Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2020 r. kontrolę w Radzie Osiedla Dąbie z siedzibą przy ul. Gryfińskiej 151 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 11 sierpnia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 sierpnia 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Dąbie (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• nieprawidłowym zaewidencjonowaniu wydatków na zakup nagród konkursowych w kwocie 695 zł,
• nieprawidłowym ujęciu wydatku w kwocie 110,70 zł w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego,
• nieprzekazaniu do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2019 r.,
• braku uchwały potwierdzającej przyznanie Skarbnikowi diet, wypłaconych w 2019 r. w kwocie ogółem 1.034,66 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej zrealizowanych wydatkówz zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/780/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Dąbie (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł po zmianach 27.549 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 3% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 3/19 z dnia 07.05.2019 r. przeznaczone zostały na sfinansowanie zadania „Piknik Dąbski – integracja mieszkańców”.

Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 27.436,76 zł, co stanowiło 99,6% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 34.186,76 zł, w tym wydatki w kwocie 20.855,57 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2019 r.) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 21 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych gotówką lub przelewem na kwotę łączną 27.605,57 zł,
• 14 dowodów źródłowych dotyczących diet, wypłaconych na kwotę łączną 6.581,19 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto zgodność wydatków zakwalifikowanych do poszczególnych zadań RO z treścią ekonomiczną tych zadań.

W toku kontroli stwierdzono, że wydatki na kwotę ogółem 695 zł, zaewidencjonowane zostały w nieprawidłowy paragraf klasyfikacji budżetowej. Wydatki potwierdzone notą księgową nr 1669/01/03/2019 z dnia 21.03.2019 na kwotę 495 zł oraz fakturą nr 3/3/2019 z dnia 20.03.2019 r. na kwotę 200 zł, dotyczące zakupu nagród uczestnikom konkursu „Gra terenowa Znam Szczecin Dąbie”, zakwalifikowane zostały i zaewidencjonowane w § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia zamiast w § 4190 – Nagrody konkursowe. Na podstawie uchwały nr 288/19 z dnia 05.03.2019 r. RO przystąpiła ponadto do współorganizacji ww. konkursu i sfinansowania nagród, jednakże ani w planie finansowym ani w zmianach do tego planu nie uwzględniono wydatków z § 4190.

Kontrola dokumentacji potwierdzającej wydatki poniesione przez RO wykazała, że z 21. dowodów księgowych (faktur, rachunków, not) opis dowodów nie zawierał: w 7. przypadkach wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej, w 12. przypadkach - wskazania numeru uchwały RO, a w 4. przypadkach – pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika. Według § 11 ust. 1 procedury gospodarki finansowej, opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać co najmniej: cel zakupu, numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej, podpis i pieczątkę Przewodniczącego Zarządu i Skarbnika Osiedla.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w dokumentacji udostępnionej do kontroli nie było uchwały RO, na podstawie której wypłacone zostały Skarbnikowi w okresie od stycznia do maja 2019 r. diety na kwotę ogółem 1.034,66 zł. Według wyjaśnień Przewodniczącego RO, dokumentacja dotycząca poprzedniej kadencji nie została przekazana nowo wybranemu Zarządowi, w związku z czym nie można stwierdzić, czy uchwała taka została podjęta.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Przewodniczący i Skarbnik złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej (aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin), według którego wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 27.549 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 283/19 z dnia 05.02.2019 r. Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2019 r. dokonano załącznikiem do uchwały nr 13/19 z dnia 22.05.2019 r., przy czym kwota ogółem planu nie uległa zmianie.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2019 r. z wykonaniem wydatków RO za 2019 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli stwierdzono, że wydatek potwierdzony fakturą nr FAS/690/2019 r. z dnia 10.12.2019 r. na kwotę 391,14 zł tytułem wykonania projektu i druku plakatów oraz wykonania wizytówek dla członków Zarządu RO, wykazany został nieprawidłowo w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2019 r. Wydatek ujęty został w pozycji dotyczącej obsługi i funkcjonowania Rad Osiedli (§ 4300 – Zakup usług pozostałych), gdy tymczasem kwota 110,70 zł dotyczyła wykonania projektu i druku plakatów dotyczących „Zabawy Mikołajkowej” i powinna zostać ujęta w tym samym paragrafie ale w pozycji dotyczącej działalności na rzecz mieszkańców.

Kontrola wykazała także, że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu rzeczowo - finansowego za pierwsze półrocze 2019 r., które według zapisów § 14 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, RO zobowiązana była złożyć do WGK w terminie do dnia 31 lipca 2019 r.

Kontrola nie wykazała innych różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2019 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność. Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2019 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Na stronie internetowej RO zostały zamieszczone wszystkie protokoły z posiedzeń, uchwały dotyczące badanego okresu oraz sprawozdanie z działalności RO za 2019 r. czym wypełniono zapisy § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, według którego do właściwości Zarządu RO należało m.in. bieżące publikowanie podjętych przez Radę i Zarząd uchwał i informacji o działalności Rady, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu.

Wszystkie uchwały podjęte przez RO dotyczące gospodarki finansowej za 2019 r. przekazane zostały do WGK zgodnie z terminem wskazanym w § 39 Statutu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie i przekazywanie do WGK sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze danego roku w terminie do dnia 31 lipca tego roku, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.
2. Planowanie i ujmowanie wydatków na zakup nagród w § 4190 – Nagrody konkursowe.
3. Ujmowanie wydatków w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich kwalifikacją.