Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 30 września 2020 r. do 4 listopada 2020 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym Nr 2 w Szczecinie przy ul. Jagiellońskiej 65 (zw. dalej SOSW2)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 5 listopada 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 grudnia 2020 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SOSW2 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niebieżącym prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez ujmowanie wpłat i wypłat gotówkowych pod inną datą, niż data ich dokonania,
• niewskazywaniu na gotówkowych dowodach księgowych daty wypłaty, jeśli jest ona różna od daty dokumentu lub stanowi uzupełnienie zaliczki stałej,
• niewskazywaniu na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT (sprzedaż posiłków) podstawy prawnej tego zwolnienia,
• ewidencjonowaniu przypisu za wyżywienie niezgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu korzystania ze stołówki,
• wystąpieniu przypadków błędnej dekretacji dowodu księgowego (1 przypadek) i braku wskazania na dowodzie księgowym powiązania księgi głównej z księgą inwentarzową (2 przypadki),
• naliczeniu pracownikowi dodatku za pracę w uciążliwych warunkach w wysokości niezgodnej z dokumentem przyznającym dodatek,  znajdującym się w aktach osobowych,
• niespójności zapisów w instrukcjach wewnętrznych odnośnie częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• kompletności kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i zatwierdzania do zapłaty,
• zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• zgodności rozliczeń za najem z zawartymi umowami,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, za czas choroby oraz dodatków za godziny ponadwymiarowe, doraźne i za pracę w godzinach nocnych,
• kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej,
• dokumentowania przeprowadzonych analiz rynku oraz sporządzania notatek służbowych z udzielenia zamówień do kwoty 30.000 euro,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane SOSW2 w 2019 r. wyniosły ogółem 1.717,56 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 85403 w § 0970 - Wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego – 1.175 zł i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS – 182,56 zł) oraz w § 0870 – Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych (dochód ze sprzedaży złomu - 360 zł).

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody SOSW2 w 2019 r. wyniosły ogółem 123.464,30 zł.

Kontrolą objęto:

1. 5 umów najmu i dzierżawy, obowiązujących w 2019 r.
2. 5 dowodów księgowych wystawionych w IV kwartale 2019 r. tytułem najmu.
3. Wpłaty wniesione tytułem odpłatności za wyżywienie za październik 2019 r. w łącznej kwocie 17.550 zł, zaewidencjonowane na § 0830 (117 operacji wpłat do kasy i na rachunek bankowy SOSW2).

W toku kontroli ustalono, że księgi rachunkowe SOSW2 nie były prowadzone bieżąco, bowiem w raportach kasowych wrd, wpłaty gotówkowe za wyżywienie ujmowane były zbiorczo pod datą zamknięcia raportu, mimo że wpłaty, wg kwitariusza, wpływały w różnych dniach miesiąca. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm), zwanej dalej uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wprawdzie w § 7 obowiązującej Instrukcji kasowej zastosowano uproszczenie zezwalające na wpisywanie w raporcie kasowym dowodów przychodowych z kwitariusza pod jedną pozycją, na podstawie zestawienia zbiorczego, z powołaniem serii i numerów pokwitowań, jednak w ocenie kontroli uproszczenie to nie wypełnia znamion zapisanych w art. 4 ust. 1 i 4 uor, wg którego jednostka może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji finansowej. W tym przypadku bowiem, sytuacja finansowa jest zniekształcona poprzez niezgodność salda w kasie ze stanem wykazanym w raporcie kasowym w poszczególnych dniach. Dopuszczalnym uproszczeniem, w ocenie kontroli, byłoby sporządzanie dowodów zbiorczych, służących do ewidencjonowania wpłat dokonanych tego samego dnia.

Analiza zapisów na koncie 700-30-…-0830-… - Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia (odpłatność za wyżywienie) wykazała, że na koncie nie był ewidencjonowany rzeczywisty przypis tytułem opłat za wyżywienie, należny za dany miesiąc. W SOSW2 na koniec miesiąca ewidencjonowana była należność za wyżywienie już skorygowana o odpisy tytułem nieobecności. Było to niezgodne z § 5 ust. 1 obowiązującego w SOSW2 regulaminu korzystania ze stołówki, wg którego odpisu za niewykorzystane posiłki w danym miesiącu dokonuje się w następnym miesiącu rozliczeniowym. W ocenie kontroli, należność z tytułu wyżywienia występuje na początku miesiąca i jest to kwota, jaka powinna zostać zapłacona przy założeniu, że wszyscy zadeklarowani uczniowie będą korzystać z wyżywienia. Korekty przypisu dokonuje się, gdy znana jest liczba niewykorzystanych posiłków. 

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był główny księgowy.

W SOSW2 funkcjonował cennik za towary i usługi obejmujący: ceny brutto poszczególnych posiłków dla uczniów, nauczycieli, ceny za wydanie legitymacji i duplikatu świadectw oraz ceny posiłków, zakwaterowania i wynajmu pomieszczeń w ramach sprzedaży opodatkowanej.

Wpłaty tytułem odpłatności za wyżywienie za październik 2019 r. zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rozliczeń za najem, który rozliczany był zgodnie z zawartymi umowami.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2019 r. nie zostały wykazane należności.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały należności w kwocie 3.861,11 zł (w tym należności uczniów za wyżywienie – 3.835 zł, odsetki od należności za wyżywienie – 25,27 zł i odsetki od należności za najem – 0,84 zł).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2019 r. wykazano następujące należności: 1.656 zł - należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług oraz 2.179 zł - pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług (niewymagalne).

Należności wymagalne stanowiły zaległość z tytułu wnoszenia opłat za wyżywienie uczniów.

Odsetki od nieterminowych płatności naliczane były i ewidencjonowane na koniec każdego kwartału.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W SOSW2 zidentyfikowano wszystkie należności, a w stosunku do należności wyma-galnych zostały naliczone odsetki. Wszystkie należności zostały uregulowane w 2020 r.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz 221 – Należności z tytułu dochodów (tu: na wrd imienne konta wychowanków).

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe SOSW2 w wysokości 6.235.192 zł zrealizowane zostały w 100%.

SOSW2 w 2019 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki z wrd w wysokości 123.464,30 zł, co stanowiło 49,2% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 53 dowody księgowe na łączną kwotę 332.128,69 zł, co stanowiło 5,3% wydatków budżetowych ogółem,
• 18 dowodów księgowych na łączną kwotę 25.146,28 zł, co stanowiło 20,4% wydatków WRD ogółem,
• 6 umów stanowiących podstawę do wystawienia 12. dowodów księgowych,
• 18 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że

• w raportach kasowych budżetu, wydatki gotówkowe nie były ujmowane pod faktyczną datą operacji, tylko pod ostatnią datą raportu lub ostatnią datą przed kolejnym pobraniem gotówki z banku. Powyższa praktyka podyktowana była faktem udzielenia specjaliście ds. administracyjno – gospodarczych i intendentowi rocznej zaliczki stałej (Zarządzenie FK Nr 2/2019 z dnia 10.01.2019 r.), uzupełnianej każdorazowo po dokonanych zakupach gotówkowych w wyżej wskazanych terminach. W ocenie kontroli jednak, tego typu działanie powinno zostać co najmniej uregulowane w procedurach wewnętrznych zwłaszcza, że na dowodach księgowych nie było daty odbioru gotówki przez pracownika dysponującego stałą zaliczką (daty wydatku) a jedynie wskazanie kwoty i podpis tego pracownika,
• analogicznie, na imiennych listach dot. pomocy w ramach programu „Wyprawka szkolna”, w rubryce obok wskazanej kwoty pomocy widniał jedynie podpis ucznia potwierdzający odbiór gotówki. Nie było daty odbioru, nie było również innego dowodu księgowego potwierdzającego datę odbioru (KW, odcinek z kwitariusza).

Niespójność pomiędzy datami wydatku na fakturze i w raporcie kasowym (bądź brak daty wydatku na listach wyprawki) narusza ww. 24 ust. 5 pkt 3 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,

• w jednym przypadku dowód księgowy za zakup energii elektrycznej został błędnie zadekretowany, jako koszt ujęty został w rozdziale 80148 (stołówki szkolne i przedszkolne), natomiast jako wydatek w rozdziale 80134 (szkoły zawodowe specjalne). Prawidłowo dokument powinien zostać ujęty w koszty rozdziału 80134,
• w przypadku 2. faktur dotyczących wydatków na zakup 3. laptopów i sprzętu sportowego w łącznej wys. 23.691,06 zł,na oryginałach faktur zakupu nie wskazano na powiązanie księgi głównej z księgą inwentarzową.

Powyższe było niezgodne z ww. standardem kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną w SOSW2 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Obie faktury za zakup 3. laptopów i sprzętu sportowego zostały ujęte w programie „Wyposażenie” oraz w ewidencji konta 013 – Pozostałe środki trwałe.

Wszystkie faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym przez ówczesnego dyrektora, pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego i były zatwierdzone do zapłaty przez ww. osoby.

Wszystkie zakupy na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe. Notatki zawierały prawidłowy kurs euro, obowiązujący w 2019 r. oraz szacunkową wartość zamówienia wyrażoną w złotych i euro, zgodnie z zapisami Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 30 tys. euro (Zarządzenie FK nr 7/2016 z dnia 3.09.2016 r.), sporządzonego na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 303/16 z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe wydatków budżetowych i z wrd były zadekretowane poprzez uzupełnienie pieczęci na dowodzie oraz poprzez wydruk z programu księgowego.

Wyciągi bankowe posiadały wskazanie miesiąca ujęcia w księgach oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz zawierały potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 383.862,13 zł, uregulowane w 2020 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 70 zł tytułem nadpłaty ucznia za wyżywienie.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2019 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach SOSW2 za 2019 r. Były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 221 strona Ma – Należności z tytułu dochodów (tu: na wrd imienne konta wychowanków), 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne i 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5. z 84. pracowników zatrudnionych w 2019 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 318.632,48 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 297.497,09 zł (7,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 4.190.813,50 zł zaewidencjonowanej na § 4010 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 21.135,39 zł (7,6 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 280.379,71 zł zaewidencjonowanej na § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania wynagrodzenia chorobowego (3. pracowników) oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, doraźne i dodatek za pracę w godzinach nocnych (internat) – 2. pracowników.

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej pracownika nr 4 stwierdzono, żepocząwszy od IX 2019 r. pracownikowi naliczany był dodatek za pracę w warunkach uciążliwych w wys. 30 zł, natomiast wg dokumentu znajdującego się w aktach osobowych pracownika, począwszy od IX 2019 r. przyznany  został mu dodatek w wys. 70 zł.

Powyższe było niezgodne z ww. standardem kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Obsługę kadrową w 2019 r. prowadził specjalista ds. kadr. Płace naliczał starszy księgowy.

Ww. dodatek za pracę w warunkach uciążliwych został naliczony na podstawie imiennego wykazu pracowników, którym przyznany został dodatek we wskazanej kwocie, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia FK nr 8/2019 dyrektora SOSW2 z dnia 10.09.2019 r. w sprawie ustalenia dodatku za pracę w uciążliwych warunkach.

W trakcie kontroli dokument znajdujący się w aktach osobowych pracownika nr 4 został poprawiony.

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm).

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, doraźne i dodatku za pracę w godzinach nocnych nie wykazała nieprawidłowości.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 390.914 zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.509.636,09 zł i również w całości zostały uregulowane.

Według deklaracji VAT-7 za 2019 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 4.278,63 zł, dla podatku należnego w kwocie ogółem 5.477,90 zł i podatku naliczonego w kwocie ogółem 1.199,27 zł.

Kontroli poddano 147 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2019 r. w zakresie ich zgodności z zapisami zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej Zarządzeniem nr 315/17 z dnia 5.07.2017 r.),zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

W toku kontroli 147. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono, że faktury sprzedaży dot. świadczenia usług zwolnionych z podatku VAT (sprzedaż posiłków), nie zawierały wskazania dotyczącego podstawy prawnej tego zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT,według którego w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Osobą odpowiedzialną w SOSW2 za wystawianie faktur sprzedaży oraz prowadzenie rejestru sprzedaży i ewidencji VAT był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).

W 2019 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podatek naliczony, zawarty w deklaracji VAT-7, ustalony został przy zastosowaniu prewspółczynnika w wysokości 3%. Wartość prewspółczynnika na 2019 r. ustalona została na podstawie danych za 2018 r., zgodnie z zapisami § 369 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.

Wszystkie faktury sprzedaży wskazywały NIP sprzedawcy, tj. Gminę Miasto Szczecin, były prawidłowo zadekretowane,zawierały podpis osoby sporządzającej i zawierały wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych.

Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie przekazywana była na konto Gminy do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2019 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 2.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 1.717,56 zł i było mniejsze od ww. planu o 282,44 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

Plan wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 6.235.192,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r. o 2.012.374,60 zł (plan na 1.01.2019 r. w kwocie 4.222.817,40 zł).

Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 6.234.494,90 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 697,10 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 251.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 123.464,30 zł i było mniejsze od ww. planu o 127.535,70 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2019 r. z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w CMS instrukcją inwentaryzacyjną.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2019 r., w tym arkusze spisu z natury magazynu żywnościowego i gospodarczego, sprawozdania z inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów księgowych kont: 011, 013, 014, 020, 201 (obustronnie), 221, 225, 229, 231, 234, 240, 310, 800, 851 i 860, protokół z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz protokół inwentaryzacji rachunków bankowych, a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2019 r. wzrosła o 13.999 zł - przyjętona stan piec konwekcyjny w ww. kwocie. Wartość pozostałych środków trwałych wzrosła w 2019 r. o 101.333,41 zł - zakupiono m.in. komputery i laptopy na łączną kwotę 49.192,97 zł, wyposażenie kuchni na łączną kwotę 26.868,44 zł,sprzęt sportowy w wys. 16.050,00 zł i przyczepę w wys. 3.450,00 zł.  Wartość księgozbioru wzrosła o 3.156,10 zł poprzez przyjęcie na stan książek i podręczników. W 2019 r. ponadto zakupiono licencję na program komputerowy do obsługi biblioteki o wartości 1.827,66 zł – zwiększono tym samym stan wartości niematerialnych i prawnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ostatni pełny spis z natury majątku SOSW2 przeprowadzony został w 2017 r.

Dyrektor SOSW2 wydał stosowne zarządzenie w sprawie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r.

Wartość stanu magazynów: żywnościowego i gospodarczego była zgodna z saldem konta 310 na dzień 31.12.2019 r. na kwotę odpowiednio 3.415,58 zł (310-30) i 5.778,91 zł (310-11).

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. była zgodna z księgami rachunkowymi.

Wartość majątku według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku według ksiąg rachunkowych.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości wraz z metodami wyceny aktywów i pasywów finansowych oraz ustaleniem wyniku finansowego – zarządzenie FK nr 11/2017z dnia 29.12.2017 r. i zarządzenie FK nr 12/2019 z dnia 31.12.2019 r.,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych – zarządzenie FK nr 11/2017z dnia 29.12.2017 r.,
• Instrukcja kasowa – zarządzenie FK nr 11/2017z dnia 29.12.2017 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zarządzenie nr 8/2010/2011 z dnia 31.12.2010 r. i zarządzenie FK nr 12/2019 z dnia 31.12.2019 r.,
• Instrukcja magazynowa - zarządzenie nr 8/2010/2011 z dnia 31.12.2010 r.,
• Instrukcja gospodarowania środkami finansowymi – zarządzenie nr 1/2012/2013 z dnia 1.01.2013 r.,
• Instrukcja postępowania ze składnikami rzeczowymi majątku ruchomego – zarządzenie nr 1/2012/2013 z dnia 1.01.2013 r.,
• Regulamin kontroli wewnętrznej finansowej – zarządzenie FK nr 5/2013 z dnia 31.12.2013 r.,
• Instrukcja ws. ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania – zarządzenie nr 8/2010/2011 z dnia 31.12.2010 r.,
• Instrukcja VAT – zarządzenie FK nr 10/2016 z dnia 30.12.2016 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych o wart. przekraczającej 30 tys. euro – zarządzenie FK nr 7/2016 z dnia 3.09.2016 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych o wart. do 30 tys. euro – zarządzenie FK nr 7/2016 z dnia 3.09.2016 r.,
• regulaminy pracy Komisji Przetargowej w odniesieniu do obu ww. zarządzeń ws. zamówień publicznych - zarządzenia FK nr 7/2016 z dnia 3.09.2016 r.

W toku analizy ww. dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono niespójność między zapisami § 6 obowiązującej Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, wg którego raporty kasowe sporządza się po zakończeniu miesiąca oraz § 7 obowiązującej Instrukcji kasowej, wg którego raporty kasowe sporządzane są 2 razy w miesiącu: na 15-go każdego miesiąca oraz na koniec miesiąca.

Raporty kasowe obrotu gotówkowego środków budżetowych i wrd sporządzane były z częstotliwością 2 raportów w miesiącu: za pierwszą i drugą połowę miesiąca.

Powyższe było niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 10, zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, wg którego procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Zasady rachunkowości SOSW2 wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W ww. procedurach obowiązujących w SOSW2 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, ówczesny dyrektor SOSW2 pismami: z dnia 21.06.2019 r. i z dnia 31.12.2019 r. poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektora SOSW2 z dnia 29.10.2020 r., w 2019 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w placówce żadnej kontroli.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił p.o. dyrektora SOSW2:

1. Prowadzić raporty kasowe chronologicznie i bieżąco, ujmując wpłaty i wypłaty pod datą, z jaką zostały dokonane.
2. Ewidencjonować przypis za wyżywienie zgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu korzystania ze stołówki.
3. Każdorazowo na gotówkowych dowodach księgowych wskazywać datę wypłaty, jeśli jest ona różna od daty dokumentu.
4. Dekretować dokumenty ze wskazaniem właściwego rozdziału.
5. Każdorazowo na dowodach zakupu wyposażenia wskazywać pozycję i nr inwentarzowy z ewidencji ilościowo – wartościowej.
6. Każdorazowo na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT wskazywać podstawę prawną tego zwolnienia.
7. Doprowadzić do zgodności zapisy w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz Instrukcji kasowej odnośnie częstotliwości sporządzania raportów kasowych.