Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 5 listopada 2025 r. do 15 grudnia 2025 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Szczecinie, przy ul. Hoene-Wrońskiego 1,71-302 Szczecin (zw. dalej MBP),w zakresie gospodarki finansowej w 2024 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 23grudnia 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 lutego 2026 r.

 I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w MBP w ww. zakresie, ustalono m.in., że:

• MBP nie korzystała z prawa do naliczania wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego opłacania składek ZUS,
• akta osobowe 2 pracowników z 5 akt osobowych objętych kontrolą, były prowadzone niezgodnie z § 3 pkt 2 i pkt 3 oraz § 5rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• obowiązująca polityka rachunkowości MBPzawierała nieaktualny zapis dotyczący ochronyi przechowywania danych finansowo-księgowych,
• dowody źródłowe objęte kontrolą posiadały niekompletny dekret, tj. bez wskazania dekretowanej wartości.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości, m.in. w zakresie:

• zgodności sprawozdań z ewidencją księgową,
• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego i składek ZUS,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych MBP,
• udokumentowania inwentaryzacji i skontrów przeprowadzonych w 2024 r.,
• kompletności dokumentacji dotyczącej umów zleceń,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecinw Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 Załącznika Nr 1 doZarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

 II.Oceny cząstkowe

1.Przychody i należności

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi, wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2024 r. w kwocie ogółem 12 560 241,92 zł stanowiły: dotacja na sfinansowanie działalności podstawowej
– 12 464 290,03 zł, przychody ze sprzedaży usług: 91 661,89 zł (przychody z prowadzonej działalności - e-sklep, sprzedaż ubytkowanych książek wraz z ich wysyłką oraz usługi ksero, w tym przychód z najmu w wys. 75,00 zł), przychody ze sprzedaży towarów i materiałów – sprzedaż zakupionych książek ma spotkaniach autorskich w wys. 4 290,00 zł.

Pozostałe przychody operacyjne wyniosły 1 154 872,40 zł, w tym dotacje w wys. 680 643,52 zł, na które składały się dotacje celowe: od Ministra Kultury na zakup książek w wys. 322 861,00 zł, od Ministra Kultury z Funduszu Promocji Kultury w wys. 11 000,00 zł i w wys. 19 500,00 zł oraz przychody z rozliczenia dotacji inwestycyjnych w wys. 327 282,52 zł (w tym: amortyzacja sfinansowana z dotacji sprzed 2012 r. w wys. 29 771,64 zł oraz amortyzacja sfinansowanaz dotacji inwestycyjnej w wys. 297 510,88 zł) oraz inne przychody operacyjne w wys. 474 228,88 zł, na które składały się: wpłaty od czytelników w wys. 199 007,54 zł, inne przychody operacyjne w wys. 29 877,07 zł, kary za przetrzymywanie (naliczenie) w wys. 10101, 05 zł, dary rzeczowe w wys. 235 243,22 zł.

Kontroli poddane zostały dokumenty finansowe dot. uzyskanych przychodów:

1. przychody z tytułu prowadzonej działalności – sprzedaż książek przez e-sklep w miesiącu wrześniu 2024 r. w wys. ogółem 2 475,67 zł,
2. przychody z tytułu kar pobrane od 10 wybranych czytelników (na podstawie dziennych zestawień od I do V 2024 r.) zgodnie z Regulaminem MBP w wys. ogółem 580,60 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Zasady funkcjonowania sklepu internetowego w MBP opisywał Regulamin sklepu internetowego, wprowadzony Zarządzeniem nr 3/2023 dyrektora MBP z dnia 22.03.2023 r.

W zakresie przychodów uzyskanych przez MBP z e-sklepu, kontrolą objęto m.in. raporty za miesiąc wrzesień 2024 r. na kontach: 70002, 7600212, 70003, fakturę nr 2024/09/A/108021/8494 z dnia 30.09.2024 r. na kwotę 42,45 zł dotyczącą pobranych prowizji za IX 2024 r., listę transakcji wygenerowaną z panelu administracyjnego sytemu Przelewy24.pl. za IX 2024 r. zawierającą 81 płatności.

Zaewidencjonowane wpływy z tytułu sprzedaży książek, wyszczególnione w raporcie i na liście transakcji imiennie, były zgodne z wpłatami wynikającymi z wyciągów bankowych.

Zarządzeniem nr 11/2022 z dnia 04.03.2022 r. Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie wprowadzono Regulamin MBP. Regulamin obejmował m.in. zasady korzystania z usług MBP oraz w zał. nr 4 zawierał wykaz opłat pobieranych przez bibliotekę, w tym za przetrzymywanie książek. Do każdego czytelnika objętego kontrolą, przedłożono szczegółową historię zadłużenia z systemu Prolib: m.in. tytuły przetrzymywanych dokumentów (książek), szczegóły naliczania opłat wraz z datami, wysłane upomnienia wraz z kosztami.

 1.2. Należności

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N podpisanym  w dniu 31.01.2024 r., sporządzonym na dzień 31.12.2024 r. wykazano należności w wysokości łącznie 840 912,08 zł, w tym: kredyty i pożyczki długoterminowe w wys. 4 986,66 zł,gotówkę w wys. 22 560,02 zł,depozyty na żądanie (bank) w wys. 771 224,51 zł, należności wymagalne w kwocie ogółem 28 245,81 zł (w tym: dotyczące kar bibliotecznych w wys. 27 191,70 zł oraz kara sądowa dotycząca osoby fizycznej w wys. 1 054,11 zł),pozostałe należności w kwocie ogółem 13 895,08 zł (w tym: z tytułu dostaw towarów i usług 10 167,56 zł oraz z innych tytułów w wys. 3 727,52 zł).

Wg bilansu sporządzonego w dniu 18.02.2025 r., należności krótkoterminowe wyniosły
141 748,18 zł, w tym: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 m-cy951,58 zł i inne w wys. 140 796,60 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W MBP zidentyfikowano wszystkie należności wymagalne i niewymagalne.

Na należności od pozostałych jednostek w kwocie 140 796,60 zł składały się: należności od czytelników w wys. 13 174,22 zł oraz pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe w wys. 127622,38 zł.

2. Koszty i zobowiązania

2.1 Wykonanie kosztów – realizacja dotacji podmiotowej

Tytułem dotacji podmiotowej MBP w 2024 r. otrzymał środki finansowe w łącznej wys. 12 464 290,03 zł.

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 42 dowody księgowe na łączną kwotę 802 309,27 zł, co stanowiło 6,44% kosztów ogółem,

- 7 umów z dostawcami i wykonawcami, będących podstawą wystawionych faktur objętych kontrolą,

- 1 polecenie krajowego wyjazdu służbowego (w 2024 r. z tytułu krajowych podróży służbowych wystawiono jedną delegację).

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Na umowach z dostawcami i wykonawcami objętych kontrolą, stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego. Co do zasady, potwierdzenie głównego księgowego, że jednostka dysponuje środkami finansowymi potrzebnymi do wykonania danego zobowiązania, znajdowały się na wnioskach w sprawie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub podustawowego (tj. zamówienia, przez które należy rozumieć umowę odpłatnie zawieraną między MBP a wykonawcą, której wartość nie przekracza kwoty granicznej lub której zawarcie nie wymaga przeprowadzenia postępowania w oparciu o ustawę).

Wszystkie dowody księgowe były poddane kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej, zostały zadekretowane i zatwierdzone do wypłaty przez główną księgową i Pana.

Płatności za faktury były udokumentowane wyciągami bankowymi, które zostały prawidłowo zadekretowane, na podstawie dołączonych dekretów generowanych z sytemu finansowo-księgowego.

Nie stwierdzono nieterminowych płatności.

Ewidencja kosztów odbywała się na kontach zespołu 4 w kwotach brutto oraz z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2.

Udzielanie zamówień publicznych w 2024 r. w MBP, podlegających ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zw. dalej Pzp oraz wyłączonych ze stosowania Pzp, odbywało się w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych oraz zamówień podustawowych, wprowadzony Zarządzeniem nr 5/2021 Dyrektora MBPz dnia 22.02.2021 r.

Stwierdzono zgodność udzielania zamówień objętych kontrolą z ww. regulaminem.

 2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 31.01.2025 r., na dzień 31.12.2024 r. nie wykazano zobowiązań.

Wg bilansu sporządzonego w dniu 18.02.2025 r. na dzień 31.12.2024 r., zobowiązania krótkoterminowe instytucji wyniosły 1 110 693,11 zł, w tym zobowiązania: wg jednostek powiązanych w wys. 121 960,99 zł (zabezpieczenie z tytułu nienależytego wykonania umowy), z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy w wys. 113 393,22 zł oraz fundusze specjalne - ZFŚS w wys. 875 338,90 zł.

Nie stwierdzononieprawidłowości lub uchybień.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Według ewidencji księgowej oraz informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2024 r., łączny koszy wynagrodzeń osobowych oraz bezosobowych wraz z pochodnymi od wynagrodzeń wyniósł 8 946 543,66 zł, w tym koszt składek z tytułu ZUS i FP wyniósł 1 346 100,37 zł.

Kontroli poddano akta osobowe 5 pracowników MBP, pod względem prawidłowości zaszeregowania, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Skontrolowano wynagrodzenia na kwotę ogółem 438 825,41 zł brutto.

Kontrolą objęto 23 umowy zlecenia zawarte w październiku 2024 r. dotyczące przygotowania i uczestnictwa w wydarzeniach kulturalnych oraz spotkaniach autorskich, wraz z dokumentacją z ich realizacji, na kwotę ogółem 26 140,00 zł brutto.

W przypadku jednego pracownika, w aktach osobowych znajdowały się kserokopie dwóch świadectw pracy oraz dyplomu studiów wyższych, które nie zostały potwierdzone za zgodność
z oryginałem.

Zgodnie z § 5rozporządzenia sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Ponadto w przypadku dwóch pracowników stwierdzono przechowywanie dokumentacji w części C akt osobowych, które były związane z przebiegiem zatrudnienia (i powinny być przechowywane w części B akt osobowych) oraz dokumentację, która nie powinna być przechowywana w aktach osobowych, m.in.dokumentacja dotycząca rozliczenia pożyczki z ZFŚS.

Zgodnie z §3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe obejmują w części B oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast zgodnie z § 3 pkt 3, w części C akt osobowych przechowuje sięoświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

W 2024 r. odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń i sporządzenie list płac był pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy był pracownik pełniący obowiązki kierownika Działu Kadr i Płac.

 W przypadku pracownika, którego akta osobowe zostały przejęte z Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie w roku 1995, stwierdzono, że dokumentacja potwierdzająca posiadane wykształcenie, nie była potwierdzona na zgodność z oryginałem.

Na podstawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych pracowników, dotyczącej poszczególnych składników wynagrodzenia, stwierdzono, że wysokość wynagrodzeń była zgodna z wysokością wynagrodzeń wynikającą z przedłożonych list płac, za poszczególne miesiące od stycznia do grudnia 2024 r.

Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2024 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 377 358,00zł.

Na dzień 31.12.2024 r. wartości wynikające z kont: 22501 – saldo w wys. 366 722,00 zł oraz 22502 – saldo 10 636,00 zł, były zgodne z kwotami podatku dochodowego wykazanego w deklaracji PIT 4R oraz z wpłatami z tego tytułu.

Według deklaracji ZUS P DRA (po uwzględnieniu korekt deklaracji) koszty z tytułu ZUS, FP i FGŚP w 2024 r. wyniosły 2 647 489,89 zł. Dane wynikające z deklaracji i przelewów były zgodne z ewidencją księgową na kontach analitycznych 22902-04.

MBP nie korzystała w 2024 r. z przysługującej możliwości naliczania wynagrodzenia płatnika z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń, na podstawie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby  i macierzyństwa (Dz. U. Nr 153, poz. 1005).

Wg wyjaśnień dyrektora MBP, powyższe wynikało z konieczności składania częstych korekt deklaracji ZUS P DRA, co uniemożliwiało korzystanie z możliwości naliczania wynagrodzenia płatnika.

Zgodne z art. 42 ust. 5 uofp jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych.

Osobą odpowiedzialną w instytucji za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r. uregulowane były w terminach wynikających odpowiednio z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca  1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.).i z art. 47 ust. 1 pkt 2ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.).

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

1) Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2024 r., sporządzone w dniu 12.02.2025 r., wg którego m.in.:

- przychody ogółem wyniosły 13 715 114,03 zł (w tym dotacja podmiotowa z budżetu Miasta w wys. 12 464 290,03 zł),

- koszty ogółem wyniosły 13 712 029,03 zł (w tym usługi obce: 2 339 099 zł, wynagrodzenia w wys. 7 316 720,48 oraz składki ZUS od wynagrodzeń w wys. 1 640 000,55 zł).

Zysk netto wyniósł 3 085,00 zł.

2) Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2024 r., wg którego m.in.:

- przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 12 560 241,92 zł (wzrost o 1 773 885,99 zł w porównaniu z 31.12.2023 r.),

- koszty działalności operacyjnej wyniosły 13 681 147,27 zł (wzrost o 1 878 755,13 zł w porównaniu z 31.12.2023 r., w tym wzrost: usług obcych o 157 671,49 zł (7%), wynagrodzeń o 1 181 489,85 zł (19%), zużycia materiałów i energii o 62 628,75 zł (7%), ubezpieczeń społecznych, w tym emerytalnych o 252 324,92 zł (18%) oraz spadek w przypadku pozostałych kosztów rodzajowych o 832,69 zł (6,5%),

- pozostałe przychody operacyjne wyniosły 1 154 872,40 zł (wzrost o 159 978,27 zł (16%) w porównaniu z 31.12.2023 r.).

Zysk netto wyniósł 3 084,88zł.

3) Bilans na dzień 31.12.2024 r.:

- część B aktywów, wg którego stwierdzono spadek należności krótkoterminowych o 538 284,82 zł (79%) w porównaniu z 31.12.2023 r.

- część B pasywów, wg którego stwierdzono wzrost zobowiązań krótkoterminowych o 150 089,94 zł (17%) w porównaniu z 31.12.2023 r.

Badaniem objęto ponadto sprawozdania na dzień 31.12.2024 r.:

• kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z),
• kwartalne o stanie należności (Rb-N),
• Zatrudnienie i wynagrodzenie (część sprawozdania z wykonania planu finansowego).

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2024 r. wyniósł odpowiednio 13 715 118,00 zł i w obu przypadkach wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r. o 2 655 960,00 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2024 r. wyniósł odpowiednio 13 712 036,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r. o 2 538 878,00 zł.

Plan finansowy MBP zmieniał się w 2024 r. siedmiokrotnie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Sprawozdanie finansowe za 2024 r. poddane zostało badaniu przez biegłego rewidenta.

 6. Inwentaryzacja

W 2024 r. MBP przeprowadziła inwentaryzację na podstawie zarządzeń dyrektora MBP w sprawie powołania komisji skontrowych oraz w sprawie sporządzenia spisu z natury majątku trwałego. Harmonogram inwentaryzacji ustalono na podstawie przedłożonego zestawienia przeprowadzonych skontrum oraz spisów z natury w poszczególnych działach znajdujących się w siedzibie MBP i w filiach w latach 2022-2025 r.

Wg zasad Instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki, przedłożonej dokumentacji oraz Pana wyjaśnień, ustalono, że inwentaryzacja odbywała się metodą ciągłą.

Ponadto jednostka sporządziła następującą dokumentację inwentaryzacyjną dotyczącą 2024 r., m.in.:protokół inwentaryzacji kasy MBP oraz protokoły inwentaryzacji kas pomocniczych na dzień 31.12.2024 r., wydruki tabel amortyzacyjnych wraz z wyszczególnieniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, potwierdzenia sald rachunków bankowych oraz potwierdzenia sald odebrane od kontrahentów na dzień 31.12.2024 r., potwierdzenie weryfikacji sald i kompletności zapisów przez głównego księgowego na kontach od 011 do 860.

Według ewidencji na koncie 011, wartość środków trwałych w 2024 r. wzrosła o 68 867,65 zł - przyjętona stan m.in. system telewizji dozorowanej w kwocie 12 250,66 zł, elementy reklamowe
w kwocie 10 664,10 zł, meble w kwocie 19 118,00 zł.

Wartość zakupionych wartości niematerialnych i prawnych w 2024 r. wg ewidencji na koncie 020 wzrosła o 17 822,70 zł, z tytułu wykonania strony BIP dla MBP.

Wartość wykazanego w 2024 r. księgozbioru na koncie 014 zwiększyła się o wys. 1 031 341,36 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Stany gotówki w kasach były zgodne z raportami kasowymi dla poszczególnych rachunków. Stany kont rachunków bankowych oraz stan środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości– wprowadzona zarządzeniem nr 60/2014 z dnia 15.12.2014 r.,
• Instrukcja inwetaryzacyjna – wprowadzona Zarządzeniem nr 27/2015 Dyrektora MBP
  w Szczecinie z dnia 16.12.2015 r.,
• Instrukcja kasowa - wprowadzona Zarządzeniem nr 9/2020 Dyrektora MBP z dnia 8.06.2020 r.,
• Instrukcja skontrowa – wprowadzona Zarządzeniem nr 6/2005 Dyrektora MBP z dnia 18.02.2005 r.,
•  Procedury kontroli finansowej w MBP – wprowadzone Zarządzeniem nr 45/2005 dyrektora MBP z dnia 30.11.2005 r.,
• Instrukcja obiegu dokumentów księgowych w MBP - wprowadzono Zarządzeniem nr 25/2012 dyrektora MBP z dnia 29.10.2012 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych oraz zamówień podustawowych.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• w Polityce rachunkowości MBP zawarto nieaktualny zapis dotyczący ochrony i przechowywania danych na informatycznych nośnikach, ich lokalizacji oraz częstotliwości tworzenia dodatkowych kopii;

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

• w przypadku odręcznego umieszczania dekretów, na dokumentach źródłowych (fakturach) objętych kontrolą, nie umieszczano kwot wynikających z faktur w rozbiciu na konta analityczne.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6uor, dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Powyższe dotyczy wskazania nie tylko odpowiednich kont księgowych i stron operacji gospodarczej, ale również jej wartości.

Dyrektor MBP jako kierownik jednostki, ustala w formie pisemnej i aktualizuje procedury obowiązujące w MBP – zgodnie z art. 10 ust. 2 uor.

W obowiązujących w instytucji procedurach, nie stwierdzono zapisów mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

 8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązał się Pan z przekazywania informacji dotyczących: występowania w jednostce transakcji podejrzanych oraz kontroli zewnętrznych, przeprowadzonych w jednostce w 2024 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, pismami: z dnia 11.07.2024 r. i z dnia 10.01.2025 r. Dyrektor MBP poinformował Wydział Kultury UM Szczecin
o braku transakcji podejrzanych oraz fakcie, że pracownicy instytucji nie odbyli szkoleń z tego zakresu.

Według wyjaśnień Dyrektora MBP z dnia 05.12.2025 r. oraz przedłożonej książki kontroli, w 2024 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w jednostce żadnej kontroli.

 III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MBP:

1. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
2. Korzystać z prawa do naliczania wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego opłacania składek ZUS.
3. Wskazywać na dokumentach księgowych oprócz kont księgowych dekretowane wartości.
4. Zaktualizować Politykę rachunkowości w zakresie zapisów dotyczących ochrony i przechowywania danych finansowo-księgowych na informatycznych nośnikach danych.