Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 30.06.2021 r. do 27.08.2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 69 w Szczecinie przy ul. Zamoyskiego 2 (zw. dalej SP 69), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 7 września 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5.10.2021 r.

  I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 69 w Szczecinie (zw. dalej SP 69) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot wynikających z prowadzonych ksiąg rachunkowych z kwotami wykazanymi w sporządzanej sprawozdawczości,
• nieprawidłowym naliczeniu pracownikowi wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim,
• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych i środków trwałych,
• niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w SP 69 w 2020 r. wyniosło łącznie 1.811,02 zł, co stanowiło 101,40 % planowanej kwoty w wysokości 1.786,00 zł. Na dochody budżetowe składały się wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 854,00 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 957,02 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2020 r. łącznie 116.405,85 zł, co stanowiło 56,78 % planowanej kwoty w wysokości 205.000 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 23.790,71 zł), różnych opłat (§ 069 – 242,00 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 34.683,61 zł), usług (§ 083 – 46.629,89 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 38,34 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 11.021,30 zł).

Kontroli poddano 4. umowy najmu obowiązujące w SP 69 w 2020 r. oraz rozrachunki dotyczące ww. umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 9.898,44 zł, tj. 28,54 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.

W celu przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach, dyrektor nie stosował uprawnienia określonego w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 424), według którego wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika (dot. przedsiębiorców), bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Ustalono bowiem, że we wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach nieterminowego regulowania płatności z tytułu najmu (opóźnienia wynosiły od 5 do 9 dni) nie naliczono ww. rekompensaty. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm. - zw. dalej uofp), według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

We wszystkich przypadkach naliczenie należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

 1.2 Należności

 W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 2.467,29 zł i stanowiły należności wymagalne w wysokości 2.178,18 zł i pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 289,11 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r. wykazano należności w kwocie 2.008,02 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2020 r. należności w kwocie 310 zł.  

W związku z powyższym należności ogółem SP 69 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 42.799,55 zł, wyniosły na dzień 31.12.2020 r. – 45.266,84 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

 Zaplanowane wydatki SP 69 w wysokości 5.349.488,40 zł zrealizowane zostały w 97,42 %, tj. w kwocie 5.211.488,76 zł (środki budżetowe na kwotę 5.095.082,91 zł, środki wrd na kwotę 116.405,85 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30. źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 287.278,38 zł, co stanowiło 5,51 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 220.026,47 zł i ze środków wrd w kwocie 67.251,91 zł),
• 24 wyciągi bankowe, 4 raporty kasowe oraz dokumentację dot. 13. zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

     Kontrola ewidencji finansowo-księgowej prowadzonej przez głównego księgowego wykazała, że w 20. na 30 skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe w niej dokonywane nie zawierały wskazania prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej, a dodatkowo w 2. przypadkach także prawidłowej daty dokumentu. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 w zw. z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm. - zw. dalej uor), wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a ponadto księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Wszystkie zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

  W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od dnia 01.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r., wykazane zostały zobowiązania w łącznej kwocie 345.652,44 zł. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 271.767,78 zł,
• składek ZUS na kwotę 51.255,76 zł,
• pozostałych zobowiązań w wysokości 22.628,90 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonym na dzień 31.12.2020 r. nie wykazano zobowiązań, a w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, według stanu na dzień 31.12.2020 r. wykazano zobowiązania w kwocie 5.036,13 zł. W związku z powyższym zobowiązania ogółem wynikające z bilansu SP 69, wyniosły na dzień 31.12.2020 r. – 350.688,57 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi
w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

 Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 69. pracowników SP 69 zatrudnionych
w 2020 r. (wg stanu na dzień 30.11.2020 r.), tj. 7,25 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 352.058,70 zł, tj. 10,10 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 3.484.696,39 zł, zaewidencjonowanych w 2020 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 19.044,95  zł, tj. 7,58 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 251.270,37 zł.

 Stwierdzono przypadek, w którym naliczono i wypłacono wynagrodzenie nie uwzględniając potrącenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (3 dni). W związku z powyższym wypłacono nienależne wynagrodzenie w łącznej kwocie 336,20 zł. Było to niezgodne z postanowieniami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Ustalono ponadto, że w 1. przypadku nie dokonano nauczycielowi stosownych odliczeń od dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego. Skutkowało to wypłatą nienależnego wynagrodzenia z ww. tytułu w łącznej kwocie 34,34 zł, które należało uwzględnić w podstawie wynagrodzenia chorobowego. Naruszało to postanowienia art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1133) w zw. z art. 92 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.) w zw. z art. 91c ust. 1 ustawy z dnia 26  stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.).

Osobą odpowiedzialną za naliczanie i wypłatę wynagrodzeń pracowników SP 69 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

W deklaracji PIT-4R za 2020 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 280.300 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.302.896,56 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

 5. Sprawozdawczość                                                            

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 1.811,02 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 5.095.082,91 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2020 r. na kwotę 116.405,85 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2020 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę 310 zł.

Łączna kwota zaplanowanych dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniosła 1.786 zł i zmalała w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 634 zł (dokonano 1. zmiany planu).

Kwota zaplanowanych wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniosła łącznie 5.144.488,40 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 1.356.356,40 zł (dokonano 16. zmian planu).

Kwota zaplanowanych dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosła 205.000 zł i nie zmieniła się w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r.

W toku kontroli stwierdzono niezgodności kwot wynikających z prowadzonych przez głównego księgowego ksiąg rachunkowych z kwotami wykazanymi w sporządzonych za 2020 rok sprawozdaniach. Ustalono bowiem, że:

1. w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych wykazane zostały wydatki w rozdziale 80101:

- § 4210 w wysokości 20.638  zł, mimo że w ewidencji księgowej ujęta została kwota 21.545,92 zł (różnica -907,92 zł),

-  § 4240 w wysokości 10.522 zł, mimo że w ewidencji księgowej ujęta została kwota 9.614,08 zł (różnica 907,92 zł),

2. w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd wykazane zostały wydatki:

- w § 4260 w wysokości 5.187,76 zł, natomiast w ewidencji wykazano kwotę niższą o 391,18 zł,

  - w § 4530 w wysokości 4.070,65 zł tj. w kwocie wyższej  o 391,18 zł w stosunku do ewidencji.

Powyższe naruszało postanowienia § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.), według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Osobą odpowiedzialną za sporządzanie sprawozdań był główny księgowy.

 Pozostałe kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę przepisu art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2020 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym m.in.: protokół dotyczący spisu z natury przeprowadzonego w kasach oraz potwierdzenia sald na rachunkach bankowych SP 69.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej środków trwałych – różnica  2.937,32 zł, a także pozostałych środków trwałych
– różnica 28.388,40 zł. Dodatkowo księgi inwentarzowe SP 69 prowadzone były przez kierownika administracyjnego zbiorczo dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, a wartość majątku w nich wykazana stanowiła sumę wynikającą z wartości majątku wykazanej w księgach rachunkowych na kontach 011 i 020. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji w księgach rachunkowych SP 69 był główny księgowy.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2019. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

 W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady (politykę) rachunkowości w SP 69, wprowadzone zarządzeniem
nr 1 dyrektora i obowiązujące od dnia 01.01.2018 r. (ze zmianami). W skład powyższych zasad wchodziły:

- metody wyceny aktywów i pasywów - załącznik nr 1;

- zakładowy plan kont – zał. nr 2;

- instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 3;

- procedury wewnętrznej kontroli finansowej – zał. nr 4;

- instrukcja kasowa – zał. nr 5;

- procedury zabezpieczenia mienia będącego własnością SP 69 – zał. nr 6.

2. Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych (bez wskazania daty wprowadzenia).

3. Zarządzenie nr 4/2013/2014 dyrektora z dnia 31.10.2013 r. dot. wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt, obowiązujących od 01.01.2014 r.

4. Regulamin kontroli zarządczej (zarządzenie nr 10/10/11 dyrektora z dnia 17.12.2010 r.).

5. Zarządzenie dyrektora z dnia 07.01.2011 r. dot. zasad rachunkowości.

6. Zarządzenie nr 7/2020/2021 kierownika jednostki SP 69 z dnia 30.04.2021 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości, w skład której weszły:

- wykaz aktów prawnych, skrótów i definicji będących podstawą opracowania
i wprowadzenia polityki rachunkowości – załącznik nr 1,

- elementy obligatoryjne polityki rachunkowości określone w art. 10 ust. 1 ustawy
o rachunkowości od pkt 1) do pkt 4) – załącznik nr 2,

- procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych – załącznik nr 3,

- instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 4,

- instrukcja kasowa – załącznik nr 5,

- mapowanie stanowisk do ról biznesowych – załącznik nr 6,

- elementy dodatkowe polityki rachunkowości – załącznik nr 7.

Stwierdzono, że dokumentacja SP 69 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w kontrolowanym okresie nie zawierała określenia aktualnej wersji stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 69 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

      Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2020 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7
i JPK_V7 i 4 korekty tych deklaracji wraz z załączonymi rejestrami oraz 106 faktur VAT i faktur wewnętrznych.

W toku kontroli ww. faktur stwierdzono, że we wszystkich 106. przypadkach faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

We wszystkich przypadkach podatek od towarów i usług oraz deklaracje za 2020 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązano się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2020 r. dyrektor i główny księgowy pełnili rolę administratorów systemu bankowości elektronicznej, którzy mogli zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować samodzielnie środkami na rachunkach. Ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień, natomiast dysponowanie środkami powinno być możliwe jedynie łącznie z drugą osobą.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 27.08.2021 r., w 2020 r. przeprowadzone zostały w jednostce 3 kontrole. Informacje dotyczące ww. kontroli nie zostały przekazane do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Informacje za 2020 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP 69:

1. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych kwot wynikających z ewidencji księgowej jednostki.
2. Uzgodnienie sald wynikających z ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych
   i pozostałych środków trwałych.
3. Prowadzenie odrębnej ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
4. Uzupełnienie obowiązujących zasad (polityki) rachunkowości w zakresie stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oprogramowania.
5. Korzystanie z uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych.
6. Dokonywanie zapisów księgowych i kontroli dowodów zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem: stwierdzenia sprawdzenia i podpisu osoby odpowiedzialnej oraz prawidłowej daty dokumentu i operacji gospodarczej.
7. Dokonywanie prawidłowego naliczenia składników wynagrodzenia za okres zwolnienia lekarskiego pracownika.
8. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
9. Nadanie roli administratora wyłącznie jednej osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień oraz ustalenie możliwości dysponowania środkami na rachunkach bankowych jedynie łącznie z drugą osobą.