Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 28 maja do 1 sierpnia 2024 r. przeprowadził kontrolę w zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 9 w Szczecinie, przy ul. Małkowskiego 12 (zw. dalej ZSO9), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 7 sierpnia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 października 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ZSO9 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2023 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niezgodności sprawozdań Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S z ewidencją księgową,
• przyjmowaniu błędnej klasyfikacji dochodów i wydatków, bądź pomijaniu jej w ogóle, co uniemożliwiało automatyczne generowanie ww. sprawozdań,
• ujęciu błędnych kwot w deklaracjach: PIT 4 i ZUS P DRA, co skutkowało wykazaniem nadpłat w wysokości odpowiednio: 36 zł i 236,63 zł,
• niezgodności spisu z natury magazynu żywnościowego ze stanem ewidencyjnym na koncie 310-WW wynoszącej 802,36 zł,
• błędnym naliczaniu dodatku stażowego (1 przypadek),
• błędnym naliczeniu wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby (1 przypadek),
• nieterminowym przekazaniu na konto Gminy Miasto Szczecin kwoty 1.075,99 zł tytułem należnego podatku VAT za wrzesień 2023 r.,
• błędach w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – w ewidencji dochodów, wydatków, przychodów, kosztów i rozrachunków,
• prowadzeniu ewidencji księgowej w sposób uniemożliwiający ustalenie kwoty należności za wyżywienie oraz kwoty nadpłat lub zaległości z tego tytułu,
• ewidencjonowaniu wpłat gotówkowych za wyżywienie w sposób uniemożliwiający zestawienie wpłaty z nazwiskiem osoby wpłacającej,
• wykazywaniu należności i odsetek od należności w niewłaściwych sprawozdaniach,
• nieprowadzeniu ewidencji zakupionego oprogramowania o czasie użytkowania pow. 1 roku na koncie 020,
• nieprowadzeniu księgi inwentarzowej ww. wartości niematerialnych i prawnych,
• nienadaniu środkom trwałym numerów inwentarzowych,
• nieprzeprowadzeniu skontrum zbiorów bibliotecznych w 2023 r., ani spisu z natury zbiorów bibliotecznych w terminie inwentaryzacji 4-letniej tj. w 2020 r.,
• braku procedur odnośnie korzystania z kart debetowych wydanych do rachunków bankowych ZSO9,
• nienadaniu roli administratora (AB) w systemie bankowości elektronicznej,
• niespełnieniu wymogów formalnych dowodów księgowych, określonych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, polegających na braku wskazań dekretacyjnych, braku podpisu potwierdzającego przeprowadzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz braku wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym został on wprowadzony do ksiąg rachunkowych,
• niespełnieniu wymogów formalnych zapisu księgowego, określonych w art. 23 ust. 2 pkt 3 uor, polegających na pomijaniu stosowania opisu operacji gospodarczej,
• braku ujęcia dowodów sprzedażowych w wykazie dowodów finansowo – księgowych – zał. nr 6 do polityki rachunkowości (Zarządzenie Dyrektora ZSO9 nr 9/2023 z dnia 15.04.2021 r.),
• braku wskazania wersji oprogramowania systemu do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• sporządzania notatek służbowych z analizy rynku,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu dostaw i usług, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
• sporządzenia sprawozdań Rb-N i Rb-Z,
• udokumentowania wydatków związanych z realizacją programu „Laboratoria przyszłości” oraz trwałego oznakowania zakupionego sprzętu,
• prowadzenia dokumentacji płacowej pod kątem kontroli i akceptacji,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, dodatkowego wynagrodzenia rocznego a także dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• wypełnienia zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej,
• nadania numerów inwentarzowych pozostałym środkom trwałym (wyposażeniu) i trwałego ich oznakowania,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w ZSO9 w 2023 r. wyniosły ogółem 1.853,07 zł i stanowiły w rozdziale 80120 w § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80120, dochody ZSO9 w 2023 r. wyniosły ogółem 251.366,12 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 182.411,81 zł (72,6% dochodów ogółem).

Kontrolą objęto:

1. wpłaty wniesione tytułem odpłatności za wyżywienie za listopad 2023 r. w łącznej kwocie 26.206 zł, zaewidencjonowane na § 0830,
2. 15 umów najmu obowiązujących w 2023 r. (wszystkie),
3. 16 faktur wystawionych w IV kwartale 2023 r. tytułem najmu.

W toku kontroli 16 faktur dotyczących wynajmu pomieszczeń szkoły ustalono, że żadna faktura sprzedażowa nie zawierała wskazań dekretacyjnych zarówno w zakresie kont księgowych, jak i klasyfikacji budżetowej, nie zawierała podpisu potwierdzającego przeprowadzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, nie posiadała również wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzona została do ksiąg rachunkowych, co było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Obowiązujące w ZSO9 procedury nie przewidywały odrębnych zasad obiegu i kontroli dla dowodów finansowo – księgowych dotyczących sprzedaży, w związku z czym główny księgowy nie powinien zaewidencjonować faktury sprzedaży bez stosownego potwierdzenia kontroli i akceptacji, co miało miejsce w jednostce.

W ocenie kontroli, prowadzenie ksiąg rachunkowych z użyciem komputera sprawia, że wprowadzonym dokumentom nadawane są numery identyfikacyjne, które następnie powinny być nanoszone na dokument źródłowy, wskazując miejsce, w którym dokument został ujęty w księgach rachunkowych. Dzięki naniesieniu tego numeru możliwe jest szybkie sprawdzenie dekretacji w księgach rachunkowych. Dekretacja może być dokonywana w formie elektronicznej, ale trzeba mieć na uwadze, że przyjęte rozwiązanie w zakresie sprawdzenia dowodu i sposobu dekretacji powinno zostać określone w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości. Na dowodzie nie może zabraknąć zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany, oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.

Dyrektor, jako osoba kierująca szkołą, jest odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Kontrola prowadzonej dokumentacji oraz ewidencji przychodów (przypisu) i dochodów (wpłat) dot. opłat za wyżywienie wykazała, że przypis nie podlegał ujęciu w ewidencji księgowej. Na koncie 760-WW w § 0830 ujmowany był bezpośrednio dochód (wpływ) za wyżywienie, w kwotach zbiorczych (wg WB lub RK). W ocenie kontroli, należność z tytułu wyżywienia występuje na początku miesiąca i jest to kwota, jaka powinna zostać zapłacona przy założeniu, że wszyscy zadeklarowani uczniowie będą korzystać z wyżywienia, a ewentualne odpisy powinny tę należność korygować.

Intendent ponadto, ustalając miesięczną kwotę do zapłaty za obiady (przypis) na każdego ucznia, nie uwzględniał w niej każdorazowo zaległości lub nadpłat wynikających z okresów poprzednich, co uniemożliwiało rzetelne ustalenie faktycznej należności tytułem opłaty za wyżywienie. Również brak prowadzenia ewidencji na kontach rozrachunkowych uniemożliwiał ustalenie stanu nadpłat lub zaległości.

Wpłaty gotówkowe za obiady przyjmowane były w kasie zbiorczo, bez możliwości ustalenia, który uczeń, kiedy i w jakiej kwocie zapłacił za obiady (to samo dotyczyło pracowników szkoły wykupujących obiady). Zestawienia intendenta z kolei nie zawierały informacji o dacie wpłaty gotówkowej do kasy, w związku z czym gromadzona informacja była niepełna. Nie dotyczyło to wpłat regulowanych przelewem.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur był główny specjalista, za ewidencję dochodów odpowiedzialny był główny księgowy.

W raportach kasowych WRD, wpłaty gotówkowe za wyżywienie były ujmowane pod faktyczną datą ich wpłaty.

W przypadku opłacania żywienia przez MOPR, ZSO9 wystawiał co miesiąc notę księgową, ze wskazaniem uczniów korzystających z pomocy w zakresie dofinansowania wyżywienia. Dowody księgowe ujmowane były za pośrednictwem konta rozrachunkowego 202-WW § 0830.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2023 r. wykazano należności ogółem w łącznej wys. 26.686,16 zł w tym: 13.585,71 zł w rozdziale 80120 § 0920 - wpływy z pozostałych odsetek (13.253,28 zł jako zaległość netto - odsetki od zaległych należności), 13.011,45 zł w rozdziale 80120 § 0750 - dochody z najmu i dzierżawy (w całości jako zaległość netto), 89 zł w rozdziale 80103 § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (w całości jako zaległość netto). Nie wykazano nadpłat.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2023 r. wykazane zostały należności netto w łącznej kwocie 19.582,64 zł, w tym m.in.: 13.718,33 zł w § 0750 z tytułunajmu i dzierżawy, 4.116,36 zł w § 0670 z tytułu wyżywienia w oddziale przedszkolnym, 1.490,14 zł w § 0920 z tytułu odsetek od należności niezapłaconych w terminie.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2023 r. wykazanonależności:

- wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 24.123,76 zł, w tym: 4.205,36 zł tytułem opłat za pobyt i wyżywienie w oddziale przedszkolnymi 19.918,40 zł tytułem najmu i dzierżawy,

- pozostałe z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 18.784,19 zł, w tym: 11.714,70 zł – tytułem zakupu energii (nadpłata do wyjaśnienia), 6.811,38 zł – tytułem najmu i dzierżawy, 160,61 zł – tytułem zwrotu zakupionego wyposażeniai 97,50 zł tytułem opłat za wyżywienie uczniów.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Przeterminowane należności z tytułu najmu i dzierżawyw łącznej kwocie 13.011,45 zł (rozdział 80120 § 0750), stanowiące w całości zaległość netto (wynajem parkingu przed ZSO9 - 12.050,95 zł i wynajem sali gimnastycznej - 960,50 zł), zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27S, które wg zasad jego sporządzania, określonych w § 3 ust. 3 rozdziału 1 załącznika nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2024 r., poz. 454), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jest sprawozdaniem z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek budżetowych i sporządza się je w zakresie wpływów planowanych, należnych, wykonanych oraz należności pozostałych do zapłaty, w tym zaległości netto (należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane) oraz nadpłaty (kwoty nadpłacone).

Należności z tytułu najmu i dzierżawypowinny zostać ujęte w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, czyli tam, gdzie są ewidencjonowane dochody uzyskiwane w § 0750, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 5 Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (ze zmianami).Analogicznie ujęte powinny zostać odsetki od ww. należności.

Wymagalne należności z tytułu najmu i dzierżawyw łącznej kwocie 6.906,95 zł (wynajem pomieszczeń), wykazane na dzień 31.12.2023 r. w sprawozdaniu Rb-N, nie zostały ujęte w sprawozdaniu Rb-34S, mimo że wg zasad jego sporządzania, określonych w § 17 ust. 4 pkt 1–3 rozdziału 8 załącznika nr 37 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wdziale C wykazuje się wg stanu na początek i koniec okresu sprawozdawczego: w wierszu W 020 - należności netto tj. należności po pomniejszeniu o odpis aktualizujący należności, w wierszu W 021 - kwotę odpisu aktualizującego należności, w wierszu W 022 - nieobjętą odpisem aktualizującym kwotę odsetek od należności niezapłaconych w terminie.

Analogicznie ujęte powinny zostać odsetki od ww. należności.

Wszystkie należności niewymagalne i wymagalne zostały zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2023 r.

W stosunku do należności wymagalnych podjęte zostały czynności w celu ich odzyskania (wysłane zostały wezwania do zapłaty lub sprawy zostały przekazane do radcy prawnego). Do końca kontroli nie uzyskano żadnej wpłaty z tytułu należności wymagalnych.

Z tytułu należności niewymagalnych wpłynęła łączna kwota 7.637,90 zł, co stanowiło 41% ogólnej kwoty należności niewymagalnych ustalonych na dzień 31.12.2023 r.

 2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe ZSO9 w wysokości 6.619.537,33 zł zrealizowane zostały w 96,6%.

ZSO9 w 2023 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 251.366,12 zł, co stanowiło 68,6% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 25 dowodów księgowych na łączną kwotę 377.397,12 zł, co stanowiło 5,9% wydatków budżetowych ogółem,
• 14 dowodów księgowych na łączną kwotę 37.237,16 zł, co stanowiło 14,8% wydatków wrd ogółem,
• 13 umów stanowiących podstawę do wystawienia 13 dowodów księgowych,
• 13 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• wszystkie dowody księgowe nie miały naniesionego symbolu i numeru identyfikacyjnego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych, co utrudniało powiązanie dowodów źródłowych z zapisem księgowym oraz sprawdzenie prawidłowości księgowań i kompletności dowodów źródłowych,
• wszystkie wyciągi bankowe i raporty kasowe nie zawierały wskazań dekretacyjnych oraz miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych.

Było to, analogicznie jak w przypadku faktur sprzedaży, niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor oraz pkt 3.2.4. obowiązującej procedury obiegu dokumentów FK, stanowiącej zał. nr 3 do polityki rachunkowości, wg którego czynności mające na celu ustalenie korespondencji kont oraz wartości zapisów na poszczególnych kontach dokonuje księgowy kontysta (tu: główny księgowy).

W ocenie kontroli, jak w przypadku faktur sprzedaży, przyjęte rozwiązania w zakresie sposobu dekretacji, wskazań miesiąca ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych oraz nanoszenia symbolu i numeru identyfikacyjnego, powinny zostać określone w obowiązującej polityce rachunkowości,

• w jednym przypadku dowód księgowynie zawierał potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i zatwierdzenia do zapłaty przez dyrektora, co było niezgodne z pkt 3.1.5. i 3.1.9. obowiązującej procedury obiegu dokumentów FK, stanowiącej zał. nr 3 do polityki rachunkowości, wg którego kontroli merytorycznej dowodu finansowo – księgowego dokonuje pracownik merytoryczny do obsługi wydatków (PME) a zatwierdza go kierownik jednostki. Wg części 4.1. zał. nr 6 do polityki rachunkowości – mapowanie stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach, w procesie obsługi faktur zakupu, pracownikiem PME jest kierownik gospodarczy lub intendent,
• w jednym przypadku dowód księgowy dot. montażu rolet w sali gimnastycznej na kwotę 13.786,66 zł, został w całości ujęty jako wydatek w § 4210, zamiast w § 4300. Było to niezgodnie z opisem do paragrafów wskazanych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.), wg którego: § 4210 obejmuje wydatki na zakup materiałów i wyposażenia, a § 4300 obejmuje wydatki na zakup usług,
• w przypadku zakupu ze środków budżetowych 7 programów komputerowych mTalent (w ramach programu Aktywna Tablica) na łączną kwotę 13.030 zł oraz zakupu ze środków wrd oprogramowania Office na kwotę 898 zł, dowody księgowe nie zostały ujęte w ewidencji konta 020. Wg art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a uor, przez wartości niematerialne i prawne (WNiP) rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje. Do ewidencji WNiP, wg przyjętego w ZSO9 planu kont, służyło konto 020.

Kontrola wykazała, że do dwóch rachunków bankowych (rachunek bieżący Budżet i rachunek rdw – dochody) dyrektor dysponował kartami debetowymi, dokonując zakupów na potrzeby szkoły m.in. przez internet, korzystając np. z niższych cen i darmowej dostawy. Nie zostały jednak opracowane szczegółowe zasady korzystania z tych kart, rozliczania się z nich, dokumentowania transakcji lub wypłat z bankomatu, co w ocenie kontroli, przy operacjach finansowych w obszarze środków publicznych, powinno zostać uregulowane w obowiązującej polityce rachunkowości.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w ZSO9 za prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Dyrektor natomiast, jako kierownik jednostki, powinien był ustalić w formie pisemnej i aktualizowaćpolitykę rachunkowości – zgodnie z art. 10 ust. 2 uor.

Poza wyżej wskazanym przypadkiem, faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Wszystkie były zadekretowane, zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora i uregulowane w terminie.

Wszystkie zakupy na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe.

Zakupy gotówkowe, do których faktury zakupu ewidencjonowane były w raportach kasowych, księgowane były z uwzględnieniem konta rozrachunkowego 201.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2023 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 376.672,14 zł, uregulowane w 2024 r. z wyjątkiem kwoty 2.440,57 zł, stanowiącej zajęcie komornicze (oczekiwanie z wypłatą na pisemną decyzję).

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2023 r. wykazano zobowiązania niewymagalne w wys. 2.141,79 zł (z tytułu zobowiązań wobec kontrahentów / dostawców § 4220 i podatki VAT w § 4530), uregulowane w 2024 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2023 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań zostały zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach ZSO9 za 2023 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 6 z 74 pracowników zatrudnionych w 2023 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 378.224,55 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 363.513,97 zł (9,6% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3.805.620,16 zł zaewidencjonowanej w § 4010 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 14.710,58 zł (6,2% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 236.193,04 zł zaewidencjonowanej w § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia chorobowego (2 pracowników), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i projakościowe (2 pracowników)oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r., wypłaconego w 2023 r. (4 pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że w przypadku jednego nauczyciela, wysługa w wys. 19% została naliczona dopiero począwszy od września 2023 r. Wg dokumentacji zgromadzonej w aktach osobowych, wyższa wysługa powinna zostaćnaliczona już w maju.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych wykazała, że w przypadku zwolnienia lekarskiego jednego pracownika w dniu 19.12.2022 r. (które zostało rozliczone w styczniu 2023 r.), do podstawy wynagrodzenia chorobowego uwzględnione zostały okresy III – XII 2022 r., podczas gdy przy naliczaniu wynagrodzenia chorobowego w I 2023 r. powinna zostać przyjęta „dniówka” ustalona za nieobecność z powodu choroby, która wystąpiła 28.09.-7.10.2022 r. Późniejsze przerwy między zwolnieniami lekarskimi nie były dłuższe niż miesiąc kalendarzowy, nie było więc uzasadnione, by każdorazowo ustalać nową podstawę wymiaru zasiłku. Powyższe wynika z art. 43 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2780), wg którego podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

W przypadku zwolnienia lekarskiego tego samego pracownika w dniu 24.04.2023 r., w podstawie wynagrodzenia chorobowego ujęty został miesięczny dodatek w wys. 334,34 zł oraz osobno kwota 284,19 zł tytułem 13-tki od tego dodatku, podczas gdy dodatek nie był pomniejszany za czas choroby.

Osobą odpowiedzialną w ZSO9 za sprawy kadrowe był specjalista ds. administracyjno – pracowniczych. Za naliczanie wynagrodzeń osobą odpowiedzialną był główny specjalista.

W trakcie kontroli główny specjalista dokonał:

- wyrównania dodatku stażowego pracownikowi (kwota 182 zł brutto),

- korekty wynagrodzenia chorobowego za dzień choroby 19.12.2022 r. (kwota minus 0,26 zł brutto),

- korekty wynagrodzenia chorobowego za dzień choroby 24.04.2023 r. (kwota łącznie minus 5,09 zł brutto),

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że:

• dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.),
• dyrektor zawarł z kasjerem umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i projakościowe nie wykazała nieprawidłowości.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2023 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 273.874zł, uregulowany w całości w 2023 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r. naliczone zostały składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy w kwocie ogółem 1.614.242,95 zł, uregulowane w całości w 2023 r.

Według deklaracji JPK_V7 za 2023 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 10.659,11 zł (dla podatku należnego w kwocie ogółem 11.329,91 zł i podatku naliczonego w kwocie ogółem 670,80 zł).

Kontroli poddano 16 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2023 r. w zakresie ich zgodności z postanowieniami Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji,zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

W toku kontroli realizacji postanowień zarządzenia w sprawie centralizacji VAT stwierdzono, że kwota należnego podatku VAT podlegającego wpłacie, wykazana w deklaracji za miesiąc wrzesień 2023 r. w kwocie 1.075,99 zł, została przekazana na konto Gminy Miasto Szczecin w dniu 12 października, czyli niezgodnie z § 6 ust. 9 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT, wg którego wraz ze złożeniem rejestrów, deklaracji jednostkowych VAT, plików JPK kierownicy jednostek wpłacają w terminach określonych w § 6 ust. 1-3, czyli do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT.

Pozostałe błędy dotyczące faktur za wynajem, zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży zostały wymienione w części 1.1. wystąpienia.

Ustalono ponadto, że rozliczenia z tytułu podatku VAT należnego i naliczonego ewidencjonowane były na wielu kontach. Na koncie 225-WW-801-80120-4530-000823, ewidencjonowany był vat należny i naliczony z wrd. Zwrot podatku VAT odliczonego z konta wrd na konto budżetu (przelew miedzy dwoma kontami bankowymi), ewidencjonowany był na koncie 240-BB-01- - - 003114 – Pozostałe rozrachunki-VAT. Na koncie 240-WW-801-80120-4530-003114 ewidencjonowany był jednostronnie podatek VAT przekazany na konto Gminy Miasto Szczecin (z wyjątkiem podatku za grudzień 2023 r.) i podatek naliczony do odliczenia za miesiące: maj, czerwiec, wrzesień, październik i listopad 2023 r., a także korekty i przeksięgowania. Ostatecznie na dzień 31.12.2023 r. konto 240-BB-01 - - -003114 zamknęło się saldem Ma w wys. 477,89 zł, konto 240-WW-801-80120-4530-003114 zamknęło się saldem Ma w wys. 863,90 zł.Powyższe było niezgodne ze schematem księgowania wskazanym przy opisie konta 280 - Rozrachunki z JST, ujętym w punkcie 5.1.2. części obligatoryjnej polityki rachunkowości, który wyraźnie określał zasady ewidencji podatku VAT należnego i naliczonego z użyciem m.in. kont 225 i 280.

Kontrola zgodności kwot uregulowanego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS z ewidencją księgową wykazała, że wystąpiła nadpłata:

- w wys. 36 zł tytułem podatku dochodowego od wynagrodzeń za miesiąc kwiecień 2023 r.

- w wys. 236,63 zł tytułem składek ZUS za miesiąc czerwiec 2023 r.

Obie kwoty wynikały z ujęcia błędnych kwot odpowiednio w deklaracji PIT 4 i deklaracji ZUS P DRA.

Według ewidencji księgowej ponadto, konto 225 – Rozrachunki z budżetami, na dzień 31.12.2023 r. wykazało saldo Ma w wys. 31.124 zł a konto 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne wykazało saldo w wys. 127.054,31 zł, przy czym księgowania na tych kontach nie wskazywały źródła powstania salda. W ewidencji ujęte były jedynie dowody PK – korekty, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 3 uor, wgktórego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

W powyższych przypadkach główny księgowy wyjaśnił, że salda dotyczyłypodatku i składek od DWR. 

W toku kontroli prawidłowości naliczania, odprowadzania na rachunek Gminy Miasto Szczecin i ewidencji wynagrodzenia płatnika tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego i składek ZUS ustalono, że oba tytuły ewidencjonowane były w łącznej kwocie za pomocą dokumentu PK na kontach 130-BB-02 i 222-BB-801-80120-0970. Brak wskazania rozdziału i paragrafu przy księgowaniu dokumentu PK uniemożliwiał późniejsze automatyczne wykazanie wykonanego dochodu w sprawozdaniu Rb-27S oraz w Zestawieniu wykonanych wydatków i dochodów, stanowiącym raport pomocniczy w kontroli prawidłowości księgowań i wykonania planu finansowego. Stwierdzono ponadto różnicę w wys. 241,75 zł między obrotami wykazanymi na ww. kontach a obrotami na kontach 221-BB-801-80120-0970 i 720-BB-801-80120-0970, która spowodowana była brakiem ujęcia w ewidencji wynagrodzenia płatnika tytułem terminowego płacenia podatku i składek ZUS za miesiąc grudzień w wys. 128,92 zł. Nie wykazano również kwoty 112,83 zł tytułem wynagrodzenie płatnika od podatku i składek ZUS należnych za grudzień 2022 r.

Osobą odpowiedzialną w ZSO9 za wystawianie faktur sprzedaży i prowadzenie rejestru sprzedaży był główny specjalista, ewidencję VAT oraz pozostałych danin publicznoprawnych prowadził główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r. uregulowane były w terminach wynikających odpowiednio z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) i z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.).

W 2023 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wartość wskaźnika struktury sprzedaży (WSS) i prewspółczynnika VAT ustalona została prawidłowo na podstawie ewidencji za 2022 r.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2023 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 1.100 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2023 r. wyniosło 1.853,07 zł i było wyższe od planu o 753,07 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 6.619.537,33 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 2.246.639,33 zł.
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniosło 6.391.264,06 zł i było mniejsze od planu o 228.273,27 zł (plan zrealizowany w 96,6%).

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniósł łącznie 366.580 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 180.600 zł. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniosło łącznie 251.366,12 zł i było mniejsze od ww. planu o 115.213,88 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2023 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S z ewidencją księgową na kontach 130-BB-01 - Rachunek bieżący jednostki – wydatki i 130-P1-431 – rachunek pomocniczy (Akademia Kompetencji)stwierdzono, że obroty na ww. kontach były wyższe o 280.841,91 zł i wyniosły 6.672.105,97 zł, natomiast wykonanie wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S zamknęło się w kwocie 6.391.264,06 zł.

Jako przyczynę ww. rozbieżności dyrektor wskazał brak ujęcia w ewidencji zapisów technicznych stanowiących podstawę zachowania czystości obrotów, co zawyżyło obroty na koncie 130.

Wg opisu do konta 130, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości oraz planów kont, konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na koncie 132-WW - rachunek dochodów jednostek budżetowych (wrd) stwierdzono, że zarówno dochody, jak i wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-34S wyniosły 251.366,12 zł, przy czym:

- obroty kont wydatkowych 132-WW-01 i 132-WW-03 były wyższe o 10.251,93 zł i wyniosły łącznie 261.618,05 zł,

- obroty kont dochodowych 132-WW-02 i 132-WW-04 były wyższe o 9.494,64 zł i wyniosły łącznie 260.860,76 zł.

Jako przyczynę ww. rozbieżności dyrektor wskazał również brak korekty obrotów, co zawyżyło obroty na koncie 132, a było, jak w przypadku ww. konta 130, warunkiem koniecznym dla prawidłowego ustalenia stanu środków pieniężnych.

W ewidencji księgowej na kontach 132-WW, kwota dochodów i kwota wydatków z WRD różniły się o 757,29 zł, co wynikało z omyłkowego zaksięgowania dochodu na koncie wydatkowym 132-WW-03, zamiast na koncie dochodowym 132-WW-04.

W kwestii wskazanej, w ww. opisie konta 130, techniki księgowości, zapewniającej możliwość pozyskania prawidłowych danych do sporządzenia sprawozdań, w toku kontroli stwierdzono, że wewidencji księgowej zarówno dochody, jak i wydatki budżetowe oraz dochody i wydatki z wrd były ujmowane bez wskazania rozdziału i paragrafu lub w niewłaściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej, co uniemożliwiało późniejsze automatyczne wykazanie wykonanego dochodu lub wydatku w sprawozdaniu oraz w Zestawieniu wykonanych wydatków i dochodów, stanowiącym raport pomocniczy w kontroli prawidłowości księgowań i wykonania planu finansowego.

Wg wydruku z ewidencji księgowej, w ZSO9 nie stwierdzono dochodów budżetowych, bowiem błędnie stosowane dowody PK, za pomocą których ewidencjonowane było wynagrodzenie płatnika na koncie 130-BB-02, nie zawierały wskazań rozdziału i paragrafu.

Wg zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S, określonych w § 3 ust. 3 rozdziału 1 załącznika nr 37 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, dochody wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego (tu: konta 130-BB-02).

W toku kontroli stwierdzono również niżej wymienione błędy w księgowaniach wpływające na jakość i rzetelność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S:

- w § 4270 wykazana została kwota 17.379,80 zł, podczas gdy w ewidencji księgowej, w tym paragrafie, znajdowała się jedna faktura na kwotę 1.722 zł i taka kwota powinna zostać wykazana w sprawozdaniu Rb-34S. Pozostała kwota dotyczyła wydatków w § 4220,

- w § 0610 wykazana została kwota 416 zł (zgodnie z ewidencją księgową), jednak w tym paragrafie błędnie ujęty został zwrot duplikatu świadectwa w wys. 26 zł, w związku z czym suma dochodów w § 0610 powinna wynieść 390 zł i w ocenie kontroli taka kwota powinna zostać wykazana w sprawozdaniu Rb-34S,

- w § 0690 wykazana została kwota 333 zł, podczas gdy w ewidencji księgowej, suma dochodów w tym paragrafie wyniosła 344 zł. W ewidencji, w tym paragrafie, dwukrotnie ujęta została błędna wpłata tytułem duplikatu za legitymację w wys. 9 zł w efekcie zwiększając dochody wykonane w § 0690 o 18 zł. Suma dochodów w § 0690, w ocenie kontroli, powinna wynieść 326 zł i taka kwota powinna zostać wykazana w sprawozdaniu Rb-34S,

- w § 0750 wykazana została kwota 56.461,94 zł, podczas gdy w ewidencji księgowej, suma dochodów w tym paragrafie wyniosła 56.720,24 zł. W ewidencji, w tym paragrafie, błędnie ujęty został zwrot w wys. 61,12 zł zwiększając dochody wykonane w § 0750. W ocenie kontroli w sprawozdaniu powinna zostać wykazana kwota 56.659,12 zł,

- w § 0830 wykazana została kwota 182.411,81 zł, podczas gdy w ewidencji księgowej, suma dochodów w tym paragrafie wyniosła 186.246,81 zł. W ewidencji dochodów w § 0830 ujęte zostały: zwroty na łączną kwotę 253,50 zł, wpłaty zaksięgowane na koncie 132-WW-04 na łączną kwotę 285,26 zł, wpłata w wys. 143 zł zaksięgowana na koncie 132-WW-02, które błędnie zwiększyły dochody wykonane w § 0830. Dochody w tym paragrafie wyniosły więc 185.565,05 zł i tyle powinno zostać wykazane w sprawozdaniu,

- w § 0920 wykazana została kwota 174,28 zł, podczas gdy w ewidencji księgowej, suma dochodów w tym paragrafie wyniosła 174,29 zł. W ewidencji, w tym paragrafie, ujęte zostały korekty na łączną kwotę 0,03 zł i różnica w wys. 0,01 zł dot. faktury zakupu, które zwiększyły dochody wykonane w § 0920. Dochody w tym paragrafie wyniosły 174,25 zł i tyle powinno zostać wykazane w sprawozdaniu,

- w § 0970 wykazana została kwota 11.569,09 zł (zgodnie z ewidencją księgową), jednak w tym paragrafie nie została ujęta kwota 350,20 zł, błędnie zakwalifikowana do § 0830, wobec powyższego dochód w tym paragrafie powinien, w ocenie kontroli, wynieść 11.919,29 zł i w tej kwocie powinien zostać wykazany w sprawozdaniu.

Biorąc pod uwagę powyższe, w toku kontroli stwierdzono, że sprawozdania budżetowe sporządzane były przez głównego księgowego ręcznie, ponieważ sposób prowadzenia ewidencji księgowej uniemożliwiał automatyczne generowanie ich z systemu finansowo-księgowego. Naruszało to art. 24 ust. 1 - 3 i ust. 4 pkt 1, 2 i 4 uor, wg którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

- rzetelnie - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,

- bezbłędnie - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,

- sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

W toku kontroli stwierdzono ponadto obustronne księgowania bilansu otwarcia na kontach zespołu 7, czym zawyżane były obroty m.in. na kontach: 750 w § 0920 łącznie o 501,01 zł i 760 w § 0830 łącznie o 131.685,51 zł, co było niezgodne z opisem do kont: 750 i 760, zawartym w ww. Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, wg którego konta te na koniec roku nie wykazują sald, w związku z czym nie wykazują również kwot bilansu otwarcia na dzień 1 stycznia kolejnego roku.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w ZSO9 za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej był główny księgowy.

Wszystkie stwierdzone wyżej nieprawidłowości dotyczyły sprawozdań budżetowych, których ostatnia korekta, podpisana przez dyrektora i głównego księgowego została przesłana elektronicznie do dysponenta środków budżetowych w dniu 22.04.2024 r.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono realizację przez jednostkę postanowień art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. Sprawdzono również prawidłowość prowadzenia ksiąg inwentarzowych i ich zgodność z ewidencją księgową.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2023 r., w tym: dot. weryfikacji sald kont zespołu 0 i 2, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasie (budżet, wrd i ZFŚS) oraz art. spożywczych w magazynie, potwierdzenie sald: rachunków bankowych oraz wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2023 r. z budżetu, wrd i ZFŚS.

W toku kontroli ustalono, że nie został sporządzony protokół z weryfikacji poprzez porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi dla należności i zobowiązań publicznoprawnych, należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków z pracownikami, co wynikało z Zarządzenia Dyrektora Nr 21/2023 z dnia 20.12.2023 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Wykonanie zarządzenia dyrektor powierzył głównemu księgowemu.

Kontrola dokumentacji dot. spisu z natury magazynu żywnościowego wg stanu na dzień 31.12.2023 r., wykazała niezgodność wynoszącą 802,36 zł między sporządzoną dokumentacją i stanem ewidencyjnym na koncie 310-WW (stan 6.926,99 zł), a stanem magazynu żywnościowego, ustalonym w trakcie spisu z natury (stan 7.729,35 zł). Główny księgowy wyjaśnił, że różnica stanowiła wartość faktury nieujętej w ewidencji konta 310-WW w 2022 r. i mimo stwierdzonej różnicy inwentaryzacyjnej nie dokonał stosownej korekty i nie doprowadził do zgodności stanu konta 310-WW ze stanem magazynowym, czym naruszył art. 27 ust. 2 uor, wg którego ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ewidencja środków trwałych prowadzona była w systemie ProgMan Wyposażenie DDJ, z pominięciem rubryk: nr inwentarzowy i nr fabryczny. Numery inwentarzowe nie zostały również trwale umieszczone na żadnym środku trwałym. Brak oznakowania poszczególnych składników majątku uniemożliwia ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych, a w konsekwencji ustalenie stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce (zwłaszcza w procesie inwentaryzacji).

Wg art. 10 ust. 3 uor, w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W publikacjach Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje dobre praktyki w zakresie m.in. zasad tworzenia obiektów inwentarzowych i tak wg pkt 5.3. rozdziału V Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki Trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), każdemu obiektowi inwentarzowemu nadaje się unikalny (niepowtarzalny), kolejny numer inwentarzowy, zamieszczany - w miarę możliwości - w sposób trwały na obiekcie. Numer ten, wraz z opisem obiektu środka trwałego, ujmuje się we wchodzącej w skład ewidencji środków trwałych (przyjmującej formę np. kart inwentarzowych) - księdze obiektów (księdze inwentarzowej), prowadzonej na bieżąco oraz odpowiednio przechowywanej i zabezpieczonej, zgodnie z wymogami ustawy.

W ZSO9 nie była prowadzona księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych, mimo że była prowadzona ewidencja na koncie 020 (nie wszystkie jednak zakupy zostały ujęte w ewidencji, co zostało przedstawione w części 2.1. wystąpienia). W księdze inwentarzowej powinny być zarejestrowane wszystkie zdarzenia związane ze środkami trwałymi (tu: WNiP), jest to dokument niezbędny przy wielu czynnościach np. inwentaryzacji, sporządzeniu informacji dodatkowej do bilansu, w części dotyczącej szczegółowego zakresu zmian wartości WNiP. Dane zawarte w księdze inwentarzowej i ewidencji księgowej powinny się wzajemnie uzupełniać.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej przeprowadzone czynności inwentaryzacyjne, wykazano rozbieżność między informacją zaprezentowaną w załączniku do bilansu za 2023 r., wg której ostatnie skontrum miało miejsce w 2018 r. a zapisem pkt 8 Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości, wg którego spis z natury zbiorów bibliotecznych przeprowadza się co 4 lata. Wicedyrektor ZSO9 potwierdził, że w 2022 r. nie został przeprowadzony spis z natury zbiorów bibliotecznych. Data wskazana w załączniku do bilansu potwierdza również nieprzeprowadzenie spisu z natury w terminie pełnego spisu 4-letniego, który miał miejsce w 2020 r. Szkoła powinna przeprowadzić skontrum zbiorów bibliotecznych zgodnie z art. 104 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz.U. z 2024 r. poz. 737 ze zm.)w związku z § 31 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 205 poz. 1283), zgodnie z którym skontrum przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. Powinna również przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z przepisami uor.

Prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencji wyposażenia i środków trwałych, inwentaryzacji i znakowania sprzętu szkolnego, należało do obowiązków kierownika gospodarczego.

Wg art. 4 ust. 5 uor, dyrektor, jako kierownik jednostki, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

Ostatni pełny spis z natury majątku ZSO9 przeprowadzony został w 2020 r.

W 2023 r. nie zaewidencjonowano żadnego środka trwałego.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2023 r. była zgodna z księgami rachunkowymi.

Stan składników majątku z kartotek: środki trwałe, od 1.01.2020 r. do 1.08.2024 r., wyniósł 2.322.819,44 zł i był zgodny z wartością środków trwałych wykazaną w tabeli umorzeniowej sporządzonej na dzień 31.12.2023 r.

Ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona była elektronicznie w programie Wyposażenie DDJ, stanowiącym moduł programu finansowo – księgowego Progman Finanse Premium. Każdy składnik wyposażenia miał w programie nadany numer inwentarzowy, który był naniesiony fizycznie na dany środek. Kwoty były zgodne z ewidencją księgową na koncie 013.

Zbiory biblioteczne ewidencjonowane były w formie elektronicznej za pomocą programu Vulcan „Mol Net+”.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 9/2021 z dnia 15.04.2021 r. (załącznik nr 2 – część obligatoryjna),
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – rozdział 4 zał. nr 2 do polityki rachunkowości,
• Zakładowy Plan Kont – rozdział 5.1 zał. nr 2 do polityki rachunkowości,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do polityki rachunkowości,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4 do polityki rachunkowości,
• Instrukcjakasowa – zał. nr 5 do polityki rachunkowości,

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł. netto – brak zarządzenia wprowadzającego, brak daty podpisania.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• w punkcie 5.2. części obligatoryjnej, stanowiącej zał. nr 2 do polityki rachunkowości wskazane zostały jedynie nazwy systemów informatycznych: Progman Finanse Premium +, Vulcan Kadry i Vulvan Płace, w których prowadzone były księgi rachunkowe, nie została określona jednak wersja ww. oprogramowania i data rozpoczęcia jego eksploatacji, cobyło niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c oraz ust. 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dyrektor, jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację,
• w części 3 załącznika nr 6 do polityki rachunkowości, stanowiącej wykaz dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce, nie ujęto dowodów sprzedażowych (wystawianych przez ZSO9 np. za wynajem),
• w procesach wymienionych w części 4 załącznika nr 6 do polityki rachunkowości, role biznesowe przypisane były pracownikom, którzy nie pracują już w ZSO9.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a oraz ust. 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Dyrektor natomiast, jako kierownik jednostki, powinien ustalać w formie pisemnej i aktualizować ww. dokumentację.

W ww. procedurach obowiązujących w ZSO9 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Kontrolą objęto ponadto:

• prawidłowość wydatkowania środków w ramach realizacji programu „Laboratoria przyszłości” - realizowanego na podstawie uchwały Nr 129 Rady Ministrów z dnia. 29 września 2021 r. w sprawie wsparcia na realizację inwestycyjnych zadań jednostek samorządu terytorialnego polegających na rozwijaniu szkolnej infrastruktury „Laboratoria przyszłości” (M.P. z 2021 r. poz. 939),
• realizację wytycznych Skarbnika Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r. dot. nadania roli administratora w systemie bankowości elektronicznej.

W toku kontroli dokumentacji dot. uprawnień nadanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że nie nadano roli administratora osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej (AB), czego obowiązek wynikał z ww. pisma Skarbnika Miasta Szczecin. Wg bankowej karty uprawnień do rachunków, do użytkowania systemu bankowości elektronicznej iPKO biznes, uprawnione były 4 osoby, a dyspozycje mogły być składane jedynie dwuosobowo: dyrektor i wicedyrektor łącznie z głównym księgowym lub głównym specjalistą.

Kontrola realizacji programu „Laboratoria przyszłości” wykazała, że zakup oprogramowania PASCO SPARKvue na kwotę 2.721,99 zł nie został ujęty w ewidencji na koncie 020 – WNiP.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami znak: ZSO Nr 9/421/10/2023 z dnia 4.07.2023 r. i znak: ZSO Nr 9/421/01/2024 z dnia 15.01.2024 r. dyrektor poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektora z dnia 24.06.2024 r., w 2023 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w placówce 3 kontrole:

– Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w dniu 27.01.2023 r.,

– Powiatowa Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w dniach: 19.06.2023 r. i 8.11.2023 r.

Dyrektor przekazał do WKiAW informację zgodnie z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16.

Całość sprzętu w ramach programu „Laboratoria przyszłości”, w kwocie ogółem 30.000 zł brutto, została zakupiona od firmy IT Premium Sp.J. z siedzibą w Szczecinie, pierwszy etap dotyczył zakupu drukarki 3D z akcesoriami i został dokonany w 2021 r., drugi etap dotyczył głównie zakupu art. dydaktycznych do pracowni: informatycznej, chemicznej i fizycznej. Wybór wykonawcy w obu etapach został poprzedzony analizą rynku, z której zostały sporządzone notatki służbowe. Zawarte zostały również dwie umowy dostawy wg wzoru przygotowanego przez Wydział Oświaty UM. Zakup sprzętu został udokumentowany 2 fakturami. Sprzęt został oznakowany i znajdował się w pracowniach, co zostało potwierdzone w toku oględzin przeprowadzonych w dniu 2.07.2024 r.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi ZSO9:

1. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 i 132 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
2. Prowadzić ewidencję księgową z zachowaniem prawidłowej klasyfikacji budżetowej.
3. Prowadzić ewidencję księgową dochodów, wydatków, przychodów, kosztów i rozrachunków zgodnie z przepisami i na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, poddanych każdorazowo kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, zadekretowanych, zatwierdzonych do zapłaty i ze wskazaniem symbolu i numeru ujęcia w księgach rachunkowych.
4. Wykazywać należności i odsetki od należności w prawidłowych sprawozdaniach budżetowych.
5. Prowadzić ewidencję wartości niematerialnych i prawnychna koncie 020 oraz właściwą księgę inwentarzową.
6. Prowadzić ewidencję w sposób umożliwiający ustalenie kwoty należności za wyżywienie oraz kwot nadpłat lub zaległości z tego tytułu.
7. Prowadzić dokumentację kasową umożliwiającą zestawienie wpłaty gotówkowej za wyżywienie z nazwiskiem osoby wpłacającej.
8. Weryfikować poprawność danych w deklaracjach miesięcznych: PIT 4 i ZUS P DRA.
9. Ewidencjonować VAT należny i naliczony na właściwych kontach analitycznych konta 225 i 280.
10. Terminowo dokonywać wpłat podatku VAT na konto Gminy Miasto Szczecin.
11. Przeprowadzić inwentaryzację drogą spisu z natury wszystkich składników majątkowych (termin przypada na rok bieżący), wyjaśnić różnice inwentaryzacyjne i doprowadzić do zgodności z ewidencją księgową.
12. Nadać środkom trwałym numery inwentarzowe (w księdze inwentarzowej i umieścić trwale na mieniu).
13. Oznaczyć wszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych.
14. Sporządzić procedury dot. korzystania z kart debetowych wydanych do rachunków bankowych ZSO9.
15. Nadać rolę administratora (AB) osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.
16. Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości w zakresie wskazania wersji oprogramowania systemu do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, wykazu dowodów finansowo – księgowych, a także stosowanych zasad ich kontroli, opisywania i dekretowania.