Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 22.09.2020 r. do 04.12.2020 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Łączności w Szczecinie przy ul. Ku Słońcu 27/30 (zw. dalej ZSŁ)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 04.12.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30.12.2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ZSŁ w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2019 r., w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niezawarciu pisemnych umów na prace malarskie, naprawę rynien i pionów oraz na rozbudowę monitoringu szkoły,
• niewykorzystaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• niesporządzeniu notatki służbowej dotyczącej rozbudowy monitoringu szkoły w zakresie odstąpienia od przeprowadzenia analizy rynku,
• braku bieżącej aktualizacji zakresów czynności pracowników,
• niesporządzeniu protokołu z porównania wartości majątku według ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi i protokołu/arkusza ze spisu biletów komunikacji miejskiej w ramach inwentaryzacji przeprowadzonej w 2019 r.,
• nieewidencjonowaniu rozrachunków z tytułu delegacji służbowych na koncie 234 – Rozrachunki z pracownikami oraz niezachowaniu „czystości obrotów” na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki,
• wprowadzaniu procedur obowiązujących w jednostce bez stosownego zarządzenia dyrektora, niedokumentowaniu przyjęcia do wiadomości tychże procedur przez pracowników oraz nieprowadzeniu w szkole rejestru zarządzeń i decyzji dyrektora,
• braku bieżącej aktualizacji procedur obowiązujących w jednostce,
• niepoinformowaniu dyrektora WKiAW o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS,
• zgodności sprawozdawczości z ewidencją księgową,
• monitorowania należności i zobowiązań,
• przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2019 r., dochody otrzymane wyniosły ogółem 599,83 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) za 2019 r., dochody ZSŁ wyniosły ogółem 99.129,71 zł, przy czym największy udział miały dochody z tytułu najmu i dzierżawy, których wykonanie wyniosło 92.704,79 zł, tj. 93,5% dochodów ogółem.

Kontroli poddano dochody za 2019 r. w kwocie ogółem 50.049,13 zł, co stanowiło 50,2% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 99.729,54 zł (budżet + wrd), a w tym:

• umowy najmu zawarte przez ZSŁ, obowiązujące w 2019 r.,
• dochody z tytułu dzierżawy części terenu szkoły pod nośnik reklamy uzyskane przez cały 2019 r. na kwotę ogółem 3.629,20 zł (§ 0750),
• dochody z tytułu wynajmu sal lekcyjnych na zajęcia dydaktyczno - wychowawcze, pracowni komputerowej oraz pomieszczenia na sekretariat, uzyskane przez cały 2019 r. na kwotę ogółem 45.752,31 zł (§ 0750),
• dochody z tytułu odsetek za nieterminowe regulowanie płatności, uzyskane od ww. najemców w kwocie ogółem 67,79 zł (§ 0920),
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na kwotę ogółem 599,83 zł (§ 0970).

W toku kontroli stwierdzono, że w kontrolowanych przypadkach główny księgowy zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych(do dnia 31 grudnia 2019 r. zwaną ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - Dz.U. z 2019 r. poz.118,zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa była w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych. Według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 10 ust. 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro, stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej z opóźnionych płatności poddanych kontroli najemcy (będący przedsiębiorcami) nie zostali obciążeni ww. rekompensatą. Wskazać należy także, że prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Zaznaczyć należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym także z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu(np. wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.).

Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowych płatności były naliczane we wszystkich przypadkach w tej samej wysokości tj. 7% (odsetki ustawowe za opóźnienie) – niezależnie czy dotyczyły transakcji handlowych w rozumieniu ww. ustawy czy nie, a według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 4 pkt 3 ww. ustawy za opóźnienie w transakcjach handlowych, wysokość odsetek w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% w skali roku.

Kontrola dochodów wykazała ponadto, że umowy zawierane przez szkołę nie były parafowane przez głównego księgowego na dowód przeprowadzenia kontroli formalno – rachunkowej.

Najemcy obciążani byli za najem zgodnie z zawartymi umowami.

Główny księgowy naliczył odsetki z tytułu nieterminowego regulowania płatności do wszystkich przypadków opóźnienia oraz obciążył najemców i zaewidencjonował odsetki na podstawie wystawionych not księgowych i odsetkowych.

1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2019 r., należności szkoły wyniosły ogółem 52.766,55 zł.

Według sprawozdania RB-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2019 r., należności wymagalne wyniosły 19.988,93 zł, w tym należności na kwotę 4.626,74 zł, których egzekucja prowadzona jest w Urzędzie Miasta Szczecin.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a należności wymagalne podlegały stosownemu monitorowaniu.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 198.284,43 zł, tj. 5,7% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 3.482.175,31 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 3.383.045,60 zł oraz wydatki wrd w kwocie 99.129,71 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2019 r.

Kontrolę 42. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli stwierdzono, że w 3. przypadkach nie zawarto pisemnej umowy na wykonawstwo:

• prace malarskie w gabinecie dyrektora szkoły (faktura nr FMPP/01/12/2019 z dnia 17.12.2019 r. na kwotę 5.000 zł brutto),
• naprawa rynny i pionów (faktura nr FMPP/02/12/2019 z dnia 17.12.2019 r. na kwotę 8.000 zł brutto),
• modernizacja i rozbudowa systemu monitoringu szkół (faktura nr 802/HA/2019 z dnia 23.12.2019 r. na kwotę 11.009,13 zł brutto).

W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia wszystkich ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niewłaściwego wykonania usługi (w szczególności kar umownych). Z uwagi na fakt, iż usługi wykonywane były w nieruchomości stanowiącej własność samorządową, szczególne znaczenie mają zapisy umowne zabezpieczające interes prawny i ekonomiczny gminy (np. termin wykonania usługi, sposób jej odbioru i zapłaty wynagrodzenia, zakresu odpowiedzialności wykonawcy, możliwości domagania się zapłaty kar umownych czy umownego prawa odstąpienia od umowy).

Kontrola stosowania w szkole uregulowań zawartych w Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin) wykazała, że w przypadku zakupu usługi modernizacji i rozbudowy systemu monitoringu (Faktura nr802/HA/2019 z dnia 23.12.2019 r. na kwotę 11.009,13 zł brutto) nie sporządzono notatki służbowej uzasadniającej niezastosowanie uregulowań określonych w § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia. Na obowiązek sporządzenia takiej notatki wskazano w § 11 ust. 4 pkt 5 załącznika nr 1 do tego zarządzenia.

W toku kontroli stwierdzono, że w 4. przypadkach na fakturach zakupu nie wskazano na powiązanie księgi głównej z księgą inwentarzową poprzez przywołanie rodzaju księgi i pozycji, pod jaką zakupiony majątek wprowadzony został do inwentarza jednostki, mimo iż w pozostałych przypadkach miało to miejsce.

Wszystkie faktury zakupu poddane kontroli zawierały adnotację o dacie wpływu, opis merytoryczny, podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną, formalno – rachunkową i za akceptację (z zastosowaniem pieczątek o treści wskazanej w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów), informację o dacie dokonania płatności oraz wskazania dotyczące źródła finansowania.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2019 r., zobowiązania ZSŁ wyniosły ogółem 261.678,91 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 522,56 zł,
• wobec budżetów w kwocie 8,28 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 32.388,59 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 168.759,83 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2019 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową.

Wśród zobowiązań nie wystąpiły zobowiązania powyżej 12 – tu miesięcy.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5. z 55. pracowników zatrudnionych w 2019 r. (9% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 358.380,78 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 334.826,20 zł (15,3 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.194.422 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 23.554,58 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2018 r., wypłaconego w 2019 r. (16,4 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 143.536 zł zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie powierzył głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wskazanym w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm., zw. dalej uofp), według którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

  1)  prowadzenia rachunkowości jednostki;

  2)  wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

  3)  dokonywania wstępnej kontroli:

a)zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b)kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Pismem z dnia 01.09.2004 r., dyrektor powołał pracownika na stanowisko głównego księgowego, jednakże ani dokument powołania, ani„Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności” podpisany przez pracownika z datą 02.01.2017 r. nie wyczerpywały ww. zakresu wymienionego w uofp.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej 5. pracowników, stwierdzononastępujące nieprawidłowości:

1. Zakresy czynności pracowników nie były na bieżąco aktualizowane. W jednym przypadku stwierdzono, że zakres czynności zawierał nieaktualne wskazanie w zakresie zajmowanego stanowiska, a w drugim przypadku zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika zawierał nieaktualne informacje dotyczące wymiaru etatu, na jaki pracownik był zatrudniony, a tym samym zakresu wykonywanych czynności (zmiana etatu z 0,70 - 28 godzin na cały etat - 40 godzin).
2. Zakres obowiązków specjalisty ds. kadr i płac był niezgodny z faktycznym zakresem prac wykonywanych przez pracownika w ramach obowiązków służbowych, ponieważ nie zawierał zapisów dotyczących prowadzenia kasy.
3. W aktach osobowych specjalisty ds. kadr i płac, w związku z pełnieniem funkcji kasjera, nie było złożonej przez pracownika deklaracji o odpowiedzialności materialnej i zobowiązania do przestrzegania przepisów dotyczących operacji kasowych, zgodnie ze wzorem wskazanym w § 1 obowiązującej w ZSŁ „Instrukcji kasowej” oraz dokumentu potwierdzającego niekaralność, w celu wypełnienia jednego z warunków wymienionych w § 24 tejże instrukcji.
4. W aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku rzemieślnika nie było pisma o przyznanym dodatku specjalnym, które załączone było do listy wypłat, a według § 3 pkt 2 lit. i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), część B akt osobowych obejmuje oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie.
5. W aktach osobowych przechowywane były polecenia wyjazdów służbowych, tj. dokumentacja, która nie została wymieniona w ww. rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumenty te powinny być ujmowane w księgach rachunkowych w przypadku kwot do rozliczenia, a w przypadku niewystąpienia żadnych kosztów delegacji powinny stanowić potwierdzenie rozliczenia czasu pracy.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84,zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej),zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Osobą odpowiedzialną w 2018 r. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i naliczanie wynagrodzeń był specjalista ds. kadr i płac.

Wynagrodzenia wszystkich pracowników poddanych kontroli naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania szkoły.

We wszystkich przypadkach, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2019 r. zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole i akceptacje do wypłaty.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 188.469 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 863.041,28 zł.

W związku z czynnościami sprawdzającymi w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług w jednostce budżetowej, wykonanymi w szkole w dniach 18 - 19 listopada 2019 r. przez pracowników Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, odstąpiono od kontroli w ww. zakresie

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

5. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2019 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 425 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 599,83 zł i było większe od ww. planu o 174,83 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 3.383.045,60 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 965.024,60 zł (plan na 01.01.2019 r. w kwocie 2.418.021 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 3.383.045,60 zł i było równe kwocie planu po zmianach.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 124.500 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 8.000 zł (plan na 01.01.2019 r. w kwocie 116.500 zł), a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 99.129,71 zł i było mniejsze od ww. planu o 25.370,29 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2019 r. z ewidencją księgową.

Dane wykazane w sprawozdaniach jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm., zw. dalej uor) w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w szkole „Instrukcją inwentaryzacyjną” (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną).

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

W toku kontroli zapisów Zarządzenia dyrektora z dnia 23.11.2019 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji posiadanego majątku (aktywów i pasywów), wyposażenia oraz przeprowadzenia kontroli wewnętrznej wartości księgozbioru w związku z zamknięciem 2019 r., stwierdzono, że:

1. Na przewodniczącego zespołu spisowego do przeprowadzenia spisu z natury w kasie na dzień 31.12.2019 r., dyrektor wyznaczył głównego księgowego, który w związku z przypisanym mu obowiązkiem sprawowania nadzoru nad czynnościami inwentaryzacyjnymi nie powinien brać udziału w spisach, na co wskazano w § 7 obowiązującej w ZSŁ „Instrukcji inwentaryzacyjnej”. Główny księgowy był ponadto bezpośrednim przełożonym osoby wykonującej czynności kasjerskie, co także powinno ograniczać czynny udział głównego księgowego w spisie kasy.
2. Według § 5 obowiązującej w ZSŁ „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji powinien być załączony harmonogram prac. Harmonogram taki nie został sporządzony, a z treści zarządzenia nie wynikał np. termin wykonania weryfikacji zobowiązań i sald zbiorów bibliotecznych.
3. W zarządzeniu nie wskazano na obowiązek porównania stanów ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi, tj. czynności, które powinny być wykonane w latach, w których nie jest przeprowadzany pełny spis z natury oraz na obowiązek objęcia czynnościami inwentaryzacyjnymi znaczków i biletów komunikacji miejskiej.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej wykonane czynności inwentaryzacyjnych stwierdzono, że w dokumentacji nie było protokołu z porównania stanów ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi oraz protokołu ze spisu znaczków i biletów komunikacji miejskiej. Według wyjaśnień głównego księgowego, inwentaryzacja została wykonana w powyższym zakresie, tylko nie sporządzono stosownych dokumentów. Według art. 27 ust. 1 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Wartości ksiąg inwentarzowych środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych były zgodne z księgami rachunkowymi.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola wykazała, że na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki w celu zachowania zasady „czystości obrotów”, nie zostały wykonane stosowne zapisy techniczne do pomyłek bankowych na kwotę 1.440,04 zł w związku z czym, dane wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-28S nie wynikały bezpośrednio z obrotów na ww. koncie.

Według zestawienia obrotów i sald za 2019 r., obroty Wn i Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki wyniosły 3.385.085,47 zł, a wydatki według sprawozdania Rb-28S zamknęły się kwotą 3.383.045,60 zł. Na obroty konta 130 składały się dochody w kwocie 599,83 zł, wydatki w kwocie 3.383.045,60 zł oraz pomyłki bankowe w kwocie 1.440,04 zł.

Zgodnie z opisem do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" zawartym w pkt II ppkt 17 Załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342, zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości), na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Zapis ten koryguje obroty wpływów i wypływów z rachunku bankowego do faktycznie wykonanych dochodów i wydatków jednostki budżetowej, nie wpływając na wielkość salda tego konta. Zapisu takiego dokonuje się po obu stronach tego konta.

Kontrola wykazała, że rozliczenia delegacji służbowych zaewidencjonowane zostały z pominięciem konta 234 – Rozrachunki z pracownikami, tj. niezgodnie z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według którego ewidencji na koncie podlegają m.in. zapłacone zobowiązania wobec pracowników, a ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków.

W toku kontroli stwierdzono, że stypendia szkolne wypłacone uczniom ujęte zostały w raportach kasowych pod jedną datą, gdy tymczasem wypłaty zrealizowane zostały w okresach kilkudniowych, co uwidocznione zostało na listach wypłat. Według art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wskazania dekretacyjne zamieszczone były na fakturach odręcznie, na stosownej pieczątce, na której wskazany był także numer dowodu księgowego, pod którym faktura została zaewidencjonowana w użytkowanym w jednostce systemie finansowo - księgowym. Dodatkowo, faktury załączane były każdorazowo pod wydruki z systemu, potwierdzające sposób zaewidencjonowania poszczególnych dowodów, podpisane przez głównego księgowego.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w ZSŁ procedury wewnętrzne, w tym:

• „Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont” (zw. dalej zasadami rachunkowości),
• „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów odzwierciedlających operacje gospodarcze (…)”, zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli dokumentów,
• „Instrukcja kasowa”, zw. dalej instrukcją kasową,
• „Instrukcja inwentaryzacyjna”.

Kontroli poddano także obowiązujące w szkole procedury niezbędne do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia, w tym dotyczące wynagradzania i premiowania oraz zasady wprowadzania procedur do stosowania.

W toku kontroli zapisów procedur, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W zasadach rachunkowości nie zostało wymienione oprogramowanie używane w jednostce ze wskazaniem wersji tego oprogramowania oraz potwierdzeniem dyrektora ZSŁ o dopuszczeniu oprogramowania do użytkowania, co według art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c powinno stanowić część zasad rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.
2. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie zawierała wskazania wzoru pieczęci stosowanej w ZSŁ do zatwierdzania dowodów zakupu oraz opisu obiegu dokumentów w zakresie dowodów dotyczących ruchu na majątku, w tym np. OT i LT, które funkcjonowały w jednostce. Instrukcja zawierała ponadto nieaktualne zapisy dotyczące stanowisk i komórek organizacyjnych funkcjonujących w ZSŁ.
3. W instrukcji kasowej zawarto błędne zapisy dotyczące odpłatności za przedszkole.
4. Instrukcja inwentaryzacyjna nie zawierała wzorów dokumentów stosowanych w procesie inwentaryzacji, wymienionych m.in. w §§ 3, 6, 8, 10, 15, 17 instrukcji oraz w schematach obiegu dokumentów zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (część „Inwentaryzacja”). Instrukcja nie zawierała także opisu dokumentów wymienionych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, np. protokół opisowy z przebiegu inwentaryzacji. Obie procedury zawierały ponadto niespójne nazwy dokumentów, np. protokół nadwyżek i niedoborów (instrukcja obiegu i kontroli dokumentów) oraz zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (instrukcja inwentaryzacyjna).

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że żadna z procedur poddanych kontroli nie została wprowadzona zarządzeniem dyrektora, a publikatory aktów prawnych wskazane w tych procedurach były nieaktualne, za wyjątkiem instrukcji kasowej, w której nie wskazano podstawy prawnej. Procedury nie były na bieżąco aktualizowane, w tym instrukcja obiegu i kontroli dokumentów od 2002 r., instrukcja kasowa od 1998 r., a instrukcja inwentaryzacyjna od 2012 r.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor ZSŁ, jako kierownik jednostki.

Według kontrolującego, wprowadzanie zarządzeniami wszelkich regulaminów, instrukcji i procedur, powoływanie komisji oraz wydawanie ich w innych sprawach uznanych za dyrektora szkoły za istotne, porządkuje i systematyzuje organizację pracy szkoły. Każde zarządzenie dyrektora powinno przy tym zostać opatrzone numerem i powinno być wprowadzone do rejestru wydanych zarządzeń, a zapoznanie pracowników z treścią tych zarządzeń powinno być potwierdzone podpisami pracowników. Przy wydawaniu zarządzeń dyrektor może pomocniczo korzystać z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz.U. z 2016 r. poz. 283), w którym wskazane zostały m.in. elementy, jakie powinno zawierać zarządzenie (§ 134 rozporządzenia).

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości szkoły wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W ww. procedurach obowiązujących w szkole nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie poinformował dyrektora WKiAW o wynikach 5. kontroli przeprowadzonych w 2019 r. przez organy kontroli zewnętrznej (4 kontrole Kuratorium Oświaty w Szczecinie i 1. kontrola Wojewódzkiej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w Szczecinie), a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych za I i II półrocze 2019 r. przekazane zostały w obowiązujących terminach.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes, do użytkowania systemu ZSŁ uprawnione były 3 osoby. Rolę administratorów systemu pełnili dyrektor i główny księgowy, posiadający pełny dostęp do usług, w tym także do zmiany własnych uprawnień. Według bankowej karty wzorów podpisów, osobami uprawnionymi do dyspozycji rachunkami bankowymi byli dyrektor i główny księgowy, przy czym dyspozycje mogły być składane jedynie dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi ZSŁ:

1. Zawieranie pisemnych umów z wykonawcami celem zabezpieczenia interesu szkoły.
2. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
3. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
4. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
5. Sporządzanie notatek służbowych z udzielenia zamówienia powyżej kwoty 3.000 zł, w oparciu i z zastosowaniem zasad wskazanych w obowiązującym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin.
6. Zaktualizowanie zakresów czynności pracowników oraz uzupełnienie akt osobowych pracownika wykonującego obowiązki kasjera o stosowne dokumenty dotyczące odpowiedzialności i niekaralności, a akt osobowych głównego księgowego o powierzenie obowiązków zgodnie z uofp.
7. Ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu delegacji służbowych na koncie 234 oraz zachowanie „czystości obrotów” na koncie 130.
8. Poddawanie zawieranych umów kontroli formalno – rachunkowej przez głównego księgowego i potwierdzanie przeprowadzonej kontroli stosownym podpisem.
9. Założenie rejestru zarządzeń i decyzji dyrektora oraz wprowadzanie procedur stosownymi zarządzeniami.
10. Przekazywanie do WKiAW dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.
11. Przegląd wszystkich procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, usunięcia zapisów nieprawidłowych, uzupełnienia oraz doprowadzenia do wzajemnej spójności.