Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od maja do czerwca 2024 r. przeprowadził w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM lub jednostką) kontrolę w zakresie wydawania zezwoleń na przejazd pojazdów nienormatywnych.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.07.2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• nie prowadzono rejestru wydanych zezwoleń na przejazd pojazdu nienormatywnego,
• w 16 na 59 przebadanych przypadków, zezwolenia kategorii II wydano z przekroczeniem 3 dniowego terminu,
• w jednym przypadku przekroczono termin na dokonanie uzgodnienia trasy przejazdu dla Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad (zw. dalej GDDKiA),
• w jednym przypadku przy określeniu sposobu pilotowania pojazdu nienormatywnego wskazano nieaktualną podstawę prawną
• we wszystkich zezwoleniach kategorii II wskazano nieaktualny dziennik publikacji ustawy stanowiącej podstawę do wydania zezwolenia.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realizacji zadań związanych z wydawaniem zezwoleń na przejazd pojazdów nienormatywnych, w szczególności:

• zezwolenia były wydawane przez Dyrektora ZDiTM, który podsiadał upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin w tym zakresie,
• za wydawanie zezwoleń pobierano opłaty w wysokościach określonych w odrębnych przepisach,
• wszystkie zezwolenia kategorii V zostały wydane w przewidzianym terminie ustawowym,
• jednostka za każdym razem dokonywała uzgodnienia trasy przejazdu z GDDKiA.

 II. Oceny cząstkowe

ZDiTM jako jednostka organizacyjna gminy był odpowiedzialny za realizację na terenie Gminy Miasto Szczecin zadania związanego z wydawaniem zezwoleń na ruch pojazdów lub zespołu pojazdów, którego masa, naciski osi lub wymiary wraz z ładunkiem lub bez ładunku są większe od dopuszczalnych przewidzianych dla danej drogi w przepisach określających warunki techniczne pojazdów oraz pobieranie opłat z tego tytułu.

Kontroli poddano łącznie 124 sprawy dotyczące wydawania zezwoleń, w tym 59 w zakresie zezwoleń kategorii II (wydanych w 2023 r. i 2024 r.), 15 w zakresie zezwoleń kategorii V (wydanych w latach: 2022, 2023 i 2024) oraz 50 spraw dotyczących uzgodnienia trasy przejazdu z GDDKiA (na 401 spraw, które wpłynęły w 2023 r.).

 1. Nieprowadzenie rejestru wydanych zezwoleń na przejazd pojazdu nienormatywnego

Na podstawie art. 64 ust. 5 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 1047 ze zm.), zw. dalej prd, organ wydający zezwolenie na przejazd pojazdu nienormatywnego ma obowiązek prowadzenia rejestru wydanych zezwoleń. Powołany przepis stanowi, że rejestr powinien zawierać dane dot. numeru zezwolenia, daty jego wydania, kategorii, podmiotu, na który zostało wydane oraz pojazdu, jeśli został określony w zezwoleniu.

W toku kontroli ustalono, że ZDiTM nie prowadził osobnego rejestru wydanych zezwoleń, co było niezgodne z art. 64 ust. 5 prd.

Do kontroli przedłożono zrzuty z ekranu monitora komputera pracownika zajmującego się przygotowywaniem dokumentacji do wydawania zezwoleń. Z powyższego dokumentu wynikało, że dokumentacja dotycząca poszczególnych spraw gromadzona była w wydzielonych do tego folderach, a także sprawy zostały opisane w taki sposób, że zawierały informacje dotyczące kategorii zezwolenia, nazwę podmiotu na jaki zostało wydane zezwolenie, okres obowiązywania, daty jego wydania (nie we wszystkich przypadkach) oraz numer porządkowy zezwolenia.

W ocenie kontroli prowadzenie systematyzacji dokumentacji dotyczącej wydawania zezwoleń w sposób zawierający co do zasady wszystkie wymagane dane określone w art. 64 ust. 5 prd, nie wypełnia dyspozycji powołanego przepisu w zakresie obowiązku prowadzenia rejestru. Ustawodawca nie określił szczegółowych wytycznych dotyczących prowadzenia rejestru, niemniej słownikowa definicja słowa rejestr stanowi, że jest to uporządkowany wg jakiegoś kryterium spis lub wykaz danego rodzaju informacji. Można zatem przyjąć, że jest to gotowy odrębny dokument, prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, który istnieje i jest prowadzony w momencie wydawania zezwoleń. Natomiast nie powinien być doraźnie generowany czy przygotowywany na potrzeby jego przedstawienia, w tym przypadku do prowadzonej kontroli.

Ponadto wskazać należy, że rejestr powinien charakteryzować się tym, że jest stałym i uporządkowanym wykazem danych określonego rodzaju. Oznacza to, że dana sprawa wpisywana jest pod konkretnym numerem w rejestrze, który co do zasady nie powinien ulegać zmianie. Natomiast charakterystyka umieszczenia plików w folderze wiąże się z tym, że dokonanie zmiany w którymkolwiek z plików może prowadzić do zmiany kolejności tych plików w folderze, a usunięcie lub przeniesienie jednego plików prowadziłoby do zmiany zawartości rejestru. Powyższe oznaczałoby, że rejestr mógłby mieć charakter zmienny, zależny od poszczególnych plików umieszczonych w folderze. Dodatkowo należy przyjąć, że rejestr powinien być  dostępny dla wszystkich osób zajmujących się danego typu sprawami. Nie powinien stanowić odzwierciedlenia plików z folderu znajdujących się na dysku jednego z komputerów.

W świetle okoliczności wskazanych powyżej ustalono, że w jednostce nie prowadzono rejestru wydanych zezwoleń na przejazd pojazdu nienormatywnego.

 2. Przekroczenie terminu do załatwienia sprawy

Zgodnie z art. 64c ust. 7 prd zezwolenie kategorii II wydaje się po uiszczeniu opłaty, w terminie 3 dni roboczych od dnia złożenia wniosku o jego wydanie.

W toku kontroli przebadano łącznie 59 spraw dotyczących wydania zezwolenia kategorii II. W 16 przypadkach organ przekroczył ustawowy termin do załatwienia sprawy, czym naruszył art. 64c ust. 7 prd.

W złożonych wyjaśnieniach w ramach czynności kontrolnych organ wskazał, że przekroczenie terminu spowodowane było każdorazowo koniecznością wyjaśnienia z wnioskodawcą spraw dotyczących przejazdu lub jego terminu lub kwestii związanych z opłatą za wydanie zezwolenia. Jednakże kontrolująca wskazuje na brak stosownych notatek służbowych lub adnotacji na dokumentach dotyczących tych spraw, które uzasadniałyby wydłużenie terminu do załatwienia spraw. Tym samym należy uznać, że organ przekroczył określony w ustawie prawo o ruchu drogowym ustawowy termin do wydania zezwolenia kategorii II.

Ponadto w jednym przypadku (na 50 poddanych kontroli spraw) ZDiTM działając jako zarządca drogi właściwy ze względu na kategorię drogi, dokonał uzgodnienia trasy przejazdu pojazdu nienormatywnego w wyniku zapytania GDDKiA z przekroczeniem 7 dniowego terminu, o którym mowa w art. 64d ust. 5 prd.

Jednocześnie wskazać należy, że wszystkie zezwolenia kategorii V zostały wydane w terminie 14 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, co było zgodne z art. 64d ust. 4 prd.

 3. Wskazanie nieaktualnej podstawy prawnej oraz wskazanie nieaktualnego dziennika publikacji ustawy stanowiącej podstawę do wydania zezwolenia

W toku kontroli ustalono, że w jednym przypadku zezwolenia kategorii V wskazano nieaktualną podstawę prawną przy określeniu sposobu pilotowania przejazdu.

Zgodnie z art. 64 d ust. 9 pkt 6 prd, w zezwoleniu kategorii V wskazuje się sposób pilotowania przejazdu pojazdem nienormatywnym, o ile jest ono wymagane. Szczegółowe warunki i sposób pilotowania pojazdów nienormatywnych oraz wyposażenie i oznakowanie pojazdów wykonujących pilotowanie zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 23 maja 2012 r. w sprawie pilotowania pojazdów nienormatywnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 629) uchylonym następnie Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2023 r. w sprawie pilotowania pojazdów nienormatywnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 2487), które weszło w życie w dniu 17 lutego 2024 r.

W jednym zezwoleniu wskazując podstawę pilotowania pojazdu jednostka omyłkowo wskazała rozporządzenie, które przestało obowiązywać.

Ponadto w toku kontroli ustalono, że ZDiTM we wszystkich wydawanych zezwoleniach kategorii II i V w miejscu przeznaczonym na wpisanie miejsca publikacji ustawy wskazywała omyłkowo nieaktualny dziennik publikacyjny ustawy stanowiącej podstawę wydania tego zezwolenia, tj. prd.

 W pozostałych obszarach nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zezwolenia były każdorazowo wydawane przez Dyrektora ZDiTM, który posiadał stosowne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin do wydawania zezwoleń w drodze decyzji administracyjnej na przejazd pojazdu nienormatywnego odpowiedniej kategorii na podstawie prd. We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, w przypadku zezwoleń kategorii II i V, od wnioskodawcy pobrano opłatę w prawidłowej wysokości za wydanie zezwolenia określoną w odrębnych przepisach (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 16 lutego 2021 r. w sprawie wysokości opłat za wydanie zezwolenia na przejazd pojazdu nienormatywnego - Dz.U. z 2021 r. poz. 315).Dodatkowo wskazać należy, że wszystkie zezwolenia kategorii V poddane kontroli zostały wydane w przewidzianymi terminie 14 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Ponadto ZDiTM każdorazowo dokonywał uzgodnienia trasy przejazdu na podstawie 64d ust. 5 prd, posiłkując się przy tym opinią inspektora mostowego.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń na przejazd pojazdu nienormatywnego, zgodnie zart. 64 ust. 5 prd.
2. Dotrzymywanie ustawowych terminów do załatwienia spraw związanych z wydaniem zezwoleń na przejazd pojazdu nienormatywnego.
3. Wskazywanie w zezwoleniu aktualnej podstawy prawnej oraz wskazywanie aktualnych dzienników publikacyjnych powoływanych ustaw.