Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 29 września do 11 października 2023 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 39 w Szczecinie, przy ul. Kablowej 14 (zw. dalej SP 39), w zakresie w zakresie opłat składek ZUS w 2022 r. i wybranych zagadnień gospodarki finansowo – księgowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 20 października 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 listopada 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP 39 w zakresie opłat składek ZUS w 2022 r. i wybranych zagadnień gospodarki finansowo – księgowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• braku zapłaty składki ZUS za marzec 2022 r., co finalnie skutkowało wydatkowaniem w 2023 r. kwoty 110.952,14 zł tytułem należności głównej i odsetek,
• nieterminowym odprowadzeniu do budżetu Gminy środków w łącznej wys. 467,31 zł, pozostałych na rachunku wyodrębnionych wpływów i na rachunku pomocniczym na dzień 31.12.2022 r.,
• niezgodności sprawozdań Rb-28S z ewidencją księgową na łączną kwotę 271,46 zł,
• nieterminowym regulowaniu składek ZUS za miesiące: luty, maj, czerwiec i październik 2022 r.,
• nieterminowym uregulowaniu podatku dochodowego za miesiąc listopad 2022 r.,
• prowadzeniu ksiąg rachunkowych niezgodnie z  art. 24 ust. 1-4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor,
• sporządzaniu w 2022 r. sprawozdań Rb-28S z naruszeniem Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 144 ze zm),
• braku bieżącego monitorowania stanu zobowiązań jednostki,
• braku nadzoru nad wywiązywaniem się przez głównych księgowych z odpowiedzialności nałożonej na nich przez byłego i obecnego dyrektora,
• braku nadzoru nad zgodnością ponoszonych wydatków z planem finansowym,
• niespełnieniu wymogów formalnych określonych w art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,
• niestosowaniu się do wymogów wskazanych w obowiązującej polityce rachunkowości, odnośnie: procesów sporządzania, kontroli i akceptacji dowodów księgowych, w tym list płac oraz dokumentowania i ewidencjonowania obrotu pieniężnego,
• niewypełnieniu zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej w zakresie zawarcia umowy zgodnej z załącznikiem do instrukcji,
• nieuzgodnieniu uzupełnionej ewidencji księgowej za rok 2022 (konto 130 i konta zespołu 2) pod względem prawidłowości i kompletności zapisów,
• niewłaściwym dokumentowaniu operacji gospodarczych (tu: niewystąpieniu o duplikaty faktur w przypadku ich braku po stwierdzeniu wykonanych wydatków) oraz ewidencji wyciągów bankowych w koszty,
• braku pozyskania akceptacji radcy prawnego pod umowami zawartymi ze sklepami budowlanymi (Leroy Merlin i Castorama),
• braku pisemnego upoważnienia konserwatora do dokonywania zakupów na podstawie umowy zawartej z Leroy Merlin,
• błędzie formalnym w preambule umowy z Castoramą,
• przekazaniu obecnemu dyrektorowi mienia i dokumentacji SP 39 przez byłego dyrektora, w formie  protokołu niezgodnego ze stanem faktycznym (w zakresie zobowiązań i dokumentacji związanej z obrotem gotówkowym).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zgodności danych wykazanych w sprawozda-niu Rb-34S z ewidencją księgową na koncie 132-WW.

Funkcję dyrektora SP 39 w 2022 r. sprawowały następujące osoby:

• do dnia 31.08.2022 r. były dyrektor,
• od 01.09.2022 r. dyrektor.

Stanowisko głównego księgowego w 2022 r. obejmowały 3 osoby:

1. od dnia 22.09.2021 r. do dnia 21.04.2022 r.,
2. od dnia 12.04.2022 r. (umowa o pracę na czas zastępstwa). W dniu 22.04.2022 r. podpisano aneks do ww. umowy obowiązujący od 22.04.2022 r. do czasu zgłoszenia się osoby na stanowisko głównego księgowego w SP39,
3. umowa o pracę na czas nieokreślony, obowiązująca od dnia 07.11.2022 r.

Wszystkie osoby na stanowisku głównego księgowego przyjęły do wiadomości i stosowania zakresy obowiązków, wg których zobowiązani byli m.in do.:

• prowadzenia rachunkowości szkoły zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami zawartymi w Polityce rachunkowości,
• kontroli dokumentów zapewniając właściwy przebieg operacji gospodarczych,
• bieżącego i prawidłowego prowadzenia księgowości i sprawozdawczości finansowej,
• prawidłowego i terminowego dokonywania rozliczeń finansowych,
• wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, zgodnie z przepisami dot. zasad wykonywania budżetu,
• analizy wykorzystywania środków przydzielonych z budżetu,
• kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
• kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dot. operacji gospodarczych i finansowych,
• terminowego sporządzania deklaracji składek i poleceń przelewów ZUS. 

Należy zaznaczyć, że dopiero w listopadzie 2023 r. otwarte zostały księgi rachunkowe na  rok  2022. Księgowania na kontach rozrachunkowych zostały uzupełnione w 2023 r., po złożeniu sprawozdań finansowych za 2022 r.

II. Oceny cząstkowe

1. Składki ZUS

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2022 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.219.124,46 zł.

W dniu 30.08.2023 r., za pośrednictwem platformy PUE ZUS, główny księgowy otrzymał wiadomość, by zweryfikować wszystkie wpłaty na rzecz ZUS do lipca 2023 r. Zamówione przez niego rozliczenie wpłat przekazanych do ZUS w roku 2022 wykazało, na dzień 31.12.2022 r., zadłużenie w wys. 98.737,14 zł (bez odsetek). Wg rozliczenia łączna kwota wpłat wyniosła 1.084.064,92 zł, w tym rozliczono: 812.356,58 zł na poczet ubezpieczeń społecznych, 221.166,95 zł na poczet ubezpieczeń zdrowotnych, 39.632,39 zł na poczet Funduszu Pracy (FP) i 10.909 zł na poczet odsetek tytułem niezapłaconej składki za marzec (rozliczanej krokowo z kolejno wpływających składek za następne miesiące 2022 r.).

Kontroli poddano m.in. listy płac, stanowiące podstawę naliczania składek ZUS i wydatkowania środków.Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.

W toku kontroli stwierdzono, że:

• nie została zapłacona składka ZUS za miesiąc marzec 2022 r. mimo, żeśrodki budżetowe na jej pokrycie wpłynęły na rachunek podstawowy SP 39 w kwocie 92.000 zł w dniu 4.04.2022 r. (WB 35),
• składki za miesiące: luty, maj, czerwiec i październik zostały uregulo-wane po terminie, odpowiednio: II – po 4 dniach, V – po 16 dniach, VI – po 25 dniach i X – po 3 dniach.

Powyższe było niezgodne z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.), wg którego płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc - nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Osobą odpowiedzialną za niezapłacenie składki ZUS za marzec 2022 r. był ówczesny główny księgowy, który wg ewidencji czasu pracy prowadzonej w SP 39, był obecny w pracy w czasie, kiedy przypadał termin płatności.

Pozostałe ww. przelewy składek do ZUS, zapłacone po terminie, autoryzowane były w banku PKO Bank Polski odpowiednio przez:

- byłego głównego księgowego i byłego dyrektora - za luty,

- byłego wicedyrektora i byłego dyrektora – za maj,

- byłego głównego księgowego i byłego dyrektora – za czerwiec,

- byłego głównego księgowego i wicedyrektora - za październik 2022 r.

Należy podkreślić, że były główny księgowy przez ponad 3 miesiące od daty rozwiązania umowy u pracę posiadał dostęp do serwisu bankowości elektronicznej Ipko Biznes dla SP 39. Uprawnienia zostały mu odebrane dopiero w dniu 7.07.2022 r., z tym dniem uprawnienia uzyskał kolejny główny księgowy.

Listy płac, stanowiące podstawę naliczeń składek ZUS:

- do dnia 22.03.2022 r. były sporządzane przez głównego księgowego, sprawdzane pod względem merytorycznym przez dyrektora oraz akceptowane przez głównego księgowego i dyrektora,

- za okres od 1.04. – do 25.08.2022 r. nie zawierały żadnych podpisów potwierdzających wskazanie osoby sporządzającej, zatwierdzającej pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i osób zatwierdzających do wypłaty,

- począwszy od 1.09.2022 r., listy były jedynie zatwierdzane przez obecnego dyrektora (bez podpisu osoby sporządzającej i sprawdzającej),

- od czasu objęcia funkcji przez głównego księgowego w listopadzie 2023 r., listy zawierają podpisy osoby sporządzającej i akceptację głównego księgowego.

Powyższe było niezgodne z procesem 4.13. ujętym w zał. nr 6 do obowiązującej polityki rachunkowości, wg którego zadania i czynności w procesie sporządzania, kontroli i akceptacji list płac przypisane były do dyrektora, głównego księgowego oraz pracownika kadrowego (tu: specjalistę ds. kadr i sekretariatu w zakresie pracowników pedagogicznych oraz kierownika administracyjno – gospodarczego w zakresie pracowników administracji i obsługi).

Analiza sald na rachunku podstawowym SP 39 wykazała utrzymywanie się stanu środków finansowych na poziomie powyżej 100 tys. zł do końca października 2022 r. Oznacza to, że zaległe składki ZUS za miesiąc marzec można było uregulować jeszcze w 2022 r. Zarówno były dyrektor, jak i obecny dyrektor oraz wszyscy główni księgowi, zajmujący to stanowisko w 2022 r. nie podjęli czynności w celu ustalenia przyczyn takiej nadwyżki na stanie konta. W listopadzie i grudniu 2022 r. główny księgowy natomiast, zamówił środki z budżetu w wysokości nie pokrywającej przewidywanych wydatków na wynagrodzenia z pochodnymi, jak i na pozostałe zaplanowane wydatki, co wpłynęło na skonsumowanie ww. nadwyżki na wydatki bieżące, zrealizowane do końca 2022 r.

Główni księgowi nie wywiązali się z obowiązków im powierzonych w zakresach obowiązków i wynikających z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), zw. dalej uofp. Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiadał jednak kierownik tej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 uofp, czyli odpowiednio były dyrektor i obecny dyrektor.

Kierownik jednostki – zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, ponosi również odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie.

W dniu 4.09.2023 r. główny księgowy uregulował zobowiązanie względem ZUS w łącznej kwocie 110.952,14 zł (WB 89/2023), w tym: 97.208,28 zł tytułem należności głównej i 13.743,86 zł tytułem odsetek.

Na dzień 16.10.2023 r. saldo ZUS (wg platformy PUE) wyniosło zero. Wg analityki konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, saldo na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 199.922,78 zł. Na wartość salda złożyły się niezapłacone składki za marzec 2022 r. (wymagalne w wys. 92.756,06 zł) i za grudzień 2022 r. (niewymagalne w wys. 107.166,72 zł). Saldo konta 229 na dzień 30.09.2023 r. wyniosło zero.

2. Pozostałe wydatki

W toku kontroli analizie poddane zostały:

1. wyciągi bankowe trzech kont, z których wykonywane były płatności SP 39 w 2022 r.,
2. wybrane dokumenty księgowe SP 39, stanowiące podstawę wydatkowania środków (faktury),
3. 2 umowy dotyczące sprzedaży z odroczonym terminem płatności.

Analiza miała na celu sprawdzenie prawidłowości wydatkowania środków budżetowych oraz zgłaszania zapotrzebowania na środki budżetowe.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli obrotów na podstawowym rachunku bankowym SP 39, ustalono, że podatek dochodowy za miesiąc listopad 2022 r. został zapłacony w dniu 22.12.2022 r., czyli 2 dni po terminie wynikającym z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego (…). Należy podkreślić, że podatek został uregulowany niezwłocznie po wpłynięciu środków budżetowych na rachunek szkoły.

Kontrola obrotów na rachunku wyodrębnionych wpływów i na rachunku pomocniczym wykazała, że na dzień 31.12.2022 r. oba rachunki wykazywały stan środków w wys. odpowiednio: 11,03 zł i 456,28 zł. Środki te odprowadzone zostały na rachunek Gminy dopiero w dniu 6.04.2023 r., co było niezgodnez § 5 Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (ze zm.), wg którego środki finansowe pozostające na rachunku na dzień 31 grudnia roku budżetowego, podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu Gminy Miasto Szczecin w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku.

W toku kontroli wydatków widniejących na ww. rachunkach bankowych stwierdzono obecność jednorazowych przelewów o dużej wartości na rachunki sklepów budowlanych: Leroy Merlin i Castorama. W 2022 r. na rzecz tych sklepów szkoła wydatkowała łącznie 22.171,61 zł (z rachunku podstawowego) i 15.276,07 zł (z rachunku pomocniczego, przy czym wydatek został skorygowany i zwrócono 5.672,08 zł).Powyższe wydatki zostały tylko częściowo zaewidencjonowane na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami. W ewidencji rozrachunków nie było 3. faktur wystawionych przez Leroy Merlin na łączną kwotę 6.488,71 zł oraz 2. faktur wystawionych przez Castoramę na łączną kwotę 9.603,99 zł. Główny księgowy, w przypadku faktur z Castoramy, zaksięgował je bezpośrednio w koszty, z pominięciem konta rozrachunkowego, co zaniżało wartość obrotów na koncie 201 i uniemożliwiało ich monitorowanie w podziale na kontrahentów. Było to niezgodne z art. 13 ust. 1 pkt 3 uor, w powiązaniu z art. 16 ust. 1 uor i art. 17 ust. 1 pkt 2 uor, wg których księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą m.in. księgi pomocnicze. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami.

W przypadku faktur z Leroy Merlin główny księgowy na koncie kosztowym dokonał księgowań wyciągów bankowych z uwagi na brak dowodów źródłowych. Wyciąg bankowy, w ocenie kontroli, jest dowodem bankowym potwierdzającym dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki i podstawą do ewidencji na kontach 130, 132, 135 oraz odpowiednich kontach zespołu 2. Powyższe główny księgowy wyjaśnił brakiem możliwości pozyskania duplikatów faktur, co było niezgodne z art. 20 ust. 2 pkt 1 uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, tu: zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów i co naruszało art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. b uofp, wg którego to właśnie główny księgowy jest odpowiedzialny za dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych

Faktury wystawione przez ww. sklepy budowlane, począwszy od kwietnia 2022 r. nie zawierały wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych, podpisów potwierdzających przeprowadzenie ich kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej, zatwierdzenia do zapłaty oraz wskazań klasyfikacji budżetowej. Na wszystkich fakturach nie było naniesionej dekretacji kont zespołu „4” i „2” (ani równoważnego wydruku z programu FK), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Było to również niezgodne z Procedurą obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiącą zał. nr 3 do Polityki rachunkowości jednostki, wg której dowód finansowo-księgowy powinien zawierać potwierdzenie: kontroli formalnej, wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym, kontroli rachunkowej i merytorycznej, opis dowodu, określenie klasyfikacji wydatku, zatwierdzenie dowodu finansowo-księgowego (rola przypisana do kierownika jednostki) oraz przyjęcie dowodu do realizacji (rola przypisana do głównego księgowego).

Ww. faktury były wystawiane przez sklepy budowlane z odroczonym terminem płatności, na podstawie umówzawartych przez byłego dyrektora, z limitem zakupów: 3.000 zł w sklepie Leroy Merlin (z możliwością podniesienia limitu do 50.000 zł) i 4.000 zł w Castoramie. Obie umowy nie zawierały potwierdzenia akceptacji przez radcę prawnego UM (ani e-maila potwierdzającego przesłanie wzoru umowy drogą elektroniczną do radcy prawnego UM).

W przypadku umowy z Leroy Merlin, jako osoba uprawniona do reprezentacji SP 39 podany został konserwator. W aktach osobowych konserwatora nie było stosownego upoważnienia. W przypadku umowy z Castoramą jako osoba do kontaktu wskazany został kierownik administracyjno – gospodarczy, któremu wydana została karta z limitem 4.000 zł i 14 – dniowym terminem odroczenia płatności, który następnie pisemnie przekazał ww. kartę konserwatorowi (otrzymał on pin do karty i każdorazowo zobowiązany został, by po dokonaniu uzgodnionych i zaakceptowanych zakupów, przekazać fakturę VAT do biura).

W ocenie kontroli niedopuszczalnym było zawarcie ww. umów i ich kontynuowanie w 2022 r. w sytuacji, gdy ani były dyrektor, ani główni księgowi nie sprawowali nadzoru zarówno nad wysokością wydatków realizowanych w ww. sklepach, jak i celowością tych wydatków oraz czy mieszczą się one w planie finansowym szkoły. Powyższe potwierdza dokumentacja za 2022 r., która była niekompletna w zakresie dowodów księgowych (wystawionych przez ww. sklepy), a na istniejących dowodach nie było żadnego potwierdzenia wstępnej akceptacji zgodności dokonanych zakupów z planem finansowym SP 39. Świadczy to o pełnej dowolności działań konserwatora dokonującego zakupów i braku analizy wpływających faktur, płaconych następnie ze środków budżetowych (osoby upoważnione do autoryzacji przelewów zostały wskazane wyżej), co było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, za co z kolei odpowiadał główny księgowy w myśl zapisu art. 54 ust. 1 uofp, wg którego jest on odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych oraz wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru odpowiadał jednak kierownik tej jednostki, zgodnie z ww. art. 53 ust. 1 uofp oraz art. 4 ust. 5 uor, czyli odpowiednio były dyrektor i obecny dyrektor.

W dniu 25.11.2022 r. do ww. umowy z Castoramą obecny dyrektorpodpisał aneks dostosowujący zapisy umowne do zmienionych przepisów, nie zwrócił jednak uwagi, że w preambule umowy w dalszym ciągu, jako strona, wskazany pozostał były dyrektor.

Faktury wystawione przez ww. sklepy budowlane, po objęciu funkcji przez głównego księgowego, uzupełnione zostały o nr ewidencyjne, tj. numery, pod którymi zaewidencjonowano je w księgach rachunkowych.

Umowa z Leroy Merlin zakończyła się z dniem 2.12.2022 r. W przypadku umowy z Castoramą obecny dyrektor potwierdził zdeponowanie karty w sejfie i nieużywanie jej w 2023 r.

3. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto miesięczne sprawozdania Rb-28S sporządzane za okres I-XII 2022 r. oraz roczne sprawozdania: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z sporządzone na dzień 31.12.2022 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym w dniu 20.04.2023 r., na dzień 31.12.2022 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 267.612,93 zł, dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym w dniu 6.04.2023 r., na dzień 31.12.2022 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 467,31 zł (środki na rachunku bankowym WRD i rachunku pomocniczym). Nie zostały wykazane należności.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 2.03.2023 r., na dzień 31.12.2022 r. wykazano zobowiązania wymagalne w wys. 616,42 zł tytułem odsetek od niezapłaconych w terminie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi w okresie I-X 2022 r.

Dokonano m.in. porównania danych wykazanych w ww. sprawozdaniach z uzupełnioną ewidencją księgową za 2022 r.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S z ewidencją księgową na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki – strona Ma, stwierdzono w pierwszej kolejności różnicę między sumą obrotów na koncie 130 w zależności od sposobu prezentacji danych:

- obroty na koncie 130 (wg dokumentów) wyniosły 4.577.167,51zł,

- obroty na koncie 130 (wg paragrafów) wyniosły 4.575.787,35zł,

co oznacza, że były one wyższe od wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S o kwotę 271,46zł, lub niższe o kwotę 1.108,70 zł (wykonanie wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wyniosło 4.576.896,05zł).

Powyższa ewidencja zatem, w ocenie kontroli, nie odzwierciedlała stanu rzeczywistego operacji gospodarczych na poszczególnych paragrafach wydatków klasyfikacji budżetowej. Jako przyczynę ww. rozbieżności główny księgowy wskazał prawdopodobny brak ujęcia w ewidencji zapisów technicznych podczas przeksięgowania rocznego z wykonania wydatków według zadań budżetowych. Nie potrafił jednak precyzyjnie wskazać przyczyn różnicy, tłumacząc to brakiem wiedzy na temat zdarzeń, jakie miały miejsce w 2022 r. przed objęciem przez niego stanowiska i po stwierdzeniu braku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Główny księgowy w związku z powyższym, prowadził ewidencję konta 130 niezgodnie z opisem, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342), wg którego konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

Powyższe ponadto naruszało art. 24 ust. 1-4 uor, wg którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie. Księgi rachunkowe uznaje się za:

• rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
• prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
• sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Należy zaznaczyć, że roczne sprawozdanie Rb-28S sporządzone zostało na podstawie wyciągów bankowych, stanowiących potwierdzenie dokonanych wydatków. Na dzień sporządzania sprawozdań budżetowych, ewidencja księgowa była w trakcie uzupełniania o zapisy księgowe (w momencie objęcia funkcji głównego księgowego z dniem 7.11.2022 r. nie było otwartych ksiąg na rok 2022). Główny księgowy (z uwagi na wykonane już wydatki niezgodnie z planem), dokonała na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej zapisów księgowych na podstawie polecenia księgowania, które miały na celu dostosowanie wykonania wydatków do wykonania planu na dzień 31.12.2022 r. Było to niezgodne z ww. art. 44 ust. 1 pkt 3 uofp.

Analiza sprawozdań miesięcznych Rb-28S za miesiące styczeń – maj 2022 r., w § 4110 – składki społeczne (ZUS pracodawcy z wzgl. zasiłków chorobowych)i § 4120 – FP (fundusz pracy), wykazała błędy w ich sporządzaniu polegające m.in. na:

a) niezachowaniu ciągłości prezentowanych kwot, w związku z czym wykazano wydatki:

- w § 4110 w kwotach: za I - 32.410,14 zł, za I-II - 63.061,66 zł, za I-III - 250.723,31 zł, za I-IV - 206.101,51 zł, za I-V - 244.394,52 zł,

- w § 4120 w kwotach: za I - 6.210,25 zł, za I-II - 6.380,70 zł, za I-III - 6.214,60 zł, za I-IV - 2.975,03 zł, za I-V - 15.873,42 zł,

co było niezgodne z § 5 pkt 2rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wg którego dane w sprawozdaniach wykazuje się w zakresie wykonania - narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego lub, w przypadkach określonych w sprawozdaniach, według stanu na określony dzień,

b) sporządzaniu ich na podstawie wyciągów bankowych, z uwagi na brak prowadzenia ewidencji księgowej, co było niezgodne z § 8 ust. 4 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 37 do ww. rozporządzenia, wg którego sprawozdania sporządza się następująco: w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego.

Wg § 9 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Za prowadzenie ewidencji księgowej i sporządzanie sprawozdań budżetowych w 2022 r. odpowiedzialność ponosił główny księgowy SP39.

Należy podkreślić, że były dyrektor (w obecności inspektora WOś i głównego księgowego SP 39) protokolarnie przekazał obecnemu dyrektorowi mienie i dokumentację SP 39. Wg protokołu, na dzień 26.08.2022 r. nie stwierdzono należności, a zobowiązania związane były jedynie z wypłatami: wynagrodzeń w wys. 2.044,72 zł, dofinansowania do wypoczynku letniego dzieci w wys. 8.000 zł i pomocy zdrowotnej dla nauczycieli w wys. 3.968 zł. Były dyrektor podpisał oświadczenie, że wszelkie czynności związane z przekazaniem jednostki zostały przeprowadzone w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Potwierdził również, że jednostka jest organizacyjnie przygotowana do przejęcia i do rozpoczęcia roku szkolnego.

Powyższy protokół, z uwagi na brak prowadzenia ewidencji księgowej, nie stanowił, w ocenie kontroli, rzetelnej informacji, na podstawie której można było stwierdzić wysokość należności i zobowiązań.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych oraz wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru odpowiadał jednak kierownik tej jednostki, zgodnie z ww. art. 53 ust. 1 uofp oraz art. 4 ust. 5 uor, czyli odpowiednio były dyrektor i obecny dyrektor.

 4. Obrót gotówkowy

W toku kontroli analizie poddane zostało:

1. prawidłowość dokumentowania operacji gotówkowych w SP 39,
2. ewidencjonowanie obrotu gotówkowego,
3. korzystanie z czeków gotówkowych – 7 czeków.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur.

W toku kontroli udostępnionej dokumentacji księgowej stwierdzono brak raportów kasowych, dowodów KP - potwierdzających wpływ gotówki do kasy szkoły i dowodów KW - potwierdzających jej rozchód mimo, że w 2022 r. zrealizowanych zostało 7 czeków o łącznej wartości 3.786,39 zł (2.900 zł z rachunku podstawowego i 886,39 zł z wrd), co było niezgodne z zasadami dokumentowania obrotu pieniężnego określonymi w rozdziale 5.1. Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do polityki rachunkowości, wg którego m.in. dokumentację obrotu gotówkowego stanowią dokumenty operacyjne kasy takie jak: raporty kasowe, dowody wpłaty KP, dowody wypłaty KW, czeki gotówkowe, bankowe dowody wpłaty. Było niezgodne również z zasadami ewidencji obrotu pieniężnego, określonymi pkt 1 rozdziału 5.3. ww. zał. nr 5, wg którego dowody kasowe dotyczące wpłat
i wypłat gotówki, dokonywanych w danym dniu, ewidencjonuje się w tym dniu w raporcie kasowym.

Mimo stwierdzonych wypłat gotówki z banku, operacje te nie zostały zaewidencjonowane na koncie 101 – kasa. Konto to na dzień 31.12.2022 r. nie wykazało żadnych obrotów. Wypłacana gotówka księgowana była bezpośrednio na konto 240 i przez to konto rozliczana przedkładanymi fakturami. Było to niezgodne pkt 5 lit. b rozdziału 2 części obligatoryjnej, stanowiącej zał. nr 2 do polityki rachunkowości, wg którego jednostka prowadzi ewidencję księgową operacji kasowych na koncie księgi głównej 101 „Kasa” ze względu na to, że jednostka prowadzi gospodarkę kasową.

Do kontroli nie przedłożono rejestru druków ścisłego zarachowania, tu: czeków. Druki ścisłego zarachowania, w ocenie kontroli, są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

Czeki realizował w banku kierownik administracyjno – gospodarczy, będący jednocześnie osobą odpowiedzialną za prowadzenie kasy. Kontrola wykazała, że pracownik nie zawarł z obecnym dyrektorem umowy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz nie złożył oświadczenia o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do polityki rachunkowości.

Główni księgowi nie wywiązali się z obowiązków im powierzonych w zakresach obowiązków oraz wynikających z przyjętej w jednostce polityki rachunkowości.

Za powyższe odpowiadał jednak kierownik tej jednostki, zgodnie z ww. art. 53 ust. 1 uofp oraz art. 4 ust. 5 uor, czyli odpowiednio były dyrektor i obecny dyrektor.

Jedynym dokumentem, w którym wskazana została liczba i numery czeków (w podziale na rachunki bankowe) był protokół z kontroli stanu kasy, przeprowadzonej w dniu 24.08.2022 r. przez głównego księgowego i kasjera, stanowiący załącznik do ww. protokołu zdawczo – odbiorczego. Protokół został podpisany przez głównego księgowego i kasjera.

Kontroli przedłożono dokumentację dot. inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania na dzień 31.12.2022 r. Spisane czeki zostały zwrócone do banku w dniu 12.10.2023 r.

Konto 240, na dzień 31.12.2022 r. zostało rozliczone.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP 39:

1. Zachowywać czystość zapisów na koncie 130 oraz weryfikować jego zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
2. Terminowo regulować zobowiązania względem ZUS i Urzędu Skarbowego.
3. Terminowo odprowadzać na rachunek Gminy Miasto Szczecin środki pozostałe na rachunkach bankowych SP 39 na ostatni dzień roku.
4. Prowadzić rachunkowość szkoły zgodnie z uor (zwłaszcza zespół 2 i 4).
5. Sprawować nadzór nad zadaniami wykonywanymi przez podległych pracowników pod kątem ich zgodności z przyjętymi zakresami obowiązków.
6. Uzupełnić ewidencję roku 2022 r. o brakujące dowody księgowe i uzgodnić zapisy na kontach w celu ustalenia prawidłowego bilansu zamknięcia (stanowiącego bilans otwarcia dla roku 2023).
7. Sporządzać sprawozdania budżetowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
8. Prowadzić dokumentację księgową (dowody obce, listy płac) zgodnie z procesami sporządzania, kontroli i akceptacji wynikającymi z obowiązującej polityki rachunkowości i art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
9. Rozwiązać umowę z Castoramą.
10. Każdorazowo weryfikować zgodność ponoszonych wydatków z planem finansowym, poprzez wskazanie na dowodzie księgowym ujęcia wydatku w prawidłowym paragrafie klasyfikacji budżetowej.
11. Prowadzić dokumentację związaną z obrotem pieniężnym zgodnie z obowiązującą polityką rachunkowości (zwłaszcza z zał. nr 5).