Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 22.12.2020 - 20.01.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 4 w Szczecinie przy ul. Ogińskiego 9 (zw. dalej PP 4) w zakresie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.03.2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W badanym zakresie stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• przeprowadzenia pierwszego szkolenia okresowego w dziedzinie bhp pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych i administracyjno - biurowych po ponad 12 miesiącach od dnia zatrudnienia;
• przeprowadzania instruktażu stanowiskowego pracowników przez osoby nie posiadające udokumentowanych kwalifikacji i doświadczenia zawodowego uprawniającego do przeprowadzania takiego instruktażu;
• prowadzenia akt osobowych pracowników;
• stanu technicznego i higienicznego pomieszczenia pracy (warsztat konserwatora);
• wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej;
  • dopuszczania do pracy pracowników bez ważnego orzeczenia lekarskiego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• przeprowadzania kontroli obiektu budowlanego oraz sposobu wykonywania zaleceń wynikających z tych kontroli;
• prowadzenia książki obiektu budowlanego;
• oceny ryzyka zawodowego;
• przechowywania niebezpiecznych bądź szkodliwych czynników chemicznych;
• realizacji obowiązków wynikających z decyzji zewnętrznych organów kontroli nad warunkami pracy;
• kontroli urządzeń objętych dozorem technicznym;
• pracy przy monitorach ekranowych;
• ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

II. Oceny cząstkowe

1. Obiekty budowlane, pomieszczenia i stanowiska pracy

PP 4 usytuowane jest w budynku wolnostojącym 4 kondygnacyjnym, z użytkowym poddaszem, podpiwniczonym ze stromym dachem pokrytym dachówką ceramiczną. Budynek jest wyposażony we wszystkie podstawowe instalacje: wodno – kanalizacyjną, centralnego ogrzewania, elektryczną, gazową, odgromową, wentylacyjną i kominową. Powierzchnia użytkowa budynku wynosi 870,6 m². Właścicielem ww. budynku jest Gmina Miasto Szczecin, a zarządcą PP 4. Zarządca obiektu budowlanego przeprowadzał okresowe kontrole stanu technicznego budynku oraz instalacji i przewodów. Kontrole nie wykazały niezgodności z obowiązującymi przepisami. Budynek dopuszczano do dalszej eksploatacji. Osoby przeprowadzające kontrole posiadały stosowne uprawnienia do przeprowadzania kontroli w danym zakresie.

Dyrektor PP 4 na bieżąco informował właściciela obiektu o stanie technicznym obiektu i terenuzewnętrznego oraz zwracał się z prośbą o wyasygnowanie środków finansowych na wykonanie zaleceń wynikających z kontroli obiektu budowlanego.

Dla budynku PP 4 prowadzono książkę obiektu budowlanego. Za prowadzenieww. książki, terminowe przeprowadzanie kontroli obiektu budowlanego oraz nadzorowanie wykonania zaleceń wynikających z kontroli odpowiedzialną była dyrektor PP 4.

Kontrola pomieszczenia warsztatowego konserwatora mieszczącego się w piwnicach przedszkola wykazała nieprawidłowości dotyczące stanu technicznego i higienicznego pomieszczenia. Stwierdzono, że w złym stanie technicznym i higienicznym były ściany pomieszczenia (brudne z ubytkami, zawilgocone i zagrzybione), podłoga nierówna, a w pomieszczeniu panował ogólny nieład, co mogło grozić potencjalnym zdarzeniem wypadkowym. W pomieszczeniu przylegającym do ww. (węzeł ciepłowniczy) oraz ciągach komunikacyjnych (korytarze piwniczne, schody do piwnicy) przechowywano wyeksploatowane sprzęty przedszkolne i kuchenne oraz odpady poremontowe (stoły, krzesła, materace, stara kuchenka, rury, skorodowane części maszyn) ułożone jeden na drugim w sposób kaskadowy, co również groziło wypadkiem. W pomieszczeniu pralni przechowywano płyny do dezynfekcji oraz kartony ze środkami ochrony osobistej (maseczki, fartuchy, rękawiczki) w znacznych ilościach, ww. zalegające środki uniemożliwiały swobodny dostęp do urządzeń pralniczych. Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były niezgodne z art. 214 § 2ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), zw. dalej K.p., wg którego pracodawca jest obowiązany utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Było to również sprzeczne z postanowieniem § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r., Nr 169, poz. 1650 ze zm.) , wg którego pracodawca jest obowiązany utrzymywać pomieszczenia pracy w czystości i porządku oraz zapewnić ich okresowe remonty i konserwacje w celu zachowania wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy. 

Pomieszczeniahigieniczno-sanitarne były w stanie technicznymi higienicznym spełniającym wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach robotniczych zapewniono szatnie z szafami na odzież i obuwie robocze oraz odzież i obuwie własne pracowników.

2. Techniczne urządzenia podlegające dozorowi technicznemu

W toku kontroli ustalono, że w PP 4 eksploatowany jest stały zbiornik ciśnieniowy o numerze ewidencyjnym N7324015796 (nr fabryczny W/A35/23839), dla którego ustalono formę dozoru ograniczonego. Dla ww. urządzenia prowadzona była Księga rewizyjna urządzenia technicznego ciśnieniowego. Decyzją Prezesa Urzędu Dozoru Technicznego z dnia 24.01.2019 r. zezwolono na eksploatację ww. urządzenia do dnia 31.01.2023 r.

Ustalono również, że w PP 4 eksploatowany jest dźwig numerze ewidencyjnym 3124000721 (nr fabryczny 3752), dla którego ustalono formę dozoru pełnego. Dla ww. urządzenia prowadzona była Księga rewizyjna urządzenia technicznego. Decyzją Prezesa Urzędu Dozoru Technicznego z dnia 30.08.2019 r. zezwolono na eksploatację ww. urządzenia do dnia 31.08.2022 r.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W dniu 24.01.2019 r. wykonano czynności dozoru technicznego zbiornika ciśnieniowego, które zakończyły się wynikiem pozytywnym (protokół z wykonania czynności dozoru technicznego). Natomiast w dniu 30.08.2019 r. wykonano czynności dozoru technicznego dźwigu, które zakończyły się wynikiem pozytywnym (protokół z wykonania czynności dozoru technicznego). Zgodnie z art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz. U. z 2021 r.,  poz.272), na podstawie pozytywnych wyników badań i wykonanych czynności Prezesa Urzędu Dozoru Technicznego wydał decyzję zezwalającą na eksploatację urządzeń.

3.  Zewnętrzne kontrole nad warunkami pracy

W okresieobjętym kontrolą WKiAW (od 01.01.2018 r. do dnia kontroli WKiAW) w jednostce przeprowadzono pięć zewnętrznych kontroli w obszarze nadzoru nad warunkami pracy przez organy państwowe do tego powołane. Kontrole te przeprowadziła: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna, Państwowa Inspekcja Pracy oraz Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny. Przedmiotem kontroli był m.in.: stan sanitarno – higieniczny i techniczny pomieszczeń oraz sprzętu używanego w placówce, przestrzeganie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwem używania tytoniu i wyrobów tytoniowych, spełnienia wymagań dot. bezpieczeństwa żywności oraz przestrzeganie wybranych przepisów prawa pracy z zakresu technicznego bezpieczeństwa i higieny pracy.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Dyrektor PP 4 na bieżąco informowała organ nadrzędny o wynikach kontroli, wykonywała obowiązki wynikające z powyższych kontroli. W przypadku niemożności wykonania obowiązków w wyznaczonych terminach zwracała się do organów kontroli o prolongatę terminów

4. Czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe w procesie pracy

4.1 Maszyny, sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości

Na wyposażeniu PP 4 znajdowały się maszyny wykorzystywane podczas prac w kuchni, warsztacie konserwatora oraz maszyny służące do utrzymywania czystości i terenów zielonych.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Pracodawca na bieżąco kontrolował stan techniczny maszyn. Okresowego przeglądu maszyn dokonywała osoba legitymująca się uprawnieniami elektrycznymi, zatrudniona na stanowisku konserwatora. Pracownicy mieli bieżący dostęp do instrukcji bhp dotyczących obsługi poszczególnych maszyn.

4.2 Czynniki chemiczne

Prace z wykorzystaniem niebezpiecznych, bądź stwarzających zagrożenie czynników chemicznych wykonywały osoby zatrudnione na następujących stanowiskach pracy: kucharz, pomoc kuchenna, woźna oddziałowa, konserwator. Niebezpieczne, bądź stwarzające zagrożenie czynniki chemiczne stosowane były przez pracowników do utrzymania czystości i dezynfekcji pomieszczeń oraz do przeprowadzania drobnych prac remontowych.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kontrola wykazała, że czynniki chemiczne znajdowały się w oryginalnych opakowaniach, prawidłowo oznakowane i przechowywane, bez dostępu osób nieuprawnionych. Pracownicy wykorzystujący podczas pracy czynniki chemiczne mieli bieżący dostęp do informacji zawartych w kartach charakterystyki.

Podczaswykonywania prac z użyciem ww. czynników pracownicy byli wyposażeni w rękawice ochronne.

5.Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Zasadywyposażania pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze określał załącznik do obowiązującego w jednostce Regulaminu pracy wprowadzony zarządzeniem nr 1/2020 dyrektora PP 4 z dnia 15.01.2020 r. w sprawie zasad i norm przydzielania pracownikom i nauczycielom środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego (zwana dalej tabelą norm). Według zapisów ww. tabeli norm w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze wyposażano pracowników zatrudnionych na następujących stanowiskach: nauczyciel wychowania przedszkolnego, pomoc nauczyciela, kucharz, pomoc kuchenna, konserwator, intendent, woźna oddziałowa, księgowa, dyrektor.

Kontrola wykazała uchybienia w zakresie, ustalonych w Regulaminie pracy (wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 4 z dnia 02.09.2006 r.), zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego. Zapis w załączniku do regulaminu pracy dla środków ochrony indywidualnej o treści „do zużycia” był bezzasadny ponieważ mogą one być stosowane tylko do momentu utraty właściwości ochronnych, co ma wykluczyć zastosowanie niesprawnych środków ochrony przez pracowników. Wykazano jednocześnie, że ten sam zapis „do zużycia” zastosowano przy ustalaniu okresów użytkowania dla odzieży roboczej na stanowisku konserwatora, woźnej oddziałowej, kucharza oraz pomocy kuchennej, podczas gdy według art. 237⁸ § 1 i art. 237⁹ § 2 K.p. to pracodawca ustala rodzaje, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ § 1 i art. 237⁷ § 1, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego i to pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe. Zapis „do zużycia” nie spełnia wymagań wskazanego przepisu. Przyczyną uchybień była błędna interpretacja przepisów ze strony dyrektora, odpowiedzialnego za prawidłowe wyposażanie pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.

Stwierdzono również, że pracownikom zatrudnionym na stanowiskach: konserwatora i woźnej oddziałowej nie wydano wszystkich przewidzianych w tabeli norm odzieży i obuwia roboczego. Poza tym dyrektor nie konsultował z pracownikami norm przydziałuśrodków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Powyższe pozostawało w sprzeczności z art. 237⁷ § 1 pkt 1 i 2 oraz art. 237^11a § 1 pkt 4 K.p. wg których pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Według wyjaśnień dyrektora przyczyną powyższego było niedostosowanie obowiązujących norm przydziału do specyfiki pracy na ww. stanowiskach pracy.Nieprawidłowości wynikały również z niewystarczającej znajomości przepisów w tym zakresie ze strony pracodawcy oraz nieskuteczny przepływ informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami.

Pozostali pracownicyzostali wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze wymagane do stosowania na danym stanowisku pracy,spełniające polskie normy (PN), przewidziane w tabeli norm wprowadzonej zarządzeniemNr 1/2020 z dnia 15.01.2020 r. Dla każdego pracownika prowadzona była indywidualna karta przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca dopuścił również używanie przez pracowników (za ich zgodą) własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania polskiej normy (PN), za które wypłacał ekwiwalent pieniężny.

6. Prace szczególnie uciążliwe bądź szkodliwe

Wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet, stanowił część regulaminu pracy. Do wymienionych prac zaliczono: prace związane z wysiłkiem fizycznym i transportem ciężarów oraz wymuszoną pozycją ciała, prace w kontakcie ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi, prace w narażeniu na substancje chemiczne. Pracownice zapoznając się z regulaminem pracy zostały zapoznane z ww. wykazem.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W okresie od 01.01.2018 r. do dnia kontroli zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym otrzymał 1 pracownik. Powyższe wypełniało przepis § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r. Nr 148, poz. 973), według którego pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

 7. Wypadki przy pracy

W okresieod 01.01.2018 r. do dnia kontroli w PP 4 zarejestrowano 1 wypadek przy pracy, nie zarejestrowano chorób zawodowych, bądź  podejrzeń o tego typu choroby.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Powołane przez pracodawcę zespoły powypadkowe niezwłocznie przystępowałydo ustalania okoliczności i przyczyn wypadków a po ich ustaleniu do sporządzania w wymaganych terminach protokołów powypadkowych. Stwierdzono jednocześnie, że wypracowane przez zespół powypadkowy wnioski i środki profilaktyczne były adekwatne do zaistniałych zdarzeń.

Starszy specjalistads. bhp prowadził na bieżąco rejestr wypadków przy pracy.

 8. Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego w PP 4 została przeprowadzona w maju 2011 r. na stanowiskach:nauczyciel, pomoc nauczyciela, pomoc kuchenna, kucharz, intendenta, konserwator, księgowa, woźna oddziałowa. Aktualizacji oceny ryzyka zawodowego dokonywano na bieżąco, ostatniej dokonano we wrześniu 2020 r. Ocenę przeprowadził zespół ds. oceny ryzyka zawodowego, powołany przez dyrektora, w skład którego wchodził m.in. starszy specjalista ds. bhp, wykonujący zadania służby bhp w PP 4.  

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kontrola wykazała, że pracodawca ocenił i udokumentował ryzyko zawodowe związane

z wykonywaną pracą na poszczególnych stanowiskach, zastosował niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko oraz poinformował wszystkich pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

9.Badania profilaktyczne

Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami wykonywane były na podstawie umów zawieranych pomiędzy PP 4, a jednostką służby zdrowia uprawnioną do wykonywania tego typu badań. Kontroli poddano wstępne badania lekarskie osób zatrudnionych po 01.01.2017 r. oraz badania okresowe 24 pracowników, tj. 100% stanu osobowego jednostki w dniu kontroli.

Kontrola wykazała, że 1 osoba zatrudniona na stanowisku nauczyciela została dopuszczona do pracy bez wstępnych badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami. Dopuszczenie pracowników do pracy bez wstępnych badań naruszyło postanowienia art. 229 § 1 pkt 1 oraz § 4 K.p., wg którego wstępnym badaniom lekarskim (…) podlegają osoby przyjmowane do pracy. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy określonych w skierowaniu na badania lekarskie.

Pozostali pracownicy zostali dopuszczeni do pracy na podstawie wydanych przez lekarza przeprowadzającego badanie profilaktyczne orzeczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Kierując na badania pracownika pracodawca informował lekarza o warunkach pracy na danym stanowisku, uwzględniając występujące na stanowisku czynniki niebezpieczne, szkodliwe bądź uciążliwe.

 10.Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 24 osoby.Zadania służby bhp w PP 4 wykonywane były przez starszego specjalistę ds. bhp, zatrudnionego w Ośrodku BHP Zachodniopomorskiego Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej w Szczecinie.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Starszy specjalista ds. bhp: prowadził wewnętrzne kontrole stanu bhp, informował dyrektora PP 4 o stwierdzonych zagrożeniach, przedstawiał coroczne analizy stanu bhp, brał udział w tworzeniu wewnętrznych zarządzeń oraz instrukcji, brał istotny udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy, podejmował wspólne działania mające na celu przestrzeganie przepisów i zasad bhp oraz wspierania działań dyrektora przedszkola mających na celu poprawę warunków pracy.

11. Szkolenia w dziedzinie bhp

Kontrolą objęto 24 pracowników (100 % stanu osobowego jednostki w dniu kontroli).Szkolenia wstępne: instruktaż ogólny przeprowadzali specjaliści z Ośrodka BHP ZCEMiP, instruktaż stanowiskowy, przeprowadzały osoby kierujące pracownikami oraz pracodawca. Szkolenia okresowe pracowników przeprowadzane były przez podmioty zewnętrzne uprawnione do przeprowadzania tego typu szkoleń.

Na 24 osoby objęte kontrolą w stosunku do 1 osoby zatrudnionej na w 2017 r. na stanowisku pomocy kucharza/woźnej, stwierdzono uchybienie polegające na tym, że odbyła ona pierwsze szkolenie okresowe, po ponad 12 miesiącach od dnia zatrudnienia na danym stanowisku pracy, co stało w sprzeczności z przepisem § 15 ust. 4w zw. z § 14 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. Nr 180, poz. 1860 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie szkolenia, wg którego pierwsze szkolenie okresowe pracowników administracyjno – biurowych oraz robotniczych przeprowadza się w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach.

Przyczyną powyższego było to, że dyrektor PP 4 odpowiedzialna za sprawy kadrowe skierowała ww. na szkolenie do Ośrodka Usług Pedagogicznych i Socjalnych ZNP nie biorąc pod uwagę faktu, iż proponowane przez jednostkę terminy szkolenia przekroczą wymagany termin szkolenia okresowego ww. osoby. Wymieniona nie starała się ustalić innego podmiotu uprawnionego do przeprowadzania ww. szkoleń gwarantujących ich terminowe przeprowadzenie.

W wyniku kontroli ustalono że z spośród 6. osób przeprowadzających instruktaż stanowiskowy pracowników, 5. z nich (społeczni zastępcy dyrektora, intendenci, kucharz) nie były przeszkoleni i nie posiadali udokumentowanych kwalifikacji uprawniających do przeprowadzania instruktażu stanowiskowego, co stało w sprzeczności z § 11 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szkolenia, według którego instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeżeli osoba ta posiada odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz jest przeszkolona w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Za powstałe nieprawidłowości odpowiadał dyrektor przedszkola, do zakresu obowiązków którego należało prowadzenie spraw osobowych pracowników.

W stosunkudo pozostałych osób objętych kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości bądź uchybień. Pracownicy posiadali aktualne szkolenia wstępne i okresowe w dziedzinie bhp.

Dyrektor PP 4 posiadał aktualne szkolenie okresowe w dziedzinie bhp dla pracodawców.

 12. Prowadzenie akt osobowych

Kontrolą objęto sposób prowadzenia akt osobowych, w tym przechowywania zaświadczeń ze szkoleń w dziedzinie bhp oraz orzeczeń z badań profilaktycznych 22 pracowników.

W kontrolowanym zakresie wykazano nieprawidłowości polegające na tym, że w 2 przypadkach na 23 poddane badaniu karty szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp były przechowywane w części „A” akt osobowych pracowników, podczas gdy wg § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: (...) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Było to również sprzeczne z postanowieniem § 3 pkt 2 lit. h rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują w części „B” - dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Stwierdzono ponadto, że w części B akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Było to niezgodne z zapisami §6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, według którego pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracyobejmując m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Odbywanie przez pracowników pierwszych szkoleń okresowych w dziedzinie bhp w wymaganych terminach.
2. Skierowanie pracowników prowadzących szkolenie z instruktażu stanowiskowego na szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracodawców i osób kierujących pracownikami.
3. Prowadzenia akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Nie dopuszczanie do pracy pracowników bez ważnego orzeczenia lekarskiego.
5. Uporządkowanie i doprowadzenie pomieszczenia warsztatowego konserwatora do właściwego stanu technicznego oraz sanitarnohigienicznego.
6. Uporządkowanie i usunięcie zużytych sprzętów ze schodów prowadzących do piwnicy, ciągów komunikacyjnych oraz węzła ciepłowniczego.
7. Dostosowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa pracy oraz specyfiki wykonywanych zadań ma danym stanowisku pracy.
8. Wydanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego zgodnie z obowiązującym w jednostce załącznikiem do regulaminu pracy „Tabela norm przydziału odzieży i obuwia roboczego dla nauczycieli i pracowników”.