Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 listopada do 2 grudnia 2024 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Żydowce - Klucz w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 3 grudnia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w RO w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na:

• nieterminowym złożeniu uchwały nr 106/23 RO z dnia 6 czerwca 2023 r. oraz braku potwierdzenia daty złożenia sprawozdań z wykonania planu finansowego,
• nieaktualizowaniu strony BIP w zakresie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2023 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2023 r. wyniósł 9.817 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XLV/1244/22 Rady Miasta Szczecin z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2023 r. ze zm.), co stanowiło 1,6% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie ogółem 622.370 zł. Wykonanie wydatków RO za 2023 r. wyniosło ogółem 9.774 zł (1,7% wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie ogółem 575.022 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2023 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez WGK na kwotę łączną 9.773,84 zł, w tym:

• 4 dowody potwierdzające wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 1.443,61 zł, na podstawie zamówień złożonych przez RO,

12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 8.330,28 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez Rady zamówień, zgodnie z § 8 ust. 5 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej). Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, noty księgowe, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu były opisane, podpisane przez Przewodniczącego i Skarbnika RO oraz zawierały załączniki zgodnie z § 10 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący w 2023 r. oraz za 2022 r. - Przewodniczący, Wiceprzewodniczący, Skarbnik i Sekretarz), złożyli stosowne oświadczenie, czym wypełnili zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, o którym mowa w § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w 2023 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 15.460,60 zł, co było zgodne z § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2023 r. w kwocie ogółem 9.817 zł, przyjęty uchwałą RO nr 95/23 z dnia 17 stycznia 2023 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2023 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2023 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

Kontrola terminowości i kompletności sprawozdań składanych przez RO do WGKwykazała, że sprawozdania RO:

- z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2023 r.

- z wykonania planu finansowego za 2023 r.,

nie zostały opatrzone datą wpływu do WGK, co uniemożliwiło zweryfikowanie terminowości składania sprawozdań i wypełnienia zapisów § 13 ust. 1 pkt 1 – 2 procedury gospodarki finansowej, wg którego zarząd RO przedkłada WGK:

1. sprawozdanie z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze – w terminie do dnia 31 lipca, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.
2. sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Informacji o dacie złożenia sprawozdań nie była w stanie udzielić ani RO, ani WGK.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli były sprawozdania z wykonania planu finansowego RO za I półrocze i za 2023 r.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecin:wydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

Zarządzeniem Nr 192/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13 kwietnia 2023 r. zobowiązano do przeprowadzenia w drodze spisu z natury inwentaryzacji środków trwałych stanowiących składniki majątku Urzędu Miasta Szczecin (wyposażenie Rad Osiedli). Do kontroli przedłożone zostały oświadczenia przewodniczącego RO, odpowiedzialnego za powierzone mienie. Spis z natury przeprowadzali pracownicy WGK i Przewodniczący poszczególnych rad.

Zarządzeniem Nr 605/23 z dnia 12 grudnia 2023 r. Prezydenta Miasta Szczecin, przekazano nieodpłatnie składniki majątkowe Urzędu Miasta Szczecin będących w użytkowaniu RO na rzecz Zakładu Usług Komunalnych (ZUK) w Szczecinie. Urządzenia o łącznej wartości 52.679,20 zł (10 urządzeń siłowni, betonowy stół pingpongowy i stolik do gry w szachy), wymienione w załączniku do protokołu przekazania – przejęcia środków trwałych z dnia 19.01.2024 r., zostały zdjęte ze stanu środków trwałych RO z datą 19.01.2024 r.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2023 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli terminowości przekazywania podjętych uchwał do WGK stwierdzono, że uchwała nr 106/23 przekazana została po 22 dniach, co było niezgodne z § 39 Statutu Rady Osiedla, wg którego Przewodniczący przekazuje uchwały w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia.

Informacje zamieszczane na stronie internetowej RO, wg stanu na dzień 4 listopada 2024 r., nie były aktualizowane. Nie było m.in. aktualnych dokumentów oraz informacji odnośnie działalności Rady w zakładkach:

• „Protokoły” – ostatni zamieszczony protokół dotyczył posiedzenia w dniu 12 lipca 2022 r.,
• „Sprawozdania” – nie zamieszczono żadnego sprawozdania,
• „Uchwały” - uchwały RO zamieszczane były niechronologicznie pod względem dat uchwalenia i pod względem numeracji (są braki w numeracji, z 2023 r. nie było uchwał nr 112-114/23, 107-110/23, 103-105/23, 97/23, 88-90/23, 86/23),
• „Działania bieżące” - jedno wydarzenie z 2023 r. – Festyn Rodzinny (brak informacji o pikniku „Aktywnie nad wodą”).

Powyższe było niezgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, informujemieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. składanie do WGK podjętych uchwał w terminach wynikających z § 39 Statutu RO,
2. potwierdzanie na składanych do WGK sprawozdaniach – dla celów dowodowych wypełnienia zapisu § 13 ust. 1 pkt 1 – 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej,
3. zaktualizowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej RO i publikowanie ich zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu.