Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 19.11.2021 r. do 29.11.2021 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Nowe Miasto z siedzibą przy ul. Kaszubskiej 46 w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 03.12.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.12.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Nowe Miasto (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• wykazaniu w sprawozdaniu finansowym za 2020 r. niewłaściwej kwoty planu po zmianach oraz nieuwzględnieniu diety wypłaconej w 2020  r., a dotyczącej 2019 r.,
• niepotwierdzaniu uczestnictwa w wycieczkach przez osoby biorące w nich udział,
• zamieszczeniu na stronie internetowej nieskorygowanej uchwały,
• niezłożeniu stosownych oświadczeń przez osoby pobierające diety.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w latach 2019 – 2020 z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/758/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Nowe Miasto (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł 22.886 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 2,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł. Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 21.842,33 zł (2,6% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 850.281,46 zł).

Plan wydatków budżetowych RO na 2020 r. wyniósł 23.125 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XII/411/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2020 r.), co stanowiło 2,6% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 906.847 zł. Po zmianach plan wydatków RO na 2020 r. wyniósł 7.232 zł, a wykonanie 5.031,44 zł (1,8% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 273.370,82 zł)

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane w 2019 r. z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 5/19 z dnia 16.05.2019 r. przeznaczone zostały na sfinansowanie organizacji Festynu pn. „Żegnajcie wakacje” oraz imprezy Mikołajkowej.

Kontroli poddano wydatki RO poniesione w latach 2019 - 2020 na kwotę łączną 33.623,77 zł, w tym wydatki w kwocie 26.873,77 zł poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w latach 2019 – 2020) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 23 dowody dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone w ramach zaliczek pobranych przez Przewodniczącego RO (dotyczy 2019 r.) lub przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę łączną 22.110,89 zł,
• 38 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 11.512,88 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku wydatków związanych z organizacją wycieczek autokarowych, do faktur zakupu załączone zostały listy uczestników podpisane jedynie przez Przewodniczącego, bez podpisów złożonych przez uczestników. Według § 10 ust. 2 pkt 1 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej (§ 11 ust. 2 pkt 1 procedury obowiązującej w 2019 r.;do dnia 12.05.2020 r. obowiązywała „Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.08.2018 r.), do dowodów księgowych dotyczących wydatków dołącza się listę uczestników wycieczki z potwierdzeniem ich uczestnictwa. Wprawdzie z treści ww. zapisu nie wynikało, kto powinien potwierdzić uczestnictwo w wycieczce, jednakże w ocenie kontroli, tak jak w przypadku dzieci potwierdzenie wykonane przez opiekuna (w tym przedstawiciela RO, jako organizatora) jest jak najbardziej uzasadnione, tak w przypadku osób dorosłych, potwierdzenie przez uczestników (np. w postaci podpisu uczestnika złożonego przy jego nazwisku), stanowi dodatkowy element świadczący o prawidłowym wykorzystaniu środków publicznych.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było oświadczeń 2. Członków RO pobierających diety w latach 2019 – 2020, a według § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO, oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury (w procedurze obowiązującej w 2019 r. był to § 13 ust. 3 oraz załącznik Nr 6). Brak oświadczeń potwierdził Główny specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK).

 Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Opisy podlegających rozliczeniu dowodów księgowych zawierały wszystkie elementy wymienione w § 10 ust. 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, w tym cel zakupu, numer uchwały RO, wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej, podpisy i pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Pozostali członkowie Zarządu RO pobierający zaliczki na zakupy (dotyczy 2019 r.) oraz otrzymujący przyznane diety złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Roczne kwoty diet wypłaconych w RO w 2019 r. oraz w 2020 r. nie przekroczyły 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 9.662,87 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorami wprowadzonymi załącznikami do procedur gospodarki finansowej obowiązujących w latach 2019 – 2020.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 22.886 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 136/2018 z dnia 14.11.2018 r. i podlegał w trakcie roku zmianom dotyczącym jedynie struktury zaplanowanych wydatków.

Plan rzeczowo – finansowy na 2020 r. w kwocie ogółem 23.125 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 32/19 z dnia 11.12.2019 r. i uległ zmniejszeniu w trakcie roku do kwoty 7.232 zł (zmniejszenie o kwotę 15.893 zł).

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w latach 2019 - 2020 z wykonaniem wydatków RO, przedstawionym w sprawozdaniach rocznych Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego w 2020 r. (plan po zmianach) zatwierdzonego uchwałą RO nr 43/21 z dnia 13.01.2021 r., nie została uwzględniona zmiana budżetu RO, wprowadzona na wniosek dysponenta środków, tj. WGK. W sprawozdaniu wskazano plan po zmianach w kwocie ogółem 23.125 zł, a winien być w kwocie ogółem 7.232 zł. W wyjaśnieniach udzielonych w toku kontroli, Dyrektor WGK potwierdził, że zmiany wprowadzone przez dysponenta środków powinny zostać uwzględnione w sprawozdaniach poszczególnych Rad.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że sprawozdanie finansowe za 2020 r. nie zostało skorygowane (analogicznie do sprawozdania za 2019 r.) o dietę wypłaconą w styczniu 2020 r. Członkowi Zarządu w kwocie 200 zł, która dotyczyła grudnia 2019 r.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO w latach 2019 - 2020 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdawczości.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w latach 2019 - 2020, sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że scan uchwały nr 34/20 zamieszczonej na stronie internetowej RO http://nowemiasto.osiedla.szczecin.pl/różnił się od wersji uchwały przedstawionej przez WGK do celów kontrolnych. Uchwały zawierały w swojej treści dwie różne kwoty wykonania budżetu w 2019 r., tj. 21.654 zł (wersja ze strony internetowej) i 21.842,33 zł (wersja ostateczna, przedstawiona do celów kontrolnych przez WGK). W ocenie kontroli, na stronie internetowej powinna zostać zamieszczona ostateczna wersja uchwały.

 Na ww. stronie internetowej RO były zamieszczone: Statut RO, uchwały, protokoły z posiedzeń oraz sprawozdania (do 2018 r. zamieszczone w zakładce „Sprawozdania”, od 2019 r. zamieszczone wraz z uchwałami).

Uchwały podjęte przez RO w zakresie gospodarki finansowej za 2019 i 2020 r., przekazane zostały do WGK w terminie wskazanym w § 39 Statutu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Uzgadnianie z WGK kwot wykazywanych w sprawozdawczości RO.
2. Pobieranie od dorosłych uczestników wycieczek podpisów stanowiących potwierdzenie uczestnictwa.
3. Zamieszczenie na stronie internetowej skorygowanej uchwały nr 34/20.
4. Pobieranie stosownych oświadczeń od wszystkich członków RO pobierających diety.