Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 5 do 18 grudnia 2023 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Doskonalenia Nauczycieli w Szczecinie, przy ul. Hożej 6 (zw. dalej ODN), w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w latach 2022 - 2023.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 grudnia 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 grudnia2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w latach 2022 - 2023 w ODN ustalono m.in., że:

• w regulaminie ZFŚS dyrektor nie określił wzorów dokumentów takich jak m.in. wniosek, oświadczenie o dochodach, umowa pożyczki na cele mieszkaniowe, nie ustalił progów dochodowych ze wskazaniem wysokości dofinansowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, nie zamieściła wzoru naliczania odsetek od pożyczek mieszkaniowych, nie wskazał również warunków przyznawania dofinansowania do wypoczynku  organizowanego we własnym zakresie, zasad i terminów składania wniosków, ani zasad postępowania w przypadku przedkładania niekompletnych lub błędnie wypełnionych dokumentów, co było niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm), zwanej dalej ustawą o ZFŚS,
• plan finansowo – rzeczowy na rok 2022 i 2023 został podpisany wyłącznie przez głównego księgowego, co było niezgodne z art. 10 ustawy o ZFŚS. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• upoważnień osóbdo przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS,
• kompletności przedłożonej dokumentacji związanej z przyznaniem w 2023 r. świadczeń socjalnych,
• zgodności przyznanych w 2023 r. świadczeń socjalnych z ustawą o ZFŚS,
• sporządzania i akceptowania list płac potwierdzających naliczenie świadczeń,
• dekretacji wyciągów bankowych,
• terminowości uregulowania podatku dochodowego od świadczeń urlopowych nauczycieli,
• ewidencji na kontach: 135 – rachunek bankowy ZFŚS, 225 – rozrachunki z budżetami, 234 – rozrachunki z pracownikami, 851 - ZFŚS. 

W ODN, w 2022 r., nie funkcjonował regulamin ZFŚS, mimo że naliczono odpis w wys. 27.286 zł. Zarządzeniami nr 1/2021 i nr 1/2022, dyrektor wskazał siebie, jako osobę zarządzającą środkami finansowymi ZFŚS do czasu opracowania regulaminu ZFŚS.

Z uwagi na brak regulaminu ZFŚS, w 2022 r. dyrektor nie przyznał żadnych świadczeń socjalnych ani nie udzielił pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe.

Regulamin ZFŚS został wprowadzony w życie z dniem 15.02.2023 r. Propozycja regulaminu przesłana została pracownikom ODN do zaopiniowania w dniu 7.02.2023 r. Regulamin został podpisany przez dyrektora ODN.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2022 r. wyniósł 33.733,46 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 1.01.2022 r. – 6.433,13 zł,
• odpis na fundusz 2022 r. – 27.286,00 zł,
• odsetki bankowe – 8,33 zł,
• dochód płatnika od terminowo zapłaconego podatku – 6 zł.

Wypłaty z funduszu w 2022 r. wyniosły łącznie 11.053,09 zł, na co złożyły się m.in.:

• świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 9.924,09 zł,
• naliczony podatek od przyznanych świadczeń w 2022 r. – 1.129,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 22.680,37 zł.

Według udostępnionej dokumentacji księgowej (ewidencja księgowa konta 135, wyciągi bankowe z rachunku ZFŚS, protokoły z przyznania świadczeń), na dzień 20.11.2023 r. fundusz socjalny wyniósł 47.530,51 zł. Na tą kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2023 r. – 22.680,37 zł,

- odpis na fundusz 2023 r. – 24.836,00 zł,

- odsetki bankowe – 6,14 zł,

- dochód płatnika od terminowo zapłaconego podatku – 8 zł.

Wypłaty z funduszu w 2023 r. wyniosły 13.637,15 zł, na co złożyły się m.in.:

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 11.428,15 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego – 770,00 zł,

- naliczony podatek od przyznanych świadczeń w 2023 r. – 1.439,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 20.11.2023 r. wyniosło 33.893,36 zł.

Kontroli poddano:

• 10 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego z 2023 r.,
• 1 protokół z dnia 31/08/2023 r. dot. przyznania świadczeń  o dofinansowanie wypoczynku,
• 9 list płac – 2 listy z 2022 r. i 7 list z 2023 r.,

ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 135, 225, 234 i 851.

Analiza regulaminu ZFŚS wykazała m.in., żenie zostały w nim określone m.in.:

• wzory: wniosku o świadczenia, oświadczenia o dochodach oraz umowy pożyczki na cele mieszkaniowe,
• progi dochodowe ze wskazaniem dofinansowania do poszczególnych rodzajów świadczeń,
• wzór naliczania odsetek od pożyczek mieszkaniowych, mimo że wskazano wysokość ich oprocentowania (2%),
• warunki przyznawania dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie, w tym minimalny czas trwania wypoczynku, uprawniający do otrzymania świadczenia,
• zasady i terminy składania wniosków,
• zasady postępowania w przypadku przedłożenia niekompletnych lub błędnie wypełnionych dokumentów oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację prawidłowości i kompletności składanej dokumentacji.

Powyższe było niezgodne z art.  8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, wg którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Powyższe świadczy ponadto o niedołożeniu należytej staranności przez dyrektora w procesie tworzenia regulaminu ZFŚS stanowiącego wewnątrzzakładowy akt normatywny, który zdaniem Sądu Najwyższego jest źródłem prawa w rozumieniu art. 9 § 1 ww. Kodeksu pracy (por. wyrok z dnia z 6.12.2001 r.,  sygn. I PKN 355/00, publ. OSNP 2003, Nr 22, poz. 542. Kodeks Pracy – Dz.U. z 2023 r. poz. 1465). W Regulaminie określa się zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Wnioski złożone w 2023 r., z uwagi na brak opracowanego wzoru, pisane były przez pracowników w formie prośby do dyrektora o dofinansowanie wypoczynku. Oświadczenia o dochodach (również brak opracowanego wzoru) stanowiły odrębne, odręcznie napisane pismo lub znajdowały się w treści wniosku. W przypadku braku oświadczenia, pracownik otrzymywał najniższe świadczenie.

W toku kontroli przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że preliminarz dochodów i wydat-ków ze środków ZFŚS, zarówno na 2022, jak i na 2023 r., podpisany został przez głównego księgowego ODN.

Według art. 10 ustawy o ZFŚS, to dyrektor administruje środkami funduszu. Administrowanie z kolei, to szereg obowiązków nałożonych przepisami ustawy, do których zaliczyć należy w szczególności:

1. naliczanie i dokonywanie odpisów na fundusz – art. 5 ust. 1 ustawy,
2. założenie rachunku bankowego, na którym gromadzone są środki funduszu - art. 12 ust. 1 ustawy,
3. przygotowanie regulaminu, w którym ustalone zostaną zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej – art. 8 ust. 2 ustawy,
4. przygotowanie planu finansowo-rzeczowego na każdy rok,
5. przestrzeganie zasad dotyczących przeznaczenia środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej,
6. przestrzeganie zasad stosowania kryterium socjalnego do ulgowych usług i świadczeń przyznawanych z funduszu – art. 8 ust. 1 ustawy.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS. Za obsługę finansowo – księgową funduszu odpowiedzialny był główny księgowy.

Konto 135 odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym w 2022 r. i do dnia 20.11.2023 r.

Wszystkie osoby biorące udział w procesie gospodarowania funduszem socjalnym, otrzymały stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚSzgodnie z art. 8 ust. 1b ustawy o ZFSŚ, wg którego do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę.

Przedłożone do kontroli wyciągi bankowe były zadekretowane poprzez wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej za pomocą programu Progman Finanse Premium.

Listy płac w odniesieniu do świadczeń urlopowych były sporządzane i sprawdzane pod względem formalno - rachunkowym przez starszego księgowego (kadrową). Listy były sprawdzone pod względem merytorycznym przez głównego księgowego oraz akceptowane przez dyrektora ODN (lub nauczyciela konsultanta - w zastępstwie dyrektora ODN).

Listy płac w odniesieniu do wyrównania świadczeń urlopowych oraz naliczenia świadczeń socjalnych w 2023 r., były sporządzane i sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym przez starszego księgowego (kadrową). Listy były zaakceptowane przez głównego księgowego oraz nauczyciela konsultanta w zastępstwie dyrektora ODN.

Na koncie 851, na dzień 01.01.2022 r. i 01.01.2023 r., ustalony został bilans otwarcia zgodny ze stanem środków pieniężnych na rachunku bankowym.

Świadczenia urlopowe nauczycieli oraz świadczenie socjalne (dofinansowanie do wypo-czynku) zostało zaewidencjonowane na koncie 234-ZZ jako rozrachunki z pracownikami (obustronnie) oraz na koncie 851-ZZ po stronie Wn jako zmniejszenie funduszu.

Do dnia 20.11.2023 r. sporządzono jeden protokół dot. przyznania świadczeń o dofinansowanie wypoczynku. W protokole wskazane zostały 3 grupy dochodowe oraz kwoty dofinansowania w poszczególnych grupach. Do protokołu załączona została lista pracowników, którzy złożyli wnioski, z kwotami przyznanego świadczenia. Protokół oraz lista pracowników podpisane były przez nauczyciela konsultanta - w zastępstwie dyrektora ODN.

W 2023 r. dyrektor nie udzielił pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Zarówno w 2022 r., jak i w 2023 r. naliczony został podatek dochodowy jedynie od świadczeń urlopowych nauczycieli. Wyniósł on odpowiednio: 1.129 zł i 1.439 zł.

Kontroli poddano łącznie 9 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Podatek dochodowy od świadczeń urlopowych nauczycieliuregulowany został w termi-nach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26  lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), zwanej dalej ustawą o pdof.

Zarówno w 2022 r., jak i w 2023 r., jednostka skorzystała z możliwości pomniejszenia podatku o wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm., Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm. i Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) w powiązaniu z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1377), wg których płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,6% (od 1.07.2022 r.).

Świadczenia do kwoty 2.000 zł, wypłacone w 2023 r. pracownikom, były zwolnione z po-datku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi ODN:

1. Uzupełnić regulamin ZFŚS o brakujące zapisy, wskazane w wystąpieniu.
2. Zatwierdzać plan finansowo – rzeczowy na każdy rok.