Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 03.08.2020 r. do 04.08.2020 r. i od 27.10.2020 r. do 02.12.2020 r. (z przerwą w dniach 05-13.11.2020 r.) przeprowadził kontrolę w XVI Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie przy ul. Dunikowskiego 1 (zw. dalej XVI LO), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 07 grudnia  2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 grudnia 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w XVI Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych,
• nieopiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w XVI LO w 2019 r. wyniosło łącznie 5.386,60 zł, co stanowiło 91,83 % planowanej kwoty w wysokości 5.866zł. Na dochody budżetowe składały się wpływy z różnych dochodów (§ 097) w rozdziale 80120 - 601 zł oraz w rozdziale 80195 – 4.785,60 zł.

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2019 r. łącznie 226.049,48 zł, co stanowiło 72,02 % planowanej kwoty w wysokości 313.860 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: różnych opłat (§ 069 – 207,00 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 139.566,65 zł), usług (§ 083 – 58.840,40 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 230,23 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 27.205,20 zł).

Kontroli poddano 10 umów najmu obowiązujących w XVI LO w 2019 r. oraz rozrachunki z kontrahentami dotyczące ww. umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencji w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 61.888,37 zł, tj. 44,34 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych (27,38 % dochodów wrd).

W 2. przypadkach na 42. poddane kontroli, umowy dotyczące najmu pomieszczeń szkoły nie zostały przekazane przez kierownika gospodarczego do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Dodatkowo stwierdzono, że w 13. przypadkach nie zawarto pisemnych umów na najem powierzchni czym nie zabezpieczono wystarczająco interesu szkoły. Ustalono bowiem, że jednorazowe wynajmy pomieszczeń XVI LO realizowane były na podstawie pisemnego wniosku/prośby o wynajem, mimo że zgodnie z § 1 ust. 4-5 regulaminu wynajmu i korzystania z pomieszczeń należących do szkoły, wprowadzonego zarządzeniem nr 2/2017/2018 dyrektora z 08.09.2017 r. (zw. dalej regulaminem wynajmu) osoby zainteresowane wynajmem pomieszczeń i obiektu sportowego składają pisemny wniosek, a następnie dyrektor przy uwzględnieniu możliwości lokalowych udostępnia pomieszczenia odpłatnie na podstawie umowy najmu. Powyższe wnioski/prośby nie zawierały ponadto wskazania stawki za wynajem, sposobu i terminu płatności, czyli danych stanowiących podstawę do wystawienia faktury.

Obowiązki dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej z wynajmem pomieszczeń i obiektu sportowego XVI LO powierzone zostały kierownikowi gospodarczemu.

Kontrola wykazała ponadto, że w celu przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach, dyrektor nie stosował uprawnień określonych w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych - do dnia 31 grudnia 2019 r. zwaną ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 118(zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych), które pozostawały w jego dyspozycji, tj. określonych w ówcześnie obowiązujących brzmieniach art. 4 pkt 3 w zw. z art. 7 ust. 1 ww. ustawy, wg którego wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% w stosunku rocznym oraz w ówcześnie obowiązującym brzmieniu art. 10 ust. 1 ww. ustawy, według którego wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W sytuacjach dokonania płatności po terminie, naliczane natomiast były przez głównego księgowego odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości 7% w stosunku rocznym.

We wszystkich skontrolowanych przypadkach naliczenie należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

 1.2 Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 8.949,60 zł, w tym: należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 369,00 zł i pozostałe należności z ww. tytułu w wysokości 8.580,60 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. wykazano należności w kwocie 8.979,55 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2019 r. należności w kwocie 0,00 zł.  

Należności ogółem XVI LO wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 25.545 zł, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 34.524,55 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

 Zaplanowane wydatki XVI LO w wysokości 4.106.031,00 zł zrealizowane zostały w 97,86 %, tj. w kwocie 4.018.197,98 zł (środki budżetowe na kwotę 3.792.148,50 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 226.049,48 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 27. źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 267.582,62 zł, co stanowiło 6,66 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 240.549,53 zł i ze środków wrd w kwocie 27.033,09 zł),
• 23 wyciągów bankowych, 1. raportu kasowego oraz dokumentację dot. 9. zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

Ustalono, że w 1. przypadku na 4 poddane kontroli, umowa dotycząca zakupu usługi wymiany stolarki okiennej nie została przekazana przez kierownika gospodarczego do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

  W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin - ze zmianami,stwierdzono, że w 4. przypadkach zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 10 skontrolowanych) kierownik gospodarczy nie dokonał analizy rynku (dotyczy naprawy podłoża, zakupu telewizorów z uchwytami, tablicy interaktywnej, projektora i dodatkowego wyposażenia oraz wymiany stolarki okiennej). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego przy udzielaniu takich zamówień zamawiający powinien dokonać analizy rynku, polegającej w szczególności na skierowaniu zapytania (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą 27. dowodów zakupu, 23. wyciągów bankowych i 1. raportu kasowego wykazała, że:

- w17. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokumentu i datę dokonania operacji gospodarczej; stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

- w 2. przypadkach nie ujęto w księgach inwentarzowych zakupu mebli szkolnych o wartości 2.230 zł i ścianki reklamowej o wartości 2.300 zł; dodatkowo ww. ścianka reklamowa nie została ujęta w ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych (konto 013); było to niezgodne z postanowieniami części II pkt 3 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), wg których konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania; naruszało to ponadto przepisy art. 16 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych XVI LO i dokumentacji księgowej odpowiadał główny księgowy, natomiast obowiązek prowadzenia ksiąg inwentarzowych powierzony został kierownikowi gospodarczemu.

Zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

 W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 208.801,24 zł, uregulowane w I kwartale 2020 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 175.206,12 zł,
• składek ZUS na kwotę 33.585,12 zł,
• pozostałych zobowiązań w wysokości 10,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. nie wykazano zobowiązań, a w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, według stanu na dzień 31.12.2019 r. wykazano zobowiązania w kwocie 218,95 zł. W związku z powyższym zobowiązania ogółem wynikające z bilansu XVI LO, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 209.019,79 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 52. pracowników XVI LO zatrudnionych w 2019 r. (wg stanu na dzień 31.12.2019 r.), tj. 9,62 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 289.863,41 zł, tj. 12,88 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 2.251.287,59 zł, zaewidencjonowanych w 2019 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 22.077,49 zł, tj. 14,17 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 155.776,46 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 247.802 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.140.665,12 zł.

W 3. przypadkach stwierdzono, iż składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy przekazane zostały do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych po terminie. Ustalono bowiem, że ww. składki przekazane zostały: 

- za I.2019 r. w kwocie 61.352,23 zł w dniu 06.02.2019 r. tj. 1 dzień po terminie,

- za V.2019 r. w kwocie 65.740,10 zł w dniu 06.06.2019 r. tj. 1 dzień po terminie,

- za VI.2019 r. w kwocie 74.279,62 zł w dniu 08.07.2019 r. tj. 3 dni po terminie.

Nie uregulowano ponadto odsetek za zwłokę w kwocie 76 zł. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.), wg którego płatnik składek (jednostka budżetowa) opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca oraz z postanowieniami art. 23 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którymi od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika odsetki za zwłokę. Przyczyną ww. opóźnień było dokonanie przez dyrektora zatwierdzenia ww. przelewów po terminie płatności.

Ustalono ponadto, że podatek dochodowy od osób fizycznych za czerwiec 2019 r. w wysokości 13.664 zł został przekazany do Urzędu Skarbowego dopiero w dniu 25.07.2019 r. tj. 5 dni po terminie. Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.XVI LO skorzystał również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 601 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 5.386,60 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 3.792.148,50 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 226.049,48 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 8.949,60 zł.

Łączna kwota zaplanowanych dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniosła 5.866 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. o 4.786 zł (dokonano 1. zmiany).

Kwota zaplanowanych wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniosła łącznie 3.792.171 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. o 1.669.856 zł (dokonano 21. zmian planu).

Kwota zaplanowanych dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosła 313.860 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. o 50.000 zł (dokonano 4. zmian planu).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę przepisu art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2019 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym m.in.: protokoły i arkusze spisu z natury przeprowadzonego w kasie i magazynie jednostki oraz potwierdzenia sald należności kontrahentów i sald na rachunkach bankowych XVI LO.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  116.102,53 zł. Naruszało to przepis art. 16 ust. 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych był główny księgowy, natomiast za ewidencję w księgach inwentarzowych XVI LO odpowiadał kierownik gospodarczy.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2017. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce, stanowiące załączniki do zarządzenia nr 7A/2017/2018 dyrektora z dnia 19.09.2017 r.:

1. Ogólne zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej,
2. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3. Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowy plan kont,
4. Zasady ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
5. Opis systemu informatycznego,
6. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowo-finansowych w jednostce,

oraz instrukcję kasową z 19.09.2017 r.

Stwierdzono, że dokumentacja XVI LO opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała określenia wersji oprogramowania stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, natomiast osobą odpowiedzialną za opracowanie projektu dotyczącego prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont i obiegu dokumentów finansowo-księgowych był główny księgowy. W dokumentacji XVI LO nie opisano ponadto stosowanych rozwiązań w zakresie dekretacji dowodów księgowych.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w XVI LO procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym:12 deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 222. faktury VAT i faktury wewnętrzne.

Stwierdzono, że w 6. przypadkach podatek od towarów i usług został odprowadzony na rachunek bankowy Urzędu Miasta Szczecin po terminie,  określonym w § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian) - zw. dalej zarządzeniem w sprawie podatku od towarów i usług, tj. w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ustalono bowiem, że podatek VAT za styczeń, luty, maj, sierpień, październik i listopad 2019 r. został przekazany odpowiednio w dniach: 11.02.19 r. (kwota 2.479,03 zł), 12.03.19 r. (1.341,75 zł), 11.06.19 r. (893,19 zł), 11.09.19 r. (117,14 zł), 12.11.19 r. (1.852,09 zł) i 11.12.19 r. (1.646,79 zł).

Dodatkowo deklaracja VAT-7 za październik 2019 r. została przekazana do Urzędu Miasta Szczecin w dniu 12.11.2019 r. tj. 2 dni po terminie, określonym w § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie podatku od towarów i usług, tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach podatek od towarów i usług oraz deklaracje VAT-7 za 2019 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2019 r. osoba pełniąca rolę administratora systemu bankowości elektronicznej uczestniczyła czynnie w podpisywaniu zleceń płatniczych. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 17.11.2020 r., w 2019 r. przeprowadzone zostały w jednostce 2 kontrole. Informacja dotycząca 1. z 2. ww. kontroli nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi XVI LO:

1. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
2. Wynajmowanie pomieszczeń XVI LO zgodnie z zapisami regulaminu wynajmu, tj. na podstawie umowy najmu.
3. Dokonywanie zapisów księgowych i kontroli dowodów zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem stwierdzenia sprawdzenia oraz prawidłowej daty dowodu księgowego i daty dokonania operacji gospodarczej.
4. Uzupełnienie ewidencji pozostałych środków trwałych prowadzonej w księdze głównej oraz uzgodnienie sald wynikających z tej ewidencji i prowadzonych ksiąg inwentarzowych.
5. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
6. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
7. Terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT – 7 i podatku od towarów i usług.
8. Korzystanie z uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych.
9. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, XVI LO korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty.
10. Każdorazowe przeprowadzanie i dokumentowanie analizy rynku w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto. 
11. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego.
12. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.