 7 arkuszy spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywności, 4 arkusze spisu z natury przeprowadzonego w magazynie przemysłowym, protokół z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, 4 potwierdzenia sald i dokumentacja dotycząca weryfikacji sald kont.

W toku kontroli ustalono, że księgi inwentarzowe PP 29 prowadzone były zbiorczo dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych, a wartość majątku w nich wykazana stanowiła sumę wynikającą z wartości środków wykazanej w księgach rachunkowych na kontach 011 i 013. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji w księgach rachunkowych i księgach inwentarzowych PP 29 był główny księgowy.

Stwierdzono ponadto, że nie dokonano na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji należności – nie skierowano bowiem do dwóch kontrahentów potwierdzeń sald należności na dzień 31.12.2017 r.: dotyczy kwot 860 zł i 5,33 zł. Naruszało to postanowienia art. 26 ust. 1 pkt 2 uor, zgodnie z którymi jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji należności był główny księgowy.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące
w jednostce:

1. Zarządzenie nr 2/2007 z 31.12.2007 r. w sprawie zakładowego planu kont,
2. Zarządzenie nr 7/2009 z 01.09.2009 r. dotyczące uzupełnienia polityki rachunkowości,
3. Załącznik do zakładowego planu kont z 04.01.2010 r.,
4. „Wybrane elementy rachunkowości jednostek budżetowych istotne w polityce rachunkowości PP 29” z 01.09.2013 r.,
5. Aneks do zarządzenia nr 1/2003 z 02.01.2003 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli wewnętrznej,
6. Zarządzenie nr 1/2007 z 31.08.2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
7. Zarządzenie nr 2/2013 z 01.09.2013 r. w sprawie wzorów podpisów,
8. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji z 01.09.2007 r.,
9. Zarządzenie nr 4/2010 z 01.09.2010 r. w sprawie ustalenia wysokości pogotowia kasowego,
10. Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej (bez daty),
11. Zarządzenie nr 1/2017 z 30.12.2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja PP 29 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, a opis systemu informatycznego nie obejmował opisu algorytmów
i parametrów, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dodatkowo zakładowy plan kont obowiązujący w PP 29 (zw. dalej ZPK) nie uwzględniał kont 132, 141, 402 – 405, 409, 700 i 720, a opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń obejmował jedynie 19. kont z 51. ujętych w ZPK. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i c uor oraz § 15 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760 ze zm. - zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości),według którego ustalając zakładowy plan kont należy traktować konta wskazane w planach kont jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. 

W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie sposobu ewidencji przychodów w poszczególnych okresach sprawozdawczych oraz dekretacji dowodów księgowych i kontroli wyciągów bankowych.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, natomiast osobą odpowiedzialną za opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów księgowych, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji był główny księgowy.

Kontrola wykazała również rozbieżności dotyczące osób wskazanych w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych i regulaminie kontroli wewnętrznej, jako odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dowodów księgowych, a osób realizujących te obowiązki w PP 29.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 29 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami. 

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7,9 korekt deklaracji VAT-7, 21. rejestrów zakupu i 69 faktur oraz 12. rejestrów sprzedaży, 18 faktur i 36 faktur wewnętrznych z dokumentacją źródłową.

W deklaracjach VAT-7 za styczeń-kwiecień 2017 r. wykazano nieprawidłowe kwoty podatku podlegającego odliczeniu. Stwierdzono bowiem rozbieżności pomiędzy kwotami wykazanymi w rejestrach zakupu, a kwotami ujętymi w deklaracjach /korektach deklaracji. Skutkiem powyższego było niewykazanie w deklaracjach VAT-7 podatku od towarów i usług podlegającego odliczeniu w łącznej kwocie 51,98 zł.

W toku kontroli 18. faktur sprzedaży i 36. faktur wewnętrznych, sporządzonych przez głównego księgowego w 2017 r. oraz 69. faktur zakupu, stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury sprzedaży i faktury wewnętrzne nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- w 2. przypadkach nadano nieprawidłowy numer faktury sprzedaży, natomiast w pozostałych 52. przypadkach numer faktury sprzedaży/faktury wewnętrznej nie zawierał stałej długości sześciu znaków, mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 315 (dotyczy faktur sprzedaży) oraz w § 316 pkt 2 (dot. faktur wewnętrznych) załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 315/17 z 05.07.2017 r.),

- we wszystkich 18. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- we wszystkich fakturach wewnętrznych nie wskazano prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- na 34. fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek,

- w 10. przypadkach (na 12 objętych kontrolą) faktury dotyczące wyżywienia pedagogów ujęte zostały w rejestrze sprzedaży dopiero w miesiącu wystawienia faktury, mimo iż zgodnie z poz. 34 załącznika do załącznika nr 2 do ww. zarządzenia moment obowiązku podatkowego powstaje w momencie wykonania usługi,

- w 5. przypadkach (na 69 skontrolowanych) na fakturach zakupu nieprawidłowo wskazano nabywcę (tj. Urząd Miasta WGKiOŚ), a w 1. przypadku nieprawidłowo wskazano w rejestrze zakupu datę wystawienia dokumentu.

Ustalono ponadto, że w 2. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. sporządzone zostały i przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 439/16 tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracja VAT-7 za sierpień 2017 r. sporządzona i przekazana została dopiero w dniu 12.09.2017 r., natomiast deklaracja za wrzesień 2017 r. przekazana w dniu 11.10.2017 r. Dodatkowo ustalono, że nadwyżka podatku VAT należnego nad naliczonym za czerwiec 2017 r. (27,36 zł) została przekazana na rachunek bankowy Urzędu Miasta Szczecin 2 dni po terminie tj. 12.07.2017 r., co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 6 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do ww. zarządzenia.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin wraz z należnym podatkiem od towarów i usług w ustalonym przepisami terminie. W 2017 r. PP 29 skorzystało z prawa do dokonania odliczeń podatku naliczonego.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r. Kontrolą objęto również sposób autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez Dyrektora w dniu 20.08.2018 r., w 2017 r. przeprowadzone zostały w jednostce 4 kontrole. Informacja dotycząca kontroli przeprowadzonej w dniu 14.11.2017 r. przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.03.2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywało się dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 29:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem numeru dowodu księgowego,daty dowodu księgowego i daty dokonania operacji gospodarczej.
2. Dokonywanie wydatków jednostki w kwotach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
3. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych oddzielnie dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych.
4. Każdorazowe potwierdzanie na ostatni dzień roku obrachunkowego sald należności, wykazanych w księgach rachunkowych.
5. Naliczanie i ewidencja odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości. 
6. Dokonywanie przelewów na podstawie dowodów źródłowych podpisanych przez dyrektora i głównego księgowego.
7. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
8. Dokonywanie sprawdzenia i dekretacji dowodów księgowych zgodnie z zapisami uor.
9. Dostosowanie zapisów regulaminu wynagradzania dotyczących dodatku za wieloletnią pracę do przepisów w zakresie wynagradzania pracowników samorządowych.
10. Wypłatę pracownikom wyrównania: wynagrodzenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym i wynagrodzenia z tytułu przebywania na zwolnieniu lekarskim.
11. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania zwrotu nadpłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r.
12. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
13. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
14. Przyjmowanie dowodów zakupu z prawidłowo wskazanymi danymi adresowymi PP 29.
15. Terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7 wraz ze stosownymi rejestrami oraz kwot nadwyżek podatku należnego nad naliczonym.
16. Wykazywanie w deklaracjach dotyczących podatku od towarów i usług kwot wynikających z prowadzonych rejestrów sprzedaży i zakupu.
17. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.