Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie luty - marzec 2024 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 37 (zw. SP nr 37 lub jednostką) kontrolę w zakresie  gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15.04.2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w SP nr 37 w zakresie gospodarowania mieniem wykazała szereg nieprawidłowości polegających w szczególności na:

−   udzieleniu zamówienia publicznego bez zastosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm..)(zw. dalej. Pzp);

−   przeprowadzaniu inwentaryzacji z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r., poz. 120)(zw. dalej uor), w tym m.in.:

• nieinwentaryzowaniu przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu,
• nieinwentaryzowaniu w latach 2020-2022 należności i zobowiązań oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• inwentaryzowaniu jedynie części środków trwałych i pozostałych środków trwałych SP nr 37;

−   dokonaniu zakupu urządzeń AGD w ramach programu Laboratoria przyszłości pomimo braku zgody realizatora programu;

−   pozornym przeprowadzeniu analizy rynku w przypadku zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 130.000 zł;

• księgowaniu licencji na użytkowanie programów komputerowych  na koncie pozostałe środki trwałe (013) zamiast na koncie wartości niematerialne i prawne (020).

II. Oceny cząstkowe

1. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2020 r., 31.12.2021 r.

SP nr 37 na dzień zakończenia kontroli była zarządcą nieruchomości zlokalizowanej przy ul. Lucjana Rydla 6 w Szczecinie oraz nieruchomości przy ul. Zofii Nałkowskiej 33 w Szczecinie .

Zarządzeniem nr 20/19/20 z dnia 16.03.2020 r. w sprawie przeprowadzenia spisu inwentarza wartościowego i środków trwałych oraz spisu inwentarza ilościowego (zw. dalej zarządzeniem nr 20/19/20) powołano komisję spisową do przeprowadzenia spisu inwentarza wartościowego
i środków trwałych oraz spisu inwentarza ilościowego w SP nr 37. Według § 2 zarządzenia nr 20/19/20 prace związane ze spisem należało przeprowadzić w terminach:

• od 04.05.2020 r. do 29.05.2020 r. – spis inwentarza środków trwałych,
• od 01.06.2020 r. do 31.08.2020 r. – spis inwentarza wartościowego,
• od 01.09.2020 r. do 30.11.2020 r. – spis inwentarza ilościowego.

Kontroli poddano dokumentację dot. przedmiotowej inwentaryzacji, w tym: 93 arkuszy spisu z natury, zestawienie arkuszy spisu z natury inwentaryzacji wyposażenia wartościowego przeprowadzonej w dniach od 15.09.2020 r. do 30.11.2020 r., zestawienie arkuszy spisu z natury inwentaryzacji wyposażenia ilościowego przeprowadzonej w dniach od 02.11.2020 r. do 31.12.2020 r., spisany w dniu 01.06.2020 r. protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych.

Następnie zarządzeniem nr 3/21/22 (zw. dalej zarządzeniem nr 3/21/22) z dnia 04.10.2021 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej w SP nr 37 w Szczecinie powołano komisję spisową do przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji składników majątku SP nr 37 w budynku ul. Zofii Nałkowskiej 33 w Szczecinie.

Kontrolą objęto m.in.: 61 arkuszy spisu z natury, sprawozdanie zespołu spisowego nr 1/21 dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w budynku SP nr 37 przy ul. Nałkowskiej 33 dokonanego w okresie 05-07.10.2021 r.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej na podstawie zarządzenia nr 20/19/20 ustalono szereg nieprawidłowości polegających na:

1. Objęciu inwentaryzacją jedynie części środków trwałych i pozostałych środków trwałych zlokalizowanych przy ul. Lucjana Rydla 6 w Szczecinie zamiast całego majątku SP nr 37 (nie objęto inwentaryzacją majątku SP nr 37 zlokalizowanego przy ul. Zofii Nałkowskiej 33 w Szczecinie).

Kontrola wykazała ponadto, że w budynku przy ul. Lucjana Rydla 6 w Szczecinie nie dokonano spisu wyposażenia znajdującego się w pomieszczeniu nr 3 a także znajdującego się na korytarzach budynku (w tym co najmniej znajdującego się na korytarzu przy pomieszczeniu nr 3 stołu do gry w „piłkarzyki”).

Ww. inwentaryzacją nie objęto także żadnego ze składników wyposażenia dzierżawionego od firmy zewnętrznej (kserokopiarek), podczas gdy obowiązek taki wynikał z art. 26 ust. 1 pkt 3 oraz art. 26 ust. 2 w związku z 26 ust. 3 pkt 3 uor.

2. Stwierdzeniu przez ówczesnego głównego księgowego SP nr 37 zgodności pomiędzy wartością spisową wynikającą z arkuszy spisu z natury środków trwałych a wartością wynikającą z ewidencji księgowej środków trwałych - pomimo różnicy w wysokości 6.614.553,38 zł.

Powyższe naruszało art. 27 ust. 1 i 2 uor według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

W protokole z dnia 01.06.2020 r. z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych ówczesny główny księgowy SP nr 37 stwierdził, że wartość spisowa wg arkuszy jest zgodna z ewidencją księgową podczas gdy wartość majątku wg arkuszy spisu z natury środków trwałych wynosiła 6.954.553,09 zł a według zestawienia obrotów i sald dla konta 011 – środki trwałe saldo konta na dzień 01.06.2020 r. (dzień sporządzenia ww. protokołu) wynosiło 13.569.086,47 zł. Ówczesny główny księgowy pomimo ww. różnicy w żaden sposób jej nie wyjaśnił ani nie rozliczył w księgach rachunkowych.

3. SP nr 37 nie posiadała 104 arkuszy spisu z natury wymienionych w sporządzonym przez Specjalistę ds. gospodarczych - zestawieniu arkuszy spisu z natury wyposażenia ilościowego. Powyższe naruszało art. 71 ust. 1 uor według którego (…) dokumenty inwentaryzacyjne (…) należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

4. Nie został spisany protokół/sprawozdanie z przeprowadzenia/ rozliczenia/zakończenia inwentaryzacji podczas gdy według obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (Specjalista ds. gospodarczych) należało m.in. sporządzenie pisemnego sprawozdania z przeprowadzenia inwentaryzacji majątku jednostki oraz wniosków w zakresie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Według art. 27 ust. 1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

5. Na dzień zakończenia kontroli tj. 18.03.2024 r. część składników majątku SP nr 37 znajdująca się w budynku przy ul. Lucjana Rydla 6 w Szczecinie nie posiadała żadnych oznaczeń umożliwiających ich identyfikację (np. numerów inwentarzowych, kodów kreskowych itp.). Brak oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych, w związku z tym nie było możliwości ustalenia stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce oraz ilości i rodzaju sprzętu zlikwidowanego.

6. Spis składników majątku objętego ewidencją wartościową został przeprowadzony w okresie 15.09.2020 r. – 30.11.2020 r. podczas gdy zgodnie z zarządzeniem nr 20/19/20 z dnia 16 marca 2020 r. spis ten należało przeprowadzić w okresie od 01.06.2020 r. do 31.08.2020 r.

7. Przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (Specjalista ds. gospodarczych) nie przeprowadził w obecności głównego księgowego jednostki szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej w tym członków zespołów spisowych. Powyższy obowiązek wynikał z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej w której w pkt 4 ppkt 3 lit. c wskazano wprost, że do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy przeprowadzenie w obecności głównego księgowego szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej, w tym członków zespołów spisowych.

8. W arkuszach spisu z natury jako osobne pozycje wykazywane były np.: aula, sala gimnastyczna pomimo tego, że nie były to odrębne nieruchomości a pomieszczenia zlokalizowane w budynkach szkoły.

Według art. 3 ust.15 uor środki trwałe to, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki do których zalicza się m.in. nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

Kontrola dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej na podstawie zarządzenia nr 3/21/22 wykazała z kolei, że:

1. w sytuacji gdy w roku 2020 nie przeprowadzono inwentaryzacji drogą spisu z natury majątku SP nr 37 – zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji tylko części majątku SP nr 37 znajdującego się w budynku przy ul. Zofii Nałkowskiej 33 w Szczecinie zamiast całego majątku SP nr 37. Wskazać należy ponadto, że w roku 2021 po raz kolejny inwentaryzacją nie objęto żadnego ze składników wyposażenia dzierżawionego od firmy zewnętrznej (kserokopiarki), podczas gdy - jak już wskazano powyżej - obowiązek taki wynikał z art. 26 ust. 1 pkt 3 oraz art. 26 ust. 2 w związku z art. 26 ust. 3 pkt 3 uor.

W toku czynności inwentaryzacyjnych w 2021 r. zinwentaryzowano majątek o łącznej wartości 7.030.619,72 zł (w tym środki trwałe i pozostałe środki trwałe) i nie wykazano żadnych różnic inwentaryzacyjnych podczas gdy saldo konta 011 środki trwałe na dzień 31.12.2021 r. wynosiło 29.313.524,51 zł a saldo konta 013 pozostałe środki trwałe na dzień 31.12.2021 r. wynosiło 1.209.333,76 zł.

2. Usługi takie jak wymiana/montaż okien, wymiana rur, czy też remont sali gimnastycznej i sanitariatów jednostka uznawała jako środki trwałe i dokonywała ich spisu z natury podczas gdy według art. 31 ust. 1 uor wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

3. Do dnia zakończenia kontroli nie przedłożono protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji, który według § 6 zarządzenia nr 3/21/22 miał być końcowym rozliczeniem inwentaryzacji uznać należy zatem, że do dnia zakończenia kontroli ww. inwentaryzacja nie została zakończona. Po zakończeniu spisu z natury jego wyniki nie zostały w żaden sposób udokumentowane ani powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Jedynym dokumentem sporządzonym po przeprowadzonym spisie z natury było: „sprawozdanie zespołu spisowego dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w budynku SP nr 37 Nałkowskiej 33 w okresie od 05.10.2021 r. do 07.10.2021 r.”. Ww. dokument nie zawierał jednak informacji dot. wyników przeprowadzonego spisu z natury. Wskazać należy, że według art. 27 ust. 1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Ustalono również, że co najmniej od 2020 r. do końca 2023 r. jednostka nie inwentaryzowała gruntów, których była zarządcą.

Powyższe naruszyło zasadę wynikającą z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, według którego jednostki są zobowiązane do inwentaryzacji gruntów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników corocznie, wg stanu na dzień bilansowy.

Jak wynikało z przedłożonej do kontroli dokumentacji decyzjami  Prezydenta Miasta Szczecin nr WGN-II.MN.72244-10/05 z dnia 13.06.2007 r. oraz WMiRSPN-V.6844.49.2018.MN z dnia 05.06.2018 r. ustanowiony został trwały zarząd na czas nieoznaczony na rzecz SP nr 37 nieruchomościami:

1. o łącznej powierzchni 31650 m², zabudowaną budynkiem szkoły, składającą się z następujących gruntów, oznaczonych w ewidencji gruntów i budynków: działka nr 24 o powierzchni 11987 m² w obrębie ewidencyjnym 73 Szczecin – Dąbie, położona przy ul. Lucjana Rydla 6, dla której prowadzona jest księga wieczysta KW nr SZ1S/00150805/1, działka nr 78 o powierzchni 17670 m² w obrębie ewidencyjnym 79 Szczecin- Dąbie, położona przy ul. Przelotowej, dla której prowadzona jest księga wieczysta KW nr SZ1S/00150805/1, działka nr 118 o powierzchni 1993 m² w obrębie ewidencyjnym 71 Szczecin – Dąbie, położona przy ul. Lucjana Rydla.
2. o łącznej powierzchni 15429 m², położoną w Szczecinie przy ul. Zofii Nałkowskiej 33, dla której prowadzona jest księga wieczysta KW nr SZ1S/00150231/6, składającą się z następujących działek gruntu, oznaczonych w ewidencji gruntów i budynków jako działki: numer 46 o powierzchni 15245 m² z obrębu ewidencyjnego nr 4082 (Dąbie 82), numer 16/2 o powierzchni 184 m² z obrębu ewidencyjnego nr 4082 (Dąbie 82).

W toku kontroli ustalono ponadto, że w latach 2020-2022 jednostka nie inwentaryzowała należności i zobowiązań oraz wartości niematerialnych i prawnych czym naruszono zasady określone w art. 26 ust. 1 uor.

W okresie 2020 – 2023 saldo konta 020 wartości niematerialne i prawne wynosiło przez cały okres 2.811,98 zł. na ww. koncie zaksięgowane były jedynie 4 licencje programu Office Pro Plus zakupione w 2014 r. oraz 2 licencje Multicolab A700 pomimo tego, że w okresie 2020 - 2023 r. jednostka zakupiła co najmniej licencję na 5 letni dostęp do portalu wirtualnych lekcji za kwotę 8.886,75 zł brutto, cztery roczne licencje na użytkowanie programów Progman Majątek Web za łączną kwotę 3.942,42 zł brutto oraz cztery roczne licencje pakietu oprogramowania Vulcan za łączną kwotę 17.376,12 zł.

Według art. 4 ust. 5 uor, Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 uor, za ich zgodą. Główna Komisja Orzekająca w Orzeczeniu z dnia 23.02.2012 r. wskazała, że: „przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury jest wieloczynnościowym procesem. Procesu tego nie można podzielić na odrębne części, także w przypadku ustalania odpowiedzialności. Za inwentaryzację przeprowadzoną drogą spisu z natury od początku do końca odpowiada kierownik jednostki” (BDF1/4900/3/3/RN-1/12/76).

Stwierdzono także, że zakupiona w 2021 r. licencja na 5 letni dostęp do portalu wirtualnych lekcji za kwotę 8.886,75 brutto została zaksięgowana na koncie pozostałe środki trwałe (013) zamiast na koncie wartości niematerialne i prawne (020). Według art. 3 ust. 1 pkt 14 uor wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje (…) a według pkt 5.1.2 lit. d załącznika nr 2 do obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych służy konto 020 "Wartości niematerialne i prawne". Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na kontach 071 i 072. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów i osób odpowiedzialnych. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

WKiAW wskazuje ponadto, że w budynkach SP nr 37 przy ul. Zofii Nałkowskiej 33 oraz ul. Lucjana Rydla 6 księgi inwentarzowe prowadzone są przy użyciu programów komputerowych tj.:

•     przy ul. Zofii Nałkowskiej 33 - Progman Majątek Web w wersji 1.9.3.138 firmy Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.,

•     przy ul. Rydla 6 - Inwentarz Optivum ver. 16.00.0987 VULCAN lic. 003051.

W ocenie kontrolera prowadzenie ksiąg inwentarzowych przy użyciu dwóch różnych systemów poza trudnościami związanymi z przeprowadzaniem okresowych inwentaryzacji majątku jest działaniem niegospodarnym gdyż generuje dodatkowe koszty. W związku z korzystaniem z ww. oprogramowania jednostka w latach 2020- 2023 poniosła następujące wydatki:

1. VULCAN:
2. 2020 r. – 4.147,15 zł
3. 2021 r. – 3.725,53 zł
4. 2022 r. – 4.129,44 zł
5. 2023 r. – 5.374,00 zł

Razem: 17.376,12 zł (jak wynikało z informacji uzyskanych w toku kontroli program VULCAN jest programem modułowym z innymi programami, w związku z tym brak było możliwości wyliczenia kosztów dot. samego modułu Inwentarza).

1. WOLETRS KLUWERS
2. 2020 r. - 756,45 zł
3. 2021 r. - 997,78 zł
4. 2022 r. – 1.032,17 zł
5. 2023 r. – 1.156,02 zł

Razem: 3.942,42 zł

Powyższe - w ocenie kontrolera – narusza art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

2. Zakup wyposażenia w ramach programu Laboratoria przyszłości

W ramach programu Laboratoria Przyszłości SP nr 37 otrzymała wsparcie finansowe na zakup wyposażenia technicznego. W latach 2021 – 2022 w ramach programu dokonano dwóch zakupów wyposażenia na łączną kwotę brutto 234.655,00 zł brutto. W roku 2021 jednostka dokonała zakupu od jednego sprzedawcy wyposażenia (w tym m.in.: aparat fotograficzny, drukarka 3d, filamenty do drukarki licencja ClassVR, stacje lutownicze, klocki lego) na łączną kwotę brutto 207.180,00 zł bn(171.559,92 zł netto). W roku 2022 natomiast dokonano zakupu wyposażenia AGD w postaci 5 szt. robotów kuchennych za łączną kwotę brutto 27.475,00 zł (22.337,40 zł netto).

W toku kontroli ustalono, że jednostka w przypadku dokonania zakupu wyposażenia w 2021 r. za kwotę 171.559,92 zł netto naruszając przepisy Pzp. Według art. 2 ust. 1 Pzp przepisy ustawy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych, przez zamawiających publicznych.

Jednostka w złożonych wyjaśnieniach poinformowała, że przy szacowaniu wartości zamówienia dokonała jego podziału na „kategorie” tj. wyposażenie podstawowe – 71.416,04 zł, wyposażenie stanowisk – 20.568,34 zł, narzędzia - 3.829,23 zł, robotyka – 110.575,29 zł, materiały eksploatacyjne – 791,11 zł co było niezgodne z przepisami Pzp. Ww. podział wynikał wprost z katalogu wyposażenia które mogło być zakupione w ramach programu (katalog dostępny na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/laboratoria/katalog-wyposazenia2 - dostęp: 05.04.2024 godz.: 11:00)i nie powinien stanowić w ocenie kontrolera podstawy do podziału niniejszego zamówienia na części, który to z kolei skutkował uniknięciem stosowania przepisów Pzp. Zgodnie z art. 29 ust. 2 Pzp. zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Podkreślić należy, że ww. zakupu dokonano u jednego dostawcy i była to jedna transakcja.

WKiAW wskazuje, że od zakazu dzielenia zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, należy odróżnić uprawnienie zamawiającego do dokonania podziału zamówienia na części. Zgodnie bowiem z art. 91 Pzp zamawiający może udzielić zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania o udzielenie zamówienia, lub dopuścić możliwość składania ofert częściowych w ramach jednego postępowania o udzielenie zamówienia, określając zakres i przedmiot części oraz wskazując, czy ofertę można składać w odniesieniu do jednej, kilku lub wszystkich części zamówienia. Zamawiający wskazuje w dokumentach zamówienia powody niedokonania podziału zamówienia na części. O ile dopuszczalny będzie podział zamówienia na części od jego strony przedmiotowej (w celu ułatwienia małym i średnim przedsiębiorstwom udziału w rynku zamówień publicznych), o tyle za nielegalny należy uznać podział zamówienia na części od strony jego wartości, jeśli podział taki prowadzi do niestosowania Pzp (Kościńska-Paszkowska Anna (red.), Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Komentarz).

SP nr 37 dokonała w ramach programu Laboratoria przyszłości w 2022 r. zakupu 5 szt. robotów kuchennych Thermomix TM6 za łączną kwotę brutto 27.475,00 zł.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż SP nr 37 dokonała zakupu 5 ww. robotów kuchennych marki Thermomix TM6 pomimo tego, że Ministerstwo Edukacji i Nauki jako realizator programu pn. Laboratoria Przyszłości uznaje wydatki poniesione na zakup tych urządzeń jako niekwalifikowane wskazując jednoznacznie, że nie jest możliwy ich zakup w ramach programu.

Czynności kontrolne wykazały iż, w przypadku ww. zakupu dokonano jedynie pozornej analizy rynku czym naruszono § 13 ust. 1 pkt 1 Załącznika nr 1 nr do zarządzenia Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.) (zw. dalej zarządzeniem w sprawie zamówień publicznych) (z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej zarządzeniem nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26.01.2021 r. ). Według ww. przepisu udzielając zamówienia, którego wartość nie przekracza kwoty 130.000 zł oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, należy przestrzegać niżej wymienionych zasad: przed zawarciem umowy komórka merytoryczna dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

W toku kontroli ustalono, że przy dokonaniu analizy rynku SP nr 37 przesłała zapytanie ofertowe za pośrednictwem poczty elektronicznej do trzech podmiotów z których tylko jeden był przedstawicielem firmy produkującej urządzenie Thermomix TM6. Z uzyskanych w toku kontroli wyjaśnień wynikało, że jednostka otrzymała adresy poczty elektronicznej, na które przesłała zapytanie ofertowe od przedsiębiorcy, od którego ostatecznie zakupiła urządzenia. Nadmienić należy, że jeden z ww. adresów email był adresem przedsiębiorstwa zajmującego się produkcją flag i banerów.

W przedłożonej do kontroli dokumentacji brak było ponadto notatki z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto co naruszało § 13 ust. 1 pkt 3 zarządzenia w sprawie zamówień publicznych, według którego zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku.

3. Książka obiektu budowlanego.

Jednostka do dnia zakończenia kontroli posiadała w trwałym zarządzie  budynek szkoły zlokalizowany przy ul. Lucjana Rydla 6 w Szczecinie oraz przy ul Zofii Nałkowskiej 33 w Szczecinie. kontrolą objęto sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego zlokalizowanego przy Lucjana Rydla 6 w Szczecinie. Dane techniczne charakteryzujące obiekt: powierzchnia zabudowy: łącznie 3994,16 m², powierzchnia użytkowa: 11240,53 m², kubatura: 49276,28 m³.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dla ww. obiektu budowlanego w sierpniu 2020 r. została założona książka obiektu budowlanego. Na dzień zakończenia kontroli zawierała ona wszystkie informacje/wpisy wymagane obowiązującym na dzień jej założenia (kontrolą objęto sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego do dnia 31.12.2022 r., wskazać należy, że od dnia 01.01.2023 r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15.12.2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego Dz. U. z 2022 r., poz. 2778) Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. z 2003 r. Nr 120 poz.1134), w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Wpisy do książek zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, ważne ustalenia w nim zawarte.

WKiAW wskazuje, że należy zwrócić uwagę na nowelizację prawa budowlanego, która z dniem 1 stycznia 2023 r. wprowadziła możliwość prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie „Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego” – c-KOB. Jak wynika z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557) książkę obiektu budowlanego w formie papierowej można założyć jedynie do dnia 31 grudnia 2023 r. Ponadto według art. 6 ust. 3 ww. ustawy zarządca obiektu budowlanego, który założył książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej w terminie do dnia 31 grudnia 2026 r. zakłada dla tego obiektu książkę obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie c-KOB. W ocenie kontroli rozważyć należy zatem założenie nowej książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Zamówień publicznych każdorazowo udzielać zgodnie z przepisami Pzp.
2. Inwentaryzacje przeprowadzać zgodnie z przepisami uor.
3. Dokonywać zakupów wyposażenia tylko zgodnie z wytycznymi realizatorów programów, z których dany zakup jest finansowany.
4. Rzetelnie i wnikliwe przeprowadzać analizy rynku w celu wyboru  wykonawców zapewniających odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz zasad gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków publicznych.
5. Wartości niematerialne i prawne księgować zgodnie z uor.
6. Księgi inwentarzowe prowadzić w jednym programie dla całego majątku SP nr 37.
7. Każdorazowe wydatkowanie środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.