Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w kwietniu 2019 r. przeprowadził w Biurze Obsługi Interesantów Urzędu Miasta Szczecin (zw. BOI) kontrolę w zakresie wydawania oraz cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 maja 2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Biurze Obsługi Interesantów w zakresie wydawania oraz cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ustalono, że: 

• w 5. przypadkach nie dokonano terminowego zgłoszenia informacji do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (zw. dalej CEiDG),
• w 1. przypadku nienależycie zweryfikowano obligatoryjne załączniki dołączone do wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, czego konsekwencją było wydanie zezwoleń bez spełnienia wszystkich przesłanek ustawowych,
• w 2. przypadkach nienależycie zweryfikowano wnioski dotyczące wydania jednorazowych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
• w 1. przypadku w nieprawidłowy sposób zawiadomiono stronę o niezałatwieniu sprawy w terminie.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w odniesieniu do wydawania oraz cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, w szczególności:

• wszystkie pozwolenia wydawane były po złożeniu stosownych wniosków, wraz z kompletem obligatoryjnych załączników,
• w każdej sprawie dotyczącej wydania bądź cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych decyzje zawierały elementy wskazane w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) (dalej KPA),
• w każdym przypadku dotyczącym wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (procedura BOI-XCII) przed wydaniem decyzji zwracano się do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (dalej GKRPA) o wydanie opinii o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami Rady Miasta Szczecin Nr XVII/491/12 oraz Nr XLIII/1221/18,
• pozwolenia nie były wydawane przed wniesieniem przez wnioskodawcę opłaty, zgodnie z regulacją zawartą w art. 9² ust. 2 ustawy z dnia 26 października1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2018 r. poz. 2137 ze zm.) (dalej u.w.t.)
• postępowania w sprawie wydania bądź cofnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych były prowadzone zgodnie z terminami określonymi w KPA.

Według § 7 ust. 10 pkt 1-6 załącznika do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Nr 67/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 09.02.2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin do zadań BOI w zakresie prowadzenia spraw związanych z wydawaniem oraz cofaniem zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych należało:

• wydawanie, wygaszanie oraz cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz rozliczanie wnoszonych opłat rocznych za korzystanie z tych zezwoleń,
• prowadzenie rejestrów wydanych zezwoleń na handel napojami alkoholowymi oraz wnoszonych opłat rocznych za korzystanie z tych zezwoleń,
• opracowywanie projektów aktów prawa miejscowego w sprawie sprzedaży napojów alkoholowych na terenie miasta,
• prowadzenie kontroli przedsiębiorców w zakresie zgodności danych przedstawianych przez przedsiębiorców w oświadczeniu o wartości sprzedaży napojów alkoholowych ze stanem faktycznym wynikającym z dokumentacji przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż napojów alkoholowych.
• prowadzenie rejestru upoważnień i przygotowywanie upoważnień do dokonywania kontroli przedsiębiorców w zakresie zgodności danych przedstawianych przez przedsiębiorców w oświadczeniu o wartości sprzedaży napojów alkoholowych ze stanem faktycznym wynikającym z dokumentacji przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż napojów alkoholowych,
•  przekazywanie do CEiDG informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w sprawach związanych z rejestrowaniem przedsiębiorców prowadzących sprzedaż oraz podawanie napojów alkoholowych.

Kontrolą objęto prawidłowość wydawania oraz cofania przez Biuro Obsługi Interesantów w 2018 r. zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Na podstawie losowej metody doboru próby kontrolą objęto:

• 20 z 399 wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych zarejestrowanych na procedurę BOI-XCIII złożonych w 2018 r.,
• 21 z 439 – wniosków o wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych zarejestrowanych na procedurę BOI-XCIV,
• 13 z 15 wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych dla przedsiębiorców, których działalność polega na dostarczaniu żywności na imprezy zamknięte organizowane w czasie i miejscu wyznaczonym przez klienta w oparciu o zawartą z nim umowę zarejestrowanych na procedurę BOI-CXI,
• wszystkie 6 postępowań dotyczących cofnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zarejestrowanych na procedurę BOI-XXV.

Liczbę złożonych wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych dla przedsiębiorcy, którego działalność polega na dostarczaniu żywności na imprezy zamknięte organizowane w czasie i miejscu wyznaczonym przez klienta w oparciu o zawartą z nim umowę, a także postępowań o cofniecie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowychw okresie od dnia 01.01.2018 r. do dnia 31.12.2018 r. ustalono na podstawie wydruku z systemu ZSIFK.

Kontrola wykazała, że 5. przypadkach (z czego jeden dotyczył wniosków zrejestrowanych na procedurę BOI-XCIII, pozostałe cztery dotyczyły wniosków zarejestrowanych na procedurę BOI-CXI) zgłoszenia informacji do CEiDG dokonano po upływie ustawowego terminu. Zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. z 2018 r. poz. 647 ze zm.) (dalej ustawa o CEiDG) organ właściwy w sprawie zezwoleń przekazuje do CEiDG informacje dotyczące uzyskania, cofnięcia, utraty i wygaśnięcia uprawnień wynikających z zezwolenia nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu uzyskania informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy, której dotyczą, wraz z podaniem daty uprawomocnienia się rozstrzygnięcia albo złożenia wniosku i znaku sprawy. We wskazanych powyżej przypadkach przekazanie informacji do CEiDG nastąpiło dopiero w toku kontroli – tj. w dniu 24.04.2019 r. pomimo, iż doręczenie zezwoleń (decyzji) nastąpiło w dniach od 15.06.2018 r. do 15.11.2018 r. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na art. 16 § 3 KPA, w myśl którego przez decyzję prawomocną rozumie się decyzję ostateczną, której nie można zaskarżyć do sądu. Według art. 52 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo postępowania przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2018 r. poz. 1302 ze zm.) skargę do sądu administracyjnego można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie. Należy zaznaczyć, iż strona ma 14 dni od dnia doręczenia jej decyzji na wniesienie odwołania co wynika z art. 129 § 2 KPA. W przypadkach, o których mowa powyżej nie wniesiono odwołań od wydanych decyzji w związku z czym organ powinien dokonać zgłoszenia najpóźniej w następnym dniu roboczym, kiedy dowiedział się o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy. Według udzielonych wyjaśnień nie przekazanie informacji w terminie było spowodowane niedopatrzeniem pracownika.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w 1. przypadku dotyczącym wydania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (procedura BOI-XCIII) nie dokonano należytej weryfikacji dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych, co w konsekwencji doprowadziło do wydania zezwoleń bez spełnienia ustawowych przesłanek. W myśl art. 18 ust. 6 pkt 2 dalej u.w.t. do wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych należało dołączyć między innymi dokument potwierdzający tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych. W omawianym przypadku wnioskodawca jako dokument potwierdzający jego tytuł prawny do lokalu (który wskazał we wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych - BOI-44  jako punkt sprzedaży napojów alkoholowych) przedłożył umowę najmu lokalu z dnia 08.06.2016 r. Na mocy wymienionej umowy wnioskodawca stał się najemcą części nieruchomości wspólnej – ściany budynku. Z niniejszej umowy wynikało, iż najemca ma prawo do korzystania z najętej części nieruchomości jedynie na potrzeby zamontowania na niej klimatyzatora. Przed wydaniem zezwolenia, jednak już po złożeniu wniosku BOI-44 wraz z załącznikami, wnioskodawca dołączył oświadczenie, w myśl którego umowa opisana powyżej obejmuje również jego tytuł prawny do lokalu, który we wniosku został wskazany jako punkt sprzedaży napojów alkoholowych (data wpłynięcia do UM Szczecin wniosku BOI-XCIII wraz z załącznikami – 09.04.2018 r., data na oświadczeniu – 24.04.2018 r., data wydania zezwoleń – 25.04.2018 r.). Z przedstawionych dokumentów nie sposób było stwierdzić, ażeby wnioskodawcy przysługiwał jakikolwiek tytuł prawny, do lokalu, w którym miała być prowadzona sprzedaż napojów alkoholowych. W związku z powyższym organ po weryfikacji wniosku, ale przed wydaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinien wezwać wnioskodawcę zgodnie z art. 64 § 2 KPA do uzupełniania braków wniosku poprzez dołączenie dokumentu, który rzeczywiście potwierdzałby tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu. Organ nie wezwał strony do uzupełnienia braków wniosku co było spowodowanego nieprawidłową weryfikacją załącznika co w ostateczności doprowadziło do wydania zezwolenia bez spełnienia wymaganych prawem przesłanek.

Kontrola wykazała również, że w 2. przypadkach dokonano nieprawidłowej weryfikacji wniosków zarejestrowanych na procedurę BOI-XCIV. W jednym z wymienionych przypadków nie wezwano wnioskodawcy w myśl art. 64 § 2 KPA do uzupełnienia braku we wniosku BOI-45 mimo, iż wnioskodawca nie podał informacji o adresie punktu składowania napojów alkoholowych. Zgodnie z art. 18 ust. 5 pkt 6 w zw. z art. 18 ust. 1 u.w.t. wniosek o wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych powinien zawierać między innymi informację o adresie punktu składowania napojów alkoholowych. W drugim przypadku wnioskodawca na wniosku BOI-45 podał adres punktu sprzedaż napojów alkoholowym zamiast zgodnie z tym co powyżej adres punktu składowania napojów alkoholowych.

W toku kontroli stwierdzono, że w 1. przypadku dotyczącym prowadzenia postępowania o cofnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych sprawa nie została załatwiona w terminie, o czym strona nie została poinformowana mimo regulacji wyrażonej w art. 36 KPA. W myśl przywołanego przepisu organ jest obowiązany do poinformowania stron postępowania o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. W przedmiotowej sprawie w aktach brak było dokumentu, który potwierdzałby wywiązanie się przez BOI z obowiązku ustanowionego w art. 36 KPA. W ocenie kontroli zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie powinno nastąpić w formie postanowienia, na które stronie nie przysługuje zażalenie, jednakże przysługuje jej prawo do wniesienia ponaglenia o czym powinna zostać pouczona w zawiadomieniu (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 29 września 2010 r. sygn. akt II SAB/Po 28/10 oraz komentarz do art. 36 w Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Chróścielewski Wojciech (red.) Kmieciak Zbigniew (red.), Wolters Kluwer 2019).

W pozostałym zakresie ustalono, m.in. że:

• wszystkie pozwolenia wydawane były po złożeniu stosownych wniosków, wraz z kompletem obligatoryjnych załączników,
• w każdej sprawie dotyczącej wydania bądź cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych decyzje zawierały elementy wskazane w KPA, 
• w każdym przypadku dotyczącym wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (procedura BOI-XCII) przed wydaniem decyzji zwracano się do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych o wydanie opinii o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z Uchwałami Rady Miasta Szczecin Nr XVII/491/12 oraz Nr XLIII/1221/18,
• pozwolenia nie były wydawane przed wniesieniem przez wnioskodawcę stosownej opłaty, o której mowa w art. 9² ust. 2 u.w.t.
• postępowania w sprawie wydania bądź cofnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych były prowadzone zgodnie z terminami określonymi w KPA.

II. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi BOI:

1. terminowe zgłaszanie informacji do CEiDG o uzyskaniu, uprawnień wynikających z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
2. należyte weryfikowanie załączników dołączanych do wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, a w razie braków wzywanie strony w ustawowym terminie do ich uzupełnienia, oraz nie wydawanie decyzji w przypadku braku wymaganych dokumentów,
3. należyte weryfikowanie wniosków o wydanie jednorazowych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, a w razie braków wzywanie strony w ustawowym terminie do ich uzupełnienia,
4. każdorazowe zawiadamianie stron postępowania o przypadku nieterminowego załatwienia sprawy.