Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie grudzień 2020 r. – styczeń 2021 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 74 przy ul. Seledynowej 50, 70-781 Szczecin (zw. dalej SP nr 74 lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

 Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01.03.2021 r.

Kontrola w Szkole Podstawowej nr 74 w zakresie gospodarowania mieniem wykazała, w szczególności, że:

• w toku inwentaryzacji w roku 2020 nieprawidłowo przeprowadzono spis z natury,
• w okresie od stycznia 2019 r. do grudnia 2020 r. nie naliczano odsetek od nieterminowych płatności,
• nie wykorzystywano uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• nie przekazywano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06. 

1. Najem powierzchni użytkowych.

W okresie objętym kontrolą, tj. styczeń 2019 r. – grudzień 2020 r. w jednostce obowiązywało łącznie 29 umów na wynajem powierzchni użytkowych. Wszystkie ww. umowy dotyczyły najmu pomieszczeń/sal szkolnych. Kontrolą objęto: podstawę zawarcia ww. umów oraz sposób ich realizacji.

W toku kontroli ustalono, że w okresie objętym kontrolą w SP nr 74 nie naliczano odsetek od nieterminowych płatności. W 96 przypadkach (w tym rok 2019 – 75 przypadków, rok 2020 – 21 przypadków) należności wynikające z faktur za najem wystawionych przez SP nr 74 zostały zapłacone przez kontrahentów po umownych terminach płatności. Łącznie z tytułu odsetek (odsetek ustawowych za opóźnienie oraz odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych) na dzień 31.12.2020 r. nie ustalono kwoty 90,83 zł. Powyższe naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) wg, którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Główny księgowy SP nr 74 dopiero w czasie udzielania w toku kontroli wyjaśnień wystawił noty odsetkowe dot. ww. nieterminowych płatności. Ustalono jednak, że we wszystkich przypadkach odsetki zostały naliczone w wysokości jak dla transakcji handlowych, podczas gdy nie wszystkie nimi były (gdyż stroną umowy były osoby fizyczne nie będące przedsiębiorcami lub podmioty zaliczane do sektora finansów publicznych). Stosowne poprawki w sposobie naliczenia ww. odsetek zostały wprowadzone po udzieleniu przez kontrolera informacji w tym zakresie. Podkreślić należy, że transakcja handlowa w rozumieniu art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 935) (zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych) to umowa, w której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 ww. ustawy oopóźnieniach w transakcjach handlowych(tj. m. in. przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców; podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców; podmioty, o których mowa w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;), zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością. WKiAW wskazuje ponadto, że przepisów ustawy oopóźnieniach w transakcjach handlowychnie stosuje się m.in. wówczas, gdy obie strony transakcji handlowej są podmiotami zaliczanymi do sektora finansów publicznych (art. 3 pkt 3 ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych).

Ustalono ponadto, że w przypadku, gdy płatność została dokonana po terminie wynikającym z umowy (a stroną umowy był przedsiębiorca) zaniechano skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy oopóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

Ustawa o terminach zapłaty w art. 10 ust. 1 pkt 1 określa, iż wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługuje od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych - stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej opóźnionej płatności (w okresie objętym kontrolą) Dyrektor SP nr 74 nie żądał od najemców (będących przedsiębiorcami) - opóźniających się z zapłatą czynszu najmu – ww. rekompensaty. Wskazać należy, że prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Wskazać należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym też z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu) (wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 8 lipca 20020 r. sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.). 

Stanowisko głównego księgowego, który w objętym kontrolą okresie (i do dnia zakończenia kontroli) był odpowiedzialny za prowadzenie całości spraw związanych z rachunkowością jednostki zajmowała Pani M. M.-Ł.

Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), czym naruszono § 11 tejże uchwały (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W toku kontroli, stwierdzono, że w przypadku 8 z 29 umów najmu w ich treści wskazano, że zawierając je Dyrektor SP nr 74 działał na podstawie wydanego przez Prezydenta Miasta Szczecin upoważnienia nr 615/04 z dnia 01.09.2004 r. Ww. dokument upoważniał Dyrektora SP nr 74 do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin, jedynie w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmującym statutową działalność jednostki – do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz do udzielania pełnomocnictw procesowych w zakresie obejmującym statutową działalność jednostki. W treści ww. ośmiu umów należało wskazać wydane przez Prezydenta Miasta Szczecin pełnomocnictwo nr WO-I.0052.1.985.2016.KO z dnia 01.12.2016 r. do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych SP nr 74 w trwały zarząd bądź przekazywania tych nieruchomości do używania wyłącznie w celu prowadzenia gabinetów profilaktyki zdrowotnej lub pomocy przedlekarskiej albo w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach – zgodnie z zasadami wynikającymi z uchwały nr LXIII/1169/06.

Kontrola wykazała ponadto, że w przypadku 4 z 29 umów, wskazano nieprawidłową  podstawę prawną ich zawarcia. W toku kontroli ustalono, że ww. umowy zostały zawarte na zasadzie kontynuacji w związku, z czym jako prawidłową podstawę prawną ich zawarcia zamiast § 4 ust. 4 uchwały nr LXIII/1166/06 wskazać należało § 4 ust. 5 lit. a uchwały nr LXIII/1166/06 (z uwzględnieniem obowiązującej od 20 lutego 2010 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r.), według którego Kierownik jednostki organizacyjnej, może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców, dzierżawców, biorących do używania, którzy przed zakończeniem trwania umowy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo z zastrzeżeniem, że zwolnienie to nie dotyczy celów, o których mowa w § 3 ust. 3.

2. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217) (zw. dalej uor) w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie w 2020 r. spisu z natury, w tym: arkusze spisu z natury, protokoły z rozliczenia inwentaryzacji.

Kontrola wykazała, że ewidencjonowane na koncie 013 pozostałe środki trwałe w toku przeprowadzonej w 2020 r. inwentaryzacji składników mienia nie zostały spisane z natury, czym naruszono przepis art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, środków trwałych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Spis z natury w SP nr 74 miał być przeprowadzony w okresie od 22.04.2020 r. do 08.05.2020 r. Według § 6 ust. 3 obowiązującej w SP nr 74 instrukcji inwentaryzacyjnej spis z natury pozostałych środków trwałych w użytkowaniu należało sporządzić na zalegalizowanych arkuszach pomocniczych według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do instrukcji. Arkusze pomocnicze powinny być podstawą do sporządzenia arkuszy spisu z natury w postaci komputerowych wydruków i stanowią ich załącznik. Do kontroli przekazano 193 arkusze spisu z natury w formie komputerowych wydruków bez załączonych arkuszy pomocniczych, o których mowa w § 6 ust. 3 obowiązującej w SP nr 74 instrukcji inwentaryzacyjnej. Wszystkie ww. arkusze spisu z natury zostały wydrukowane w dniu 08.05.2020 r. tj. w ostatnim dniu spisu z natury. Z udzielonych przez Dyrektora SP nr 74 w toku kontroli wyjaśnień wynikało, że zespoły spisowe zweryfikowały stan inwentarza używając gotowych wykazów wyposażenia znajdującego się w danym pomieszczeniu. Ustalono, że ww. wykazy były wygenerowane komputerowo i zawierały m.in. nazwy składników majątku wraz ich ilościami. Wykazy te nie zawierały numerów inwentarzowych (przez co zespoły spisowe nie miały możliwości identyfikacji poszczególnych składników majątku), podpisów członków zespołu spisowego ani danych osoby, która sporządziła dany wydruk. Z powyższego wynikało, że zespoły spisowe dokonały jedynie pobieżnej weryfikacji obecności poszczególnych składników majątku na terenie jednostki nie spisując przy tym ich z natury. Taki sposób przeprowadzania inwentaryzacji prowadzi do poważnych nieprawidłowości przeprowadzonego spisu. Z uwagi na brak weryfikacji numerów inwentarzowych nie jest możliwym zidentyfikowanie wszystkich poszczególnych składników majątku. Ponadto zespoły spisowe w takich przypadkach sugerują się wskazanymi w zestawieniach ilościami poszczególnych składników majątku, co z kolei jest przyczyną redukcji uważności zespołu, który większą uwagę przywiązuje do potwierdzenia już wskazanych ilości ewidencyjnych niż do rzetelnego zliczenia rzeczywistych ilości składników majątku. Dokonywanie spisu w kolejności zestawienia i ciągłe przemieszczanie się w poszukiwaniu kolejnych składników mienia może prowadzić do pominięcia ewentualnych nadwyżek inwentaryzacyjnych, zarówno w odniesieniu do składników niewykazanych na wydruku a istniejących faktycznie, jak i nadwyżek ilościowych w ramach składników majątku uwzględnionych na wydruku. Prawidłowym sposobem przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury jest zliczanie składników majątku według faktycznego ułożenia w poszczególnych polach spisowych.

Jedną z głównych reguł prowadzenia inwentaryzacji wg literatury przedmiotu jest zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Powyższa zasada sprowadza się do dokładnego pomiaru, identyfikacji, co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Zasada ta wskazuje również, że wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością tak, aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji (Małkowska D. „Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2017 r., str.14; Świderek I. „Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2016 r., str. 21.). W sytuacji ww. przekazania zespołom spisowym „z góry” wypełnionych arkuszy spisu z natury nie sposób uznać, że przedmiotowa zasada została zrealizowana, co poddaje – jak wykazano powyżej - w wątpliwość rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji.

3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

SP nr 74 było zarządcą 2 obiektów budowlanych tj. budynku szkoły oraz budynku sali gimnastycznej zlokalizowanych przy ul Seledynowej 50 w Szczecinie, dla których prowadzono książki obiektu budowlanego. Powierzchnia zabudowy budynku szkoły wynosiła 3.189,90 m², budynku sali gimnastycznej natomiast 3.306,51 m².

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dla ww. obiektów budowlanych zostały założone Książki obiektu budowlanego. Książki obiektu budowlanego na dzień zakończenia kontroli zawierały wszystkie informacje/wpisy wymagane rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego(Dz.U. z 2003 r., Nr 120, poz. 1134) (zw. dalej rozporządzeniem ws. książki obiektu budowlanego) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Zgodnie z rozporządzeniem ws. książki obiektu budowlanego wpisy do książek zawierały: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

Okresowe kontrole stanu technicznego, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2020 r. poz. 1333) przeprowadzane były dwa razy w roku w terminach określonych w art. 62 ust. 1 pkt. 3 ww. ustawy

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Przeprowadzenie inwentaryzacji majątku zgodnie z uor i w sposób wskazany w obowiązującej w SP nr 74 instrukcji inwentaryzacyjnej.
2. Naliczanie odsetek od nieterminowych płatności.
3. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
4. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, SP nr 74 korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
5. Wskazywać w umowach najmu prawidłowe upoważnienia oraz podstawy prawne ich zawarcia.
6. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).