Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od dnia 23.10.2023 r. do dnia 27.10.2023 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej w Szczecinie (zw. dalej DPS Romera lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pralniczych dla Domów Pomocy Społecznej będących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 27 października 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 listopada 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała, że informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana przez jednostkę

do wykonawcy, nie zawierała uzasadnienia prawnego.

W pozostałym zakresie kontrola nie wykazała nieprawidłowości ani uchybień, w szczególności w zakresie zastosowanych przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) (zw. dalej pzp) dotyczących udzielania zamówień w trybie podstawowym.

 II. Oceny cząstkowe

1. Organizacja udzielenia zamówienia publicznego

Kontrolą objęto postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Świadczenie usług pralniczych dla Domów Pomocy Społecznej będących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin”. Postępowanie to przeprowadzone zostało w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 pzp. Rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, tj. obejmujących ww. usługę, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług, przekraczała kwotę 130 000 zł (jednakże nie przekraczała progów unijnych). Szacunkowa wartość zamówienia objętego kontrolą wyniosła 62 772,15 zł netto (14 094,70 euro) (wartość poprzedniego zamówienia publicznego na świadczenie usług pralniczych dla Domów Pomocy Społecznej będących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin wyniosła 77 214,66 zł).

Zarządzeniem nr 433/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 września 2022 r. (zarządzenie nr 433/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 września 2022 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego) wyznaczono DPS Romera w Szczecinie do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na zakup i dostawę wyrobów medycznych oraz usług pralniczych na 2023 rok na rzecz jednostek budżetowych Gminy Miasto Szczecin, zgodnie z zapotrzebowaniem tj. dla: DPS Romera oraz Domu Pomocy Społecznej przy ul. Broniewskiego 4/6 w Szczecinie. Zarządzeniem Dyrektora DPS Romera nr 11/0120/22 z dnia 10.10.2022 r., powołano komisję przetargową w składzie 4 osób na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na m.in. usługi pralnicze w 2023 r. Jednocześnie Załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Dyrektora DPS Romera Nr 40/020/0120 w sprawie zasad wykonywania w DPS Romera ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej DPS Romera, przyjęto m. in. Regulamin Pracy Komisji Przetargowej DPS Romera.

Zgodnie z pismem z dnia 2 sierpnia 2021 r. znak WO-I.0052.1.331.2021.AP, Prezydent Miasta Szczecin udzielił Dyrektorowi pełnomocnictwa do dokonywania czynności faktycznych i prawnych związanych z udzielaniem zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000,00 zł oraz o wartości przekraczającej bądź równej 130 000,00 zł (z zastrzeżeniami).

 Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze

 2. Przygotowanie postępowania o zamówienie publiczne

Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzono w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1 pzp, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogli składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. W przedmiotowym postępowaniu specyfika przedmiotu zamówienia oraz potrzeby DPS Romera umożliwiły opisanie w wystarczająco precyzyjny sposób wszystkich warunków zamówienia na etapie wszczęcia postępowania.

Ww. postępowanie przygotowano zgodnie z wymogami pzp, a w szczególności:

- powołano komisję przetargową w składzie co najmniej trzech członków, w tym wyznaczono jej przewodniczącego oraz określono organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej,

- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonano ustalenia wartości zamówienia, którym było całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług,

- sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy,

- zapewniono jawność postępowania, z zachowaniem formy pisemnej, w języku polskim (jednostka zapewniła na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do specyfikacji warunków zamówienia),

- żądano wymaganej przepisami dokumentacji, zgodnej przede wszystkim z pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.).

 Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze

 3. Przebieg postępowania o zamówienie publiczne, jego rozstrzygniecie oraz zawarcie umowy z wyłonionym wykonawcą

W toku kontroli przeprowadzono badanie zgodności z przepisami pzp czynności związanych z przeprowadzeniem i rozstrzygnięciem postępowania o zamówienie publiczne, a także analizę umowy podpisanej z wykonawcą. Dodatkowo badaniu poddano złożoną przez wykonawcę w toku postępowania  dokumentację, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w ogłoszeniu i SWZ.

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pralniczych dla Domów Pomocy Społecznej będących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, została złożona oferta przez jednego wykonawcę, na kwotę 77 209,75 zł.

Otwarcie oferty nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert zgodnie z art. 222 ust. 1 pzp, zachowując zasadę jawności. DPS Romera przed otwarciem ofert tj. dnia 12.06.2023 r., udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W badanym postępowaniu komisja przetargowa dokonała oceny oferty, nie stwierdzając konieczności wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty.

Wszystkie czynności jednostki zostały udokumentowane zgodnie z przepisami pzp, w tym w szczególności sporządzano protokół z postępowania. Dochowano przy tym terminów określonych w pzp w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą. Jednocześnie zgodnie z art. 81 ust. 1 pzp, przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informację o złożonej ofercie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia oferty.

DPS Romera zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie zgodnym z art. 308 ust. 3 pkt 1 lit. a pzp tj. krótszym niż 5 dni od dnia przesłania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, ponieważ w trybie podstawowym niniejszego zamówienia publicznego złożono tylko jedną ofertę. Umowa z wyłonionym w postępowaniu wykonawcą została zawarta na czas oznaczony tj. na okres od 01.07.2023 r. do 31.12.2023 r. Warunki umowy były zgodne z ofertą i postanowieniami określonymi w SWZ. Treść umowy przewidywała postanowienia określające w szczególności:

1)         planowany termin zakończenia usługi;

2)         warunki zapłaty wynagrodzenia;

3)         łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony.

W wyniku kontroli ustalono jednakże, że jednostka w nieprawidłowy sposób poinformowała wykonawcę o wyborze najkorzystniejszej oferty tj. wbrew art. 253 ust. 1 pzp określającemu obowiązki informacyjne zamawiającego, nie podała w informacji do wykonawcy uzasadnienia prawnego wyboru najkorzystniejszej oferty.

Zgodnie z ww. przepisem, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając m.in. uzasadnienie faktyczne i prawne rozstrzygnięcia.

W niniejszym przypadku jednostka ograniczyła się do podania skrótowego uzasadnienia faktycznego. Takie uzasadnienie nie spełnia jednak kryterium pełnego i wyczerpującego przedstawienia motywów działania zamawiającego. DPS Romera jako zamawiający, powinien dokonać subsumpcji zaistniałego stanu faktycznego do odpowiedniej normy prawnej.

Z uzasadnienia sporządzonego przez zamawiającego powinien wynikać precyzyjny opis zaistniałego stanu faktycznego oraz wykazanie, że w stwierdzonym stanie faktycznym zaistniały przesłanki uzasadniające zastosowanie określonej (wskazanej precyzyjnie) normy prawnej.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi podawanie podstawy prawnej wyboru oferty w informacjach o wyborze najkorzystniejszej oferty.