Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 08.10.2020 r. do 17.11.2020 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 4
przy ul. Romera 2 w Szczecinie (zw. dalej ZSO4), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej,
w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe  za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli
z dnia 26.11.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.12.2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ZSO4 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieprawidłowym udokumentowaniu czynności inwentaryzacyjnych dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu materiałów żywnościowych na dzień 31.12.2019 r.,
• sporządzeniu sprawozdania rocznego Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na podstawie obrotów na kontach analitycznych do konta „130” – Rachunek bieżący jednostki oraz na podstawie obrotów na koncie „137” – Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi,
• nie korzystaniu z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek w wys. 142,59 zł,
• stosowaniu stawek za najem sal dydaktycznych i sali gimnastycznej niezgodnych
  z Regulaminem wynajmu/dzierżawy pomieszczeń i powierzchni w ZSO4 (dotyczy 5. umów najmu), w wyniku czego kwota uzyskana z tytułu najmu została zaniżona o 83,33 zł,
• nieprawidłowym zaewidencjonowaniu wartości niematerialnych i prawnych, tj. na koncie „013” Pozostałe środki trwałe orazbraku uwzględnienia w polityce rachunkowości jednostki konta „020” Wartości niematerialne i prawne,
• nie wskazaniu na dokumentach sprzedaży podstawy prawnej do zastosowania przedmiotowego zwolnienia lub wskazaniu błędnej podstawy do zastosowania zwolnienia (dotyczy 9. faktur),
• braku na umowie z najemcą potwierdzenia akceptacji formalno-prawnej wzoru umowy przez radcę prawnego,
• braku w polityce rachunkowości imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzenia dokumentów oraz dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty,
• dokonaniu wyboru wykonawcy bez przeprowadzenia analizy rynku (dotyczy 3. zamówień),
• nie wskazaniu na fakturach sprzedażysymbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych oraz braku umieszczenia na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej oraz zapisów dekretacyjnych,
• nieprawidłowym oznaczeniu na fakturach sprzedaży daty wykonania usługi (dotyczy 4 faktur) oraz błędnym wskazaniu ilości i jednostki miary (dotyczy 8. faktur),
• błędnym zapisie formatu numeru faktur korygujących sprzedaży (dotyczy 10. faktur),
• braku zamieszczania na dokumentach źródłowych daty wpływu (w 18. przypadkach),
• braku udokumentowania przeprowadzenia w 2019 r. okresowych kontroli kasy zgodnie
  z zapisami Instrukcji kasowej jednostki,
• braku na oryginałach faktur dotyczących zakupu wyposażenia oraz księgozbioru, zapisu
  o przyjęciu na stan majątku, ze wskazaniem nadanego numeru inwentarzowego (dotyczy 5. faktur),
• przyznaniu dodatku specjalnego pracownikowi bez wskazania okresu na jaki został przyznany (dotyczy 1. przypadku),
• prowadzeniu akt osobowychniezgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy
  i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U.
  z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej (dotyczy 4 pracowników).

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach oraz transakcjach podejrzanych.

II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w ZSO4 w 2019 r. wyniosły ogółem 6.462,72 zł i zaewidencjonowane zostały
w rozdziałach:

- 80110 § 0970 w wys. 226,82 zł - wpłaty za zniszczone podręczniki,

- 80120 § 0940 w wys. 5.049,90 zł - wpłaty/zwrot z lat ubiegłych za odzież w wys. 54,73 zł oraz zwrot ZUS z lat ubiegłych w wys. 4.995,17 zł,

- 80120 § 0970 wynagrodzenie płatnika w wys. 1.189,00 zł.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2019 r. wyniosły ogółem 1.011.870,84 zł.

Struktura dochodów otrzymanych na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w rozdziale 85410, przedstawiała się następująco:

- § 0610 - Wpływy z opłat egzaminacyjnych oraz opłat za wydawanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, certyfikatów i ich duplikatów w kwocie 338,00 zł,

- §0690 - Wpływy z różnych opłat (wpłaty za legitymację) w kwocie 504,00 zł,

- §0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie 97.169,08 zł,

- §0830 - Wpływy z usług (opłaty za wyżywienie oraz pobyt w internacie) w kwocie 912.736,36 zł,

- §0920 - Wpływy z pozostałych odsetek (odsetki bankowe i ustawowe) w kwocie 1.123,40 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2019 r. analizie poddano:

• umowy najmu zawarte przez ZSO4, obowiązujące w 2019 r.,
• dochody z tytułu najmu pomieszczenia w budynku stołówki z przeznaczeniem na usługi pralnicze, na kwotę ogółem 21.137,04 zł, stanowiące 21,78 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych oraz opłaty za użytkowanie mediów w wys. 2.422,58 zł,
• wpłaty wniesione tytułem odpłatności za internat w czerwcu 2019 r. w kwocie 9.288,96 zł, zaewidencjonowane na § 0830 oraz wpłaty wniesione tytułem odpłatności za żywienie
  w kwocie ogółem 3.770,00 zł.

Zasady odpłatności wynajmu pomieszczeń w ZSO4 zostały ujęte w załączniku nr 2 do Regulaminu wynajmu/dzierżawy pomieszczeń i powierzchni w ZSO4 w Szczecinie, który został wprowadzony Zarządzeniem nr 24/2014 dyrektora ZSO4 z dnia 01.07.2014 r.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku 5. umów, zastosowane stawki najmu były niezgodne z Regulaminem wynajmu/dzierżawy pomieszczeń i powierzchni ZSO4. W przypadku wynajmu sal w celach edukacyjnych, stawki za wynajem sal dydaktycznych wynikające z zawartych umów obowiązujących w 2019 r., ustalono na poziomie 8,13 zł netto (dotyczy 2. umów) oraz 7,32 zł netto (1. umowa). Natomiast wg zapisów pkt. 1a) tiret drugie zał. nr 2 do ww. regulaminu, stawka najmu została ustalona w wysokości 13,00 zł/45 minut dla podmiotów wynajmujących salę dydaktyczną dla prowadzenia zajęć dydaktyczno-oświatowych. W odniesieniu do wynajmu sali gimnastycznej, stawki w 2. umowach ustalono na kwotę 40,65 zł/30min oraz 40,65 zł netto/45 min. Wg zapisów pkt. 2 zał. nr 2 do regulaminu, stawka za wynajem sali gimnastycznej wynosiła 56,91 zł netto za/60 min. W związku z powyższym, biorąc pod uwagę stawki wynikające z regulaminu jednostki, które powinny być zastosowane, w przypadku 4. umów kwota uzyskana z tytułu najmu w 2019 r. została zaniżona o 83,33 zł ogółem, natomiast w przypadku 1. umowy kwota uzyskana z tytułu najmu została zawyżona o 73,77 zł ogółem.

Ponadto, w toku kontroli ustalono, że na umowie nr 21/ZSO4/2017 z dnia 01.09.2017 r., dotyczącej wynajmu powierzchni korytarza w celu instalacji systemu szafek skrytkowych dla uczniów, brak jest potwierdzenia akceptacji formalno-prawnej wzoru umowy przez radcę prawnego. Umowę zawarto na okres od 01.09.2017 r. do dnia 30.06.2019 r. Powyższa umowa zawierała podpis dyrektora ZSO4 oraz została opatrzona kontrasygnatą głównego księgowego. Powyższe było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta oraz z zapisem § 3 zarządzenia nr 4/2015 dyrektora ZSO4 z dnia 05.02.2015 r. w sprawie rejestrowania umów w jednostce, na podstawie którego, umowa przed jej podpisaniem
i przekazaniem jej do rejestracji, powinna zostać zaakceptowana przez radcę prawnego.

W przypadku 12. faktur  wystawionych w 2019 r. z tytułu najmu oraz 16. faktur dotyczących opłat za media, płatności zostały uregulowane przez najemcę po terminie zapłaty wskazanym na fakturach. Od ww. należności uregulowanych po terminie, zostały kwartalnie naliczane odsetki
w wys. ogółem 72,15 zł. Odsetki zostały uregulowane przez najemcę.

Wpłaty objęte kontrolą z tytułu najmu oraz wpływy z pozostałych dochodów z tytułu opłat za pobyt w internacie oraz opłat za wyżywienie zostały wniesione w prawidłowej wysokości oraz prawidłowo zaewidencjonowane.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r., wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw i usług w kwocie ogółem w wys. 63.869,45 zł, w tym należności dotyczące lat 2006-2009 r. w wys. 61.464,45 zł (skierowane na drogę postępowania sądowego), należności z terminem zapłaty w grudniu 2019 r. w wys. 1.800,00 zł oraz należności niewymagalne w wys. 605,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. należności netto wykazano w kwocie 2.431,93 zł, w tym z tytułu najmu w wys. 420,00 zł, wyżywienia i pobytu w internacie w wys. 1.985,00 zł oraz odsetki od należności niezapłaconych w terminie w wys. 26,93 zł. Należności z tytułu najmu w kwocie 420,00 zł, wyżywienia w kwocie 480,00 zł (po korekcie obciążenia w wys. 275,00 zł) oraz odsetki za zwłokę, zostały uregulowane w 2020 r. Pozostałe należności w wys. 1.230,00 zł zostały skierowane na drogę postępowania sądowego.

W powyższym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych były zgodne z ewidencją księgową.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki ZSO4 w wysokości 7.719.983,00 zł zrealizowane zostały w 99,3%, tj. w kwocie 7.666.189,73 zł (środki budżetowe na kwotę 6.654.318,89 zł oraz środki z wrd na kwotę 1.011.870,84 zł).

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 48. źródłowych dowodów księgowych wraz
z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 505.177,62 zł, w tym dwa polecenia wyjazdu służbowego wraz z raportami kasowymi potwierdzającymi płatność, co stanowiło 6,59% wydatków jednostki ogółem. Kontrolą objęto wydatki sfinansowane ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 220.980,41 zł oraz ze środków z wydzielonego rachunku dochodów w wys. 284.197,21 zł.

W odniesieniu do 18. faktur zakupu, stwierdzono brak zamieszczania na dokumentach źródłowych daty wpływu. Wymóg określenia daty wpływu dokumentu do jednostki, wynikał
z zapisów pkt. B1. „Karty Kontroli Dowodu Księgowego oraz czynności dokonywanych po otrzymaniu dowodu”, stanowiącej załącznik nr 2 do Regulaminu sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych ZSO4. Data wpływu faktury do jednostki ma również istotne znaczenie, dla określenia okresu sprawozdawczego. Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości (pkt. 6, Dział VI), do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego kończącego dany rok obrotowy, zalicza się dokumenty wystawione w grudniu i dostarczone do 10 stycznia następnego roku, po upływie roku obrotowego, którego okres sprawozdawczy dotyczy. W odniesieniu do podatku VAT, określenie okresu sprawozdawczego ma wpływ na możliwość odliczenia zawartego w fakturze podatku VAT przez nabywcę. Warunkiem dokonania odliczenia jest posiadanie
w danym okresie przez podatnika faktury zakupowej.Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług(Dz.U. z 2020 r. poz. 106), zw. dalej ustawą o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W przypadku 3. faktur dotyczących zakupu wyposażenia oraz 2. faktur dotyczących zakupu podręczników i ćwiczeń, podlegających ewidencji w księgach inwentarzowych, dowody źródłowe nie zawierały zapisu o przyjęciu na stan, ze wskazaniem nadanego numeru inwentarzowego, tj. nie zawierały powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą-inwentarzową. Wymagane zapisy znajdowały się na kopiach faktur wraz dokumentacją związaną z przyjęciem na stan majątku.

Zakupy dotyczące wyposażenia oraz książek do biblioteki zostały wprowadzone do ksiąg inwentarzowych oraz do zbiorów bibliotecznych.

Za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w 2019 r. odpowiedzialne były następujące osoby: kierownik gospodarczy (pozostałe środki trwałe) oraz główna księgowa (środki trwałe).

W odniesieniu do poniesionych przez jednostkę wydatków, kontrolą objęto zgodność udzielania zamówień z zapisami załącznika nr 1 do Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych ZSO4 (zw. dalej Regulaminem zamówień publicznych ZSO4) oraz zgodność
z zasadami zawartymi w Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca
2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 303/16). W wyniku analizy wydatków objętych kontrolą, których wartość przekraczała 3.000 zł brutto oraz nie przekraczała równowartości 30.000 zł euro netto, ustalono, że w przypadku 3. zamówień (udokumentowanych 4. fakturami), nie dokonano analizy rynku w celu wybrania odpowiedniego wykonawcy oraz nie sporządzono dokumentacji (notatki służbowej) związanej z udzieleniem zamówienia publicznego, zgodnie z zapisami § 11 ust. 4 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 303/16.

Pozostałe faktury objęte kontrolą, zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku pozostałych wydatków objętych kontrolą, kontrolującemu przedłożono komplet dokumentacji związanej z przeprowadzoną analizą rynku (wraz z zawartymi umowami), zgodnie z zapisami zarządzenia nr 303/16.

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2019 r., w łącznej kwocie 445.994,16 zł. Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania budżetowe wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §4260 – energia cieplna (SEC) oraz energia elektryczna (Enea) w wys. 55.622,50 zł,
• § 4280 – badanie profilaktyczne pracownika w wys. 262,00 zł,
• § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne w wys. 327.637,40 zł,
• § 4110 – składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wys. 56.320,85 zł,
• § 4120 – składki FP od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wys. 6.251,41 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. wykazano zobowiązania jednostki w kwocie ogółem 1.376,01 zł, w tym: z tytułu opłat pocztowych w wys. 98,30 zł, konserwacji w wys. 221,40 zł oraz podatku VAT za XII 2019 r. w kwocie 1.056,31 zł.

W powyższym obszarze nieprawidłowości i uchybień nie stwierdzono. Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach finansowych były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 125. pracowników zatrudnionych w ZSO4
w 2019 r., tj. 4 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 315.674,13 zł, tj. 7,31 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 4.319.404.88 zł zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 21.659,78 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2018 r., do wypłaty w 2019 r. (6,71% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wys. 322.696,69 zł zaewidencjonowanej na § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

Podczas kontroli akt osobowych w zakresie zgodności z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, stwierdzono, że w odniesieniu do akt 4. pracowników,część dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracowników, znajdowała się również w części C. Z przedłożonych wyjaśnień wynika, że w przypadku 3. pracowników akta osobowe zostały przejęte w takiej formie przez pracownika odpowiadającego za prowadzenie akt osobowych. W przypadku jednego z pracowników, dokumenty związane
z przebiegiem zatrudnienia w ZSO4 w części C umieszczono pomyłkowo.

Zgodnie z zapisami § 3 pkt. 2 i 3 ww. rozporządzenia, akta osobowe pracownikaobejmują
w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C - oświadczenia lub dokumenty związane
z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy w 2019 r. odpowiedzialny był główny specjalista ds. osobowych i sekretariatu.

W toku kontroli ustalono, że pismem z dnia 16.12.2019 r., dyrektor ZSO4 przyznał pracownikowi obsługi pełniącemu obowiązki sprzątaczki, dodatek specjalny w wys. 450,00 zł (pismo z dnia 16.12.2019 r.) z tytułu powierzenia dodatkowego zakresu obowiązków (sprzątanie). W piśmie dotyczących przyznania dodatku specjalnego nie wskazano okresu na jaki został przyznany. Zakres obowiązków, za który przyznano dodatek specjalny w 2019 r., był tożsamy
z zakresem obowiązków wykonywanych przez pracownika wynikającym z umowy o pracę. Według §36 ust. 5 ww. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U.
z 2019 r. poz. 1282),pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, może zostać przyznany dodatek specjalny. Z przedłożonych wyjaśnień wynika, że dodatek specjalny dotyczył miesiąca grudnia 2019 r. Zgodnie z zapisami §7 ust. 4 Regulaminu wynagradzania dla pracowników zatrudnionych w ZSO4, wprowadzonego zarządzeniem nr 1/2012 z dnia 02.01.2012 r., dodatek specjalny przyznaje się na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy.

W przypadku wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został
w kwocie ogółem 394.242,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.276.038,99 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R
i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy, tj. od stycznia do grudnia 2019 r.

W 2019 r. jednostka nie korzystała z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS
o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych
z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), zw. dalej ustawą o systemie ubezpieczeń. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 153 poz. 1005), z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.Według kwot wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, wykazanych przez jednostkę
w deklaracjach ZUS P DRA za 2019 r., płatnikowi przysługiwało wynagrodzenie w kwocie łącznej w wys. 142,59 zł.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie deklaracji ZUS P DRA i PIT4R oraz ustalanie kwot w nich wykazanych w 2019 r. była starsza księgowa.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.
o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W 2019 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenie wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.). Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., wynagrodzenie z ww. tytułu wyniosło
1.186,00 zł.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem
  w wys. 6.462,72 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 6.654.318,89 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869), zw. dalej uofp, na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 1.011.870,84 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń
  i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 63.849,45 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 1.200,00 zł i nie uległ zmianie
w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 6.668.983,00 zł i wzrósł
w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 2.041.144,00 zł (dokonano 21 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 1.051.000,00 zł i wzrósł
w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 123.000,00 (dokonano 10 zmian planu).

Wg sprawozdania rocznego Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych wydatki
w ZSO4 w 2019 r. wyniosły 6.654.318,89 zł. W kolumnie „Wydatki wykonane” wykazano zrealizowane wydatki na podstawie obrotów na kontach analitycznych do konta „130” – Rachunek bieżący jednostki w wys. 6.648.783,41 zł oraz na podstawie obrotów na koncie „137” – Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi w wys. 5.535,48 zł. Wg wyjaśnień głównej księgowej jednostki, konto „137” (dokumentujące operacje na wyodrębnionym koncie bankowym), zostało założone odrębnie ze względu na przystąpienie jednostki do projektu dla uczniów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego. Błąd natomiast wynikał z braku doświadczenia w obsłudze księgowej tego typu działalności.

Z treści zapisów § 8 ust. 2 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U.
z 2020 r. poz. 1564), wynika, że w sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie „Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty UM Szczecin.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351), zw. dalej uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w ZSO4 Instrukcją inwentaryzacyjną oraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień
31.12.2019 r.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych ZSO4 wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 37/2019 dyrektora ZSO4 z dnia 09.12.2019 r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej.Zgodnie § 2 ww. zarządzenia, inwentaryzacją w drodze spisu z natury należało objąć: materiały w magazynach oraz kasę. Na podstawie § 4 zarządzenia, do przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie drogą spisu z natury, powołano komisję inwentaryzacyjną.

W toku kontroli stwierdzono, że jednostka dokonała nieprawidłowego udokumentowania inwentaryzacji metodą spisu z natury materiałów magazynu żywnościowego na dzień
31.12.2019 r. Wartość materiałów magazynu żywnościowego, została wykazana na gotowym formularzu wygenerowanym z programu „Spiżarnia”. Formularz zawierający nazwę „spis z natury na dzień 31.12.2019 r.”, zawierał wymagane dane, podpisy komisji inwetaryzacyjnej, podpis osoby odpowiedzialnej materialnie oraz wygenerowaną przez system datę wydruku, tj. 31.12.2019, jednak nie był zgodny ze wzorem wynikającym z Instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki (zał. nr 5 do instrukcji). Instrukcja inwentaryzacja nie zawierała zapisów umożliwiających sporządzenie spisu
z natury na gotowym formularzu będącym wydrukiem z programu. Ponadto, na ww. spisie brak było numeru arkusza. Arkusz spisu z natury, jako druk ścisłego zarachowania oraz dokument księgowy podlega wpisowi do książki druków ścisłego zarachowania oraz powinien zawierać numer kolejny, zgodnie zapisami pkt. 3.8a i 10 Rozdziału „Inwentaryzacja w drodze spisu z natury” Instrukcji inwetaryzacyjnej.

Przedłożony przez jednostkę spis z natury materiałów żywnościowych zawierał wygenerowaną przez system również ilość poszczególnych produktów.

Arkusz spisu z natury może być gotowym formularzem lub też może zostać wygenerowany
z systemu komputerowego, może więc posiadać numery inwentarzowe i nazwy składników, które mają podlegać inwentaryzacji, ale niedopuszczalne jest ujęcie w spisie wygenerowanych przez system ilości składników majątkowych. Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury,wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f, stanowiskaKomitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (załącznik do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowościz dnia 26 kwietnia 2016 r. ogłoszonej w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r., Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55), polega na ustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu
i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Wymóg przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury, wynika z zapisu art. 26 ust. 1 pkt. 1 uor, zgodnie z którym, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia
i rozliczenia ewentualnych różnic. Natomiast zgodnie z art. 27 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
Z wyjaśnień przedłożonych przez jednostkę wynika, że pomimo udokumentowania inwentaryzacji drukiem wygenerowanym z programu, inwentaryzacja została przeprowadzona, a komisja ustaliła rzeczywistą ilość poszczególnych pozycji poprzez przeliczenie materiałów znajdujących się
w magazynie.

Ponadto, zakupy wartości niematerialnych i prawnych zrealizowane przez ZSO4 w 2019 r., tj. zakup programów komputerowych, zostały zaewidencjonowane na koncie „013” Pozostałe środki trwałe, a nie na koncie „020” Wartości niematerialne i prawne. Jednostka nie uwzględniła konta „020” w przyjętych zasadach rachunkowości oraz z ZPK. Powyższe było niezgodne z wykazem planu kont, stanowiącym zał. nr 3 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r.w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342).

Za powyższe odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Ostatni pełny spis z natury majątku ZSO4 wg przedłożonych dokumentów przez jednostkę został przeprowadzony w 2017 r., natomiast skontrum w bibliotece szkolnej zostało przeprowadzone w 2015 r. na podstawie art. 104 ust. 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe(Dz.U. z 2020 r. poz. 910).

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Kwota wynikająca ze spisu z natury na dzień 31.12.2019 r. magazynu materiałów żywnościowych była zgodna z saldem konta 310-30 Materiały żywnościowe na dzień 31.12.2019 r. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo–księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w ZSO4 zasady rachunkowości, wprowadzone Zarządzeniem Nr 23/2010 dyrektora z dnia 05.07.2010 r. w sprawie wprowadzenia standardów kontroli zarządczej w ZSO4 jako złącznik nr 5 oraz pozostałe regulaminy i instrukcje obowiązujące w jednostce. stanowiące załączniki do ww. standardów.

Pozostałymi załącznikami do ww. zarządzenia były:

- zał. nr 1 – Regulamin kontroli zarządczej,

- zał. nr 2 – Regulamin sporządzania, obiegu i kontroli dowód księgowych (zmieniony zarządzeniem nr 17/2013 dyrektora ZSO4 z dnia 30.08.2013 r.)

- zał. nr 3 – Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej,

- zał. nr 4 – Instrukcja inwentaryzacyjna,

- zał. nr 6 – Zakładowy plan kont (zw. dalej ZPK).

Ponadto kontroli poddano również obowiązujący w jednostce Regulamin zamówień publicznych, a takżeRegulamin pracy, Regulamin wynagradzania oraz Regulamin przyznawania Nagród Dyrektora ZSO4 w Szczecinie.

Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących zasad rachunkowości wykazała:

- brak imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania
i podpisywania dokumentów oraz zobowiązanych do sprawdzenia dokumentów wewnętrznych
i zewnętrznych zgodnie z posiadanymi kompetencjami;

- brak imiennego wykaz osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką oraz zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty, zgodnie z zapisami § 3 ust. 9 lit. a Instrukcji kasowej,

- brak uwzględnienia w polityce rachunkowości jednostki w wykazie kont księgi głównej oraz
w ZPK, konta „020” Wartości niematerialne i prawne, służącego do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był kierownik jednostki.

Ponadto, w toku kontroli stwierdzono brak udokumentowania przeprowadzenia w 2019 r. okresowych kontroli kasy, zgodnie z zapisami § 3 ust. 8 Instrukcji kasowej obowiązującej w ZSO4, na podstawie których funkcjonowanie kasy a tym samym wykonywanie funkcji kasjera podlegało okresowym kontrolom, przeprowadzanym przez głównego księgowego, a rezultaty tych kontroli powinny być uwidocznione w sporządzonych protokołach.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi główny księgowy jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego
w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych w ZSO4 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących
z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych
z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z korektami deklaracji, rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 135. faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową, w tym 10. faktur korygujących sprzedaży. Z kontroli wyłączono okres od 01 lutego
2019 r. do 31 lipca 2019 r., objęty kontrolą w zakresie rozliczeń podatku VAT w ZSO4, przeprowadzoną w dniach 4 i 6 września 2019 r. przez pracowników Wydziału Księgowości Gminy Miasto Szczecin.

W toku kontroli 135. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży w miesiącach styczeń oraz od sierpnia do grudnia 2019 r., stwierdzono:

- na 3. fakturach dotyczących sprzedaży posiłków, wskazano błędną podstawę do zastosowania przedmiotowego zwolnienia podatku VAT,

- na 6. fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży posiłków, wydawania duplikatów legitymacji i świadectw oraz zakwaterowanie w internacie, które podlegają zwolnieniu
z opodatkowania podatkiem VAT, nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania przedmiotowego zwolnienia, wymaganej zapisem § 307 ust. 1 załącznika nr 2 do zarządzenia
nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16), zgodnie
z którym w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania, prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

- faktury sprzedaży objęte kontrolą nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a procedury obowiązujące w ZSO4 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli,

- faktury sprzedaży nie zawierały wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych oraz nie posiadały zapisów dekretacyjnych,co było niezgodne z przyjętymi zasadami rachunkowości orazart. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, na podstawie którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

- na 10. fakturach korygujących sprzedaży, stwierdzono numer kolejny faktury zapisany w błędnym formacie: ZSO4/19/F/…, tj. faktury korygujące oznaczono literą „F”, zamiast „K”, jak wynika
z dyspozycji § 316 pkt.. 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16,

- w przypadku 4. faktur sprzedaży jako datę wykonania usługi na fakturze podano miesiąc i rok, bez określenia dnia wykonania usługi. Zgodnie z przepisem art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy
o podatku VAT, prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać m.in. datę wykonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi.W przypadku usług wyżywienia, pobytu
w internacie czy długoterminowego najmu (tzw. usługi ciągłe), można je uznać za wykonane wraz z upływem każdego okresu wskazanego w umowie, do którego odnoszą się płatności,

- w przypadku 3. faktur sprzedaży dotyczących usługi najmu oraz 5. faktur wewnętrznych dotyczących sprzedaży posiłków oraz opłat za zakwaterowanie, błędnie wskazano jednostkę miary. W przypadku sprzedaży posiłków i opłat za pobyt, błędnie podano również ilość, tj. „1,0000” (poj. lub szt.), pomimo, że liczba posiłków i opłat za pobyt dotyczyła większej ilości.

Osobami odpowiedzialnymi za wystawianie faktur sprzedaży w 2019 r. były: kierownik gospodarczy oraz starsza księgowa.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2019 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor ZSO4 wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli kontrolujący stwierdził, że w 2019 r. w ZSO4 przeprowadzono 4. kontrole zewnętrzne przez: Wojewódzką Stację Sanitarno-Epidemiologiczną
w Szczecinie oraz przez Państwową Straż Pożarną. Informację o przeprowadzonych kontrolach zostały przekazane przez dyrektora ZSO4 do WKiAW UM Szczecin.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo. Rolęadministratorów systemu pełniły 3 osoby: dyrektor ZSO4 oraz dwóch wicedyrektorów. Ww. osoby nie posiadały możliwości zmiany własnych uprawnień.

W ww. obszarach nie stwierdzono nieprawidłowości.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSO4:

1. Sporządzanie sprawozdania rocznego Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na podstawie danych księgowości analitycznej rachunku bieżącego.
2. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi
   w jednostce oraz zapisami uor.
3. Wprowadzenie zmian do Zakładowego Planu Kont oraz przyjętych zasad rachunkowości jednostki uwzględniających konto „020” Wartości niematerialne i prawne oraz prawidłowe ewidencjonowanie wartości niematerialnych i prawnych.
4. Stosowanie stawek za najem sal dydaktycznych i sali gimnastycznej zgodnych z Regulaminem wynajmu/dzierżawy pomieszczeń i powierzchni w ZSO4.
5. Przekazywanie umów z najemcami przed ich podpisaniem do akceptacji pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
6. Sporządzenie imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzenia dokumentów oraz dysponowania gotówką
   i zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty, zgodnie z posiadanymi kompetencjami.
7. Oznaczenie na fakturach zakupu daty wpływu dokumentu oraz powiązania z księgą inwentarzową.
8. Dokumentowanie przeprowadzenia okresowych kontroli kasy zgodnie z zapisami Instrukcji kasowej jednostki.
9. Dokonywanie wyborów wykonawców zgodnie z zasadami zawartymi w Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin.
10. Sporządzanie faktur sprzedaży zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu nr 439/16
    w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, ustawą o podatku VAT, przyjętymi zasadami rachunkowości oraz ustawą o rachunkowości.
11. Przyznawanie pracownikom dodatków specjalnych ze wskazaniem okresu na jaki zostały przyznane.
12. Prowadzenie akt osobowychzgodnie z zapisamirozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
13. Korzystanie z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania jego zadań.