Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od grudnia 2023 r. do stycznia 2024 r. przeprowadził w Przedszkolu Publicznym nr 59, ul. Ks. Zofii 3, 71-665 Szczecin (zw. dalej PP nr 59 lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.02.2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. stawka czynszu najmu lokali mieszkalnych za 1 m² została ustalona w nieprawidłowej wysokości,
2. nie aktualizowano stawek opłat za: dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie i energię elektryczną naliczanych najemcom lokali mieszkalnych,
3. inwentaryzacja w 2019 r. została przeprowadzona w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2023 r. poz. 120)(zw. dalej uor), w szczególności:
   • inwentaryzację rozpoczęto wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego,
   • nie oznakowano środków trwałych w sposób umożliwiający szczegółowe określenie składnika majątku,
   • arkusze spisu z natury nie zawierały nazwy lub numeru pola spisowego,
   • na arkuszach spisu z natury dokonywano dopisków lub niewłaściwych obliczeń,
   • nie inwentaryzowano przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu,
   • do inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w roku 2019 przyjęto nieprawidłową metodę drogą spisu z natury,
4. nie przekazywano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.).

II. Oceny cząstkowe

1. Najem

W budynku PP59 znajdowały się dwa lokale mieszkalne: lokal mieszkalny o powierzchni użytkowej 35,76 m², zw. dalej lokalem mieszkalnym nr 1i lokal mieszkalny o powierzchni użytkowej 28,72 m², zw. dalej lokalem mieszkalnym nr 2. Lokal mieszkalny nr 1 wyposażony był w instalacje: wodno-kanalizacyjną, elektryczną, CO. Lokal mieszkalny nr 2 wyposażony był w instalacje: wodno-kanalizacyjną, elektryczną, gazową i CO.

W dniu 27.07.1989 r.została zawarta umowa najmu lokalu mieszkalnego nr 2 z ówczesnym pracownikiem PP59 - nauczycielką. Następnie na podstawie aneksu do ww. umowy z dnia 15.11.1995 r. przedmiotem najmu został lokal mieszkalny nr 1. Kolejnym aneksem do umowy najmu z dnia 30.05.2017 r. zaktualizowano stawkę czynszu i stawki za poszczególne opłaty za media. Umowa w niezmienionej treści obowiązywała do dnia zakończenia kontroli.

Ostatnia aktualizacja czynszu i opłat za poszczególne media miała miejsce w 2017 r.

W zakresie lokalu mieszkalnego nr 2 została zawarta umowa najmu w dniu 22.11.1995 r. na mocy której wynajęto mieszkanie ówczesnemu Dyrektorowi PP nr 59. Na podstawie aneksu do umowy z dnia 30.05.2017 r. określono zaktualizowaną wysokość czynszu oraz wysokość zryczałtowanych opłat za poszczególne media, które od tamtego czasu nie uległy zmianie.

W latach 2020-2022 Dyrektor PP nr 59 corocznie informowała najemców lokali mieszkalnych nr 1 i nr 2, że ze względu na brak zmiany stawki czynszu za 1 m² ustalanej corocznie w drodze zarządzenia przez Prezydenta Miasta Szczecin, wymiar czynszu pozostaje bez zmian i wynosi odpowiednio 7,26 zł za 1 m² powierzchni lokalu mieszkalnego nr 1 i 7,67 zł za 1 m² powierzchni  lokalu mieszkalnego nr 2.

W toku kontroli stwierdzono, że stawka czynszu najmu za 1 m² każdego z lokali mieszkalnych została ustalona w nieprawidłowej wysokości w latach 2022-2023.

Zgodnie z § 15 Uchwały Rady Miasta Szczecin nr XXX/873/21 z dnia 29 czerwca 2021 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2021-2025 (zw. dalej uchwałą nr 873/21), miesięczne stawki czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy ustala się przy wykorzystaniu metody punktowej oceny wartości użytkowej lokali z zastosowaniem zawartego tam wzoru, w którym oprócz stałych wartości do wyliczenia brany jest także pod uwagę wskaźnik przeliczeniowy kosztu odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynku. Wyżej określony wskaźnik odpowiada wskaźnikowi przeliczeniowemu kosztu odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla Miasta Szczecin obowiązującemu od 1 października roku ubiegłego do 31 marca danego roku, każdorazowo ogłaszanemu przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w dzienniku urzędowym województwa. W § 16 uchwały nr 873/21 zostało wskazane, że podwyżka czynszu może nastąpić nie częściej niż raz w roku i nie może przekroczyć 10%.

Kontrola wykazała, że biorąc pod uwagę, że wskaźnik ogłaszany przez Wojewodę Zachodniopomorskiego od 2020 roku wykazuje tendencję zwyżkową każdego roku, stawka czynszu za mieszkania wchodzące w skład mieszkaniowego zasoby gminy powinna być aktualizowana corocznie, tak aby realizować określoną w uchwale nr 873/21 politykę czynszową, zmierzającą do kształtowania stawek czynszów najmu na poziomie pozwalającym na pokrycie kosztów zarządzania zasobem mieszkaniowym oraz na stopniową i sukcesywną, rozłożoną w czasie poprawę stanu technicznego i funkcjonalnego zasobu gminy.

W jednostce od 2020 r. w sposób błędny przyjęto, że podstawą do ustalenia wymiaru stawki czynszu najmu stanowi zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin, podczas gdy podstawę taką stanowi uchwała rady miasta (tu: uchwała nr 873/21). Istotnie w latach 2018 i 2019 Prezydent Miasta Szczecin odstąpił od podwyższenia stawki czynszu za 1m² powierzchni użytkowej lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy w drodze wydanych zarządzeń, jednakże zostały one wydane na podstawie obowiązującej wówczas uchwały w sprawie uchwalenia wieloletniego programu zagospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2016-2020 (§ 6 ust. 4 Załącznika nr 3 do Uchwały nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 września 2016 r.).

Na gruncie uchwały nr 873/21 § 16 ust. 2 stanowi, że odstąpienie od podwyżki wysokości stawek czynszu może nastąpić za zgodą prezydenta. Tym samym w przypadku braku takiej regulacji należy stosować bezpośrednio uchwałę i na jej podstawie naliczać czynsz we właściwej wysokości wg podanego wzoru. Natomiast w PP nr 59 stawka czynszu za 1 m² powierzchni lokalu mieszkalnego nie była aktualizowana od 2017 r., co skutkowało tym, że co najmniej od 2022 roku jednostka pobierała czynsz najmu za mieszkania pozostające w jej trwałym zarządzie w zaniżonej kwocie.

W toku kontroli wykazano ponadto, że jednostka co najmniej od 2017 roku nie aktualizowała naliczanych najemcy lokalu mieszkalnego nr 1 opłat za: dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie i energię elektryczną oraz najemcy lokalu mieszkalnego nr 2 opłat za: dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków oraz centralne ogrzewanie, pomimo zmiany tych stawek i obciążania nimi jednostkę przez dostawców.

W zakresie lokalu mieszkalnego nr 1 ustalono, że nieaktualizowanie stawek opłat za poszczególne media w latach 2022 i 2023 doprowadziło do zaniżenia przychodów jednostki:

• z tytułu opłat za ogrzewanie w łącznej kwocie 5.636,28 zł (w 2022 r. – 2.037,48 zł, w 2023 r. – 3.598,80 zł). Lokal nie posiadał oddzielnego podzielnika ciepła, naliczano opłatę ryczałtową, przy czym nie była ona aktualizowana wraz ze zmianami wysokości opłat naliczanymi przez dostawcę i faktycznie ponoszonymi przez jednostkę.
• z tytułu dostarczania wody i odprowadzania ścieków w łącznej kwocie 84,42 zł (w 2022 r. – 46,00 zł, w 2023 r. – 38,42 zł).

W mieszkaniu znajdował się licznik zużycia wody i najemca rozliczany był za faktyczne zużycie, jednakże stawka za dostarczanie wody i odprowadzenie ścieków nie była aktualizowana zgodnie z obowiązującymi stawkami ZWiK, którymi faktycznie obciążana była jednostka.

• z tytułu zużycia energii elektrycznej w kwocie 374,11 zł. Lokal był wyposażony w indywidualny podlicznik i najemca obciążany był za faktyczne zużycie energii zgodnie ze wskazaniami licznika, jednakże nie aktualizowano ceny za 1 kWh zgodnie z przyjętym przez dostawcę taryfikatorem.

 Brak aktualizacji opłat za media dostarczane do lokalu mieszkalnego nr 2 doprowadził do uszczuplenia przychodów jednostki w latach 2022-2023 w wysokości:

• z tytułu opłat za ogrzewanie łącznie 4.526,80 zł (w 2022 r. – 1.636,43 zł, w 2023 r. – 2.890,37 zł). Lokal nie posiadał oddzielnego podzielnika ciepła, naliczano opłatę ryczałtową, przy czym nie była ona aktualizowana wraz ze zmianami wysokości opłat naliczanymi przez dostawcę i faktycznie ponoszonymi przez jednostkę.
• z tytułu dostarczania wody i odprowadzania ścieków łącznie 1.328,57 zł (w 2022 r. – 715,09 zł, w 2023 r. – 613,48 zł). W lokalu nie było osobnego licznika zużycia wody. Do rozliczenia opłaty za wodę i ścieki przyjęto w 2017 r. ryczałt 1 m³/osobę, a lokal zamieszkiwany był przez jedną osobę. Tymczasem na gruncie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz.U. z 2002 r. nr 8, poz. 70), dla lokalu mieszkalnego nr 2 przeciętna miesięczna norma zużycia wody na jednego mieszkańca wynosi 5,4 m³. Jednocześnie nie wskazała Pani podstawy przyjętej wartości ryczałtu. Ponadto stawka za dostarczanie wody i odprowadzenie ścieków nie była aktualizowana zgodnie z obowiązującymi stawkami ZWiK.

Lokal mieszkalny nr 2 był wyposażony w indywidualny licznik energii elektrycznej i zużycia gazu i w tym zakresie najemca ponosił koszty dostawy tych mediów bezpośrednio u dostawcy.

Za naliczanie i aktualizację stawki czynszu najmu i ww. opłat w prawidłowej wysokości odpowiedzialna była główna księgowa jednostki.

Kontrola wykazała ponadto, że Dyrektor PP nr 59 nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (W brzmieniu ustalonym uchwałą nr VIII/128/15 z dnia 26.05.2015 r.), czym naruszono § 11 tej uchwały, zgodnie z którym kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W toku kontroli ustalono, że obie umowy najmu lokali mieszkalnych znajdujących się w PP59, zarówno umowa z dnia 27.07.1989 r., jak i umowa z dnia 22.11.1995 r. zostały zawarte na czas trwania stosunku pracy. Najemca lokalu mieszkalnego nr 1 nie jest już pracownikiem PP59, lecz jest dyrektorem innego przedszkola w Szczecinie, natomiast najemca lokalu mieszkalnego nr 3 jest emerytowanym pracownikiem PP59. Powyższe okoliczności budzą uzasadnione wątpliwości, czy obie najemczynie łączy z jednostką stosunek pracy, który legitymizowałby dalsze trwanie umów najmu.

Wobec powyższego Dyrektor PP nr 59 zwróciła się w styczniu 2023 r. (data wpływu: 19.01.2023 r.) do Wydziału Oświaty UM Szczecin o wyrażenie zgody na dalsze wynajmowanie obu lokali mieszkalnych. Do czasu zakończenia kontroli Wydział Oświaty nie zajął w sprawie pisemnego stanowiska.

Zgodnie z § 1 ust. 4 uchwały nr XII/443/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin lokale znajdujące się w dyspozycji podmiotów systemu oświaty, dla których organem prowadzącym jest Gmina, wynajmowane są na zasadach określonych w tej uchwale i tworzą zasób lokali wynajmowanych na czas oznaczony związany ze stosunkiem pracy.

Wobec istnienia uzasadnionych wątpliwości co do tego czy każdą z najemczyń lokali mieszkalnych położonych w budynku PP nr 59 łączy w dalszym ciągu z przedszkolem stosunek pracy, w ocenie kontroli konieczne jest podjęcie stosownych działań w celu jednoznacznego rozstrzygnięcia czy istnieją podstawy do dalszego trwania stosunku najmu.

Kontrolująca wskazuje, że obie umowy najmu zostały zawarte na czas oznaczony, którego termin końcowy został wyznaczony jako przyszłe zdarzenie prawne (zakończenie stosunku pracy). W ocenie kontrolującej  gdyby intencją prawodawcy było kontynuowanie najmu mieszkania po przejściu pracownika na emeryturę, w ww. uchwale dopuszczono by możliwość zawarcia umowy najmu na czas nieoznaczony.

2. Inwentaryzacja

Kontrola wykazała, że inwentaryzacja została rozpoczęta wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, co było niezgodne z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor.

W toku czynności kontrolnych ustalono, że poszczególne środki trwałe nie zostały oznakowane w sposób umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację, a ich opis w arkuszach spisu z natury nie zawierał określenia cech charakterystycznych, symbolu lub indywidualnego numeru, co pozwalałoby na przyporządkowanie poszczególnych składników majątku znajdujących się w PP nr 59 z poszczególnymi pozycjami znajdującymi w arkuszach spisu z natury. Ponadto arkusze spisu z natury nie zawierały nazwy lub numeru pola spisowego, co uniemożliwiało jednoznaczne stwierdzenie czy poszczególne pozycje z arkuszy dotyczą konkretnych środków trwałych znajdujących się w kolejnych pomieszczeniach przedszkola. Wskazać należy, że w arkuszach spisu z natury umieszczano kilkukrotnie pozycje pod nazwami m.in. krzesła małe, szafki z półkami, szafki z szufladami, jednocześnie bez określenia indywidualnych cech tych przedmiotów, w szczególności numerów inwentarzowych, a także bez wskazania nazwy lub numeru pola spisowego.

W powyższym zakresie, co do części środków trwałych, nie było możliwości zweryfikowania czy inwentaryzacja została dokonana w sposób prawidłowy.

Kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej wykazała, że na arkuszach spisu z natury dokonywano dopisków bez wskazania autora zmian lub niewłaściwych obliczeń (wartość dla danej pozycji z arkusza nie zawsze równała się iloczynowi stwierdzonej ilości i ceny jednostkowej), co było niezgodne z przepisami ustawy o rachunkowości.

Arkusze spisu z natury zaliczane są do dokumentów księgowych. Oznacza to, że ich forma musi spełniać wymogi określone w ustawie o rachunkowości dla dowodów księgowych. Art. 22 ust. 1 i 3 uor stanowi, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, natomiast błędy mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

Ustalono, że co najmniej od 2019 r. do końca 2023 r. jednostka nie inwentaryzowała gruntu którego była zarządcą.

Powyższe naruszyło zasadę wynikającą z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, według którego jednostki są zobowiązane do inwentaryzacji gruntów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników corocznie, wg stanu na dzień bilansowy.

Decyzją Prezydenta Miasta Szczecin nr WGN-II.6844.8.2014.MN z dnia 03 września 2015 r. ustanowiony został trwały zarząd na czas nieoznaczony na rzecz PP59 nieruchomością gruntową zabudowaną, będącą własnością Gminy Miasto Szczecin, położoną w Szczecinie przy ul. Księżnej Zofii 3 o łącznej powierzchni 3.453 m². Przedmiotowa nieruchomość została oddana na cele działalności oświatowej, związane z funkcjonowaniem PP59.

Uwzględniając zasady wynikające z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342), inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.

Kontrola wykazała ponadto, że w 2019 r. wartości niematerialne i prawne w postaci programów komputerowych i licencji na ich użytkowanie w jednostce inwentaryzowano nieprawidłową metodą tj. poprzez spis z natury. Powyższe naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 uor który stanowi, że aktywa inne niż wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 uor, a więc również wartości niematerialne i prawne, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników a inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Jednocześnie do kontroli przedłożono protokoły z inwentaryzacji wartości materialnych i prawnych w jednostce przeprowadzonej w prawidłowy sposób za lata 2020-2022.

Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości była sprawująca w tamtym czasie funkcję Dyrektora PP nr 59.

3. Książka obiektu budowlanego.

Na podstawie decyzji z dnia 03.09.2015 r. na rzecz jednostki został ustanowiony trwały zarząd na czas nieoznaczony nieruchomością gruntową zabudowaną budynkiem o powierzchni zabudowy 462,14 m², tj. budynkiem PP nr 59 zlokalizowanym przy ul. Księżnej Anny 3 w Szczecinie. Dla ww. obiektu budowlanego w dniu 09.01.2003 r. została założona książka obiektu budowlanego (tom II). W powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Pobierać czynsz najmu lokali mieszkalnych w wysokości ustalonej na podstawie obowiązujących przepisów.
2. Dokonywać aktualizacji stawek za poszczególne media zgodnie z aktualnie obowiązującymi stawkami dostawców.
3. Weryfikować corocznie wysokość czynszu najmu lokali mieszkalnych oraz wysokość stawek opłat za media.
4. Inwentaryzację majątku przeprowadzać zgodnie z przepisami uor.
5. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.