Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od dnia 09.01.2024 r. do dnia 15.01.2024 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 42, przy ul. Hożej 25/i 3, 71-699 Szczecin (zw. dalej SP 42, zamawiającym lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę artykułów żywnościowych dla Szkoły Podstawowej nr 42 w Szczecinie w podziale na części”.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 15.01.2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.02.2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała, że:

- informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana przez jednostkę do wykonawców, nie zawierała uzasadnienia prawnego wyboru najkorzystniejszych ofert,

- nierzetelnie udokumentowano przebieg i wynik szacowania wartości przedmiotu zamówienia,

- dokumentacja przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przedłożona do kontroli nie zawierała wszystkich niezbędnych oświadczeń składanych przez kierownika zamawiającego oraz członków komisji przetargowej przed wszczęciem postępowania.

W pozostałym zakresie kontrola nie wykazała nieprawidłowości, w szczególności w zakresie zastosowanych przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) (zw. dalej pzp) dotyczących udzielania zamówień w trybie podstawowym.

II. Oceny cząstkowe

1. Organizacja udzielenia zamówienia publicznego

Kontrolą objęto postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Dostawa artykułów żywnościowych dla Szkoły Podstawowej nr 42 w Szczecinie w podziale na części”. Postępowanie to przeprowadzone zostało w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 pzp. Szacunkowa wartość zamówienia objętego kontrolą wyniosła 590 000 zł.

Zarządzeniem Dyrektora SP 42 nr 21/2023 z dnia 11 września 2023 r., na podstawie art. 53 ust. 2 i art. 55 pzp, powołano komisję przetargową do przeprowadzenia niniejszego postępowania oraz określono regulamin pracy tej komisji przetargowej. Według załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, do przeprowadzenia przetargu powołano trzyosobową komisję.

Zgodnie z pismem z dnia 1 września 2021 r. znak WO-I.0052.1.431.2021.DH, Prezydent Miasta Szczecin udzielił Dyrektorowi SP42 pełnomocnictwa do dokonywania czynności faktycznych i prawnych związanych z udzielaniem zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000,00 zł oraz o wartości przekraczającej bądź równej 130 000,00 zł (z zastrzeżeniami).

W wyniku kontroli ustalono, że dokumentacja przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przedłożona do kontroli, nie zawierała oświadczeń kierownika zamawiającego oraz członków komisji o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 pzp, składanych w formie pisemnej przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie bowiem z art. 56 ust. 4 i 6 pzp m.in. kierownik zamawiającego oraz członkowie komisji przetargowej, składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej i przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, oświadczenie o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3. Okoliczności te dotyczyły wyłączenia ww. osób z dokonywania czynności w postępowaniu, jeżeli zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 228-230a, art. 270, art. 276, art. 286, art. 287, art. 296, art. 296a, art. 297, art. 303 lub art. 305 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17). Ponadto zgodnie z art. 73 ust. 1 pzp oświadczenia te powinny stanowić załącznik do protokołu postępowania.

Według wyjaśnień przedłożonych kontroli, w momencie dokonywania czynności przygotowawczych związanych z prowadzoną w jednostce kontrolą,  oświadczenia uległy zalaniu i były nieczytelne dlatego przekazano do kontroli segregator z dokumentacją, w której brak było ww. oświadczeń, natomiast nowe druki oświadczeń zostały włączone do dokumentacji niezwłocznie po ich podpisaniu przez osoby do tego upoważnione.

2. Przygotowanie postępowania o zamówienie publiczne

Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzono w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1 pzp, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogli składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. W przedmiotowym postępowaniu specyfika przedmiotu zamówienia oraz potrzeby zamawiającego umożliwiły opisanie w wystarczająco precyzyjny sposób wszystkich warunków zamówienia na etapie wszczęcia postępowania. Zamawiający umożliwił składanie ofert częściowych.

Przeprowadzona w jednostce kontrola wykazała, że niestarannie udokumentowano przebieg i wynik szacowania wartości przedmiotu zamówienia. Notatka z szacowania wartości i dokumentacja do niej dołączona, nie zawierała wskazania daty dokonania szacowania, jak również nie określono w niej czy kwota szacunkowa jest kwotą bez podatku od towarów i usług. Brak określenia daty w notatce zamawiający tłumaczył, że z samej treści notatki wynika jednoznacznie, że postępowanie przeprowadzone było we wrześniu, a z protokołu postępowania w trybie podstawowym wynika, że oszacowanie wartości dokonano w dniu 11 września 2023 r.

Kontrola wskazuje, że ujęcie ww. elementów w dokumentacji z szacowania wartości ma za zadanie umożliwiać wykazanie przez zamawiającego dokonania czynności ustalenia wartości zamówienia z należytą starannością, o czym stanowi art. 28 pzp. Odpowiednie dokumentowanie ww. czynności leży więc w interesie zamawiającego. Pomimo że przepisy pzp nie precyzują dokładnie, na jakiej podstawie wartość zamówienia ma zostać ustalona, czy jak ma dokładnie wyglądać dokumentacja potwierdzająca szacowanie wartości, to jednak zamawiający powinien dokonać tego dla celów dowodowych w sposób jak najbardziej wyczerpujący. Dodatkowo należy wskazać, że zgodnie z art. 36 ust. 1 pzp, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, dlatego należało również w kwestii wskazania konkretnej daty szacowania, dochować należytej staranności.

Protokół postępowania zgodnie z art. 7 pkt 19 pzp jedynie potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia. Ponadto wzór protokołu postępowania w trybie podstawowym, wynikający z rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2020 r. poz. 2434) określa, że zamawiający w miejscu gdzie wskazuje wartości zamówienia ma obowiązek podać również datę jego ustalenia oraz na podstawie jakich dokumentów oszacował wartość. Należy zatem uznać, że elementy protokołu, obejmujące ww. informacje powinny wynikać wprost z dokumentów dotyczących szacowania wartości przedmiotu zamówienia.

Ponadto ustalono, że postępowanie przygotowano zgodnie z wymogami pzp, a w szczególności:

- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonano ustalenia wartości zamówienia, którym było całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy,

- sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy,

- zapewniono jawność postępowania, z zachowaniem formy pisemnej, w języku polskim (jednostka zapewniła na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do specyfikacji warunków zamówienia),

- żądano wymaganej przepisami dokumentacji, zgodnej przede wszystkim z pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.).

3. Przebieg postępowania o zamówienie publiczne, jego rozstrzygniecie oraz zawarcie umowy z wyłonionym wykonawcą

W toku kontroli przeprowadzono badanie zgodności z przepisami pzp czynności związanych z przeprowadzeniem i rozstrzygnięciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także analizę umów podpisanych z wykonawcą. Dodatkowo badaniu poddano złożoną przez wykonawcę w toku postępowania dokumentację, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w ogłoszeniu i SWZ. W niniejszym postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego, złożono 13 ofert.

W wyniku kontroli ustalono, że jednostka w nieprawidłowy sposób poinformowała wykonawców o wyborze najkorzystniejszych ofert tj. wbrew art. 253 ust. 1 pzp określającemu obowiązki informacyjne zamawiającego, nie podała w informacji do wykonawcy uzasadnienia prawnego wyboru najkorzystniejszych ofert.

Zgodnie z ww. przepisem, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, m.in. o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając uzasadnienie faktyczne i prawne rozstrzygnięcia.

W badanym przypadku jednostka ograniczyła się do podania skrótowego uzasadnienia faktycznego wyboru ofert najkorzystniejszych. Takie uzasadnienie nie spełnia jednak kryterium pełnego i wyczerpującego przedstawienia motywów działania zamawiającego. SP 42 jako zamawiający, powinien dokonać subsumpcji zaistniałego stanu faktycznego do odpowiedniej normy prawnej. Z uzasadnienia sporządzonego przez zamawiającego powinien wynikać precyzyjny opis zaistniałego stanu faktycznego oraz wykazanie, że w stwierdzonym stanie faktycznym zaistniały przesłanki uzasadniające zastosowanie określonej (wskazanej precyzyjnie) normy prawnej.

Jednocześnie ustalono, że w pkt 3 protokołu postępowania w trybie podstawowym wskazano, że kwota zamówienia tj. 590 000,00 zł stanowiła równowartość 107 777,98 euro, natomiast prawidłowa kwota wyrażona w euro powinna wynieść 132 477,10 euro. Powyższe wskazuje na zastosowanie innego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, aniżeli wynikającego z Obwieszczenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (M.P. z 2021 r. poz. 1177).

 Kontrola ustaliła także, że:

- Otwarcie ofert nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert zgodnie z art. 222 ust. 1 pzp, zachowując zasadę jawności. SP 42 przed otwarciem ofert tj. dnia 27.10.2023 r., udostępniła na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W badanym postępowaniu komisja przetargowa dokonała ocen ofert i stwierdziła konieczność odrzucenia 1 oferty.

- Dochowano terminów określonych w pzp w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą. Jednocześnie zgodnie z art. 81 ust. 1 pzp, przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informację o złożonych ofertach, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert.

- Sporządzono protokół z postępowania o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym. SP 42 zawarła umowy w sprawie zamówienia publicznego w terminie zgodnym z art. 308 ust. 2 pzp tj. w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Warunki umów były zgodne z ofertą i postanowieniami określonymi w SWZ.

- W pkt 24 protokołu postępowania zaznaczono, że prace komisji zatwierdził pracownik zamawiającego upoważniony przez kierownika zamawiającego, natomiast poniżej znajdował się  podpis Dyrektora SP 42, a także wskazano dwie odmienne daty zatwierdzenia prac komisji przetargowej tj. listopad 2023 r. (bez wskazania dnia) oraz 7 grudnia 2023 r. (obie omyłki zostały poprawione przez zamawiającego w trakcie trwania kontroli).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP42:

1. Podawać podstawę prawną wyboru oferty w informacjach o wyborze najkorzystniejszej oferty,

2. Starannie udokumentowywać przebieg i wynik szacowania wartości przedmiotu zamówienia publicznego,

3. Prowadzić dokumentację postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w sposób rzetelny i kompletny.