Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18 do 19 stycznia 2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 45 w Szczecinie, ul. Tadeusza Zawadzkiego 75, zwanej dalej SP, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/7/19 przeprowadzonej w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 19 stycznia 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 lutego 2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/7/19 przeprowadzonej przez WKiAW w 2019 r. w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, ustalono, że wszystkie 5 zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące bezwzględnego egzekwowania terminowego składania wniosków – zgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu.

W 2020 r. złożono 181 wnioskówo dofinansowanie do indywidualnej formy wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie,w tym 165 wniosków po terminie wskazanym w § 13 obowiązującego regulaminu ZFŚS z dnia 1.02.2018 r., wg którego podstawę przyznania dofinansowania stanowi wniosek złożony w terminie: do 30 maja – dla osób korzystających z wypoczynku w okresie wakacji letnich (VII-VIII), co najmniej 30 dni przed datą wyjazdu wskazanego we wniosku – dla osób korzystających z wypoczynku poza sezonem wakacyjnym. Wnioski składane były do dnia 5.06.2020 r.

Powyższa niezgodność wystąpiła w związku z zamieszczeniem na stronie internetowej szkoły, informacji podpisanej przez dyrektora, w której wskazał on termin na złożenie wniosków do dnia 5.06.2020 r., co podyktowane zostało sytuacją epidemiczną i wykonywaniem pracy zdalnie przez starszego księgowego, odpowiedzialnego za obsługę funduszu.

W 2020 r., w związku z dofinansowaniem zorganizowanego wypoczynku dzieci złożono 7 wniosków. Wszystkie w terminach zgodnych z § 12 ww. regulaminu, wg którego podstawę przyznania dofinansowania stanowi wniosek wraz z niezbędnymi dokumentami, złożony w terminie do 30 dni po zakończonym turnusie.

W terminach od 10 do 30 listopada 2020 r. złożono ponadto 186 wniosków o dofinansowano wzmożonych wydatków jesienno – zimowych, co było zgodne z § 10 ww. regulaminu, wg którego podstawę dofinansowania stanowi wniosek złożony w terminie: do 30 listopada.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

2. Zalecenie dotyczące przestrzegania zapisów regulaminowych w zakresie udzielania pożyczek mieszkaniowych.

Kontrolą objęto 12 umów pożyczki zawartych w 2020 r. i sprawdzono ich zgodność z zapisami § 15 pkt 8 ww. regulaminu, wg którego pożyczka może być udzielana po spłacie poprzedniego zadłużenia. Wcześniejsza spłata zadłużenia od terminu określonego w umowie pożyczki nie stanowi podstawy do skróconego czasu oczekiwania na kolejną pożyczkę. Wniosek o przyznanie kolejnej pożyczki można złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po terminie określonym w umowie pożyczki.

Stwierdzono, że:

• w 8. przypadkach pożyczkobiorcy w 2020 r. nie spłacali wcześniej zaciągniętych pożyczek,
• w. 3. przypadkach pożyczkobiorcy zapłacili ostatnią ratę poprzedniej pożyczki, co najmniej miesiąc przed złożeniem wniosku o kolejną,
• w. 1 przypadku pożyczkobiorca wystąpił o kolejną pożyczkę 4 dni po spłacie ostatniej raty poprzedniej pożyczki, wniosek jednak został rozpatrzony dopiero po miesiącu.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

3. Zalecenie dotyczące każdorazowego sporządzania protokołów potwierdzających przyznanie świadczenia.

W 2020 r. sporządzono 23 protokoły przyznające świadczenia z ZFŚS. Wszystkie były podpisane przez dyrektora SP45 i przedstawiciela związków zawodowych ZNP. Kompletność protokołów została zweryfikowana poprzez porównanie z zapisami na kontach bankowych 135 (rachunek bankowy) i 101 (kasa). Wszystkie świadczenia zostały wypłacone zgodnie z zatwierdzonymi protokołami.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

4. Zalecenie dotyczące pokrywania kosztów przekazów pocztowych ze środków budżetowych.

W 2020 r. w jednym przypadku świadczenie socjalne w wys. 400 zł zostało przekazane emerytowi przekazem pocztowym – lista płac nr 88/S/12/2020 z dnia 16.12.2020 r. Koszt przekazu w wys. 10 zł został pokryty ze środków WRD – RK nr 13 za okres 1-31.12.2020 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

5. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania środków ZFŚS zgodnie z rozporządzeniem z dnia 13.09.2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że pożyczki udzielane pracownikom w 2020 r. ewidencjonowane były na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, zgodnie z treścią opisu konta 234 ujętego w części II załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342 ze zm.) , wg którego na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Stwierdzono ponadto, że suma sald kont 851 - ZFŚS i 234 była zgodna ze stanem środków na rachunku bankowym zfśs (konto 135).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny Prezydent Miasta odstąpił od wydania zaleceń.