Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie marzec – kwiecień 2023 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 68, ul. Zakole 1A, 71-454 Szczecin (zw. dalej SP nr 68 lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.04.2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w SP nr 68 w zakresie prawidłowości dokonywania zakupów sprzętu komputerowego i wynajmu pomieszczeń wykazała nieprawidłowości polegające, w szczególności na:

• bezumownym i nieodpłatnym udostępnianiu pomieszczeń w budynku SP nr 68 przedsiębiorcy prowadzącemu komercyjne zajęcia rytmiki;
• bezpodstawnym odstąpieniu od przeprowadzenia analizy rynku w celu wybrania wykonawcy,który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia;
• niegospodarnym wydatkowaniu środków publicznych na zakup komputerów przenośnych;
• braku należytej staranności przy szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia;
• nie oznaczeniu poszczególnych składników majątku w sposób umożliwiający ich identyfikacje(np. numerami inwentarzowymi).

II. Oceny cząstkowe

Kontrolę przeprowadzono w celu zweryfikowania wskazanych w piśmie z dnia 14.02.2023 r. zarzutów dot. nieprawidłowości w zarządzaniu mieniem SP nr 68 w Szczecinie w tym:

1. bezpłatnego i bezumownego udostępniania pomieszczeń SP nr 68,
2. dokonania w grudniu 2022 r. przez Dyrektora SP nr 68 (nieobecnego w toku kontroli jak i na dzień jej zakończenia)(zw. dalej Dyrektorem SP nr 68 lub Dyrektorem jednostki) zakupu laptopów bez przeprowadzenia analizy rynku, po zawyżonych cenach, z zainstalowanym systemem operacyjnym bez licencji.

W odniesieniu do zarzutu nr 1 w toku kontroli potwierdzono, że na terenie SP nr 68 od roku szkolnego 2020/2021 działa podmiot prowadzący w oddziałach przedszkolnych zajęcia rytmiki. Z podmiotem tym SP nr 68 nie zawarło żadnej umowy (np. umowy o prowadzenie zajęć, umowy najmu pomieszczeń). Ustalono, że przedsiębiorca prowadzący zajęcia pobiera z tytułu uczestnictwa opłaty. Przedmiotowe opłaty są pobierane bezpośrednio od rodziców dzieci uczestniczących w zajęciach, SP nr 68 w żaden sposób w tym nie pośredniczy. Pomimo komercyjnego charakteru działalności podmiot prowadzący zajęcia na terenie SP nr 68 nie ponosi z tytułu korzystania z pomieszczeń jednostki żadnych opłat. Jednostka nie posiadała również żadnej dokumentacji wskazującej na wyrażenie zgody Prezydenta Miasta Szczecin na takie udostępnienie pomieszczeń. Powyższe stoi w sprzeczności z przepisami uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.) (Zmieniona: uchwałą Nr XII/344/07 z dnia 30 lipca 2007 r., uchwałą Nr XXX/749/08 z dnia 18 grudnia 2008 r., uchwałą Nr XLI/1025/09 z dnia 23 listopada 2009 r., uchwałą Nr XIX/530/12 z dnia 4 czerwca 2012 r., uchwałą Nr VIII/128/15 z dnia 26 maja 2015 r.) które regulują wprost procedurę najmu lokali/powierzchni użytkowych przez miejskie jednostki organizacyjne.

Jedynie marginalnie wskazać należy, że zajęcia rytmiki jako zajęcia dodatkowe prowadzone komercyjnie przez podmiot zewnętrzny (zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Edukacji Narodowej (https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/zajecia-dodatkowe-w-przedszkolach)) mogą być organizowane jedynie po godzinach pracy przedszkola.

W odniesieniu do zarzutu nr 2 kontrola wykazała, że Dyrektor SP nr 68 przed dokonaniem w grudniu 2022 r. zakupu 6 poleasingowych komputerów przenośnych (z torbami) za kwotę 25.000,00 zł (w tym: 1 szt. w cenie 4.500,00 zł, 5 szt. w cenie 4.100,00 zł) nie przeprowadził analizy rynku co było działaniem  wbrew przepisowi §13 ust. 1 pkt 1 załącznika nr 1 do zarządzenia  nr  657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.) (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie) (zw. dalej zarządzeniem ws. wykonywania ustawy pzp) według którego udzielając zamówienia, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2 oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, zamawiający musi również przed zawarciem umowy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Dyrektor SP nr 68 w sporządzonej notatce z udzielenia zamówienia wskazał, że zamówienia udzielono na podstawie § 13 ust.1 pkt 2 lit. c zarządzenia ws. wykonywania ustawy pzp według którego zasady określone w pkt 1 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest celowe gdyż zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia. Jako uzasadnienie faktyczne dyrektor wskazał, że „był koniec roku budżetowego (3 dni) i nie było szans na wysłanie zapytania (…)”. W ocenie kontroli nie sposób uznać powyższy argument za uzasadniający odstąpienie od analizy rynku. Nie wystąpiła bowiem żadna awaria, katastrofa czy inne zjawisko które z natury jest zaskakujące. Przy zachowaniu należytej staranności Dyrektor SP nr 68 z odpowiednim wyprzedzeniem mógł zaplanować zakup i dokonać stosownej analizy rynku.

W toku kontroli ustalono również, iż dokonanie ww. zakupu 6 poleasingowych komputerów przenośnych za łączną kwotę 25.000,00 zł było działaniem niegospodarnym z punktu widzenia wydatkowania środków publicznych. Ustalono, że przedmiotowe komputery przypisane są do konkretnych sal (nie są przenoszone), w większości wykorzystywane są przez nauczycieli jedynie do obsługi dziennika elektronicznego oraz wyświetlania materiałów dydaktycznych za pomocą rzutnika lub tablic multimedialnych. Uznać należy zatem, że komputery stacjonarne całkowicie zaspokoiłyby potrzeby nauczycieli w tym zakresie, w ocenie kontroli brak było przesłanek determinujących zakup komputerów przenośnych. Wskazać należy ponadto, że na dzień zakończenia kontroli poza 6 ww. laptopami jednostka dysponowała co najmniej 13 komputerami przenośnymi.

Średnia cena rynkowa poleasingowych komputerów stacjonarnych (przy zachowaniu parametrów zbliżonych do zakupionych przez Dyrektora SP nr 68 komputerów przenośnych) na dzień 12.04.2023 r. wynosiła około 3.000,00 zł (wraz ze stawką VAT 23%) co przy zastosowaniu stawki VAT 0% stanowiłoby kwotę około 2.439,00 zł.

Według art. 83 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) (zw. dalej ustawą o VAT) dla dostaw sprzętu komputerowego dla placówek oświatowych stosuje się stawkę podatku VAT w wysokości 0%. Wykaz towarów, których dostawa jest opodatkowana stawką 0% na podstawie powyższego przepisu zawarto w załączniku nr 8 do ustawy o VAT. W ww. wykazie zawarto m.in.: jednostki centralne komputerów, serwery, monitory, zestawy komputerów stacjonarnych, brak w nim jest natomiast komputerów przenośnych.

Według art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.) (zw. dalej ufp) wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. 

W toku kontroli ustalono ponadto, że Dyrektor SP nr 68 oszacował wartość zamówienia na kwotę 20.325,20 zł netto (25.000,00 zł brutto) jedynie w oparciu o analizę dostępnych środków na rachunku bankowym SP nr 68. Odstępując od dokonania analizy rynku Dyrektor SP nr 68 nie posiadał informacji o rynkowych cenach sprzętu komputerowego o określonych parametrach, a co za tym idzie nie był w stanie oszacować rzetelnie wartości przedmiotu zamówienia. Weryfikując dostępne na rachunku bankowym SP nr 68 środki finansowe Dyrektor SP nr 68 ustalił jedynie kwotę którą jako zamawiający jest w stanie przeznaczyć na realizację zamówienia.

W toku oględzin sprzętu znajdującego się w używaniu w SP nr 68 ustalono, że poszczególne składniki majątku nie są oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację (np. numerami inwentarzowymi, kodami kreskowymi itp.). Brak oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwia ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych. Za właściwe rozmieszczenie i oznakowanie inwentarza szkoły według pkt 3 ust. 2 podpisanego w dniu 3 sierpnia 2020 zakresu czynności odpowiadał kierownik gospodarczy jednostki.

Za niezasadny uznać należy natomiast zarzut dot. braku licencji dla zainstalowanych na przedmiotowych komputerach systemów operacyjnych. Z uzyskanych w toku kontroli wyjaśnień wynikało, że każdy z komputerów posiadał zainstalowany oryginalny system Windows a licencje były zaszyfrowane w systemie bios.

Wskazać należy również, że w dniu 29 marca 2023 r. przekazano kontrolerowi informację o rzekomym zaginięciu w 2019 r. z terenu jednostki kilku komputerów przenośnych. Kontroler nie był jednak w stanie w żaden sposób potwierdzić lub co najmniej uprawdopodobnić, że takie zajście miało miejsce. Z żadnego przedstawionego do kontroli dokumentu (księgi inwentarzowe, protokoły z inwentaryzacji, protokoły likwidacji, wydruki z kont 013 - pozostałe środki trwałe) nie wynikało bowiem aby jednostka w latach 2017-2019 przyjęła na stan taki sprzęt komputerowy. Pracownicy SP nr 68 nie byli w stanie przedstawić jakiejkolwiek dokumentacji potwierdzającej przyjęcie na stan jednostki przedmiotowych laptopów (faktura, umowa darowizny, protokół odbioru itp.). Widniejące w poddanej kontroli dokumentacji laptopy (będące na stanie SP nr 68) są wciąż używane przez jednostkę. Z uzyskanych wyjaśnień pracowników SP nr 68 nie sposób było ustalić daty rzekomego zaginięcia komputerów ani sprzętu jaki miał zaginąć (marka, model itp.). Podkreślić należy, że zarówno z informacji przekazanej kontrolerowi w dniu 29 marca 2023 r. jak i z uzyskanych w toku kontroli od pracowników SP nr 68 wyjaśnień wynikało, że zarówno Dyrektor SP nr 68 jak i żaden z pracowników jednostki do dnia zakończenia kontroli nie złożyli zawiadomienia dot. rzekomego zaginięcia do organów ścigania.

III. Uwagii zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. zaprzestanie bezumownego i nieodpłatnego udostępniania pomieszczeń w budynku SP nr 68 przedsiębiorcy prowadzącemu komercyjne zajęcia rytmiki;
2. rzetelne i wnikliwe przeprowadzanie analiz rynku w celu wyboru  wykonawców zapewniających odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz zasad gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków publicznych;
3. każdorazowe wydatkowanie środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
4. rzetelne szacowanie wartości zamówienia;
5. oznaczenie     wszystkich składników majątku w sposób umożliwiający ich identyfikację;
6. podjęcie czynności mających na celu ustalenie czy SP nr 68 faktycznie dysponowała sprzętem komputerowym o którym mowa w piśmie z dnia 29 marca 2023 r., a  w przypadku weryfikacji pozytywnej zawiadomienie odpowiednich organów ścigania.