Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 30.09.2019 –25.10.2019 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Mistrzostwa Sportowego w Szczecinie przy ul. Mazurskiej (zw. dalej CMS) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 03.12.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• oceny ryzyka zawodowego,
• szkoleń w dziedzinie bhp,
• wykonywania zadań przez pracowników służby bhp,
• prowadzenia akt osobowych pracowników.

    Nie stwierdzono uchybień w zakresie:

• przeprowadzania kontroli obiektów budowlanych oraz wykonywania zaleceń wynikających z kontroli, poza błędnym  sposobem prowadzenia książki obiektu budowlanego,
• ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami,
• wykonania obowiązku wynikającego z decyzji państwowej inspekcji sanitarnej.

II. Oceny cząstkowe

 1. Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego przeprowadzona została we wrześniu  2016 r. przez zespół, w skład którego wchodzili ówcześni pracownicy CMS oraz  ówczesny specjalista ds. bhp.

Kontrola wykazała nieprawidłowości dotyczące oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach kadry pedagogicznej. Ocena nie była dostępna w dniu kontroli badanego obszaru. Dokumentację oceny udostępniono po kilku dniach. Brak dostępności oceny spowodował to, że osoby przyjmowane do pracy z dniem 01.09.2019 r. zostały do niej dopuszczone bez zapoznania się z ryzykiem występującym na danym stanowisku, podczas gdy wg art. 226 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), zw. dalej K.p., pracodawca informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Stwierdzono ponadto, że w dokumentacji oceny ryzyka zawodowego brak było wykazów osób pracujących na danym stanowisku a wg § 39a ust. 3 pkt 1 lit. e rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2013 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.) pracodawca prowadzi dokumentację oceny ryzyka zawodowego oraz zastosowanych niezbędnych środków profilaktycznych. Dokument potwierdzający dokonanie oceny ryzyka zawodowego powinien uwzględniać w szczególności: opis ocenianego stanowiska pracy, w tym wyszczególnienie osób pracujących na tym stanowisku. Główną przyczyną stwierdzonych nieprawidłowości był niewystarczający nadzór nad pracą podległych pracowników ze strony dyrektora jednostki oraz duża wymiana kadry, w tym pracowników służby bhp (4 osoby od 2017 r.). 

 2. Szkolenia w dziedzinie bhp

 Kontrolą objęto wstępne i okresowe szkolenia w dziedzinie bhp 25 osób, co stanowiło 23 % osób świadczących pracę w dniu kontroli.

Ustalono, że wstępne szkolenia ogólne i stanowiskowe osób zatrudnionych od 01.09.2019 r. przeprowadzał pracownik zatrudniony w CMS na stanowisku st. inspektora ds. bhp.

Przeprowadzanie wstępnych szkoleń stanowiskowych przez pracownika służby bhp było niezgodne z postanowieniami § 11 ust. 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr  180, poz. 1860 ze zm.), wg którego instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeżeli osoby te posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego. Stwierdzono ponadto brak staranności w zapisach na kartach szkolenia wstępnego polegające na: braku dat przeprowadzenia szkolenia, wskazania stanowiska osoby podlegającej szkoleniu, błędnym wskazaniu i poprawianiu nazwiska osoby odbywającej szkolenie. Przyczyną nieprawidłowości była niewystarczająca znajomość przepisów w tym zakresie ze strony starszego inspektora ds. bhp.

Wykazano również jednostkowe uchybienie polegające na odbyciu szkolenia okresowego przez nauczyciela  po ponad roku od dnia zatrudnienia, co pozostawało w sprzeczności z przepisem § 15 ust. 4 ww. rozporządzenia, wg którego pierwsze szkolenie okresowe osób zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych przeprowadza się w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach. Przyczyną uchybienia było to, że specjalista ds. sekretariatu/kadr skierowała ww. na szkolenie do Zachodniopomorskiego Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej (zw. dalej ZCEMiP) nie biorąc pod uwagę faktu, iż proponowane przez jednostkę terminy szkolenia przekroczą wymagany termin szkolenia okresowego ww. nauczyciela. Wymieniona nie starała się ustalić innego podmiotu uprawnionego do przeprowadzania ww. szkoleń gwarantujących ich terminowe przeprowadzenie.

Pozostali pracownicy jednostki, objęci kontrolą mieli aktualne szkolenia w dziedzinie bhp, wykonane w określonych przepisami terminach. Dyrektor CMS posiadał aktualne szkolenie okresowe w dziedzinie bhp dla pracodawców.

 3. Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 111 osób. Służbę bhp stanowiła jednoosobowa komórka organizacyjna podlegająca bezpośrednio pracodawcy. Zadania służby bhp od 2017 roku wykonywali kolejno:

• specjalista ds. bhp w okresie: 01.09.2015 r. – 15.11.2017 r.  na podstawie umowy zawartej pomiędzy CMS a Zachodniopomorskim Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej w Szczecinie,
• specjalista ds. bhp, zatrudniony w okresie: 15.11.2017 r. – 31.08.2018 r.
• specjalista ds. bhp, zatrudniony w okresie: 01.09.2018 r. – 30.11.2018 r.
• specjalista r ds. bhp, zatrudniona  w okresie: 17.12.2018 r. – 18.05.2019 r.
• starszy inspektor ds. bhp, zatrudniony od 20.08.2019 r.

W zakresie wykonywania zadań przez pracowników służby bhp stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, iż wymienieni nie sporządzali corocznych analiz stanu bhp, podczas gdy wg § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 109, poz. 704 ze zm.), do zakresu działania służby bhp należy: sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.

Stwierdzono ponadto, że wykazane w wystąpieniu uchybienia i nieprawidłowości w dużej mierze wynikały z częstej rotacji pracowników na stanowiskach inspektorów/specjalistów ds. bhp, a co za tym idzie ograniczonych możności zapoznania się i właściwego reagowania na zagrożenia występujące w jednostce, biorąc pod uwagę specyfikę jej działania.Wymienieni nie prowadzili ponadto skutecznego doradztwa w zakresie stosowania przepisów i zasad bhp do czego zobowiązywał przepis § 2 ust. 1 pkt 13 ww. rozporządzenia, wg którego do zakresu działania służby bhp należy doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Wykazano jednocześnie, że w zakresie obowiązków st. inspektora ds. bhp znalazły się dodatkowe zadania nie wynikające z  ww. rozporządzenia, takie jak bieżąca kontrola aktualności badań profilaktycznych i szkoleń w dziedzinie bhp pracowników, podczas gdy wg § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia służba bhp nie może być obciążana innymi zadaniami niż wymienione w ust. 1.

 4. Prowadzenie akt osobowych

Kontrolą objęto sposób przechowywania zaświadczeń ze szkoleń w dziedzinie bhp oraz orzeczeń z badań profilaktycznych pracowników zatrudnionych po 31.12.2016 r.

W kontrolowanym zakresie wykazano nieprawidłowości polegające na tym, że dokumentacja z powyższego zakresu nie była przechowywana w aktach osobowych pracowników, podczas gdy wg § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b oraz i ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286), akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: (...) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. Było to również  sprzeczne z postanowieniem § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Przyczyną nieprawidłowości było nagłe odejście  ówczesnego pracownika zajmującego się sprawami osobowymi pracowników, duża fluktuacja kadry oraz zwiększająca się ilość dokumentacji związanej ze sprawami osobowymi pracowników.

 5. Obiekty budowlane

CMS zarządzało 2 budynkami: budynkiem mieszczącym się przy ul. Mazurskiej 40 o powierzchni zabudowy 1100 m² oraz budynkiem przy ul. Kazimierza Twardowskiego 12 o powierzchni zabudowy 549 m².

Kontrola wykazała uchybienia w zakresie prowadzenia książki obiektu budowlanego (zw. dalej książką) budynku przy ul. Mazurskiej 40. Ustalono, że do książki wpisywano protokoły z: kontroli natężenia oświetlenia, stanu technicznego opraw oświetlenia elektrycznego ewakuacyjnego, wykonawczych czynności przy podręcznym sprzęcie gaśniczym, konserwacyjnego oddymiania klatek schodowych, kontroli wewnętrznych pod kątem zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów CMS; badanie jakości wody, deratyzacji. Wpisywanie do książki powyższych dokumentów pozostawało w sprzeczności z § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), wg którego  wpisy do książki obejmują protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy Prawo budowlane oraz przeprowadzonych remontów i przebudowy obiektu. Przyczyną powyższego uchybienia była zła interpretacja przepisu przez kierownik gospodarczy, odpowiedzialnego za prowadzenie książki obiektu budowlanego.

Nie stwierdzono uchybień w zakresie przeprowadzania kontroli obiektów budowlanych, które były przeprowadzane w wymaganych terminach, przez osoby posiadające uprawnienia do przeprowadzania kontroli w danym zakresie. Kontrole, wykazały, że stan techniczny
budynków i otoczenia pozwala na ich dalszą eksploatację zgodnie z przeznaczeniem.

Prowadzone w ramach kontroli WKiAW oględziny pomieszczeń i stanowisk pracy wykazały, że pracodawca zapewnił bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

 6. Badania profilaktyczne

Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami  CMS wykonywane były na podstawie umów zawieranych z jednostką służby zdrowia uprawnioną do wykonywania tego typu badań.

Kontrolą objęto wstępne i okresowe badania profilaktyczne 25 osób, co stanowiło 25% osób świadczących pracę w dniu kontroli.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Wszyscy pracownicy, świadczący pracę w dniu kontroli, posiadali aktualne zaświadczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

 7. Zewnętrzne kontrole nad warunkami pracy

W okresie od 01.01.2017 r. kontrolę w powyższym zakresie prowadził Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie. Decyzją wymienionego nakazano doprowadzenie do prawidłowego stanu sanitarno - technicznego sufitu i części ściany w sali gimnastycznej. Nie stwierdzono uchybień w zakresie sposobu wykonania obowiązków wynikających z powyższej kontroli.

Dyrektor CMS poinformowała pisemnie organ wydający decyzję   o wykonaniu obowiązku w powyższym zakresie. 

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi CMS:

1. Ocena ryzyka zawodowego:
   1. bezwzględne zapoznawanie pracowników z ryzykiem zawodowym występującym na stanowisku pracy,
   2. prowadzenie wykazu osób pracujących na danym, ocenionym stanowisku,
   3. zweryfikowanie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego pod kątem stanu faktycznego w jednostce.
2. Szkolenia w dziedzinie bhp:
   1. przeprowadzanie wstępnych szkoleń stanowiskowych przez pracodawcę, bądź osoby kierujące pracownikami, posiadające uprawnienia do prowadzenia tego typu szkoleń,
   2. dochowanie staranności w wypełnianiu dokumentów ze szkoleń wstępnych.
3. Służba bhp:
   1. zobligowanie pracownika służby bhp do sporządzania i przedstawiania pracodawcy corocznych analiz stanu bhp,
   2. zobligowanie pracownika służby bhp do prowadzenia czynnego doradztwa w zakresie stosowania przepisów i zasad bhp,
   3. niepowierzanie służbie bhp zadań innych poza wymienionymi w rozporządzeniu w sprawie służby bhp.
4. Uporządkowanie i prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Prowadzenie książki obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującymi przepisami.