przejdź do głównego menu przejdź do treści
  • logo Unii Europejskiej - link do strony Zespołu Funduszy Pomocowych
  • logo Miasta Szczecin - link do oficajnej strony Szczecina

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych

Zespół Żłobków Miejskich w Szczecinie przy ul. Śląskiej 54

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 16.01.2020 r. do 07.02.2020 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Żłobków Miejskich w Szczecinie przy ul. Śląskiej 54 (zw. dalej ŻM)w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 07.02.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.05.2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ŻM w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za 2019 r. (zw. dalej ZFŚS), stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia, polegające m.in. na:

  • niedokonaniu dodatkowego odpisu na ZFŚS w kwocie ogółem 4.434 zł,
  • przyjęciu błędnego podejścia do opodatkowania dofinansowania wycieczki integracyjnej poprzez uznanie dofinansowania za przychód uczestników w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.), zw. dalej ustawą o podatku dochodowym,
  • niezastosowaniu kryterium socjalnego w odniesieniu do wypłaconego dofinansowania Mikołajkowego,
  • dopuszczeniu do wykazywania dochodów w zakresie świadczeń wychowawczych, niezgodnie z zapisami regulaminowymi,
  • nieprzestrzeganiu zapisów regulaminowych m.in. w zakresie składania wniosków o przyznanie świadczeń,
  • ograniczonym udziale dyrektora w procesie sprawowania i dokumentowania nadzoru nad wykorzystywaniem środków funduszu,
  • utrzymywaniu w księgach niezgodności salda konta 851 z saldami kont 234 i 135 na kwotę 3.689,77 zł,
  • zawarciu w obowiązującym w jednostce regulaminie ZFŚS zapisów nieprecyzyjnych i/lub niespójnych oraz niezawarciu m.in. zapisów dotyczących świadczeń socjalnych przyznawanych w jednostce na zasadzie powszechnej dostępności, stosowanej formy oświadczenia wnioskodawcy oraz zapisów umożliwiających weryfikację sytuacji wnioskodawcy w przypadkach budzących uzasadnione wątpliwości Komisji Socjalnej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie terminowości przekazania odpisów na ZFŚS przed nowelizacją przepisów oraz regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

II. Oceny cząstkowe

1. Gospodarowanie ZFŚS

1.1 Procedury dotyczące ZFŚS i ich stosowanie

W 2019 r. w ŻM obowiązywał „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Zespołu Żłobków Miejskich w Szczecinie” (zw. dalej regulaminem ZFŚS), wprowadzony zarządzeniem nr 2/2019 dyrektora z dnia 12.02.2019 r., zmieniony zarządzeniem nr 7/2019 dyrektora z dnia 14.05.2019 r.

Kontroli poddano zapisy regulaminu ZFŚS, które przeanalizowano przede wszystkim pod kątem zgodności z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.), zw. dalej ustawą o ZFŚS.

W toku kontroli stwierdzono, że regulamin ZFŚS nie określał w sposób wyczerpujący trybu powoływania członków Zakładowej Komisji Socjalnej (zw. dalej Komisją), działającej w ŻM na podstawie ”Regulaminu pracy Komisji Socjalnej” (zw. dalej regulaminem pracy Komisji), stanowiącego załącznik nr 4 do regulaminu ZFŚS, w tym formy powołania Komisji i jej członków oraz ich odwołania. Według § 7 ust. 1 regulaminu ZFŚS, regulamin pracy Komisji miał ponadto określać zasady działania Komisji, gdy tymczasem w treści tego regulaminu zawarto także zapisy dotyczące trybu powoływania członków Komisji, poprzez ich wskazanie przez pracodawcę i związki zawodowe. Według § 4 ust. 3 i 7 ówcześnie obowiązującego brzmienia Statutu nadanego jednostce Załącznikiem Nr 1 do Uchwały Nr XIII/301/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 17 listopada 2015 r., dyrektor ponosi odpowiedzialność za całokształt funkcjonowania Zespołu, a kieruje Zespołem poprzez wydawanie zarządzeń w sprawach dotyczących organizacji i funkcjonowania Zespołu.

W toku kontroli regulaminu ZFŚS stwierdzono, że zapisy regulaminu były niespójne w zakresie rodzaju kwoty, jaka powinna być brana pod uwagę przy przyznawaniu świadczeń (przychód czy dochód), w tym:

  • według § 7 ust. 6 regulaminu ZFŚS, podstawą do przyznania świadczeń z funduszu są zaświadczenia o wysokości przychodów brutto,
  • według § 8 ust. 1 regulaminu ZFŚS, podstawę do zróżnicowania wysokości dopłat do różnych form wypoczynku stanowią kryteria socjalne ujęte w tabeli zależności wysokości świadczenia od średniej wysokości dochodu na członka rodziny,
  • w treści wniosku o przyznanie świadczenia z ZFŚS, stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu ZFŚS, zamiennie wskazywano przychody brutto i dochody brutto.

Należy tutaj zaznaczyć, że według kryteriów dofinansowania wypoczynku przyjętych w tabeli zależności oraz w protokole Komisji z dnia 18.02.2019 r., podstawę dofinansowania stanowił dochód na jedną osobę w rodzinie.

W regulaminie ZFŚS nie wskazano rodzajów świadczeń, które mogą być przyznawane w jednostce na zasadzie powszechnej dostępności, bez stosowania kryteriów socjalnych wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, czym naruszono art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, według którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie obowiązującym w jednostce.

Wzór umowy w sprawie pożyczki z ZFŚS, stanowiący załącznik nr 3 do regulaminu ZFŚS, zawierał w § 1 wskazanie nieaktualnego tekstu jednolitego ustawy o ZFŚS, tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zmianami, który w konsekwencji wskazany został także w 16. umowach zawartychw 2019 r. Według kontrolującego, jeżeli ogłoszono więcej niż jeden tekst jednolity aktu prawnego, należy każdorazowo wskazywać, adekwatny do stanu prawnego z momentu zawierania umowy, adres publikacyjny obwieszczenia zawierającego ten tekst jednolity, przy czym zauważyć należy, że po 2012 r. ogłoszone zostały następujące teksty jednolite ww. ustawy: Dz.U. z 2017 r. poz. 2191 oraz Dz.U. z 2019 r. poz. 1352.

W § 8 ust. 3 regulaminu ZFŚS, w odniesieniu do dofinansowania wypoczynku organizowanego we własnym zakresie, zastosowano nazewnictwo „świadczenie urlopowe”, które według ustawy o ZFŚS jest formą dofinansowania wypoczynku stosowaną w przypadkach wskazanych w art. 3 ust. 3 – 6 ustawy o ZFŚS, tj. przez pracodawców, u których nie funkcjonuje ZFŚS.

Regulamin ZFŚS nie zawierał wzoru wniosku o przyznanie zapomogi, wymienionego w § 8 ust. 7 regulaminu ZFŚS, jak również żadnego zapisu wskazującego na stosowanie w tym przypadku innej formy wnioskowania, w tym zastosowanej do zapomóg udzielonych w 2019 r. (podania, prośby, inne pisma).

Regulamin ZFŚS nie zawierał zapisów, na podstawie których, w przypadkach budzących wątpliwości, Komisja mogła występować do wnioskodawców o przedstawienie dokumentów potwierdzających ich sytuację życiową i/lub materialną, w tym dotyczących uzyskanych dochodów/przychodów. Według kontrolującego, brak takiego zapisu sprawił, że zapisy § 9 regulaminu ZFŚS dotyczące złożenia przez osoby korzystające z funduszu niezgodnego z prawdą oświadczenia o sytuacji życiowej i materialnej, miały charakter bezprzedmiotowy. Brak jakiejkolwiek weryfikacji danych wykazywanych przez wnioskodawców wnosił ponadto ryzyko wykazywania przez wnioskodawców zaniżonych dochodów uprawniających do otrzymania wyższych świadczeń, a tym samym niewłaściwego wykorzystywania środków funduszu. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 maja 2002 r. (sygn. akt I PKN 267/01), skoro przyznanie świadczenia z funduszu zależne jest od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej osoby uprawnionej, to żądanie dokumentów potwierdzających ten stan nie jest naruszeniem dóbr osobistych pracownika, ani jego danych osobowych, a sposób dokumentowania tych okoliczności powinien być zawarty w treści regulaminu ZFŚS.

W treści regulaminu ZFŚS oraz na wzorach wniosków nie została przewidziana forma oświadczenia o osiągniętych dochodach, których wysokość uprawniała wnioskodawcę jedynie do najniższej kwoty świadczenia (bez konieczności podawania kwoty dochodu). W § 7 ust. 6 regulaminu ZFŚS wyraźnie wskazano, że podstawą do przyznania świadczeń z funduszu są zaświadczenia wnioskodawcy i członków jego rodziny, wspólnie zamieszkujących i prowadzących wspólne gospodarstwo domowe o wysokości przychodów brutto. Z kolei według § 7 ust. 8 ww. regulaminu, osoba składająca wniosek bez potwierdzonych przychodów może uzyskać świadczenie w najniższej wysokości. W powyższych zapisach nie wskazano formy oświadczenia, a w praktyce, wnioskodawcy zamieszczali na wnioskach informacje tekstowe o dochodzie na jednego członka rodziny przekraczającym limit uprawniający do otrzymania wyższego świadczenia, mające formę oświadczeń.

W piśmie z dnia 14.02.2019 r. dyrektor poinformował pracowników o 10 - osobowym składzie Komisji, a według § 2 ust. 1 regulaminu pracy Komisji, powinna ona liczyć 8 osób, t.j. po 4. przedstawicieli związków zawodowych i pracodawcy. Zgodnie z wyjaśnieniami dyrektora, dwóch przedstawicieli związków zawodowych brało udział w posiedzeniach Komisji, ale nie uczestniczyło w podejmowaniu decyzji dotyczących przyznania świadczeń. Powyższe nie wynikało jednak z żadnej dokumentacji, a osoby te zostały wymienione przez dyrektora w składzie Komisji.

W przypadku 2. osób, które brały udział w posiedzeniach Komisji po 4 maja 2019 r. stwierdzono, że nie posiadały one stosownego upoważnienia. Ww. osoby uczestniczyły w posiedzeniach, na których przyznane zostały m.in. zapomogi związane z chorobą, a według art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS, do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Odpowiedzialność za niewydanie takiego upoważnienia ponosi dyrektor ŻM jako przedstawiciel pracodawcy ale także Przewodnicząca Komisji, która dopuściła ww. osoby do uczestnictwa w posiedzeniach Komisji, bez wypełnienia powyższego wymogu formalnego.

Protokoły Komisji nie były kolejno numerowane, co według kontrolującego nie pozwalało m.in. na ustalenie kompletności powyższej dokumentacji oraz nie zawierały wskazania w zakresie osoby sporządzającej.

Regulamin ZFŚS, będący aktem wewnętrznego prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), został przez dyrektora wprowadzony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a świadczenia przyznawane były przez Komisję, w skład której wchodzili przedstawiciele organizacji związkowych. Regulamin nie zawierał jednak żadnych zapisów dotyczących formalnej roli jaką miał dyrektor do wypełnienia jako przedstawiciel pracodawcy, w procesie wykorzystywania środków funduszu, która w praktyce sprowadzała się do podpisania przez dyrektora planu finansowego oraz list wypłat, w ramach obowiązujących w ŻM procedur obiegu i kontroli dokumentów. Zgodnie z art. 10 ustawy o ZFŚS, środkami funduszu administruje pracodawca, co oznacza wykonywanie przez pracodawcę obowiązków
i posiadanie uprawnień określonych w ustawie, w tym m.in. gospodarowanie środkami funduszu zgodnie z przepisami ustawy. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za dysponowanie funduszem, w tym wydatkowanie środków niezgodnie z przepisami ustawy, na co wskazał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 lipca 2014 r. (sygn. akt II UK 472/13). Na dyrektorze ŻM, jako na kierowniku jednostki budżetowej ciążyła ponadto odpowiedzialność za gospodarkę finansową, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), według którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki.

Powołanie Komisji i przekazanie jej kompetencji w zakresie przyznawania świadczeń z ZFŚS nie zwalniało dyrektora ze sprawowania nadzoru nad wykorzystaniem środków funduszu i dokumentowania tego faktu w celu zapewnienia, że odbywa się to zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS oraz regulaminem ZFŚS.

W pozostałym zakresie regulamin ZFŚS był zgodny z ustawą o ZFŚS.

Posiedzenia Komisji zwołane zostały w 2019 r. cztery razy, tj. zgodnie z § 3 ust. 1 regulaminu pracy Komisji.

W dniu 28.01.2020 r. Komisja sporządziła sprawozdanie z działalności za 2019 r., zgodnie z § 4 ust. 2 regulaminu pracy Komisji.

Regulamin ZFŚS został zaakceptowany pod względem formalno – prawnym.

1.2 Odpisy na ZFŚS

W toku kontroli sprawdzono terminowość przekazania odpisów na ZFŚS w kwocie ogółem 312.193 zł oraz sposób wykonania ponownego przeliczenia odpisu na 2019 r., w związku ze zmianą przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.

Suma zatrudnionych za 12 miesięcy 2019 r. wyniosła 3047,49 etatów, a przeciętne zatrudnienie miesięczne wyniosło 253,96 etatów.

 Kontrola wykazała, że główny księgowy nie dokonał dodatkowego odpisu na ZFŚS w kwocie ogółem 4.434 zł w związku ze zmianą od dnia 23 października 2019 r. art. 5h ustawy o ZFŚS, wprowadzoną na podstawie art. 2 ustawyz dnia 11 września 2019 r.o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1907). W związku ze zmianą przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej do kwoty 3.389,90 zł, a tym samym wzrostem kwoty odpisu obligatoryjnego na jednego zatrudnionego do kwoty 1.271,21 zł, główny księgowy powinien dokonać ponownego przeliczenia odpisu na 2019 r. Roczny odpis jednostki na ZFŚS za 2019 r. po przeliczeniu powinien wynieść 316.627 zł. Należy jednakże zaznaczyć, że niewykonanie dodatkowego odpisu nie miało wpływu na działalność socjalną jednostki, ponieważ przez cały 2019 r. jednostka dysponowała środkami pieniężnymi niezbędnymi do realizacji planu funduszu, a na dzień 31.12.2019 r. posiadała wolne środki pieniężne w kwocie ogółem 37.143,77 zł.

Terminy przekazania na konto ZFŚS odpisu w kwocie 312.193 zł zostały zachowane, czym wypełniono zapisy art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, według których równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Plan odpisu na ZFŚS został skorygowany na koniec 2019 r. o kwotę 6.923 zł (zwiększenie), na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia i przeciętnej liczby zatrudnionych w 2019 r.

Kwota odpisów przekazanych w 2019 r. na ZFŚS była zgodna z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2019 r. w rozdziale 85505 § 4440 klasyfikacji budżetowej w wysokości 312.193 zł.

1.3 Wykorzystanie ZFŚS

Kontroli poddano wszystkie przyznane i wypłacone w 2019 r. świadczenia (727 wypłat) oraz inne kwoty obciążające fundusz w wysokości ogółem 317.350 zł brutto, na które składały się:

  • dofinansowanie wypoczynku na kwotę ogółem 226.300 zł (248 dofinansowań),
  • dofinansowanie wypoczynku dzieci na kwotę ogółem 900 zł (2 dofinansowania),
  • zapomogi na kwotę ogółem 10.000 zł (10 zapomóg),
  • dofinansowanie do wypoczynku po pracy na kwotę ogółem 26.450 zł (182 dofinansowania),
  • dofinansowanie Mikołajkowe na kwotę ogółem 53.700 zł (269 dofinansowań),
  • pożyczki mieszkaniowe na kwotę ogółem 80.000 zł (16 pożyczek).

Ww. świadczenia poddano kontroli w zakresie zgodności z przepisami prawa i obowiązującym w ŻM regulaminem ZFŚS.

Kontroli poddano także 2. faktury zakupu, zaewidencjonowane w koszty funduszu na kwotę ogółem 25.568 zł, dotyczące wyjazdu integracyjnego oraz zakupu biletów na koncert.

Kontrola poszczególnych rodzajów świadczeń zrealizowanych w ramach ZFŚS w 2019 r., wykazała następujące nieprawidłowości:

  1. Dofinansowanie wypoczynku:
  2. Wnioski, w których wśród osób uprawnionych wymienione zostały dzieci, a wnioskodawca na podstawie wykazanych dochodów był uprawniony do otrzymania najwyższej ustalonej kwoty dofinansowania wypoczynku, nie zawierały jakiejkolwiek informacji potwierdzającej uwzględnienie w dochodach świadczeń wychowawczych, w tym tzw. 500+. Tym samym, dochody wykazane zostały w zaniżonej wysokości, co z kolei miało przełożenie na przyznanie zawyżonych świadczeń. Na obowiązek przekazywania przez wnioskodawców informacji o uzyskanych świadczeniach wychowawczych oraz uwzględniania ich w przychodach wskazano w § 7 ust. 7 lit. e regulaminu ZFŚS. Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższe ponoszą przede wszystkim wnioskodawcy, którzy złożyli oświadczenia niezgodnie z prawdą, ale także Komisja, która miała dostęp do danych niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego w oparciu o dokumentację kadrowo – płacową lub mogła o takowe wystąpić do wnioskodawców w ramach działań wyjaśniających. Należy także zaznaczyć, że w skład Komisji wchodzili przedstawiciele organizacji związkowych, mający prawo kontrolować, czy środki wydatkowane są m.in. zgodnie z przyjętym regulaminem, a w § 9 regulaminu ZFŚS przewidziano sankcje za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą w postaci zwrotu otrzymanej kwoty dopłaty lub pomocy wraz z ustawowymi odsetkami.
  3. W 3. przypadkach, kwoty wypłaconych świadczeń były niezgodne z decyzjami Komisji wyrażonymi na wnioskach. W 2. przypadkach przyznano 900 zł, a wypłacono 950 zł, a w 1. przypadku przyznano 900 zł, a wypłacono 1.000 zł. W pierwszych 2. przypadkach nadpłacone kwoty zostały potrącone z dofinansowania Mikołajkowego, a w 3. przypadku – według wyjaśnień dyrektora - kwota została wypłacona prawidłowo, tylko błędnie została wpisana przy decyzji Komisji.
  4. W 30. z 248. przypadków, wnioski zostały złożone na nieaktualnym wzorze, mimo obowiązywania od 01.03.2019 r. regulaminu ZFŚS wprowadzającego nowe wzory wniosków.
  5. W 2. przypadkach, średni dochód został błędnie wyliczony i wskazany na wniosku przez pracownika. W przypadku 1. z pracowników błędnie wykazany dochód na 1. osobę miał przełożenie na kwotę przyznanego dofinansowania, ponieważ na tej podstawie przyznano dofinansowanie w kwocie 900 zł zamiast 1.000 zł. Kwoty wykazane na wnioskach nie podlegały żadnej weryfikacji, w tym weryfikacji rachunkowej.
  6. Dofinansowanie do wypoczynku po pracy:
    1. W 2019 r. pracownicy ŻM otrzymali dofinansowania do wyjazdu integracyjnego (w tym 1 emeryt) i koncertu w Filharmonii, mimo że nie złożyli stosownych wniosków. Na obowiązek składania wniosków wskazano w § 7 ust. 2 regulaminu ZFŚS, według którego osoby uprawnione występujące o przyznanie dofinansowania lub pomocy z funduszu składają stosowne wnioski, których wzory stanowią załączniki do tegoż regulaminu. Zapis dotyczący dofinansowania wypoczynku po pracy wskazany został w załączniku nr 2 do regulaminu ZFŚS.
    2. Dofinansowanie wycieczki do Warszawy rozliczone zostało z kwoty wolnej od opodatkowania w wysokości 1.000 zł (Patrz: Ewidencja i rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych).

3. Dofinansowanie Mikołajkowe:

  1. Dofinansowanie ustalone zostało w jednakowej kwocie dla wszystkich pracowników, tj. wbrew kryteriom przyznawania ulgowych świadczeń wymienionym w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, według których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Dofinansowanie nie zostało na wprost przewidziane w katalogu świadczeń wymienionych w § 6 regulaminu ZFŚS, a wydatek został zakwalifikowany zgodnie z dopiskiem na protokole Komisji „(Jednorazowa zapomoga)” do niezamkniętego katalogu zapomóg, na jakie mogą być przeznaczane środki funduszu, wymienionego w § 6 ust. 1 lit. d regulaminu ZFŚS. Według kontrolującego, zapomoga nie jest świadczeniem, które może być przyznane wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości tylko świadczeniem o charakterze ulgowym, do którego zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, powinny mieć zastosowanie kryteria socjalne. Zważywszy na cel jakiemu służą środki ZFŚS, brak rzeczywistego zróżnicowania wysokości przyznanych świadczeń potwierdza brak „elementu socjalnego”. Świadczenia wypłacone z pominięciem ww. zasady dysponowania środkami funduszu, nie mogą być uznane za świadczenia socjalne, a tym samym nie mogą także korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949). Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08) stwierdził, że przepis art. 8 ust. 1ustawy o ZFŚS nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin może ustalać inne zasady korzystania z konkretnych świadczeń, np. dotyczące powszechnej dostępności na równych zasadach, jednakże Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 listopada 2014 r. (sygn. akt I UK 202/13) wskazał, że zasada powszechnej dostępności dotyczy imprez integracyjnych, akcji turystycznych, imprez kulturalnych i sportowych itp. W świetle powyższego, wypłacone dofinansowania Mikołajkowe, stanowiły zwykły przychód ze stosunku pracy, stanowiący podstawę wymiaru składek. Na konieczność stosowania kryterium socjalnego wskazano m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09) oraz w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 7 grudnia 2016 r. (sygn. akt III AUa 2208/15).
  2. Pracownicy ŻM otrzymali ponadto ww. dofinansowanie, mimo że nie złożyli stosownych wniosków. Na obowiązek składania wniosków wskazano w § 7 ust. 2 regulaminu ZFŚS, według którego osoby uprawnione występujące o przyznanie dofinansowania lub pomocy z funduszu składają stosowne wnioski, których wzory stanowią załączniki do tegoż regulaminu. Chociaż zapis dotyczący dofinansowania Mikołajkowego nie został wskazany w treści załączników do regulaminu ZFŚS, zapisy regulaminu jednoznacznie wskazywały na obowiązek składania wniosków. Tym samym środki rozdysponowane z naruszeniem regulaminu w zakresie zasad i warunków korzystania ze świadczeń (brak wniosków), nie podlegały wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W pozostałych przypadkach świadczenia przyznane zostały na podstawie prawidłowej dokumentacji i w kwotach wynikających z decyzji podjętych przez Komisję.

 2. Prowadzenie dokumentacji i ewidencja księgowa

W toku kontroli sprawdzono, czy dokumentacja dotycząca ZFŚS prowadzona była zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor i regulaminem ZFŚS.

Kontroli podlegała także zgodność ewidencji prowadzonej na kontach dotyczących ZFŚS z faktycznymi wypłatami zrealizowanymi na podstawie protokołów Komisji i list wypłat.

W toku kontroli stwierdzono, że bilans otwarcia konta 851 był niezgodny z sumą sald na stosownych kontach księgowych. Na bilans otwarcia konta 851 powinny składać się:

  • bilans otwarcia konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami w kwocie 15.845 zł,
  • bilans otwarcia konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia w kwocie 99.173,66 zł.

Suma ww. sald wyniosła 115.018,66 zł, a bilans otwarcia konta 851 wyniósł 118.708,43 zł, tj. o 3.689,77 zł więcej. Według głównego księgowego, różnica jest wynikiem zaszłych operacji, których geneza sięga lat poprzedzających rok 1993 r., w którym to roku żłobki zostały przejęte z ówczesnego ZOZ przez Urząd Miasta Szczecin. Wydział Księgowości, przyjął w 1993 r. powyższy stan kont bilansowych i tworząc ówczesną jednostkę „Żłobki Miejskie”, przekazał stan kont ze wskazaną różnicą. Według głównego księgowego, z uwagi na specyfikę operacji mających wpływ na wynik konta 851 (udzielenie bądź spłata pożyczki mieszkaniowej pracowników jednostki), nie ma możliwości skorygowania powyższej różnicy.

Kontrola wykazała ponadto, że na str. Ma konta 851 zaewidencjonowane zostały w 2019 r. m.in. odsetki od pożyczek udzielonych w grudniu 2018 r. w łącznej kwocie 289,52 zł. Zaewidencjonowanie odsetek w 2019 r. zamiast w 2018 r. było niezgodne z art. 6 ust. 1uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Ewidencja ZFŚS prowadzona przez głównego księgowego spełniała w pozostałym zakresie wymogi uor.

Przychody i rozchody zrealizowane z ZFŚS na koncie 851 zostały zaewidencjonowane zgodne z operacjami bankowymi oraz dowodami źródłowymi, stanowiącymi podstawę dokonanych księgowań.

Na koncie 851 nie została wyodrębniona analityka dotycząca rodzajów świadczeń realizowanych z ZFŚS, jednakże wskazania rodzaju i numeru dowodu księgowego oraz wprowadzona treść operacji pozwalały na identyfikację poszczególnych świadczeń.

 3. Ewidencja i rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

W toku kontroli sprawdzono:

  • prawidłowość naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych w odniesieniu do wszystkich świadczeń przyznanych i wypłaconych w 2019 r., z uwzględnieniem świadczeń i kwot zwolnionych z opodatkowania, w oparciu o przepisy ustawy o podatku dochodowym,
  • terminowość regulowania zobowiązań podatkowych.

W 2019 r. od świadczeń wypłaconych z ZFŚS naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 9.499 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku 55. osób uprawnionych, którym przyznano dofinansowanie wycieczki integracyjnej do Warszawy w kwocie 250 zł na osobę, błędnie uznano, iż ww. kwota udzielonego dofinansowania stanowiła po stronie uczestników przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, do ww. świadczenia nieprawidłowo zastosowano również zwolnienie z opodatkowania (zwolnienie do kwoty 1.000 zł na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ww. ustawy), co miało także wpływ na niewłaściwe opodatkowanie innych świadczeń przyznanych w terminach późniejszych.

Wycieczka sfinansowana została ze środków ZFŚS w kwocie 13.750 zł (11.900 zł – wpłaty własne uczestników wycieczki), a jej celem była integracja pracowników, na co dyrektor wskazał w wyjaśnieniach udzielonych w trakcie kontroli. Dokonując oceny, czy udział pracowników w wycieczkach integracyjnych prowadzi do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym, można posiłkować się m.in. oceną prawną dokonaną przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w uzasadnieniu którego Trybunał wskazał, że udział w wycieczce, który był dobrowolny, nie oznacza uzyskania przez uczestniczących w niej przychodu, gdyż brak jest podstaw, by świadczenie adresowane do wszystkich przypisać indywidualnym uczestnikom, jako ich wymierną korzyść. Analogiczne stanowisko akceptowane jest również w działalności organów podatkowych, np. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2019 r. (0113-KDIPT2-3.4011.165.2019.1.ID).

W przypadku pracowników, na mocy art. 21 ust.1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uwzględniona została kwota wolna od opodatkowania w wysokości 1.000 zł. W przypadku seniora wartość świadczeń otrzymanych od byłego pracodawcy nie przekroczyła w roku podatkowym 2019 kwoty 3.000 zł, tj. kwoty uprawniającej do zwolnienia z podatku na warunkach przewidzianych w art. 21 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy.

Wszystkie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych uregulowane zostały w terminach ustawowych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ŻM:

  1. Przekazanie na rachunek bankowy ZFŚS dodatkowego odpisu w kwocie 4.434 zł, w związku ze zmianą art. 5h ustawy o ZFŚS.
  2. Skorygowanie podatku dochodowego od osób fizycznych za 2019 r.
  3. Stosowanie kryterium socjalnego do ulgowych usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS.
  4. Przyznawanie świadczeń i dokumentowanie wykorzystania środków funduszu zgodnie z zapisami regulaminu ZFŚS.
  5. Wykonanie powtórnej analizy źródła powstania różnicy w kwocie 3.689,77 zł oraz doprowadzenie do zgodności salda konta 851 z saldami kont 234 i 135.
  6. Ewidencjonowanie odsetek od pożyczek mieszkaniowych w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.
  7. Sprawowanie i dokumentowanie bieżącego nadzoru nad wykorzystywaniem środków funduszu.
  8. Uzupełnienie zapisów regulaminu ZFŚS oraz skorygowanie zapisów nieprecyzyjnych i/lub niespójnych.

udostępnił:
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:
2020/07/10
odpowiedzialny/a:
Andrzej Lejk
wprowadził/a:
Andrzej Lejk
dnia:
2020/07/10 11:29:08
historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2020/07/10 11:29:08 Dodanie informacji o przeprowadzonej kontroli