Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od  11 lipca 2023 r. do 9 sierpnia 2023 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 28, przy ul. Piasecznej 40 w Szczecinie (zw. dalej SP28), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2022 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 sierpnia 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 września 2023 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP28 w ww., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

- zawarciu 5. umów najmu obowiązujących w 2022 r. z pominięciemprocedury przetargowej,

- braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na 10. umowach obowiązujących w 2022 r. zawartych z dostawcami,

- przyznaniu pracownikowi dodatku specjalnego z tytułu prowadzenia kasy na czas nieokreślony,

- nieprzekazaniu rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin(uchwała Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecina z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, ze szczególnym uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dn. 23 listopada 2009 r., zmieniającą uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zw. dalej uchwałą Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06),

- brakupotwierdzenia w aktach osobowych w przypadku 2. pracowników, zapoznania się z treścią regulaminu pracy.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych oraz kontrolach zewnętrznych do WKiAW UM Szczecin.

Funkcję dyrektora SP28 w 2022 r. sprawowała pani Jolanta Małecka (zw. dalej dyrektorem SP28).

Obowiązki głównego księgowego w 2022 r. w SP28 pełniła pani Grażyna Klakowicz.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w SP28 w 2022 r. wyniosły ogółem 2 781,35 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 827,35 zł,
• rozdz. 80103 § 0660 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego”w kwocie 1 942,00 zł,
• rozdz. 85395 §0970 – „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) w kwocie 12,00 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2023 poz. 1270 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 188 810,85 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 60 877,40 zł,
• §0690 – „Wpływy z różnych opłat” (opłaty, duplikaty legitymacji i świadectw) w kwocie 224,35 zł,
• §0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” w kwocie 39 918,09 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” (obiady uczniowskie) w kwocie 86 680,20 zł,
• §0920 – „Wpływy z pozostałych odsetek” w kwocie 110,81 zł,
• § 0960 – „Wpływy z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej”w kwocie
  1 000,00 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2022 r. analizie poddano:

• umowy najmu pomieszczeń szkolnych obowiązujące w 2022 r.,
• dochody uzyskane z tytułu najmu pomieszczeń uzyskane od 2. najemców na kwotę ogółem 11 900,14 zł,
• wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w oddziale przedszkolnym zaewidencjonowane w § 0670 w kwocie ogółem 8 151,00 zł.

W przypadku 5. najemców, zawarcie umowy na rok szkolny 2022/2023, nastąpiło na podstawie § 4 ust. 5 pkt a uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin, tj. bez przeprowadzenia przetargu. Zgodnie z ww. przepisem uchwały, kierownik jednostki organizacyjnej może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców lub dzierżawców, którzy przed zakończeniem trwania umowy dzierżawy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo. Umowy z najemcami jednak zostały zawarte z dwumiesięczną lub trzymiesięczną przerwą od momentu zakończenia ostatniej umowy, a w przypadku jednego z najemców, umowę zawartą z ponad roczną przerwą. W związku z powyższym, umowy należało zawrzeć na podstawie § 4 ust. 1 uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin, tj. w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Placówka nie wywiązała się również z obowiązku złożenia Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2022 r. z realizacji uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06, zgodnie z § 11 uchwały.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako kierownik jednostki.

Wpływy dochodów objętych kontrolą zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2022 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2022 r. w wys. 85,00 zł, dotycząceopłat z tytułu rozliczenia nadgodzin za pobyt w oddziale przedszkolnym.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2022 r., wykazane zostały należności w kwocie ogółem 10 011,06 zł, na które składały się należności z tytułu opłat za wyżywienie w kwocie 3 034,50 zł oraz opłat za najem pomieszczeń w kwocie 6 976,56 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności niewymagalne w kwocie ogółem 10 096,06 zł, na które składały się należności wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2022 r. oraz w sprawozdaniu RB-34S za 2022 r.

Nie stwierdzononieprawidłowości lub uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2022 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w SP28 w wysokości 4 824 482,58 zł, zrealizowane zostały w 98,86%, tj. w kwocie 4 769 563,40 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 4 580 752,55 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2022 r. wykazano wydatki w wys. 188 810,85zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 44 źródłowe dowody księgowe wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę 404 088,65 zł, co stanowiło 8,47% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 4 769 563,40 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 346 075,26 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 58 013,39 zł.

Kontroli poddano 10 umów zawartych przez SP28 dotyczących świadczenia usług w 2022 r., na których stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego. W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor SP28.

 Faktury objęte kontrolą, zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalne i rachunkowej, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku zakupu majątku oraz księgozbioru podlegającego ewidencji w księgach inwentarzowych, dokumenty źródłowe zawierały zapis o przyjęciu na stan, ze wskazaniem nadania numeru inwentarzowego. Nie stwierdzono również niezgodności udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi wzałączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.).

 2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2022 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2022 r. w wys. 303 074,59 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• § 4040, § 4047, § 4049 dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 44 538,81 zł,
• § 4110, § 4117, § 4119 składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 39 615,29 zł
• § 4120, § 4127, § 4129 Fundusz Pracy w kwocie 4 544,83 zł,
• §4260 - zakupu energii elektrycznej w łącznej kwocie 28 076,56 zł,
• § 4280 - zakupu usług zdrowotnych w kwocie 80,00 zł,
• § 4300 - zakupu usług pozostałych w kwocie 0,20 zł,
• § 4710 - wpłat na PPK finansowane przez podmiot zatrudniający w łącznej kwocie 302,61 zł,
• § 4800, § 4807, § 4809 - dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycieli w łącznej kwocie 185 916,29 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2022 r., wykazano zobowiązania w wys. 156,07 zł z tytułu rozrachunków z dostawcą posiłków dla uczniów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.     

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2022 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,RB-34S iRb-Z za 2022 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 72. pracowników zatrudnionych w SP28 w 2022 r., tj. 6,94 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.).

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 317 280,03 zł, tj. 9,82% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3 231 499,88 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- § 401…i § 479…- wynagrodzenia na kwotę 299 874,17 zł, stanowiące 9,92% wynagrodzeń osobowych w wys. 3 023 351,09 zł,

- § 404…i § 480… – dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 17 405,86 zł, stanowiące 8,36% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wys. 208 148,79 zł.

Podczas kontroli akt osobowych w zakresie zgodności z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, stwierdzono:

- brakpotwierdzenia w aktach osobowych w przypadku 2. pracowników, zapoznania się z treścią regulaminu pracy, wymaganego na podstawie §3 pkt 2 lit. e tiret pierwsze ww. rozporządzenia (potwierdzenia takie widniały tylko na załącznikach do Regulaminu pracy),

- w przypadku jednego pracownika informacja znajdująca się w aktach osobowych o przyznaniu nagrody przez dyrektora SP28 z 14.10.2022 r., nie zawierała wyszczególnienia rodzaju nagrody i kwoty (wg kart zarobkowych pracowników była to nagroda pieniężna).

Na podstawie art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465) oraz § 3 pkt. 2 lit. lrozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części „B” akt osobowych należy przechowywać dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, w związku z powyższym, odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody znajdujący się w aktach osobowych, powinien zawierać podstawowe informacje dotyczące formy nagrody, a w przypadku nagrody pieniężnej – jej wysokości.

Analiza prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzona na podstawie akt osobowych wykazała, że w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty, pełniącego również obowiązki kasjera od IV do XII 2022 r., został wypłacany dodatek specjalny z tytułu prowadzenia kasy w wys. 10% wynagrodzenia zasadniczego, tj. w kwocie 354,00 zł miesięcznie.Dodatek przyznano na czas nieokreślony. Na podstawie§ 10 ust. 1 Regulaminu wynagradzania SP28 (obowiązującego w 2022 r.), dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi, z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności.Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych(Dz.U. z 2022 r. poz. 530), pracownikowi może zostać przyznany dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.

Z ww. przepisów wynika, że przyznanie dodatku specjalnego na czas nieokreślony, zaprzecza istocie dodatku specjalnego, gdyż nie wiąże się z sytuacją okresową czy przejściową.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w uchwale nr 130/2018 Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu z 25 września 2018 r., która wskazuje,nie tylko na konieczność przyznania pracownikowi dodatkowych zadań i zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązujących zakresów czynności), ale także na wykazanie okresowego charakteru przyczyn przyznania dodatku.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2022 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 159 776,00 zł (zapłacony w kwocie 159 070,00 zł).

     Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2022 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1 137 693,24 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.     

W 2022 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Według deklaracji PIT-4R za 2022 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu wyniosło706,00 zł.

W 2022 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.).

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005), z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2022 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 839,35 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2022 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2022 r., wykazujące dochody w wys. 2 781,35 zł. W sprawozdaniu wykazano należności w wysokości 85,00 zł.
2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2022 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 4 580 752,59 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wys. 303 074,59 zł.
3. Sprawozdanie RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2022 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 188 810,85 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 10 011,06 zł oraz zobowiązania w wys. 156,07 zł.
4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2022 r. W sprawozdaniu wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 10 096,00 zł.
5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2022 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2022 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 2 781,35  zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 4 580 752,55 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 3 150,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r. Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 4 585 282,58 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r., który wynosił 3 262 755,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 239 200 zł i uległ zwiększeniu w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości (zw. dalej uor), w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2022 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w SP28 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2022 r.

Ostatni spis z natury majątku SP28 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2019 r. zgodnie z zarządzeniem dyrektora SP28z 25.11.2019 r . w sprawie inwentaryzacji składników majątku SP.

Ostatnia inwentaryzacja książek i innych zbiorów bibliotecznych została przeprowadzona w 2020 r. na podstawie zarządzenia dyrektora SP28 z dnia 15.10.2020 r.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych SP28 wg stanu na dzień 31 grudnia 2022 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 9 z 23.12.2022 r. dyrektora SP28 w sprawie inwentaryzacji rocznej składników majątkowych szkoły. Inwentaryzacja w 2022 r. została przeprowadzona na dzień 31.12.2022 r. następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury: gotówka w kasach oraz druki ścisłego zarachowania (czeki),

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów (z wyjątkiem tytułów publiczno-prawnych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych) oraz własne składniki majątkowe powierzone innym jednostkom,

3) W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, a także porównanie danych ewidencyjnych z aktualnym stanem rzeczywistym oraz ustalenie i wyjaśnienie różnic i ujęcie ich w protokole, a także weryfikację i uzgodnienie stanów ewidencyjnych kont analitycznych i syntetycznych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.     

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 11 970 558,18złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

W jednostce nie był prowadzony magazyn (konto 310).

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2022 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2022 r. w SP28 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania.

Zgodnie z zapisami Instrukcji kasowej obowiązującej w SP28, wysokość pogotowia kasowego ustalono na kwotę 5 000,00 zł. Wg uzyskanych wyjaśnień, rzeczywisty obrót gotówkowy w placówce był na poziomie 2 000,00 zł. Należy zaznaczyć, że wysokość pogotowia kasowego, wg punktu 4.2 Instrukcji kasowej, powinna być ustalona jako niezbędny zapas gotówki, który może wykorzystywany jedynie na pokrycie bieżących wydatków.

Ponadto kontrola zapisów procedur obowiązujących 2022 r. w jednostce wykazała, że wzory pieczęci dekretacyjnych stosowanych na dokumentach księgowych w jednostce, stanowiły uzupełnienie Procedur obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiącychzałącznik nr 3 do Polityki rachunkowości SP28, tylko w wersji papierowej. Ww. zmiany nie zostały wprowadzone (utrwalone) w formie elektronicznej załącznika nr 3 do Polityki rachunkowości w SP28, opracowanej w ramach Standardów Polityki Rachunkowości 158 Jednostek Organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin,

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2022 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 79 faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

Jednostka w 2022 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.     

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2022 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora SP28 w dniu 12.06.2023 r., stwierdzono, że w 2022 r. w SP28 nie przeprowadzono kontroli zewnętrznych.

Ustalono, że informacje za 2022 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP28:

1. Stosować procedury przetargowe przy zawieraniu umów najmu, zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (z uwzględnieniem zmian, w szczególności uchwały nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin) orazprzedkładać Prezydentowi Miasta roczne informację z realizacji ww. uchwały
2. Dokonywać potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.
3. Przyznawać dodatki specjalne zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, poprzez m.in. wyłączenie go z umowy o pracę (specjalista) oraz udokumentowanie faktu jego przyznania z uwzględnieniem, iż ma on charakter okresowy i zadaniowy.
4. Przechowywać w aktach osobowych informacje o zapoznaniu się przez pracowników z treścią regulaminu pracy oraz kompletne informacje dotyczące przyznanych nagród dla pracowników.
5. Dostosować wysokość pogotowia kasowego do bieżących potrzeb jednostki.
6. Uaktualnić załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości w wersji elektronicznej w zakresie wzorów pieczęci dekretacyjnych stosowanych na dokumentach księgowych.