Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 3 kwietnia 2023 r. do 6 kwietnia 2023 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 39 przy ul. Kablowej, 70-895 Szczecin (zw. dalej SP39) w zakresie prawidłowości uregulowania zobowiązań w 2022 r. wobec dostawcy urządzeń w ramach realizacji programu „Posiłek w szkolei w domu”. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 27 kwietnia 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 czerwca 2023 r.

I.  Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP39, przy ul. Kablowej 14, 70-895 Szczecin, w zakresie prawidłowości uregulowania zobowiązań w 2022 r. wobec dostawcy urządzeń w ramach realizacji programu „Posiłek w szkole i w domu”, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

• prowadzeniu ksiąg rachunkowych niezgodnie z art. 24 ust. 1-5 ustawyz dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor,
• wydatkowaniu środków przeznaczonych na realizację programu w wys. 89 189,00 zł niezgodnie z planem finansowym jednostki,
• braku nadzoru w zakresie spłaty zobowiązań zaciąganych przez jednostkę,
• wykonaniu zapisów księgowych w dniu 30.12.2022 r. na podstawie PK niezgodnych ze stanem rzeczywistym, w celu doprowadzenie do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej,
• nieprowadzeniu w 2022 r. ksiąg pomocniczych dotyczących rozrachunków oraz środków trwałych,
• nienaliczeniu kar umownych w wys. 0,1%łącznej wartości brutto z tytułu niedostarczonych w terminie artykułów wskazanych w umowie, za każdy dzień zwłoki w dostawie, zgodnie z § 7 ust. 3 umowy zawartej z dostawcą,
• niezaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i inwentarzowych zmian stanu majątku na kontach zespołu „0” na dzień 31.12.2022 r., niesporządzeniu dokumentów OT oraz nienadaniu środkom trwałym numerów inwentarzowych,
• sporządzeniu końcowego protokołu odbioru dostaw z opóźnieniem wynoszącym 80 dni,
• braku na fakturach zakupu zapisów dekretacyjnych kont zespołu „4” i zespołu „2”, numerów ewidencyjnych, daty wpływu dokumentów oraz w przypadku 1. faktury brakupodpisów głównej księgowej potwierdzających dokonanie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej i zatwierdzenie środków do wypłaty.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie procedury udzielenia zamówienia publicznego do kwoty 130 000,00 zł na dostawę sprzętu w ramach realizacji ww. programu.

 II. Oceny cząstkowe

1. Prawidłowość prowadzenia księga rachunkowych

Na podstawie analizy przedłożonej dokumentacji oraz wyjaśnień dyrektora PP39 i głównej księgowej, stwierdzono, żew jednostce nie prowadzono ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) dla rozrachunków z dostawcą przedmiotowych urządzeń oraz ksiąg pomocniczych dla środków trwałych, zakupionych w 2022 r., wymaganych na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 uor. Wg wyjaśnień głównej księgowej proces księgowania dokumentów księgowych za 2022 r. nie został jeszcze zakończony.

Prowadzona w 2022 r. w SP39 księga główna oraz księgi pomocnicze, tj. ewidencja analityczna dotycząca zobowiązań oraz środków trwałych, nie spełniały wymogów określonych w art. 24 ust. 1-5 uor, gdyż:

• dokonane w nich zapisy nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego,
• nie były prowadzone bezbłędnie, gdyż nie wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkich zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych oraz nie zapewniono ciągłości zapisów,
• nie były sprawdzalne, gdyż nie umożliwiały stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald), a w szczególności zapisy nie pozwalały na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych oraz zapisy nie były uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających poprawne sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
• nie zapewniały dostępu do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie w dowolnym czasie
  i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych,
• nie były prowadzone na bieżąco, gdyż pomimo zakończenia roku budżetowego (kontrolę wszczęto w kwietniu 2023 r.),proces ewidencjonowania dokumentów księgowych za 2022 r. nadal nie został zakończony, co może uniemożliwiać sporządzanie prawidłowych sprawozdań finansowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych za 2022 r.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z  art. 12 ust. 2 pkt 1 uor księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy – nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zaistnienia tego zdarzenia.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że księgi rachunkowe SP39 nie były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, tj. zgodnie z art. 24 ust. 1 uor.

Ponadto, brak prowadzenia szczegółowej ewidencji dla rozrachunków z dostawcami,jako podstawowego narzędzia pozwalającego ustalić stan zobowiązań jednostki na dany dzień oraz brak prowadzenia ewidencji środków trwałych, uniemożliwiło sprawowanie nadzoru nad stanem zobowiązań i inwentarzem jednostki. Powyższe narusza również zasady określone w planie kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do RozporządzeniaMinistra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r.w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.(Dz.U. z 2020 r. poz. 342).

Stwierdzono również, na podstawie przedłożonego wydruku analityki rachunków bankowych (wg dokumentów) od stycznia do grudnia 2022 r. dla wszystkich wydatków z dzienników „Główny”, że na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej dokonano dodatkowych zapisów księgowych na podstawie Polecenia księgowania (zw. dalej PK) z dnia 30.12.2022 r., które miały na celu dostosowanie kwot wykonania wydatków wynikających z ewidencji, do kwot wynikających z planu finansowego na dzień 31.12.2022 r. w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia za 2022 r.

Powyższa ewidencja, zatem nie odzwierciedlała stanu rzeczywistego operacji gospodarczych na poszczególnych paragrafach wydatków klasyfikacji budżetowej.

Zgodnie z § 8 ust. 1 i 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 37 do Rozporządzenia Ministra Finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 144 ze zm),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania jednostkowe są sporządzane w szczegółowości: dział, rozdział, grupa paragrafów albo dział, rozdział, paragraf; sumowaniu podlegają kwoty wyszczególnione w rozdziałach. Dane w zakresie planu (po zmianach) wykazuje się w grupach paragrafów albo w paragrafach stosownie do szczegółowości planu finansowego jednostki.

Stosownie do § 8 ust. 4 pkt. 4 ww. rozporządzenia, sprawozdania sporządza się następująco:  w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego; w sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki,  w tym wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego oraz wydatki zrealizowane  w ramach funduszu sołeckiego.

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kierownicy jednostek, kierownicy jednostek obsługujących są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane  w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W wyniku nieprawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz braku nadzoru ze strony kierownika jednostki, środki przeznaczone na realizację programu „Posiłek w szkole i w domu”, zostały wydatkowane na bieżące potrzeby placówki, a zobowiązania zostały uregulowane ze znacznym opóźnieniem, tj. po otrzymaniu dodatkowych środków finansowych z Gminy Miasto Szczecin.

Na podstawie art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), zw. dalej uofp, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Przedmiotowa kontrola potwierdziła również ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.09.2022 r. z kontroli przeprowadzonej w 2022 r. w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2021 r. polegających na:

• wykonaniu zapisów księgowych na podstawie PK niezgodnych ze stanem rzeczywistym, w celu doprowadzenia do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej,
• nieuzgodnieniu zobowiązań na dzień 31.12.2022 r.,
• niezaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i inwentarzowych zmian stanu majątku na kontach zespołu „0” na dzień 31.12.2022 r. oraz braku sporządzania dokumentów OT.

 2. Realizacja programu „Posiłek w szkole i w domu”

SP39 w 2022 r. zrealizowała program „Posiłek w szkole i w domu” dotyczący zakupu urządzeń gastronomicznych, w celu doposażenia szkolnej kuchni i stołówki, na łączną kwotę 100 000,00 zł, w tym wnioskowana kwota wyniosła 80 000,00 zł, natomiast wkład własny rzeczowy 20 000,00 zł.

Wniosek został złożony w dniu 14.04.2022 r. przez ówczesnego dyrektora SP39panią Iwonę Kroplewską, w ramach realizacji zadania – modułu 3 wieloletniego rządowego programu „Posiłek w szkole i w domu”, dotyczącego wspierania w latach 2019-2023 organów prowadzących publiczne szkoły podstawowe w zapewnieniu bezpiecznych warunków nauki, wychowania i opieki przez organizację stołówek i miejsc spożywania posiłków w 2022 r.

 Decyzjami z dnia 30.06.2022 r. oraz z dnia 29.07.2022 r. dokonano zwiększenia środków w planie finansowym placówki w rozdziale 80148 Stołówki szkolne i przedszkolne w §4210 Zakup materiałów i wyposażenia o kwotę ogółem w wys. 100 000,00 zł.

Ww. kwota, zgodna z zatwierdzonym planem finansowym, została przekazana w 2022 r. przez Gminę Miasto Szczecin na konto budżetu szkoły.

W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do kwoty  130 000,00 zł wybrano dostawcę urządzeń gastronomicznych, z którym w dniu 18.07.2022 r. została zawarta umowa przez ówczesnego dyrektora SP39 panią Iwonę Kroplewską.

Dostawy zostały udokumentowane następującymi fakturami:

• f-ra nr F20/082022 z dn. 08.08.2022 r. na wartość 43 188,20 zł,
• f-ra nr F25/082022 z dn. 11.08.2022 r. na wartość 46 000,60 zł,
• f-ra nr F93/092022 z dn. 23.09.2022 r. na wartość 1 168,00 zł,
• f-ra nr F77/102022 z dn. 27.10.2022 r. na wartość 9 643,20 zł.

W dniu 29.12.2022 r. dostawca urządzeń poinformował główną księgową SP39 o braku zapłaty za dwie z ww. faktur w łącznej kwocie 89.188,80 zł. W związku z powyższym, główna księgowa z powodu braku środków na koncie placówki, zwróciła się z prośbą do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, o zasilenie rachunku bankowego szkoły celem uregulowania zobowiązań.

W dniu 30.12.2022 r. Gmina Miasto Szczecin ponownie przekazała środki finansowe w wys.89 189,00 zł oraz w tym samym dniu środki zostały przekazane na konto dostawcy.

Na podstawie analizy wydatków jednostki oraz wyjaśnień dyrektora SP39 i głównej księgowej, stwierdzono, że pierwotnie przekazane środki na realizację programu przez Gminę Miasto Szczecin, zostały rozdysponowane na wydatki bieżące placówki. Powyższe działanie było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ponadto w wyniku kontroli faktur dokumentujących dostawy w ramach projektu, stwierdzono:

• brak na fakturach nr ewidencyjnego, tj. numeru, pod którym zaewidencjonowano faktury w księgach rachunkowych oraz daty wpływu dokumentów,
• brak na fakturach naniesionego dekretu kont zespołu „4” i zespołu „2” oraz kont zespołu „0”, tj. konta 011 „Środki trwałe” lub/i konta 013 „Pozostałe środki trwałe”, a także brak sporządzania dokumentów OT - przyjęcie środka trwałego do użytkowania (zw. dalej OT), nadania środkom trwałym nr inwentarzowego i wprowadzenia ich do ksiąg inwentarzowych,
• brak w przypadku 1. faktury podpisów głównej księgowej potwierdzających dokonanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenie środków do wypłaty.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wg zapisów zał. nr 2 „Część obligatoryjna” do Polityki rachunkowości jednostki, potwierdzeniem wpływu dowodu księgowego jest pieczęć z datą przyjęcia („Wpłynęło”) do jednostki.

Zgodnie z „Procedurą obiegu dowodów finansowo-księgowych”, stanowiącą zał. nr 3 do Polityki rachunkowości jednostki, dowód finansowo-księgowy powinien zawierać potwierdzenie: kontroli formalnej, wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym, kontroli rachunkowej i merytorycznej, opis dowodu, określenie klasyfikacji wydatku, zatwierdzenie dowodu finansowo-księgowego oraz przyjęcie dowodu do realizacji. Zatwierdzenie do wypłaty przez dyrektora jednostki nie może nastąpić przed dokonaniem kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej oraz wprowadzeniem dokumentu do systemu finansowo-księgowego (zw. dalej systemem f-k).

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15 z 2009 r., poz. 84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. 

Na podstawie analizy przedłożonej dokumentacji oraz wyjaśnień dyrektora SP39 i głównej księgowej stwierdzono, że przyczyną nieuregulowania płatności w terminie, był brak wiedzy dyrektora SP39, który objął stanowisko od 01.09.2022 r. oraz głównej księgowej, zatrudnionej od 07.11.2022 r., na temat realizacji projektu oraz związanych z nim zobowiązań. Ówczesny kierownik administracyjno-gospodarczy, który zajmował się realizacją programu, nie przekazał faktur do księgowości, m.in. z powodu częściowej reklamacji urządzeń, pomimo realizacji dostaw i usunięcia usterek.

Ponadto, pomimo, że dostawa urządzeń w ramach programu nastąpiła w dniu 23.09.2022 r., tj. po terminie wskazanym w § 2 umowy, zgodnie z którym wykonanie nastąpi w terminie maksymalnie do 60 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy, dyrektor SP39 nie naliczył kary umownej w wys. 0,1% łącznej wartości brutto niedostarczonych w terminie artykułów za każdy dzień zwłoki w dostawie, zgodnie z § 7 ust. 3 umowy. Końcowy protokół odbioru dostaw został natomiast sporządzony przez dostawcę dopiero w dniu 12.12.2022 r., tj. z opóźnieniem wynoszącym 80 dni, z powodu braku wcześniejszego monitu ze strony SP39.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowościokreślonych uor, w tym z tytułu nadzoru ponosił pan Krzysztof Borys, pełniący obowiązki dyrektora SP 39 od 01.09.2022 r.

Do dnia 31.08.2022 r. obowiązki dyrektora SP39 pełniła pani Iwona Kroplewska.

Obowiązki w zakresie rachunkowości, w tym prowadzenie ewidencji księgowej zostały powierzone na piśmie głównemu księgowemu.

W 2022 r. obowiązki głównego księgowego pełniły następujące osoby:

• pan Marek Matyjasik – w okresie od dnia 1.01.2022 r. do dnia 21.04.2022 r.,
• pani Regina Łosińska – w okresie od dnia 12.04.2022 r. do 6.11.2022 r.,
• pani Małgorzata Symołon – w okresie od dnia 7.11.2022 r. (oraz w okresie prowadzenia postępowania kontrolnego).

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego do kwoty 130 000 zł przeprowadzono zgodnie z zał. nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (z późn. zm.), zw. dalej Zarządzeniem nr 657/20.

W dniu 23.06.2022 r. wysłano zapytania ofertowe do 3. wykonawców. W dniu 30.06.2022 r. sporządzono notatkę służbową z udzielenia zamówienia.                                  

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP39:

1. Prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z art. 24 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości, w tym księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków oraz środków trwałych.
2. Wydatkować środki zgodnie z planem finansowym jednostki oraz sprawować nadzór nad zobowiązaniami jednostki, w szczególności dokonywać terminowej zapłaty za zobowiązania.
3. Egzekwować kary umowne wynikające z zawartych umów w przypadku nieterminowych dostaw towarów.
4. Ewidencjonować w księgach rachunkowych i inwentarzowych zmiany stanu majątku na kontach zespołu „0”, sporządzać dokumenty OT oraz nadawać środkom trwałym numery inwentarzowe.
5. Ewidencjonować faktury zakupu zgodnie z ustawą o rachunkowości i polityką rachunkowości SP39 oraz dokonywać na fakturach zakupu potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zatwierdzać środki do wypłaty.