Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 06.08.2020 r. do 24.09.2020 r. przeprowadził kontrolę w Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Integracyjnymi przy ul. Wojska Polskiego 119 w Szczecinie (zw. dalej LOzOI), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe  za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli
z dnia 28.09.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.10.2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Integracyjnymi w Szczecinie (zw. dalej LOzOI) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności zapisów księgowych na kontach analitycznych dla dochodów budżetowych zaewidencjonowanych w Rozdziale 80120 §0970,z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2019 r.,
• ujmowaniu (dekretowaniu) w księgach rachunkowych faktur pro forma (w 9. przypadkach),
• braku zamieszczania na dokumentach źródłowych daty wpływu (w 32. przypadkach),
• braku podpisu osoby sporządzającej na wydrukach zawierających wskazania dekretacyjne, dołączanych do dokumentów źródłowych dotyczących wydatków,
• braku umieszczenia na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej oraz zapisów dekretacyjnych,
• braku wskazania na fakturach sprzedaży podstawy prawnej zwolnienia z podatku VAT usługi dotyczącej wywozu odpadów komunalnych,
• niezgodności terminów płatności zawartych na fakturach sprzedaży dotyczących najmu z terminami wynikającymi z umów zawartych z najemcami (dotyczy 12. faktur sprzedaży),
• braku wysyłania pisemnych wezwań do zapłaty dotyczących zaległości z tytułu najmu lokali mieszkalnych (dotyczy 10. faktur na kwotę ogółem 958,66 zł),
• zaniechaniu wystąpienia do kontrahenta o usunięcie stwierdzonych błędów formalnych na 2. fakturach zakupów, polegających na braku oznaczenia płatnika,
• braku na fakturach dotyczących zakupu środków trwałych oraz księgozbioru, zapisu o przyjęciu na stan majątku, ze wskazaniem nadanego numeru inwentarzowego (w 17. przypadkach),
• nieudokumentowaniu czynności inwentaryzacyjnych dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji należności od kontrahentów drogą potwierdzenia sald, zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce oraz zapisami uor,
• braku przeprowadzanych w 2019 r. okresowych kontroli kasy zgodnie z zasadami instrukcji kasowej,
• przekazywaniu po terminie wynikającym z zapisów § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (w brzmieniu nadanym przez zarządzenie nr 355/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 sierpnia 2018 r.,zw. dalej zarządzeniem nr 439/16), na kontoGminy kwot nadwyżki podatku VAT należnego nad naliczonymza miesiące: I, VII, X, XI i XII 2019 r.
• braku w aktach osobowych w przypadku 2. pracowników zatrudnionych na stanowisku specjalisty, pełniących funkcję kasjera w 2019 r.,oświadczenia lub informacji z Krajowego Rejestru Karnego o braku figurowania w kartotece karnej KRK ,
• braku w aktach osobowych w przypadku 2. pracowników dokumentów potwierdzających przyznaną nagrodę,
• braku aktualizacji zasad rachunkowości, w szczególności dotyczących wykazu obowiązującego w jednostce oprogramowania finansowo-księgowego, prowadzenia ewidencji materiałów, procedur kontroli wewnętrznej oraz uaktualnienia podstaw prawnych w Regulaminie pracy oraz Regulaminie wynagradzania,
• stosowaniu niewłaściwej formy prawnej wprowadzenia zmian do zarządzenia regulującego zasady rachunkowości, tj. zaniechanie wydania zarządzeń przez dyrektora LOzOI w przypadku 2. aneksów: nr 2/2017 dnia 01.09.2017 r. oraz nr 1/2018 r. z dnia 01.01.2018 r.
• nadaniu roli administratora osobie, które uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o przeprowadzonych w jednostce oraz transakcjach podejrzanych.

   II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w LOzOI w 2019 r. wyniosły ogółem 799,99 zł i zaewidencjonowane zostały w0970 (należne wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego oraz prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS).

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2019 r. wyniosły ogółem 42.366,97 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2019 r. analizie poddano:

1. Umowy najmu zawarte przez LOzOI, obowiązujące w 2019 r.
2. Dochody z tytułu najmu pomieszczenia z przeznaczeniem na prowadzenie sklepiku szkolnego na kwotę ogółem 4.711,44 zł oraz z tytułu zawartego porozumienia dotyczącego udostępnienia nieruchomości szkolnej na kwotę 12 915,00 zł, stanowiące ogółem 50,69 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych.
3. Dochody z tytułu wydawanych duplikatów legitymacji i świadectw na kwotę ogółem 495,00 zł, zaewidencjonowane na § 0690 – Wpływy z różnych opłat.
4. Dochody z tytułu otrzymania odszkodowania z ubezpieczenia w wys. 6.998,50 zł, zaewidencjonowane na § 0970 – Wpływy z różnych dochodów.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku 11. faktur sprzedaży dotyczących wynajmu pomieszczenia na sklepik szkolny oraz 1. faktury dotyczącej udostępnienia nieruchomości szkolnej, terminy płatności zawarte na fakturach, były krótsze (od 1 do 10 dni), niż wynikające z zawartych umów z najemcami.

Osobami odpowiedzialnymi za wystawianie w 2019 r. faktur najemcom były: główna księgowa orazdwóch pracowników na stanowisku specjalisty.

 Objęte kontrolą wpłaty z tytułu najmu oraz wpływy z pozostałych dochodów zostały wniesione w prawidłowych wysokościach oraz prawidłowo zaewidencjonowane.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r., wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw i usług w kwocie 4.322,69 zł, w tym z tytułu korekty rozliczeń za energię elektryczną w kwocie 3.364,03 zł oraz z tytułu wynajmu dwóch lokali mieszkalnych w kwocie 958,66 zł. W tej samej kwocie wykazano należności netto w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r.

W przypadku 10. faktur dotyczących wynajmu mieszkań znajdujących się w budynku szkoły, wynajmowanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, jednostka nie wysyłała wezwań do zapłaty. Zaległości w zapłacie należności wynosiły od 28 do 122 dni. Wg wyjaśnień głównego księgowego, informacje o zadłużeniu były przekazywane najemcom ustnie.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi główna księgowaLOzOI.

Wszystkie płatności wraz z odsetkami dotyczące powyższych zaległości zostały uregulowane w 2020 r.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych były zgodne z ewidencją księgową. 

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki LOzOI w wysokości 4.130.279,93 zł zrealizowane zostały w 99,06 %, tj. w kwocie 4.091.456,28 zł (środki budżetowe na kwotę 4.049.089,31 zł oraz środki z wrd na kwotę 42.366,97 zł).

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 35. źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 219.957,94 zł, w tym jedno polecenie wyjazdu służbowego wraz z raportem kasowych potwierdzającym płatność, co stanowiło 5,38% wydatków jednostki ogółem. Kontrolą objęto wydatki sfinansowane ze środków budżetowych na kwotę ogółem 204.510,00 zł oraz ze środków z wrd w wys. 15.447,94 zł.

W 9. przypadkach wskazania dekretacyjne oraz potwierdzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym osób upoważnionych oraz zatwierdzenia do wypłaty przez kierownika jednostki, znajdowały się na fakturze pro forma, a nie na dokumencie źródłowym – fakturze. Ponadto faktura pro forma posiadała nadany numer dowodu księgowego tożsamy z numerem widniejącym na fakturze.

Brak na dowodzie księgowym stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz brak podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania był niezgodny z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm., zw. dalej uor)oraz z zapisami polityki rachunkowości jednostki, zgodnie z którymi warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej było jego sprawdzenie i poddanie kontroli: merytorycznej i kontroli formalno- rachunkowej .

Należy zaznaczyć, że faktura pro forma jest dokumentem, który nie jest dowodem księgowym i nie stanowi dowodu zakupu, na podstawie którego zakup może być ujęty w księgach rachunkowych jednostki. Jest to dokument wystawiany kontrahentowi w celu przekazania informacji o szczegółach transakcji oraz ewentualnych płatnościach lub w celu uzyskania zaliczki lub potwierdzenia zamówienia (zapowiedź wystawienia faktury). Zatem faktura pro forma nie oddaje istoty rzeczywistych operacji gospodarczych, nie może więc stanowić podstawy kwalifikowania kosztów jako wydatek lub koszt uzyskania przychodu.

W dwóch przypadkach na fakturze stwierdzono brak oznaczenia płatnika, tj. Liceum Ogólnokształcącego z Oddziałami Integracyjnymi, na fakturze został określony tylko nabywca: Gmina Miasto Szczecin (wraz prawidłowym adresem i nr NIP).

Na podstawie § 349 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/19 po otrzymaniu faktury zakupowej, należy ją zweryfikować pod względem formalnym i rachunkowym (w tym pod względem poprawności podania danych identyfikujących nabywcę):

„Nabywca: Gmina Miasto Szczecin, Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin, NIP: 851-030-94-10”.

„Płatnik: [nazwa jednostki i jej adres (bez podawania nr NIP jednostki)]”.

Natomiast, zgodnie z zapisem § 350 załącznika nr 1 do zarządzenia 439/16, w przypadku stwierdzenia wystąpienia błędów formalnych lub rachunkowych, jednostka powinna zgłosić je kontrahentowi w celu ich usunięcia. Poprawienie błędnych danych może nastąpić poprzez fakturę korygującą lub notę korygującą.

W odniesieniu do 32. faktur, stwierdzono brak zamieszczania na dokumentach źródłowych daty wpływu. Zgodnie z zapisami § 2 ust. 4 zasad rachunkowości LOzOI, dowodem potwierdzającym datę wpływu faktury jest pieczęć z datą przyjęcia („Wpłynęło”) do komórki księgowości, po tej dacie dokumenty ujmuje się w księgach w dacie otrzymania.

W przypadku wszystkich wydruków zawierających wskazania dekretacyjne, dołączanych do dokumentów źródłowych dotyczących wydatków (wygenerowanych z programu finansowo-księgowego), stwierdzono brak podpisu osoby sporządzającej wydruk.

W przypadku 17. faktur dotyczących zakupu majątku (środków trwałych i pozostałych środków trwałych) oraz księgozbioru podlegającego ewidencji w księgach inwentarzowych, dowody źródłowe nie zawierały zapisu o przyjęciu na stan, ze wskazaniem nadanego numeru inwentarzowego, tj. nie zawierały powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą-inwentarzową (powyższe nie dotyczy niskocennych składników majątku poniżej 200,00 zł wpisywanych do ewidencji ilościowej). Zakupy środków trwałych oraz książek do biblioteki zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz do zbiorów bibliotecznych.

Za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w 2019 r. odpowiedzialne były: specjalista pełniący obowiązki w okresie od 01.01.-30.09.2019 r. oraz specjalista w okresie od 1.10.-31.12.2019 r.

Pozostałe skontrolowane faktury zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku wydatków objętych kontrolą, kontrolującemu przedłożono komplet dokumentacji (wraz z zawartymi umowami), wymaganej na podstawie § 1 Zarządzenia Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2019 r., w łącznej kwocie 266.336,10 zł. Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń (w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne) w kwocie  216.952,28 zł,
• składek ZUS w kwocie 45.083,12 zł,
• dostaw towarów i usług (energia) w kwocie 4.300,70 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. wykazano zobowiązania jednostki z tytułu podatku VAT za XII 2019 r. w kwocie 80,63 zł.

W ww. obszarze nieprawidłowości i uchybień nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 70. pracowników zatrudnionych w LOzOI w 2019 r., tj. 5,71 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 173.025,60 zł, tj. 8,28 % kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej ogółem 2.090.283,00 zł, zaewidencjonowanych w 2019 r. na § 4010 wg sprawozdania Rb-28S. Ponadto kontrolą objęto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 7.913,33 zł, tj. 5,61 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia wynoszącej 141.149,87 zł, zaewidencjonowanej na §4040 wg sprawozdania Rb-28S.

W aktach osobowych 2. pracowników zatrudnionych na stanowisku specjalisty, pełniących w 2019 r. funkcję kasjera w jednostce, nie stwierdzono oświadczenia lub informacji z Krajowego Rejestru Karnego o braku figurowania w kartotece karnej KRK. W odniesieniu do pracownika zatrudnionego od 01.10.2019 r. do chwili obecnej, dokument dostarczono w trakcie kontroli z datą wydania 21.09.2020 r.

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,(Dz.U. z 2019 r. poz. 1282), pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie wyboru lub powołania może być osoba, która spełnia wymagania określone w ust. 1 oraz nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Podczas kontroli akt osobowych oraz prawidłowości naliczenia składników wynagrodzenia, stwierdzono w przypadku 2. pracowników, brak w aktach osobowych dokumentów potwierdzających przyznanie nagrody dyrektora w m-cu październiku 2019 r. Zgodnie z §26 ust. 3 Regulaminu pracy obowiązującego w LOzOI, odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika. W trakcie kontroli kontrolującemu przedłożono zestawienie nagród przyznanych pracownikom szkoły w 2019 r., podpisane przez dyrektora LOzOI, które wg oświadczenia pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie akt osobowych nie zostało mu przekazane.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi Pan jako kierownik jednostki.

W przypadku wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.  

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 244.373,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.052.97,21 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy, tj. od stycznia do grudnia 2019 r.

W ww. obszarze nieprawidłowości i uchybień nie stwierdzono.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).

W 2019 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., wynagrodzenie z ww. tytułu wyniosło 733,00 zł, natomiast wg deklaracji ZUS P DRA za 2019 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu naliczone zostało w kwocie łącznej 65,99 zł. 

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 799,99 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 4.049.089,31 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869),na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 42.366,97 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 4.322,69 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 720,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 4.050.279,93 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 1.692.887,93 zł (dokonano 18 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 80.000,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r.

Na podstawie sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych stwierdzono, że dochody otrzymane w LOzOI w 2019 r. zaewidencjonowane w rozdziale 80120 § 0970 wyniosły ogółem 799,99 zł. Natomiast wg analityki rachunków bankowych (wg dokumentów) dla dochodów budżetowych Rozdział 80120 §0970 „Wpływy z różnych dochodów” oraz wg zestawienia paragrafów dochodów na koncie 80120-970-11 „Wpływy z różnych dochodów”, wykonanie dochodów wyniosło 1.599,98 zł. Błąd w ewidencji księgowej wynikał z zastosowania podwójnego zapisu każdej operacji, co spowodowało podwojenie wykonania dochodów. Należy jednak zaznaczyć, że kwota dochodów wynikająca ze sprawozdanie Rb-27S jest zgodna z ewidencją księgową konta 130-11-801-80120-0970 i wynosi 799,99 zł.

W pozostałych przypadkach sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty UM Szczecin.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w LOzOI Zakładową Instrukcją Inwentaryzacyjną (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną)oraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

W toku kontroli stwierdzono, że jednostka nie przeprowadziła na dzień 31.12.2019 r. inwentaryzacji dotyczącej należności od wszystkich kontrahentów drogą potwierdzenia sald. Zgodnie z zapisami § 3 ust. 2 obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, w drodze uzgodnienia sald inwentaryzowane są: aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych oraz należności i pożyczki (z wyłączeniem: należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, a w tym pracowników, należności z tytułów publicznoprawnych). Wymóg przeprowadzenia inwentaryzacji ww. metodą wynikał również z zapisu art. 26 ust. 1 pkt 2 uor, zgodnie z którym, jednostkiprzeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, m.in. należności - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jednostka przedłożyła wyłącznie potwierdzenia sald od trzech firm nie prowadzących ksiąg rachunkowych, wynajmujących pomieszczenia w budynku szkoły. Należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt. 3 uor oraz zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej, w przypadku osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, jednostka przeprowadza inwentaryzację drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został na dzień 31.12.2019 roku, z wyjątkiem inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, która miała miejsce w 2017 r. Na podstawie zarządzenia nr 4/2019/2020 z dnia 25.09.2019 r. dyrektora LOzOI, w dniach 01.10.2019 r. - 15.01.2020 r.przeprowadzonopełną inwentaryzację okresową: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych oraz składników majątkowych znajdujących się w ewidencji bilansowej i pozabilansowej.

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w LOzOI Zasady (politykę) rachunkowości wraz z następującymi załącznikami stanowiącymi integralną część zasad rachunkowości:

- Zakładowy Plan Kont,

- Zakładowa Instrukcja Kasowa (zw. dalej instrukcją kasową),

- Zakładowa Instrukcja Inwentaryzacyjna,

- Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

- Metody wyceny aktywów i pasywów,

- Procedury kontroli finansowej oraz wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych.

Kontroli poddano również obowiązujący w jednostce Regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, a takżeRegulamin pracy, Regulamin wynagradzania, Regulamin nadzoru pedagogicznego (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia) oraz Zasady wydawania zarządzeń Dyrektora LOzOI.

Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących zasad rachunkowości wykazała:

• brak uregulowań wypełniających przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, zgodnie z którym jednostka prowadząca księgi rachunkowe przy użyciu komputera, powinna posiadać dokumentację zawierającą opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

Wykaz oprogramowania użytkowanego w LOzOI w 2019 r. wraz numerami licencji oraz datą rozpoczęcia eksploatacji został przedłożony w trakcie kontroli.

• brak uaktualnienia zapisów dotyczących prowadzenia magazynu i ewidencji materiałów (w jednostce nie funkcjonuje magazyn oraz konto „310”);
• brak przeprowadzenia w 2019 r. okresowych kontroli kasy, zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kasowej w pkt. 1-3 Rozdziału „Kontrola kasy”;
• brak aktualnego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką oraz zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty, wymaganych zapisami instrukcji kasowej w pkt. 8 Rozdziału „Obrót kasowy i obowiązki kasowe w tym zakresie”;
• brak uaktualnienia wykazu dowodów księgowych oraz wykazu stanowisk pracy uczestniczących w obiegu dowodów księgowych,
• brak aktualnego w 2019 r. imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania i podpisywania dokumentów oraz zobowiązanych do sprawdzenia dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych zgodnie z posiadanymi kompetencjami;
• brak formalnego uregulowania stosowanego w jednostce wzoru pieczęci dekretacyjnej;
• brak formalnego uregulowania dotyczącego oznaczenia dowodów księgowych dla wydatków sfinansowanych odpowiednio z budżetu – „B”, dla wydatków z wrd – „W” oraz z dla wydatków sfinansowanych z ZFŚS – „ZFŚ”;
• niewłaściwa forma prawna wprowadzenia zmian do zarządzenia regulującego zasady rachunkowości, tj. zaniechanie wydania zarządzeń przez dyrektora LOzOI w przypadku 2. aneksów: nr 2/2017 z dnia 01.09.2017 r. oraz nr 1/2018 r. z dnia 01.01.2018 r.
• brak uaktualnienia podstaw prawnych (nieaktualne publikatory podstaw prawnych) obowiązujących w jednostce Regulaminu pracy oraz Regulaminu wynagradzania.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10,  zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84),procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był Pan, jako kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych w LOzOI procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży, 9. korekt deklaracji VAT-7 wraz rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 75. faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 75. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono:

- faktury sprzedaży VAT oraz faktury korygujące nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz nie posiadały zapisów dekretacyjnych,a procedury obowiązujące w LOzOI nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli,

- na wszystkich fakturach VAT oraz fakturach korygujących wystawionych dla najemców lokali mieszkalnych, w odniesieniu do pozycji dotyczącej usługi: „wywóz odpadów komunalnych”, które podlegają zwolnieniu z opodatkowania stawką VAT (CPV PKWiU 38.00.11-8), stwierdzono brak wskazania podstawy prawnej zwolnienia z podatku VAT, wymaganej zapisem § 307 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16. Na podstawie § 111załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16, podstawę opodatkowania dla sprzedaży tzw. „mediów” określa się odrębnie od podstawy opodatkowania czynszu ponoszonego z tytułu świadczenia usług najmu i dzierżawy nieruchomości na cele mieszkaniowe (…). W przypadku sprzedaży usług bezumownego korzystania z nieruchomości, zgodnie z zapisem § 139 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16, podstawę opodatkowania dla sprzedaży tzw. „mediów” określa się również odrębnie od podstawy opodatkowania czynszu ponoszonego z tytułu bezumownego korzystania z nieruchomości;

- kwoty nadwyżki podatku VAT należnego nad naliczonympodlegające wpłacie za miesiące: I, VII, X, XI i XII 2019 r., przekazywane były na konto Gminy po terminie wynikającym z § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16, zgodnie z którym wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowych VAT kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT. Opóźnienia wynosiły od 3 do 19 dnii dotyczyły miesięcy, w których zostały złożone korekty deklaracji VAT-7 za 2019 r.

- w jednym przypadku stwierdzono brak wystawienia faktury o nr 17 (faktura z powyższym numerem została pominięta), natomiast zgodnie z zapisami § 315 załącznika nr 1 do zarządzeniem nr 439/16, faktury sprzedaży winny być ponumerowane chronologicznie.

Za sporządzanie delegacji VAT-7 i rejestrów sprzedaży oraz wystawianie faktur VAT, odpowiedzialne były następujące osoby: pani Jolanta Dobrzyń-Musiał - specjalista,pani Anna Franciszak - specjalista, pani Jadwiga Pełka -  główna księgowa jednostki.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2019 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązał się Pan z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli kontrolujący stwierdził, że w 2019 r. w LOzOI przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne przez: Kuratorium Oświaty w Szczecinie (w dniach 27-28.02.2019 r.) oraz przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (w dniu 01.10.2019 r.). Dyrektor LOzOI przekazał do WKiAW w dniach 25.03.2019 r. oraz 16.10.2019 r. informacje dotyczące przeprowadzonych kontroli.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2019 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił Pan, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi LOzOI:

1. Prawidłowe ewidencjonowanie dochodów w księgach rachunkowych.
2. Ewidencjonowanie wydatków oraz majątku jednostki w księgach rachunkowych na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów księgowych wraz z oznaczeniem daty wpływu dokumentu, powiązania z księgą inwentarzową oraz każdorazowe potwierdzanie sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym.
3. W przypadku zaległości w spłacie należności wysyłanie do dłużników pisemnych wezwań do zapłaty.
4. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce oraz zapisami uor.
5. Przeprowadzanie okresowych kontroli kasy.
6. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych na fakturach zakupu, zgłoszenie ich kontrahentowi w celu usunięcia,
7. Sporządzanie faktur sprzedaży zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 439/16 w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług oraz zapisami umów zawartych z najemcami.
8. Terminowe przekazywanie na konto Gminy kwot nadwyżki podatku VAT należnego nad naliczonym, wynikających ze składanych deklaracji jednostkowych VAT.
9. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami oraz obowiązującymi przepisami.
10. Stosowanie właściwej formy prawnej wprowadzania zmian do aktów wewnętrznych jednostki, w szczególnościzarządzenia w sprawie zasad rachunkowości.
11. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, w szczególności polityki rachunkowości.
12. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

      IV. Informacje i pouczenia

Zgodnie z § 37 ust. 1 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma Pana prawo zgłosić do Prezydenta Miasta Szczecin umotywowane zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.

W razie zgłoszenia zastrzeżeń termin nadesłania zawiadomienia, o którym mowa poniżej liczy się od daty otrzymania ostatecznej uchwały.

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin stosownie do § 40 ust. 1 i 2 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, oczekuje od Pana, w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, zawiadomienia o wykonaniu wniosków i zaleceń albo o przyczynach ich niewykonania. Kierownik jednostki kontrolowanej dołącza do zawiadomienia, o którym mowa powyżej kopie dokumentów potwierdzających wykonanie zaleceń.