Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 27.02.2019 r. do dnia 13.03.2019 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 45 z Oddziałami Integracyjnymi w Szczecinie, ul. Tadeusza Zawadzkiego 75, zwanej dalej SP45, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29.03.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2018 r. w SP nr 45 ustalono, że Dyrektor wydawał decyzje aprobujące wypłatę świadczeń mimo, że osoby uprawnione przedkładały stosowną dokumentację w terminach niezgodnych z zapisami obowiązujących w 2018 r. regulaminów ZFŚS (Regulamin ZFŚS obowiązujący od dnia 6.05.2013 r. zmieniony regulaminem z dnia 1.02.2018 r.). Dotyczyło to m.in.:

• 165. przypadków na 169 wypłaconych zapomóg z tytułu wzmożonych wydatków wielkanocnych,
• 9. przypadków na 178 wypłaconych zapomóg z tytułu wzmożonych wydatków bożonarodzeniowych,
• 14. przypadków na 106 wypłaconych świadczeń o dofinansowanie wypoczynku indywidualnegopracowników,
• 8. przypadków na 15 wypłaconych świadczeń o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• jednego przypadku na 17 udzielonych pożyczek mieszkaniowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentowania wypłat świadczeń gotówkowych i bezgotówkowych,
• naliczania i terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2018 r. wyniósł 488.954,24 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2018 r. – 104.659,78 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 84.521,42 zł,

- odpisy na fundusz 2018 r. – 298.121,00 zł,

- zwrot nadpłaconych świadczeń – 68,65 zł,

- odsetki bankowe – 1.583,39 zł.

Wypłaty z funduszu w 2018 r. wyniosły łącznie 388.492,11 zł, na co złożyły się m.in.:

- pożyczki mieszkaniowe – 63.300,00 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 76.791,18 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników netto –       59.265,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 19.300,00 zł,

- zapomogi losowe – 11.400,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 7.332,00 zł,

- zapomogi socjalne – 4.458,00 zł,

- zapomogi ze względu na wydatki świąteczne – 122.162,00 zł,

- dofinansowanie do leczenia sanatoryjnego – 248,00 zł,

- koszty przekazu pocztowego – 25,60 zł,

- zwrot nadpłaconej raty pożyczki – 283,33 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2018 r. – 23.927,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2018 r. wyniosło 100.462,13 zł.

Kontroli poddano:

• 178 wniosków o zapomogę z tytułu wzmożonych wydatków bożonarodzeniowych,
• 169 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 106 dotyczyło pracowników oraz 63 emerytów i rencistów, byłych pracowników SP nr 45 i SP nr 21),
• 169 wniosków o zapomogę z tytułu wzmożonych wydatków wielkanocnych,
• 15 wniosków o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• 15 wniosków o zapomogę losową,
• 6 wniosków o zapomogę socjalną,
• 1 wniosek o dofinansowanie leczenia sanatoryjnego,
• wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2018 r.,
• 7 raportów kasowych,
• 39 protokołów o udzielenie dofinansowania.

W 2018 r. przyznano i wypłacono 15 pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 63.300 zł, zawarto w związku z tym 15 stosownych umów.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej przyznanych świadczeń, stwierdzono, że:

1. w 165. przypadkach na 169 zapomóg wypłaconych z tytułu wzmożonych wydatków wielkanocnych wnioski zostały złożone po terminie wskazanym w § 10 pkt 2 lit. b obowiązującego regulaminu zfśs, tj. po 10 marca,
2. w 7. przypadkach na 178 zapomóg wypłaconych z tytułu wzmożonych wydatkówbożonarodzeniowychwnioski zostały złożone w marcu 2018 r., czyli 8 m-cy przed terminem wskazanym w § 10 pkt 2 lit. a obowiązującego regulaminu zfśs,tj. do 30 listopada
3. w 2 przypadkach na 178 zapomóg wypłaconych z tytułu wzmożonych wydatkówbożonarodzeniowychwnioski zostały złożone po ww. terminie, tj. po 30 listopada.
4. w 14 przypadkach na 106 wypłaconych świadczeń o dofinansowanie wypoczynku indywidualnegopracowników, złożyli oni stosowne wnioski w miesiącu maju 2018 r. nie wskazując we wnioskach, czy będą przebywali na urlopie w miesiącach lipiec – sierpień, co było warunkiem przyznania świadczenia, wynikającym z zapisów § 13 pkt 2 ppkt a obowiązującego regulaminu. Wprawdzie Dyrektor udostępnił kserokopie kart urlopowych ww. pracowników, jednak wszystkie zostały złożone w kadrach SP nr 45 w okresie 29.06. – 31.07.2018 r., natomiast świadczenie zostało przyznane w dniu 15.06.2018 r. i wypłacone w dniu 20.06.2018 r.

W jednym przypadku zapomoga z tytułu wzmożonych wydatków wielkanocnychzostała wypłacona bez protokołu potwierdzającego decyzję Dyrektora i związków zawodowych o przyznaniu świadczenia, co było niezgodne z § 16 pkt 4 obowiązującego regulaminu, wg którego pracownik księgowości sporządza protokół z każdej udzielonej pomocy.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej świadczeń o dofinansowanie wypoczynkudzieci i młodzieżystwierdzono, że:

1. w 6. przypadkach na 15 wypłaconych świadczeń,wnioski zostały złożone po terminie wskazanym w § 12 pkt 4 regulaminu zfśs, wg którego wniosek powinien był zostać złożony do 30 dni po zakończonym turnusie. Opóźnienie wynosiło od 41 do 104 dni,
2. w 2. przypadkach wnioski zostały złożone z kolei przed terminem wyjazdu mimo, że regulamin nie przewidywał przyznawania świadczeń przed terminem zaistnienia dofinansowywanego zdarzenia.

W jednym przypadku przyznano pożyczkę mieszkaniową w dniu 5.03.2018 r. mimo, że  na dzień 1.01.2018 r. pracownik miał jeszcze do spłaty kwotę 2.266,64 zł tytułem poprzednio zaciągniętej pożyczki. Wg umowy z dnia 2.07.2015 r. powinien ją spłacać do sierpnia 2018 r. Spłacił ją jednak w całości, tj. w wys. 1.983,31 zł w dniu 16.01.2018 r. Powyższe było niezgodne z § 15 pkt 8 obowiązującego regulaminu ZFŚS, wg którego pożyczka może być udzielana po spłacie poprzedniego zadłużenia. Wcześniejsza spłata zadłużenia od terminu określonego w umowie pożyczki nie stanowi podstawy do skróconego czasu oczekiwania na kolejną pożyczkę na ten cel. Wniosek o przyznanie kolejnej pożyczki można złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po terminie określonym w umowie pożyczki.

Ze środków zfśs pokryto koszt trzech przekazów pocztowych na łączną kwotę 25,60 zł, co było niezgodne z zapisami art. 1 ust. 1 i art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), zwanejdalej ustawą o ZFŚS, wg których środki funduszu, przeznaczone są m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych. Działalność socjalna natomiast, to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,  udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. W świetle zapisów ustawy, jeżeli koszty przekazu pocztowego zostały potrącone z rachunku ZFŚS, na rachunku tym znalazło się mniej środków do dyspozycji przez pracodawcę. Tymczasem środki funduszu mogą być wydatkowane przez pracodawcę zgodnie z zakładowym regulaminem funduszu na ww. działalność socjalną, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, czy tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Koszty przekazu pocztowego nie mieszczą się w powyższym katalogu. Przepisy ponadto - art. 10 ww. ustawy - zobowiązują pracodawcę do administrowania środkami funduszu, a tym samym ponoszenia określonych kosztów związanych z funkcjonowaniem ZFŚS, w tym opłat za wypłatę świadczenia przekazem pocztowym.

Kontrola ewidencji księgowej zwiększeń i zmniejszeń środków ZFŚS wykazała, że jako bilans otwarcia konta 851-20 - ZFŚS przyjęta została wartość 219.675,11 zł będąca sumą sald przeniesionych z końca roku poprzedniego kont: 135-20 – rachunek środków funduszu socjalnego i 240-20 – pożyczki mieszkaniowe. Z uwagi na fakt, że główny księgowy ewidencjonował pożyczki mieszkaniowe wyłącznie na koncie 240-20, ujmując na koncie 851-20 jedynie naliczone odsetki od ww. pożyczek, wielkość bilansu otwarcia konta 851-20 powinna być tożsama z saldem konta 135-20. Nie ewidencjonowano bowiem na koncie 851-20 zwiększeń i zmniejszeń z tytułu pożyczek, jak i nie przenoszono na koniec roku salda konta 240-20.

Należy zaznaczyć ponadto, że pożyczki udzielane pracownikom powinny być ewidencjonowane na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, zgodnie z treścią opisu konta 234 ujętego w części II załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), wg którego na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, w tym wypadku więc powinno służyć do ewidencji pożyczek udzielanych były pracownikom.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS. Za ewidencję środków funduszu odpowiedzialny był główny księgowy.

Konto 135 na dzień 31.12.2018 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

W trakcie kontroli sporządzony został protokół datowany na 28.03.2018 r. o udzieleniu zapomogi świątecznej dla emeryta. Protokół został podpisany przez Dyrektora i prezesa ogniska ZNP.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone postanowieniami Dyrektora i prezesa ogniska ZNP, spisanymi w formie protokołów.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2018 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 23.999 zł. Do urzędu skarbowego z rachunku ZFŚS odprowadzona została kwota 23.927 zł. Różnica w wysokości 72 zł stanowiła wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo regulowanego podatku.

Kontroli poddano 44 listy płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Listy płac były sprawdzone pod względem merytorycznym przez Dyrektora i formalno – rachunkowym przez głównego księgowego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania i odprowadzania podatku dochodowego od świadczeń socjalnych w 2018 r.

Świadczenia do kwoty 3.000 zł, wypłacane emerytom oraz dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (…) dla dzieci i młodzieży do lat 18 niezależnie od ich wysokości, były zwolnione z podatku zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), zwanej dalej updof.

   Zapomogi losowe w wysokości 11.400 zł były zwolnione z naliczenia podatku dochodowego.

   Świadczenia socjalne powyżej kwoty 1.000 zł wypłacane pracownikom były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. Bezwzględne egzekwowanie terminowego składania wniosków – zgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu.
2. Przestrzeganie zapisów regulaminowych w zakresie udzielania pożyczek mieszkaniowych.
3. Każdorazowe sporządzanie protokołów potwierdzających przyznanie świadczenia.
4. Pokrywanie kosztów przekazów pocztowych ze środków budżetowych.
5. Ewidencjonowanie środków ZFŚS zgodnie z ww. rozporządzeniem z dnia 13.09.2017 r.