Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie 22 września 2023 r. – 9 października 2023 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 14, ul. Bandurskiego 56, 71-685 Szczecin (zw. dalej PP 14) w zakresie przeprowadzania postępowań rekrutacyjnych do przedszkola.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 9 października 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 października 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP 14 w zakresie przeprowadzania postępowań rekrutacyjnych do przedszkola stwierdzono, że:

- poddane weryfikacji wnioski oraz załączniki zostały zweryfikowane nienależycie, co miało wpływ na wynik rekrutacji,

- nie sporządzono wszystkich wymaganych przepisami dokumentów z przebiegu postępowania rekrutacyjnego bądź sporządzono je w sposób nieprawidłowy,

- nie przechowywano w wymaganym terminie wszystkich wniosków o przyjęcie do przedszkola wraz z załącznikami, co uniemożliwiło kompleksową weryfikację procesu rekrutacyjnego,

- w nieprawidłowy sposób powołano komisję rekrutacyjną oraz nie wskazano jej przewodniczącego.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie rekrutacji do przedszkola, w szczególności:

- wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP 14,

- na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne,

- do przedszkola przyjęto kandydatów zakwalifikowanych, których rodzice złożyli potwierdzenie woli przyjęcia dziecka do przedszkola.

Na podstawie złożonych przez rodziców deklaracji, wychowanie przedszkolne w PP 14 zamierzało kontynuować 104 dzieci.

W związku z powyższym w rekrutacji na rok 2023/2024 PP 14 dysponowało łącznie 46 miejscami wolnymi. Do PP 14 jako przedszkola I preferencji złożono łącznie 35 wniosków (według wydruku pn. „lista wniosków”, wygenerowanego z systemu elektronicznego „Nabór” służącego do obsługi postępowania rekrutacyjnego). Z powyższym wiązał się obowiązek złożenia w placówce I preferencji wydrukowanego i podpisanego wniosku wraz z ewentualnymi załącznikami. Po upływie terminu na weryfikację przez Komisję rekrutacyjną wniosków o przyjęcie do przedszkola i dokumentów potwierdzających spełnianie przez kandydata warunków lub kryteriów branych pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym, na rok 2023/2024 do PP 14 zakwalifikowano 43 kandydatów (w tym kandydaci, którzy wskazali PP 14 jako wybór II i III preferencji). Do PP 14 przyjęto 43 kandydatów z potwierdzeniem woli przyjęcia, natomiast najniższa liczba punktów decydująca o przyjęciu dziecka do przedszkola według Komisji rekrutacyjnej wyniosła 28 punktów. Dodatkowo, według zestawienia wygenerowanego z systemu elektronicznego „Nabór”, o nazwie „Lista dzieci przyjętych z trybem potwierdzenia woli” oraz udostępnionej do kontroli dokumentacji, na podstawie art. 31 ust. 10 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe  (zw. dalej upo), Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin wskazał miejsce w PP 14, 3 dzieciom które z powodu braku miejsc nie zostały przyjęte do żadnych z preferowanych placówek.

Zarządzeniem Nr 42/23 z dnia 24 stycznia 2023 r. Prezydent Miasta Szczecin określił na rok szkolny 2023/2024 terminy przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego i postępowania uzupełniającego, w tym terminy składania dokumentów do publicznych przedszkoli i oddziałów przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych, natomiast uchwałą Nr XXVIII/724/17 z dnia 28 marca 2017 r. (zw. dalej uchwałą rekrutacyjną), Rada Miasta Szczecin określiła kryteria wraz z liczbą punktów branych pod uwagę na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego do publicznego przedszkola, prowadzonego przez Gminę Miasto Szczecin oraz dokumenty niezbędne do potwierdzenia tych kryteriów.

1.         Czynności postępowania rekrutacyjnego zastrzeżone do właściwości komisji rekrutacyjnej. 

W toku kontroli ustalono, że Komisja rekrutacyjna w nienależyty sposób zweryfikowała złożone wnioski oraz dokumenty i oświadczenia, co w konsekwencji spowodowało błędne przyznanie punktów za spełnienie poszczególnych kryteriów rekrutacyjnych, pomimo braku wystarczających podstaw w tym przedmiocie (bądź błędne nieprzyznanie punktów w przypadku istnienia ku temu podstaw), tj.:

- w 1 przypadku uznano, że spełniono kryterium niepełnosprawności rodzeństwa kandydata, pomimo niezłożenia przez rodziców dokumentu poświadczającego ten fakt w odpowiedniej formie, stosownie do art. 150 ust. 3 oraz 5 upo, tj. orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności lub orzeczenia równoważnego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych  w postaci:

a)         oryginału,

b)         notarialnie poświadczonej kopii,

c)         urzędowo poświadczonego zgodnie z art. 76a § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego  (zw. dalej kpa) odpisu lub wyciągu z dokumentu,

d)         kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez rodzica kandydata lub pełnoletniego kandydata.

W tym przypadku Komisja rekrutacyjna przyznała 40 pkt za spełnienie kryterium niepełnosprawność rodzeństwa kandydata, w sytuacji gdy do wniosku załączona została jedynie kopia orzeczenia o niepełnosprawności rodzeństwa i nie wezwano przy tym rodziców, przynajmniej do poświadczenia załączonej kopii orzeczenia za zgodność z oryginałem,

- w 8 przypadkach Komisja rekrutacyjna błędnie przyjęła, że spełnione zostało przez kandydata, kryterium zamieszkania kandydata na obszarze Gminy Miasto Szczecin czym naruszono art. 131 ust. 1 upo według, którego do publicznego przedszkola, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formy wychowania przedszkolnego przyjmuje się kandydatów zamieszkałych na obszarze danej gminy.

W powyższych przypadkach Komisja rekrutacyjna uznała za spełnione kryterium zamieszkania kandydata na obszarze Gminy Miasto Szczecin, w sytuacji gdy do wniosku załączone zostało oświadczenie o zamieszkiwaniu dziecka wraz z rodzicami w Gminie Miasto Szczecin (wzór oświadczenia nr 6), jedynie jednego rodzica dziecka pozostającego pod władzą rodzicielską obojga rodziców lub nie załączono w ogóle takiego oświadczenia. Zgodnie bowiem z art. 26 § 1 Kodeksu cywilnego , miejscem zamieszkania dziecka pozostającego pod władzą rodzicielską jest miejsce zamieszkania rodziców albo tego z rodziców, któremu wyłącznie przysługuje władza rodzicielska lub któremu zostało powierzone wykonywanie władzy rodzicielskiej. Wobec tego oświadczenie w tych przypadkach powinno być złożone przez każdego z rodziców,

- w 10 przypadkach błędnie przyjęto, że spełnione zostało przez kandydata kryterium lokalnego zamieszkania w pobliżu przedszkola (bądź zamieszkania na Osiedlu, w którym nie ma w pobliżu przedszkola, a kandydat stara się o miejsce w najbliższym miejsca zamieszkania przedszkolu) lub wykonywania pracy zawodowo/nauki w trybie dziennym przez przynajmniej jedno z rodziców/prawnych opiekunów w pobliżu przedszkola, czym naruszono § 1 pkt 3 uchwały rekrutacyjnej w zw. z art. 131 ust. 4 i 6 upo. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów. W powyższym zakresie organ prowadzący określił kryterium lokalne związane z zamieszkaniem/pracą/nauką w pobliżu przedszkola, przyznając zarazem temu kryterium wagę 4 punktów. W ww. przypadkach miejsca zamieszkania kandydatów znajdowały się poza pobliżem przedszkola, w rozumieniu § 3 uchwały rekrutacyjnej, według którego pobliże przedszkola oznacza granice obwodu szkoły podstawowej, w którym znajduje się przedszkole publiczne, a ponadto PP 14 nie było przedszkolem położonym najbliżej miejsca zamieszkania kandydata, (w sytuacji gdy na Osiedlu, w którym mieszka nie ma w pobliżu przedszkola). We wskazanych przypadkach, z przedłożonych przez rodziców dokumentów nie wynikało również, iż praca/nauka rodzica odbywała się w pobliżu PP 14, tj. granicach obwodu Szkoły Podstawowej nr 18. Pomimo wskazania przez rodzica kandydata spełniania przedmiotowego kryterium oraz załączenia stosownego oświadczenia zgodnego z załącznikiem nr 2 do uchwały rekrutacyjnej , adres zakładu pracy wskazywany w oświadczeniu nie znajdował się w granicach obwodu Szkoły Podstawowej nr 18,

- w 2 przypadkach błędnie przyjęto, iż spełnione zostało kryterium pracy zawodowej/nauki w trybie dziennym przez rodziców/opiekunów prawnych, czym naruszono § 1 pkt 2 w zw. z § 2 pkt 1 uchwały rekrutacyjnej w zw. z art. 131 ust. 4 i 6 upo. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów oraz dokumenty niezbędne do potwierdzenia spełnienia tych kryteriów. W powyższym zakresie organ prowadzący określił kryterium lokalne związane pracą/nauką przez rodziców (oraz wskazał na konieczność złożenia przez nich oświadczeń), przyznając zarazem temu kryterium wagę 10 punktów. W obu przedmiotowych przypadkach jeden z rodziców złożył odręczne napisane oświadczenie, że aktualnie nie pracuje ale zamierza podjąć pracę w przyszłości,

- w 3 przypadkach błędnie przyjęto, iż spełnione zostało kryterium zamieszkiwania rodziców kandydata w Gminie Miasto Szczecin i rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, pomimo iż jeden z rodziców dziecka pozostającego pod władzą rodzicielską obojga rodziców nie złożył stosownego oświadczenia, czym naruszono § 1 pkt 5 w zw. z § 2 pkt 4 uchwały rekrutacyjnej w zw. z art. 131 ust. 4 i 6 upo. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów (w tym przypadku 8 pkt) oraz określa dokumenty niezbędne do potwierdzenia tych kryteriów.

W niniejszych przypadkach obligatoryjne było dołączenie oświadczenia o zamieszkiwaniu przez rodziców/prawnych opiekunów na terenie Gminy Miasto Szczecin i rozliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, według wzoru załącznika nr 4 do uchwały rekrutacyjnej,

- w 1 przypadku błędnie przyjęto, iż nie zostało spełnione kryterium lokalne, zamieszkiwania rodziców kandydata w Gminie Miasto Szczecin i rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, pomimo iż rodzic samotnie wychowujący dziecko, złożył oświadczenie o zamieszkiwaniu przez rodziców/prawnych opiekunów na terenie Gminy Miasto Szczecin i rozliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie.

W związku z powyższym, 3 kandydatów otrzymałoby mniej punktów niż najniższa liczba punktów uprawniających do przyjęcia do przedszkola wskazana przez Komisję rekrutacyjną (28 pkt). Brak należytej weryfikacji złożonych wniosków i oświadczeń, w szczególności błędne przyznanie punktów za spełnienie kryteriów rekrutacyjnych miało wpływ na ustaloną przez komisję rekrutacyjną listę kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz przyjętych i nieprzyjętych do PP 14.

Według § 10 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 18 listopada 2022 r. w sprawie przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół, placówek i centrów  (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rekrutacji) do zadań Komisji rekrutacyjnej należało, w szczególności: sporządzenie listy kandydatów, zawierającej imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej, w przypadku których zweryfikowano wniosek, w tym zweryfikowano spełnianie przez kandydata warunków lub kryteriów branych pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym. Przewodniczący Komisji rekrutacyjnej zgodnie z art. 150 ust. 7 upo mógł, ponadto żądać dokumentów potwierdzających okoliczności zawarte w oświadczeniach, w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego, lub mógł zwrócić się do prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania kandydata o potwierdzenie tych okoliczności.

W wyniku kontroli ustalono także, że protokół Komisji rekrutacyjnej z dnia 27.03.2023 r. nie zawierał wyszczególnienia imienia i nazwiska przewodniczącego obecnego na posiedzeniu (zawierał jedynie imiona i nazwiska osób biorących udział w działaniach Komisji rekrutacyjnej). Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie rekrutacji, protokoły postępowania rekrutacyjnego zawierają m.in. imiona i nazwiska przewodniczącego oraz członków komisji obecnych na posiedzeniu.

Ustalono także, że Komisja rekrutacyjna podjęła decyzję o całkowitym odrzuceniu poprawnie złożonego wniosku kandydata, ze względu na brak oświadczeń rodziców dotyczących zatrudnienia oraz z powodu bezskutecznych prób kontaktu z rodzicami. W ocenie kontroli działanie Komisji rekrutacyjnej dotyczące odrzucenia przedmiotowego wniosku było bezzasadne, ze względu na to, że brak kontaktu z rodzicem nie stanowi przesłanki do całkowitego odrzucenia wniosku kandydata, a brak dołączenia oświadczeń potwierdzających spełnianie kryteriów mogło stanowić co najwyżej przesłankę do nieprzyznania odpowiednich punktów kandydatowi.

W toku kontroli stwierdzono także nieprawidłowości dotyczące sposobu sporządzania wyników postępowania rekrutacyjnego. Wyniki postępowania rekrutacyjnego zostały sporządzone i podane do publicznej informacji zarówno w formie listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych, ale także w formie listy tzw. „kandydatów zakwalifikowanych przesuniętych”, co było niezgodne z art. 158 ust. 1 upo w zw. z § 10 pkt 7 rozporządzenia w sprawie rekrutacji, według których wyniki postępowania rekrutacyjnego podaje się do publicznej wiadomości jedynie w formie listy kandydatów zakwalifikowanych i kandydatów niezakwalifikowanych. Dodatkowo Komisja rekrutacyjna niezgodnie z art. 158 ust. 3-5 u.p.o. podała do publicznej wiadomości jedynie listę kandydatów przyjętych do PP 14 (nie wywieszono listy kandydatów nieprzyjętych mimo niezakwalifikowania 1 kandydata), bez wskazania dnia podania listy do publicznej wiadomości oraz podpisu przewodniczącego komisji. Brakowało również informacji o najniższej liczbie punktów, która uprawniała do przyjęcia do PP 14.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do PP 14 na rok 2023/2024, w szczególności:

- wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP 14 zgodnie z art. 153 ust. 2 upo,

- do przedszkola przyjęto kandydatów zakwalifikowanych, których rodzice złożyli potwierdzenie woli przyjęcia dziecka do przedszkola,

- na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne.

2.         Czynności postępowania rekrutacyjnego zastrzeżone do właściwości dyrektora przedszkola. 

W toku kontroli ustalono, że w przypadku 2 kandydatów nieprzyjętych do PP 14, nie zachowano w aktach postępowania rekrutacyjnego - w formie papierowej - wniosków o przyjęcie (wraz z załącznikami), co uniemożliwiało kontrolę prawidłowości działań Komisji rekrutacyjnej w przedmiocie weryfikacji spełnienia kryteriów rekrutacyjnych przez ww. 2 kandydatów. Według art. 160 ust. 2 upo dane osobowe kandydatów nieprzyjętych, zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, które przeprowadzało postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Ponadto ustalono, że komisję rekrutacyjną powołano niezgodnie z art. 157 ust. 1 upo według którego postępowanie rekrutacyjne do publicznych przedszkoli, przeprowadza komisja rekrutacyjna powołana przez dyrektora przedszkola. Do kontroli przedłożono jedynie kopię protokołu z Posiedzenia Rady Pedagogicznej z dnia 29.08.2022 r., zawierającego stwierdzenie o powołaniu „Zespołu Rekrutacyjnego” w liczbie 3 osób, bez wskazania na potrzeby jakiego naboru powoływana jest komisja oraz bez określenia osoby dokonującej tego wyboru tj. Dyrektora PP 14. Jednocześnie nie został wyznaczony przewodniczący tej komisji rekrutacyjnej (Zespołu Rekrutacyjnego).

II. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi PP 14:

1.         Przechowywanie w wymaganym terminie wszystkich wniosków wraz z załącznikami.

2.         Powoływanie komisji rekrutacyjnej do przeprowadzenia rekrutacji do PP 14 na dany rok przedszkolny, w tym każdorazowo wyznaczanie przewodniczącego tej komisji.

Komisji rekrutacyjnej (za pośrednictwem Dyrektora PP 14):

1.         Należyte weryfikowanie wniosków oraz oświadczeń składanych w postępowaniach rekrutacyjnych, w szczególności poprzez przestrzeganie ustalonych zasad przyznawania punktów za spełnienie określonego kryterium.

2.         Rzetelne sporządzanie wszystkich wymaganych przepisami dokumentów z przebiegu postępowania rekrutacyjnego.

3.         Podawanie wyników postępowania rekrutacyjnego w postaci listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz przyjętych i nieprzyjętych.