Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie  od 18 maja 2023 r. do 16 czerwca 2023 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 54, przy ul. Jaracza 3 w Szczecinie (zw. dalej PP54), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2022 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 czerwca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3.07.2023 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP54 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2022 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• przyznaniu dodatku funkcyjnego niezgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w jednostce od 01.04.2020 r. (nadpłata za 2022 r. w wysokości 1.972,15 zł),
• przyznaniu dodatków specjalnych, w łącznej wys. 6.002,11 zł, bez wskazania dodatkowych obowiązków i okresu, w tym przyznanie go poprzez zapis w umowie o pracę na czas nieokreślony,
• niezgodności sprawozdań Rb-28S, Rb-27S i Rb-34S z ewidencją księgową na łączną kwotę 1.286,07 zł,
• uregulowaniu pracownikowi wynagrodzenia niezgodnie z zaleceniami Skarbnika Miasta Szczecin,
• nieudokumentowaniu przeprowadzonych analiz rynku oraz sporządzaniu notatek służbowych z analizy rynku niezgodnie z zarządzeniem nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin, zwanym dalej zarządzeniem nr 657/20,
• ewidencjonowaniu i realizowaniu dowodów zakupowych z innych paragrafów podziałki klasyfikacji budżetowej oraz z innych dzienników, niż wynikało to z zatwierdzenia do wypłaty podpisanego przez kierownika jednostki,
• przyznaniu dodatków za wychowawstwo, na kwotę ogółem 6.000 zł, bez zachowania formy pisemnej,
• niezawarciu z kasjerem umowy o odpowiedzialności materialnej, niezgodnie z zasadami Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r.  zwaną dalej polityką rachunkowości,
• błędnym naliczeniu i wypłaceniu nauczycielowi wynagrodzenia z tytułu godzin doraźnych w zaniżonej o 15,78 zł kwocie,
• naliczeniu i wypłaceniu nauczycielom wynagrodzeń z tytułu godzin ponadwymiarowych zamiast godzin doraźnych,
• nieterminowym uregulowaniu zobowiązań, na łączną kwotę 9.153,75 zł, bez stosownej prolongaty,
• prowadzeniu dokumentacji kadrowej niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• ujęciu w księgach rachunkowych roku 2022 r., dowodów zakupu dotyczących roku 2021, niezgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor,
• nieprzekazaniu do WKiAW zgodnie z § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16, informacji o kontrolach przeprowadzonych przez organ zewnętrzny,
• niezatwierdzeniu listy płac przez Dyrektora, który w myśl art. 68 ust. 1 pkt 5 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, zw. dalej prawo oświatowe, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykorzystanie środków zawartych w planie finansowym jednostki,
• nieterminowym przekazaniu jednostkowych JPK_V7M do UM Szczecin,
• niepoddaniu umowy sporządzonej przez dostawcę wody kontroli formalno – prawnej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, z tytułu składek ZUS,
• terminowego dochodzenia należności z tytułu bieżących opłat za pobyt i wyżywienie dzieci,
• udokumentowania inwentaryzacji rocznej w zakresie spisów z natury (magazyn i kasa) oraz weryfikacji sald kont dot. środków trwałych i wyposażenia,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin.

I.      Oceny cząstkowe

1.     Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody w PP54 w 2022 r. wyniosły ogółem 52.553,89 zł. Stanowiły one w rozdziale 80104: w § 0660 - dochód otrzymany z tytułu opłat za przedszkole w wys. 52.090,25 zł i w § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy (PIT) – 454,15 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80104, dochody PP54 w 2022 r. wyniosły ogółem 217.728,73 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 199.180,50 zł (91,5% dochodów ogółem).

Kontrolą objęto dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 3.162 zł (§ 0660, § 0670) za miesiąc listopad 2022 r. dot. 26. dzieci.

Nadpłaty tytułem opłat za pobyt i wyżywienie były zwracane na rachunek bankowy rodziców na bieżąco.

Należność za pobyt i wyżywienie naliczana była na podstawie elektronicznego systemu rejestracji (BUK TECOM) przez intendenta, z uwzględnieniem liczby dni obecności dziecka, obowiązującej stawki żywnościowej, godzin bezpłatnych, wieku dzieci (6 lat) i rodzeństw uczęszczających do PP54.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2022 r. wykazano należności ogółem w wys. 3.811,50 zł, w całości w § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego. Nie wykazano nadpłat.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2022 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 14.875 zł, w całości § 0670 – z tytułu wyżywienia w przedszkolu.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2022 r. wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 18.686,50 zł, w tym: 3.811,50 zł – za pobyt i 14.875 zł – za wyżywienie.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Wszystkie należności niewymagalne zostały uregulowane w terminach.

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe PP54 w wysokości 2.080.704 zł zrealizowane zostały w 99,47%, tj. w kwocie 2.069.686,62 zł.

PP54 w 2022 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 217.728,73 zł, co stanowiło 82,98% zaplanowanej kwoty.

 Szczegółową kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 189.710,38 zł, tj. 8,3% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 2.287.415,35 zł.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 38 dowodów księgowych na łączną kwotę 136.446,47 zł, co stanowiło 5,97% wydatków budżetowych ogółem,

- 30 dowodów księgowych na łączną kwotę 53.263,46 zł, co stanowiło 24,46% wydatków wrd ogółem,

- 7 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

Kontrola dokumentacji dotyczącej wydatkowania środków, ujawniła niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia.

Stwierdzono 15 dowodów zakupu, o łącznej wartości 19.261,75 zł, które zatwierdzone zostały do wypłaty z sum budżetowych, ale zaewidencjonowane i zrealizowane z wrd. Ponadto ujawniono 3 dowody zakupu, o łącznej wysokości 4.074,99 zł, które zaewidencjonowane zostały na innych paragrafach klasyfikacji budżetowej, niż wynikało to z kontroli przeprowadzonej przez głównego księgowego oraz kontroli i akceptacji kierownika jednostki.

Określenie klasyfikacji wydatków, zgodnie z pkt 3.1.7. Zał. 3 do polityki rachunkowości, ma na celu stwierdzenie czy zaciągnięte – opisane przez dowód finansowo-księgowy zobowiązanie, skutkujące koniecznością poniesienia wydatku, znajdzie pokrycie w planie finansowym jednostki.

Zgodnie z pkt 3.1.9 Zał. 3 do polityki rachunkowości z 2021 r., zatwierdzenie dowodu finansowo – księgowego przez kierownika jednostki, jako osobę odpowiedzialną za całokształt gospodarki finansowej jednostki (art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych , zw. dalej ustawą o finansach publicznych), stanowi etap, w którym kierownik jednostki, wydaje w oparciu o dowód finansowo-księgowy władczą decyzję w zakresie dysponowania środkami finansowymi lub majątkiem, w szczególności dot. wydatków w ciężar planu finansowego albo zaciągnięcia zobowiązania. Etap kontroli stanowi, co do zasady, ostatni albo przedostatni z etapów kontroli zarządczej i poprzedzany jest etapami mającymi zapewnić legalność, celowość i gospodarność w dysponowaniu środkami lub majątkiem.

W dwóch przypadkach faktury opłacone zostały po wskazanym terminie zapłaty. Nie przedstawiono stosownych prolongat, a łączna wartość przedmiotowych faktur to 9.153,75 zł.

Artykuł 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nakłada na placówkę obowiązek terminowego regulowania zobowiązań.

Dwie faktury dotyczące roku 2021 (z czego jedna wpłynęła jeszcze w roku 2021, a druga 14.01.2022 r.), zostały zaewidencjonowane w księgach roku 2022. Według art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Liczne dowody księgowe (faktury) nie zawierały daty wpływu do jednostki, co miało znaczenie w przypadku kwalifikacji dowodu do właściwego okresu sprawozdawczego i wynikało z pkt 3.2. zał. nr 2 do polityki rachunkowości, wg którego dowody księgowe dot. miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca, którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do jednostki: do 5-go dnia następnego miesiąca (dla sprawozdań miesięcznych) i do 20 stycznia roku następnego (dla sprawozdań rocznych). W przytoczonym pkt 3.2. zał. nr 2 do polityki rachunkowości, znajduje się również zapis, iż potwierdzeniem wpływu dowodu księgowego jest pieczęć z datą przyjęcia („Wpłynęło”) do jednostki. Po tej dacie dokumenty ujmuje się w księgach w dacie otrzymania.

Kierownikiem jednostki (PP54) w okresie od 01.01.2022 r. do 31.08.2022 r. był dyrektor, a od 01.09.2022 r. do 31.12.2022 r. nauczyciel wyznaczony do zastępowania dyrektora przebywającego na długotrwałym urlopie.

Osobą odpowiedzialną w PP54 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy, przy czym w okresie od 01.01.2022 r. do 16.03.2022 r. funkcję tą pełniła osoba zatrudniona na zastępstwo na czas długotrwałej nieobecności głównego księgowego.

Kontrola realizacji zapisów § 13 Załącznika nr 1 do zarządzenia nr 657/20 wykazała, że:

• wyboru kontrahenta świadczącego usługi informatyczne (wartość umowy 4.200 zł) dokonano niezgodne z § 13 ust. 1 pkt 1 i 3 ww. zarządzenia, wg którego przed zawarciem umowy komórka merytoryczna dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130.000 zł netto, zwaną dalej notatką, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku.

Ponadto umowa ta nie zawierała potwierdzenia sprawdzenia jej pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego. Kontrola zgodności z planem finansowym wymieniona została w pkt 3.1.3 Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych, stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości, jako jeden z etapów kontroli zarządczej, który zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. A ustawy o finansach publicznych, powinien być realizowany przez głównego księgowego,

• stałe dostawy ziemniaków od jednego kontrahenta, których koszt w 2022 r. wyniósł 7.207 zł, zgodnie z wyjaśnieniami poprzedzone były telefoniczną analizą rynku, z której nie sporządzono notatki służbowej, co było niezgodne z § 13 ust. 1 pkt 3 Zarządzenia 657/20,
• wszystkie notatki służbowe, dotyczące zakupów na kwotę przekraczającą 3.000 zł, nie były sporządzane na obowiązującym wzorze i nie zawierały szacunkowej wartości zamówienia. Było to niezgodne z § 13 ust. 1 pkt 3 zarządzenia nr 657/20: „zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto, zwaną dalej notatką, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku. Wzór notatki określa Dyrektor BZP i udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin”,
• dwie umowy sporządzone przez dostawcę, zawarte w trybie § 13 ust. 1 pkt 2 lit. c zarządzenia 657/20, nie były konsultowane z radcą prawnym pod względem formalno – prawnym.

W ocenie kontroli odstąpienie od analizy rynku było uzasadnione, natomiast konsultacja z radcą prawnym, w przypadku zawierania umów sporządzanych przez kontrahenta, była niezbędna.

Wszystkie dowody księgowe wydatków budżetowych i z wrd oraz wyciągi bankowe, były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Posiadały wskazanie miesiąca ujęcia w księgach, datę tego wskazania oraz podpis głównego księgowego i dyrektora. Były również zadekretowane poprzez odręczne wskazanie kont syntetycznych. Faktury były ponumerowane w formacie zgodnym z Zarządzeniem Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r.  zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT z 2021 r.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych

Rb-28S na dzień 31.12.2022 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 145.361,46 zł, uregulowane w 2023 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S, na dzień 31.12.2022 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 14.684,85 zł wobec kontrahentów / dostawców (§ 4220), oraz należności w łącznej kwocie 14.875,00 zł z tytułu wyżywienia w przedszkolu (§ 0670), uregulowane w 2023 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2022 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach PP54 za 2022 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano dokumentację pracowniczą 9. z 65. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2021 r. (13,8% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontroli poddano akta osobowe 6 z 32 pracowników zatrudnionych w 2022 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 262.944,17 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 245.261,98 zł (18,4% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej łącznie 1.330.816,94 zł zaewidencjonowanej w § 4010 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 17.682,19 zł (17,8% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej łącznie 99.087,01 zł zaewidencjonowanej w § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne (3 pracowników) oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2021 r., wypłaconego w 2022 r. (5 pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że głównemu księgowemu przyznany został dodatek funkcyjny w kwocie 650 zł (umowa o pracę z dnia 19.06.2017 r. i z dnia 20.09.2017 r), który został zmieniony umową z dnia 28.04.2023 r. na kwotę 880 zł. Według załącznika nr 3 do regulaminu wynagradzania z dnia 16.03.2020 r., obowiązującego od 01.04.2020 r., maksymalna kwota dodatku wynosiła 880 zł. Pracownik zatrudniony był na ½ etatu, a według § 3 ust. 2 regulaminu wynagradzania, pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.

W toku kontroli przedstawiono również wersję dokumentu z naniesionymi ręcznie poprawkami. W celu ustalenia obowiązującej wersji  regulaminu wynagradzania, kontrolujący uzyskał od prezesa Oddziału ZNP w Szczecinie, ostatnią wersję przedmiotowego regulaminu. Nadesłany skan dokumentu pokrywał się z wersją pierwotnie przedłożoną do kontroli.

W ocenie kontrolującego, jedyna obowiązująca od 01.04.2020 r. wersja regulaminu wynagradzania, to ta z oryginalną listą podpisów pracowników oraz bez odręcznie naniesionych poprawek. Zakładając najwyższą, przewidzianą regulaminem wynagradzania, stawkę dodatku funkcyjnego (440 zł dla ½ etatu), nadpłata za rok 2022 wyniosła 1.972,15 zł.

Temu samemu pracownikowi, w dniu 02.10.2017 r., dyrektor przyznał od października 2017 r., dodatek specjalny w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego, nie wskazując okresu na jaki został przyznany, oraz zadań uzasadniających jego przyznanie. Następna informacja, w aktach osobowych, o dodatku specjalnym, to pismo z dnia 01.05.2023 r., wg którego pracownikowi przyznano dodatek specjalny w tej samej wysokości na okres od 01.05.2023 r. do 31.08.2024 r, w związku z funkcjonowaniem dodatkowego, szóstego oddziału przedszkolnego, który funkcjonuje w placówce od 01.09.2017 r.

Zgodnie z § 3 ust 4 Regulaminu wynagradzania: „Pracownikowi z tytułu zatrudnienia może przysługiwać dodatkowo dodatek specjalny na mocy art. 36 ust. 5 ustawy oraz postanowień regulaminu (…)”. Według ww. art. 36 ust. 5 ustawy, z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych , zwaną dalej ustawą o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzonych dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny.

W ocenie kontroli, dyrektor przyznając dodatek, powinien uzasadnić swoją decyzję poprzez doprecyzowanie, za jakie dodatkowe zadania lub które obowiązki zwiększono oraz podać okres na jaki przyznał dodatek. Od 01.10.2017 r. do 01.05.2023 r. dodatek miał charakter ciągły, a nie okresowy.

Intendentowi, w umowie o pracę z dnia 30.06.2020 r., dyrektor przyznał dodatek specjalny, co podobnie jak w powyżej opisanym przypadku, nie spełniało warunków zawartych w art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych.

Ponadto mając na uwadze pismo Skarbnika Miasta Szczecin dot. wyrównania wynagrodzeń do minimalnej kwoty 3010 zł, nr WZFM.3026.1.2022.AS z dnia 25.01.2022 r. oraz WZFM.3026.2.2022.AS z dnia 09.02.2022 r., kontrolujący prosił o wyjaśnienie, które składniki wynagrodzenia intendenta zwiększono i o ile. Nauczyciel zastępujący dyrektora poinformował, iż pracownik otrzymał podwyżkę o 210,42 zł, przy czym wynagrodzenie zasadnicze zwiększono o 167 zł, dodatek za wysługę lat wzrósł o 33,40 zł, a dodatek specjalny o 10,02 zł.

Skarbnik Miasta Szczecin, w przedmiotowym piśmie, jasno wskazał składniki wynagrodzenia, które winny zostać zwiększone: wynagrodzenie zasadnicze, koszty dodatku za wieloletnią pracę, koszty pochodnych od wynagrodzeń obciążających pracownika, co wg kontrolującego tworzy katalog zamknięty.

Ponadto, ze względu na swój charakter, dodatek specjalny nie jest stałym składnikiem wynagrodzenia i, w ocenie kontroli, fakt jego przyznania nie powinien zostać zapisany w umowie o pracę lecz w stosownym piśmie będącym osobną informacją.

Wysokość dodatku specjalnego w 2022 r., dla dwóch ww. pracowników, łącznie wyniosła 6.002,11 zł.

Kolejne ustalenia kontroli przedstawiono poniżej.

1.   Głównemu księgowemu powierzone zostały obowiązki i odpowiedzialność w zakresie ujętym w art. 53 ust. 2 i art. 54 ust. 1 uofp., jednak przyjęcie obowiązków nie zostało podpisane przez głównego księgowego (trzy pisma z dnia19.06.2017 r.).

Głównemu księgowemu zatrudnionemu na zastępstwo, powierzono odpowiedzialność w zakresie określonym w ustawie o rachunkowości, jednak powierzenie to (brak daty) nie zostało podpisane przez pracownika, a jedynie przez dyrektora. Ponadto szczegółowy i dodatkowy zakres jego obowiązków służbowych jako głównego księgowego (z dnia 17.03.2020 r.), również podpisane zostały jedynie przez dyrektora.

Nauczyciel zastępujący dyrektora wyjaśnił, że w aktach osobowych ww. pracowników dołączone zostały kopie, a oryginały przekazano pracownikom. Kontrolujący nie stwierdził, w dokumentacji przedłożonej do kontroli, skopiowanych opatrzonych podpisem pracownika, wersji ww. dokumentów.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Ponadto zgodnie z zawartym w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, standardem kontroli zarządczej nr 4 grupa A – Środowisko wewnętrzne, należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.

2.   Jednemu nauczycielowi błędnie naliczono godziny doraźne przy zastosowaniu pensum 25 godz., a winno być 22 godz., co skutkowało wypłatą wynagrodzenia za te godziny w zaniżonej o 15,78 zł (10,39 zł netto) wysokości. W trakcie kontroli wynagrodzenie zostało skorygowane i wypłacone pracownikowi.

3.   Dwóm nauczycielom, za dwa okresy rozliczeniowe, błędnie naliczono i wypłacono wynagrodzenie z tytułu godzin ponadwymiarowych, zamiast doraźnych. Mimo iż nie miało to wpływu na wysokość wypłaconego wynagrodzenia, to rodzaj wypracowanych godzin ma wpływ na ewentualne późniejsze ustalenie podstawy wymiaru wcześniejszej emerytury lub renty o czym stanowi art. 88 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela , zw. dalej Kartą Nauczyciela. Ponadto zasady przydzielania godzin ponadwymiarowych znacząco różnią się od zasad przydzielania godzin doraźnych (art. 35, art. 42 ust. 5a-5c i 6a Karty Nauczyciela).

4.   W aktach osobowych 2 pracowników, brakowało informacji o zmianie warunków zatrudnienia dotyczących wynagrodzenia od 01.01.2022 r. W trakcie kontroli uzupełniono jeden z brakujących dokumentów, który omyłkowo przechowywany był razem z listami płac.

5.   W aktach osobowych 6 pracowników brakowało informacji o przyznanych im w 2022 roku nagrodach, premiach i dodatkach.

6.   Dokumenty w aktach osobowych nie były ułożone chronologicznie.

Nieprawidłowości z punktu 5 i 6 naruszały § 3 ust. 2 oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

7.   Lista płac nr PP54/P/1/22 dnia 03.01.2022 r., nie została podpisana przez dyrektora, który zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 5 ustawy prawo oświatowe, jest osobą dysponującą i odpowiedzialną za środki finansowe placówki oraz ich prawidłowe wykorzystanie.

Osobą odpowiedzialną w PP54 za sprawy kadrowe w okresie od 01.01.2022 r. do 31.08.2022 r. był dyrektor, a od 01.09.2022 r. do 31.12.2022 r. nauczyciel wyznaczony do zastępowania dyrektora przebywającego na długotrwałym urlopie.

W 2022 r. za naliczanie wynagrodzeń osobą odpowiedzialną był główny księgowy, przy czym w okresie od 01.01.2022 r. do 16.03.2022 r. funkcję tą pełniła osoba zatrudniona na zastępstwo na czas długotrwałej nieobecności głównego księgowego.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

4. Podatek dochodowy od osób fizycznych, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 240.926 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 726 zł).

Według deklaracji PIT-4R za 2022 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 81.614 zł (po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika w wysokości 343 zł), uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2022 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 480.182,61 zł.

Według deklaracji JPK_V7 za 2022 r., zarówno kwota podatku należnego jak i podatku naliczonego wyniosła 0 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że:

• według sprawozdania Rb-27S, dochody wykonane w § 0970 wyniosły ogółem 454,15 zł i tyle odprowadzono łącznie do UM Szczecin, natomiast według deklaracji PIT-4R i ZUS P DRA łączne wynagrodzenie płatnika wyniosło 429,73 zł. Główny księgowy wyjaśnił, iż różnica 24,42 zł powstała w styczniu i marcu 2022 r. oraz styczniu 2023 r.,
• deklarację JPK_V7 za styczeń i luty 2022 r. wysłano po terminie wynikającym z § 6 ust. 1 Załącznika Nr 1 Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22.03.2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (ze zm. 425/21), gdzie: Wyznaczony zgodnie z § 4 ust. 2 pracownik jednostki oświatowej zobowiązany jest do wprowadzania, zatwierdzania i wygenerowania jednostkowych rejestrów sprzedaży i zakupów oraz jednostkowych deklaracji VAT poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2022 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26  lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych  oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października  1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych .

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania:

Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2022 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 32.400 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 52.553,89 zł i było wyższe od planu o 20.153,89 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1.   Plan wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 2.080.704 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r. o 573.517 zł (plan na 01.01.2022 r. w kwocie 1.507.187 zł).

2.   Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniosło 2.069.686,62 zł, co stanowiło 99,47% planu po zmianach (2.080.704 zł).

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniósł łącznie 262.400 zł i zwiększył się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r. o 55.800 zł. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2022 r. wyniosło łącznie 217.728,73 zł, co stanowiło 82,98% planu po zmianach.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2022 r. z ewidencją księgową.

Kontrola zgodności danych wykazanych w ww. sprawozdaniach z ewidencją księgową wykazała, że:

• wydatki wykonane, wykazane w sprawozdaniu Rb-28S, wyniosły 2.069.686,62 zł, natomiast obroty na koncie 130-BB-01 – Rachunek bieżący jednostki – wydatki, były wyższe o kwotę 877,39 zł i wyniosły 2.070.564,01 zł,
• wykonanie dochodów, wykazane w sprawozdaniu Rb-27S, wyniosło 52.533,89 zł, a obroty konta 130-BB-02 Rachunek bieżący jednostki – dochody, były niższe o 87,30 zł i wyniosły 52.466,59 zł.

Według opisu do konta 130 zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej , konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. 

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na koncie 132-WW - rachunek dochodów jednostek budżetowych (wrd) stwierdzono, że obroty na koncie 132-WW były wyższe o 321,38 zł. Obroty konta 132-WW wyniosły 218.050,11 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S zamknęło się w kwocie 217.728,73 zł.

Jako przyczynę ww. rozbieżności nauczyciel zastępujący dyrektora wskazał, iż żadna z głównych księgowych, zatrudnionych w okresie objętym kontrolą, nie zastosowała zapisu technicznego „na czerwono” lecz od stycznia 2023 r. zapis ten jest stosowany. 

Osobą odpowiedzialną w PP54 za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej w okresie od 01.01.2022 r. do 16.03.2022 r. była osoba zatrudniona na zastępstwo na czas nieobecności głównego księgowego, a od 17.03.2022 r. główny księgowy.

W pozostałym zakresie sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2022 r. Sprawdzono również prawidłowość prowadzenia ksiąg inwentarzowych i ich zgodność z ewidencją księgową.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2022 r., w tym: dot. weryfikacji sald kont m.in.: 011, 013, 071, 072, 135-ZZ, 201 budżet, 201-WW, 202-WW, 221, 229, 231, 234-ZZ, 310-WW, 851-ZZ, protokoły z inwentaryzacji gotówki i druków rozrachunkowychwkasie oraz art. spożywczych w magazynie, potwierdzenie sald: rachunków bankowych oraz wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2022 r. z budżetu, wrd i ZFŚS.

Ostatni pełny spis z natury majątku PP54 przeprowadzony został w 2021 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2022 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Stan magazynowy art. spożywczych nie wykazał różnicy między wykonanym spisem z natury a ewidencją na koncie 310.

Środek trwały zakupiony w 2022 r. przyjęty został na stan na podstawie dokumentu OT. Likwidowany środek trwały zdjęto na podstawie odpowiednio wystawionego LT, a z likwidacji sporządzono stosowny protokół.

Ostatni pełny spis z natury majątku PP54 przeprowadzony został w 2021 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2022 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Stan magazynowy art. spożywczych nie wykazał różnicy między wykonanym spisem z natury a ewidencją na koncie 310.

Środek trwały zakupiony w 2022 r. przyjęty został na stan na podstawie dokumentu OT. Likwidowany środek trwały zdjęto na podstawie odpowiednio wystawionego LT, a z likwidacji sporządzono stosowny protokół.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 5/2021 z dnia 07.05.2021 r.,
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – zał. nr 2 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Zakładowy Plan Kont – rozdział 5.1 Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcjakasowa – zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4 do Polityki rachunkowości z 2021 r.

W ww. procedurach obowiązujących w PP54 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r.,

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia nauczyciela zastępującego dyrektora, w 2022 roku organ kontroli zewnętrznej (ZUS) przeprowadził w PP54 kontrolę, a informacje z przedmiotowej kontroli nie zostały przekazane do WKiAW jak określono w § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

W trakcie kontroli ww. informacje zostały przesłane do WKiAW.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, dyrektor PP54 pismami: z dnia 01.07.2022 r. (data wpływu do BOI UM Szczecin 01.07.2022 r.) i nauczyciel zastępujący dyrektora pismem z dnia 04.01.2023 r. (data wpływu do BOI UM Szczecin 05.01.2023 r.) poinformowali Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP54:

1. Zaniechanie nieuzasadnionego wydatkowania środków finansowych Gminy Miasto Szczecin, poprzez przyznawanie dodatków funkcyjnych zgodnie z zapisami obowiązującego w jednostce regulaminu wynagradzania, ze szczególnym uwzględnieniem zasady dotyczącej przyznawania tych dodatków proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
2. Przyznanie dodatków specjalnych zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, poprzez m.in. wyłączenie go z umowy o pracę (intendent) oraz udokumentowanie faktu jego przyznania z uwzględnieniem, iż ma on charakter okresowy i zadaniowy.
3. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 i 132 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
4. Terminowe regulowanie zobowiązań, a w przypadku ryzyka niedotrzymania terminu, uzyskanie stosownej prolongaty i dołączanie jej do dokumentacji finansowo - księgowej dotyczącej danej transakcji.
5. Ewidencjonowanie i realizowanie dowodów zakupowych zgodnie ze wskazanym i zatwierdzonym przez kierownika jednostki paragrafem i dziennikiem wydatku, a w przypadku zmian stosowne ich dokumentowanie i ponowna akceptacja.
6. Sporządzać notatki służbowe z analizy rynku zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Prezydenta Miasta dot. zamówień publicznych.
7. Poddawanie umów sporządzanych kontrolom przewidzianym zapisami „Procedury obiegów dowodów finansowo księgowych”i potwierdzanie tego faktu podpisem.
8. Uregulowanie wynagrodzenia intendenta (od 2022 r.) zgodnie z zaleceniami Skarbnika Miasta Szczecin.
9. Pisemne potwierdzanie przyznania pracownikom dodatków, nagród oraz premii i uzupełnienie akt osobowych o brakujące informacje w tym zakresie.
10. Uzupełnienie dokumentacji pracowniczej o pisma dotyczące zmiany wynagrodzenia zasadniczego oraz ułożenie akt osobowych chronologicznie, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
11. Zawarcie z kasjerem umowy o odpowiedzialności materialnej, zgodnie z obowiązującą w placówce polityką rachunkowości.
12. Naliczanie i wypłacanie nauczycielom wynagrodzeń zgodnie z przepracowanym przez nich rodzajem godzin dodatkowych.
13. Zatwierdzanie podpisem dyrektora listy płac.
14. Oznaczać zewnętrzne dowody księgowe datą wpływu.
15. Ujmować faktury zakupu i sprzedaży w roku obrotowym, którego dotyczą.
16. Terminowe przekazywanie jednostkowych JPK-V7M do UMS.
17. Przekazywanie informacji o kontrolach prowadzonych przez organ zewnętrzny zgodnie z zarządzeniem nr 78/16.