Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 07.02.2019 r. do 13.02.2019 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w Szczecinie przy pl. O. Jakuba Wujka 6 (zw. dalej Ośrodkiem)w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli Z/3/17 przeprowadzonej przez WKiAW w 2017 r. w zakresie gospodarki kasowej, inwentaryzacji środków trwałych oraz prowadzenia spraw kadrowych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 14 lutego 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 marca 2019 r.

 I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli Z/3/17, przeprowadzonej przez WKiAW w 2017 r. w zakresie gospodarki kasowej, inwentaryzacji środków trwałych oraz prowadzenia spraw kadrowych ustalono, że 6 z 9. zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie. W toku kontroli realizacji zaleceń, stwierdzono niewypełnienie lub wypełnienie w niepełnym zakresie 3. zaleceń, dotyczących:

• uzupełnienia zapisów w module „Wyposażenie” celem ustalenia jednej kompletnej i rzetelnej księgi inwentarzowej,
• skorygowania zakresów czynności pracowników,
• uzupełnienia zapisów i/lub ich korektę w procedurach obowiązujących w jednostce.

W toku kontroli stwierdzono ponadto kolejne nieprawidłowości, polegające m.in. na:

• udokumentowaniu inwentaryzacji przeprowadzonej w 2016 r. w sposób niezgodny z ówcześnie obowiązującą procedurą inwentaryzacyjną i dopuszczeniu do wystąpienia przypadków związanych z organizacją spisów z natury, podważających rzetelność i wiarygodność ich wykonania,
• dopuszczeniu do niezgodności salda kasowego według bieżącego raportu kasowego ze stanem środków pieniężnych w kasie, wynikającej z niepełnego udokumentowania bieżących operacji kasowych.

 II.Oceny cząstkowe

Realizacja zalecenia nr 1:

Bieżące odprowadzanie na rachunek bankowy przyjmowanych do kasy opłat za pobyt podopiecznych w Ośrodku.

Od listopada 2016 r. zaprzestano przyjmowania do kasy wpłat tytułem opłat podopiecznych za pobyt w Ośrodku. Według raportów kasowych za okres od stycznia 2018 r. do stycznia 2019 r. włącznie, do kasy nie została przyjęta żadna wpłata gotówkowa z tytułu opłat za pobyt. W kasie realizowane były jedynie transakcje dotyczące bieżącego wydatkowania środków budżetowych.

Realizacja zalecenia nr 2:

Podjęcie działań zmierzających do ograniczenia obrotu gotówkowego.

Znaczącym działaniem podjętym na rzecz ograniczenia obrotu gotówkowego było m.in. zaprzestanie przyjmowania do kasy wpłat tytułem opłat podopiecznych za pobyt w Ośrodku oraz wyeliminowanie zakupów gotówkowych paliwa do samochodu.

Zmianie uległa liczba osób upoważnionych do pobierania zaliczek z kasy Ośrodka. Aktualnie, do pobierania zaliczek upoważnione były 3 osoby (w toku kontroli Z/3/17 w Ośrodku upoważnionych było 29 osób), a do odbioru faktur i rachunków 27 osób.

Rozchody kasowe za okres od stycznia 2018 r. do stycznia 2019 r. włącznie wyniosły ogółem 29.079,96 zł, a rozchody za okres od stycznia 2016 r. do stycznia 2017 r. włącznie wyniosły 96.552,16 zł. Tym samym rozchody kasowe w okresie styczeń 2018 r. – styczeń 2019 r. uległy zmniejszeniu w stosunku do porównywalnego okresu styczeń 2016 r. – styczeń 2017 r. o kwotę 67.472,20 zł, tj. o 70%.

Dofinansowania okularów korekcyjnych dla pracowników realizowane gotówkowo zaewidencjonowane zostały prawidłowo w § 3020 – Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, a faktury potwierdzające poniesione przez pracowników wydatki na zakup okularów wystawione zostały poprawnie w zakresie nabywcy, tj. na pracownika, a nie na Ośrodek.

Realizacja zalecenia nr 3:

Zamieszczanie na dowodach księgowych pełnych wskazań dekretacyjnych i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kontroli poddano dowody księgowe za styczeń 2019 r., w tym 41 faktur zakupu, 1 raport kasowy oraz wyciągi bankowe.

Wszystkie faktury poddane kontroli zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli, tj. kontroli merytorycznej, kontroli formalno – rachunkowej oraz podpisy głównego księgowego i kierownika. We wszystkich przypadkach dowody zawierały wskazania dekretacyjne i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Raport kasowy za styczeń 2019 r. oraz dowody stanowiące załączniki do raportu kasowego, zawierały wskazania dekretacyjne. Raport kasowy i dowody generowane z programu zawierały wskazania dekretacyjne nadane automatycznie, natomiast pozostałe dokumenty zawierały wskazania dekretacyjne zamieszczone odręcznie na pieczęciach stosowanych w Ośrodku.

Na fakturach zakupu i wyciągach bankowych nie było zamieszczonego oznaczenia w zakresie symbolu i numeru rejestrowego, pod jakim dowody zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych, co stanowiło niewypełnienie zapisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 ze zm.),zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.

Faktury zakupu zostały zarejestrowane w księgach rachunkowych niezgodnie z symbolem ustalonym dla tego rodzaju dokumentów, wskazanym w pkt 12 rozdziału 3 „Zasad rachunkowości jednostki” wprowadzonych Zarządzeniem Nr 5/17 kierownika Ośrodka z dnia 22.11.2017 r. (zw. dalej zasadami rachunkowości).

Faktury zakupu zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych pod symbolem „WB”, przeznaczonym dla wyciągów bankowych, zamiast pod symbolem „F”, wskazanym dla faktur. Faktury były ponadto ewidencjonowane w momencie zapłaty, zamiast w dacie ich wpływu do Ośrodka, tj. niezgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W toku kontroli dokumentacji za styczeń 2019 r. stwierdzono, że wyciągi bankowe nie zawierały wskazań dekretacyjnych i potwierdzenia wykonanej kontroli. W zakresie wskazań dekretacyjnych, dowodów tych powinna dotyczyć taka sama zasada sporządzania wydruków z księgowaniami jak w przypadku faktur zakupu, a zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 4 „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącej załącznik do zasad rachunkowości, wyciągi z rachunków bankowych otrzymane z banku winny być sprawdzone przez głównego księgowego. Według kontrolującego, ww. kontrola powinna być potwierdzona na dokumencie podpisem głównego księgowego.

W księgach rachunkowych 2019 r. zaewidencjonowanych zostało 9 faktur dotyczących 2018 r., a według art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Wszystkie faktury zakupu za styczeń 2019 r. zaewidencjonowane zostały na jedno konto rozrachunkowe 201-1-101, bez podziału analitycznego na poszczególnych kontrahentów. Powyższy sposób ewidencji był niezgodny z opisem do konta 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zawartym w Zakładowym Planie Kont Ośrodka, według którego ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Faktury gotówkowe zaewidencjonowane zostały pod raportem kasowym z pominięciem konta rozrachunkowego 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, tj. niezgodnie z opisem zawartym w Zakładowym Planie Kont Ośrodka, a stosowane uproszczenie nie zostało opisane w zasadach rachunkowości jednostki.

Realizacja zalecenia nr 4:

Niełączenie czynności wykonawczych i kontrolnych.

Czynności zostały rozdzielone zgodnie z nowymi zakresami czynności pracowników. Powyższe dotyczyło pracowników zatrudnionych na stanowiskach: głównego księgowego, starszego referenta, księgowej oraz starszego technologa.

Realizacja zalecenia nr 5:

Uzupełnienie zapisów w module „Wyposażenie” celem ustalenia jednej kompletnej i rzetelnej księgi inwentarzowej.

Celem realizacji zalecenia, w dniu 12.10.2017 r., na podstawie niewyłącznej licencji nr 273/2009 z dnia 23 listopada 2009 r., zawarta została umowa aktualizacji oprogramowania obejmującego program „Wyposażenie”, a w dniu 24.04.2018 r. umowa licencji nr 64/2018 na użytkowanie programów komputerowych „EST – Ewidencja Środków Trwałych”.

Na dzień rozpoczęcia kontroli, nie zostały zakończone prace w zakresie przenoszenia do nowego programu i porządkowania ksiąg inwentarzowych Ośrodka, w tym uzupełnienia zapisów księgi „Wyposażenie”.

Tworzenie bazy środków trwałych i wyposażenia przy wykorzystaniu zakupionego oprogramowania było kontynuowane w toku kontroli. Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora, zakończenie wprowadzania i porządkowania danych w systemie planowane jest do 15.03.2019 r., natomiast uzgodnienie sald z księgą rachunkową powinno nastąpić nie później, niż do końca marca 2019 r. Na dzień 11.02.2019 r., do systemu zostały wprowadzone wszystkie środki trwałe z grup 1 – 7, 230 pozycji pozostałych środków trwałych grupy 8, które zakupione zostały w latach 2012 – 2018 oraz likwidacje środków trwałych dokonane w 2018 roku.

Tworzeniem elektronicznej bazy środków trwałych i wyposażenia (księgi inwentarzowej) przy wykorzystaniu zakupionego oprogramowania Arisco zajmował się pracownik zatrudniony na stanowisku księgowej (0,5 etatu).

Realizacja zalecenia nr 6:

Wyłączenie z ewidencji wyposażenia wartości niematerialnych i prawnych i zaewidencjonowanie ich na koncie 020.

W dniu 25.11.2017 r. główny księgowy dokonał wyksięgowania z ewidencji konta 011 – Środki trwałe, wartości niematerialnych i prawnych na kwotę ogółem 25.052,81 zł, które przeksięgowane zostały na konto 020 – Wartości niematerialne i prawne (PK/1/07/2017).

Realizacja zalecenia nr 7:

Skorygowanie zapisów zakresów czynności w celu jednoznacznego wskazania obowiązków pracowników.

Zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego przyjęty przez pracownika z datą 03.07.2017 r. zawierał jednoznacznie określone czynności, za jakie główny księgowy ponosi odpowiedzialność.

Zapis o obsłudze bankowo – kasowej zawarty został w zakresach czynności starszego referenta i starszego technologa, tj. osób faktycznie wykonujących czynności bankowo – kasowe.

Kontrola wykazała, że w przypadku starszego technologa, któremu powierzono czynności bankowo – kasowe podczas nieobecności starszego referenta, w aktach osobowych pracownika nie było oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów z zakresu gospodarki kasowej, a według § 5 pkt 3 „Instrukcji gospodarki kasowej” Ośrodka stanowiącej załącznik do zasad rachunkowości, kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów z zakresu gospodarki kasowej. O wypełnieniu powyższego wymogu formalnego nie może stanowić zapewnienie dyrektora, że pracownik został w powyższym zakresie przeszkolony i pouczony.

Stwierdzono ponadto, że w zakresie obowiązków głównego księgowego nie zostały wymienione czynności dotyczące obsługi systemu bankowości elektronicznej, które pracownik wykonywał, w tym czynności kontrolne.

Realizacja zalecenia nr 8:

Powierzenie obowiązków głównemu księgowemu zgodnie z uofp.

Zalecenie zrealizowane zostało poprzez sporządzenie dla głównego księgowego nowego zakresu czynności. W zakresie obowiązków, przyjętym przez pracownika z datą 03.07.2017 r. zawarto zapis o powierzeniu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli:

• zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki,
• kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

Realizacja zalecenia nr 9:

Uzupełnienie zapisów i/lub ich korektę w procedurach obowiązujących w jednostce: zasady rachunkowości, instrukcja kasowa, instrukcja inwentaryzacyjna, regulamin wynagradzania, regulamin organizacyjny.

Regulamin organizacyjny

Zarządzeniem nr 4/17 kierownika z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka (zw. dalej regulaminem organizacyjnym od 2017 r.), wprowadzony został regulamin w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia, które weszło w życie z dniem podpisania.

Zasady rachunkowości

Procedura uzupełniona została o zapisy wypełniające zakres wskazany w art. 10 uor, w tym dotyczące oprogramowania finansowo – księgowego oraz wersji tego oprogramowania, metody ustalenia wyniku finansowego (wariant porównawczy), sporządzanej sprawozdawczości budżetowej i finansowej oraz symboli dokumentów stosowanych w Ośrodku.

Instrukcja Gospodarki Kasowej

Aktualna wersja oprogramowania „Kasa – Arisco” określona została i dopuszczona do użytkowania w Ośrodku w załączniku do instrukcji kasowej.

Z instrukcji usunięto zapisy o drukach ścisłego zarachowania, które według poprzedniej wersji instrukcji stanowiły druki KP i raporty kasowe (§ 8 ust. 1 i § 7 ust. 11 poprzedniej wersji instrukcji).

Na potwierdzenie przeprowadzenia kontroli kasy (niezależnie od inwentaryzacji oraz czynności zdawczo – odbiorczych), główny księgowy przedstawił 5 protokołów kontroli, sporządzonych w okresie od września 2017 r. do sierpnia 2018 r. W żadnym przypadku nie stwierdzono różnic kasowych.

Instrukcja inwentaryzacyjna

Z instrukcji usunięto zapisy dotyczące Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, a pozostawiono zapisy dotyczące Komisji Inwentaryzacyjnej, a nieprawidłowy zapis § 3 ust. 2 pkt 2 zmieniono na zapis o treści „doprowadzenie danych wynikających z ewidencji aktywów i pasywów do zgodności ze stanem rzeczywistym”.

 Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny od 2017 r. w dalszym ciągu zawierał zapisy dotyczące zakresu obowiązków na poszczególnych stanowiskach niezgodne z zakresami czynności pracowników i stanem faktycznym.

Według § 19 ust. 5 regulaminu organizacyjnego od 2017 r., w obowiązkach głównego księgowego pozostawiony został zapis o obsłudze bankowo – kasowej, a według § 20 regulaminu – w obowiązkach referenta nie wskazano prowadzenia kasy zgodnie z zakresem obowiązków pracownika i faktycznym pełnieniem funkcji kasjera Ośrodka. Zawarcie w obowiązkach głównego księgowego obsługi kasowej stało w sprzeczności zarówno z zakresem obowiązków referenta jak i funkcją kontrolną głównego księgowego.

Kontrola wykazała, że 3 z 4. procedur wprowadzonych Zarządzeniem nr 5/17 kierownika z dnia 22 listopada 2017 r. w sprawie obowiązujących procedur w Ośrodku nie zawierały wskazania w zakresie numeru załącznika jaki stanowiły do ww. zarządzenia. Wskazanie takie zawierały jedynie zasady rachunkowości oraz instrukcja obiegu i kontroli, która w treści zarządzenia nie została jednak wymieniona.

Zasady rachunkowości

Zapisy zasad rachunkowości nie zostały zaktualizowane w zakresie użytkowanego oprogramowania o zakupiony w 2018 r. program Arisco „EST – Ewidencja Środków Trwałych” oraz nie zawierały wskazania w zakresie użytkowanego systemu bankowości elektronicznej iPKO Biznes.

Zapisy dotyczące uproszczeń zawierały według kontrolującego niepełne lub niewłaściwe sformułowania, a tym samym nie spełniały roli uproszczenia. W pkt 13 rozdziału 3 zasad rachunkowości dotyczącym wskazań dekretacyjnych nie wskazano rodzaju wydruku (nazwa systemowa), osoby podpisującej ww. wydruk oraz stwierdzenia, że wymieniony podpis jest jednoznaczny z podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, co wypełniłoby zapisy art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

Zapisy zasad rachunkowości w zakresie zamieszczania na dowodach wskazań dekretacyjnych były niespójne ze stosowaną w Ośrodku praktyką i nie spełniały przypisanej im roli uproszczenia. W praktyce, faktury zakupu zawierały odręcznie naniesione wskazania dekretacyjne, a wydruki z księgowaniami poszczególnych faktur, wygenerowane z programu Arisco, były odrębnie wpięte do segregatora za styczeń 2019 r. Według kontrolującego, z zapisu zasad rachunkowości winno wynikać, że wydruk dokumentu ewidencji księgowej wygenerowany z programu Arisco podpisany przez …, wypełnia wskazania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor w zakresie stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W ślad za powyższym, wydruk stanowiący załącznik do faktury pozwalałby na odstąpienie od zamieszczania wskazań dekretacyjnych na fakturach.

W pkt 15 rozdziału 3 zasad rachunkowości dotyczącym ujmowania dokumentów po zamknięciu okresu sprawozdawczego nie wskazano, że zapis ten nie dotyczy zamknięcia roku obrotowego, bowiem zgodnie z art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W zasadach rachunkowości nie zostały wskazane kwoty graniczne dla poszczególnych rodzajów majątku związane z funkcjonującymi w jednostce zasadami ewidencjonowania majątku. W powyższej kwestii powołano się jedynie na przepisy o podatku dochodowym od osób prawnych (pkt 4 rozdziału 3 zasad rachunkowości).

W pkt 16 rozdziału 2 zasad rachunkowości wskazany został nieprawidłowy wzorzec konta księgowego w postaci: XXX-XX-XXX, z którym niezgodne było np. konto 201-1-101 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, funkcjonujące według wzorca XXX-X-XXX. Instrukcja Gospodarki Kasowej

Instrukcja zawierała niespójne zapisy w nw. zakresie.

W katalogu zamkniętym operacji kasowych wymienionych w § 2 pkt 5 instrukcji kasowej nie wymieniono operacji dotyczących m.in. udzielenia zaliczki, na co wskazano w dalszej części instrukcji (np. w § 7 ust. 1 pkt 2 i ust. 5). Nie uwzględniono także wypłat wynagrodzeń, które mogły być realizowane w formie gotówkowej za zgodą kierownika Ośrodka, na podstawie zapisów pkt 14 rozdziału 3 zasad rachunkowości oraz innych rozrachunków z pracownikami (np. zaliczki na podróże służbowe i ich rozliczenie).

Instrukcja kasowa nie została ponadto zaktualizowana w zakresie techniki wystawiania dowodów kasowych. Zapisy dotyczące sporządzania dowodów KP i raportów kasowych zawarte w § 8 odnosiły się do techniki ręcznej sporządzania tych dowodów, a w praktyce wymienione dowody generowane były z programu Kasa – Arisco.

Instrukcja obiegu i kontroli

Instrukcja zawierała zapisy niespójne z zasadami rachunkowości. Według § 3 pkt 15 instrukcji, w Ośrodku stosuje się bezgotówkową formę realizacji wypłat wynagrodzeń, tj. poprzez przelew na rachunek oszczędnościowo – rozliczeniowy pracownika, a według pkt 14 rozdziału 3 zasad rachunkowości, wypłaty wynagrodzeń mogły być realizowane w formie gotówkowej za zgodą kierownika Ośrodka.

Regulamin wynagradzania

W poz. 13 załącznika nr 2 do regulaminu – Maksymalne kategorie zaszeregowania oraz minimalne wymagania kwalifikacyjne, dla stanowiska starszy opiekun pozostawiony został zapis w zakresie wykształcenia o treści „Szkoła asystentek medycznych”, bez wskazania np. szkoła policealna. W toku kontroli Z/3/17 kierownik przyznał, że zapis był nieprecyzyjny, jednakże nie został on zmieniony.

 Pozostałe ustalenia

W toku kontroli dokonano porównania 53. arkuszy spisu z natury sporządzonych w ramach realizacji procesu inwentaryzacji zarządzonej przez kierownika Ośrodka według stanu na dzień 04.07.2016 r. z dokumentacją dotyczącą rozliczenia czasu pracy osób uczestniczących w spisach z natury. Sprawdzono, czy osoby uczestniczące w spisach były obecne w pracy w dniu przeprowadzenia spisu, tj. dniu wskazanym jako dzień rozpoczęcia i zakończenia spisu. Sprawdzono także, czy arkusze spisu zawierały potwierdzenie wykonania poszczególnych czynności, ze wskazaniem daty ich wykonania, w tym np. zmiany treści arkuszy (poprawki, przekreślenia, dopiski).

W toku kontroli, w dniu 08.02.2019 r. przeprowadzona została ponadto kontrola kasy Ośrodka.

Kontrola arkuszy spisu z natury sporządzonych w ramach realizacji inwentaryzacji zarządzonej przez kierownika Ośrodka według stanu na dzień 04.07.2016 r. i dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy osób uczestniczących w spisach z natury (listy obecności, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie ewidencja wyjść służbowych/prywatnych), wykazała poniższe nieprawidłowości.

 W przypadku 4. osób, wymienionych na arkuszach spisu jako członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej lub osoby obecne przy spisie, na podstawie dokumentacji dotyczącej czasu pracy stwierdzono, że osoby te były nieobecne w dniu wskazanym na arkuszach jako dzień rozpoczęcia i zakończenia spisu W przypadku 2. osób wymienionych na arkuszach spisu jako osoby obecne przy spisie, w zakresie godzinowym, w którym odbywał się spis z natury miały miejsce wyjścia prywatne, przy czym pracownikom pozostało na uczestnictwo w spisie: w 1. przypadku 15 minut, a w 2. przypadku 25 minut.

W toku kontroli nie sposób było jednoznacznie ustalić (w szczególności na podstawie analizy arkuszy spisu), w jakiej dacie złożone zostały na arkuszach spisu podpisy osób biorących udział w czynnościach inwentaryzacyjnych.

Zapisy arkuszy spisu nie pozwalają ustalić, w jakiej dacie przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej złożył swój podpis (parafka) wraz z pieczątką służbową na arkuszach spisu, przy pozycji dotyczącej przewodniczącego. Wzór stosowanego druku arkusza spisu nie obligował do zamieszczenia daty przy pozycji dotyczącej przewodniczącego oraz do złożenia podpisu przez przewodniczącego na ostatniej stronie arkusza spisu.

Należy jednakże zauważyć, że wyjaśnienia udzielone w toku kontroli przez członka Komisji Inwentaryzacyjnej wskazywały na wydanie arkuszy z podpisem przewodniczącego przed rozpoczęciem spisu, tj. przed dniem 04.07.2016 r. Według wyjaśnień, otrzymane arkusze były ponadto wypełnione przed ich wydaniem w zakresie podpisów przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, składu Komisji oraz dat spisu wraz z godzinami. W wyjaśnieniach wskazano ponadto na sporządzanie arkuszy spisu z natury bez należytej staranności. Według członka Komisji Inwentaryzacyjnej, najprawdopodobniej faktyczne daty i godziny spisu dostosowane zostały do możliwości czasowych i organizacyjnych, jednak nie zadbano o skorygowanie zapisów na samych arkuszach.

W toku kontroli stwierdzono także przypadki, w których przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przebywający na urlopie wypoczynkowym m.in. w dniach 04 - 05.07.2016 r., będący jednocześnie osobą odpowiedzialną materialnie za spisywany majątek, złożył swój podpis pod arkuszem spisu z natury, według którego spis został wykonany w ww. dniach.

Przy poprawkach naniesionych na arkuszach spisu nie zamieszczono daty dokonania tych poprawek. Jedynymi datami zamieszczonymi na arkuszach spisu z natury, były daty rozpoczęcia i zakończenia spisu, podane wraz z godzinami. Tym samym nie można było ustalić daty dokonania poprawek np. przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

W ocenie kontrolującego, na podstawie dokumentacji przedstawionej do kontroli, nie można było ustalić faktycznej chronologii czasowej czynności wykonanych w toku realizacji spisu z natury.

Sposób przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji wykazywał wiele nieprawidłowości i braków, na które wskazano już podczas kontroli Z/3/17. Powyższe przypadki nieobecności uczestników procesu inwentaryzacji w dniach wskazanych jako data przeprowadzenia spisu, to kolejny przykład, że dyrektor nie sprawował stosownego nadzoru nad spisem z natury lub nadzór ten był nieefektywny, a zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

Według kontrolującego, w celu wyeliminowania nieprawidłowości z zakresu spisów z natury, wskazane jest wykonywanie tych czynności inwentaryzacyjnych w oparciu i z uwzględnieniem wytycznych zawartych w Komunikacie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. MF z 2016 r. poz. 55), zw. dalej komunikatem w sprawie inwentaryzacji.

Kontrola kasy Ośrodka wykazała, że operacje kasowe nie były na bieżąco wprowadzane do raportu kasowego.

W dniu 08.02.2019 r. o godz. 8.00, na prośbę kontrolującego, główny księgowy przeprowadził kontrolę kasy, udokumentowaną protokołem Nr 2/2019 z dnia 08.02.2019 r. Według raportu kasowego, wygenerowanego z programu Arisco, stan bieżący kasy wynosił 781,50 zł, a stan gotówki w kasie wynosił 596,30 zł (niedobór kasowy w kwocie 185,20 zł). Główny księgowy zamieścił w protokole adnotację o oczekiwaniu na 2. faktury w kwotach: 180 zł i 5,20 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego, faktura na kwotę 180 zł została błędnie wystawiona i została oddana do poprawienia, a pokwitowania tytułem zwrotu listu poleconego na kwotę 5,20 zł nie wprowadzono do ewidencji kasy. Faktura dotycząca ww. opłaty wprowadzona została do systemu po jej otrzymaniu tj. o godz. 11.30, a o godz. 11.36 do programu Kasa - Arisco zostały wprowadzone wszystkie dokumenty. Osobą odpowiedzialną w tym dniu za prowadzenie kasy był starszy technolog, zastępujący kasjera podczas jego nieobecności.

Ww. zakup nie był poprzedzony pobraniem przez pracownika zaliczki na zakup, potwierdzonym stosownym wnioskiem zaewidencjonowanym w księgach rachunkowych Ośrodka. Według wyjaśnień głównego księgowego, większość zakupów w Ośrodku dokonywana jest w formie bezgotówkowej, drobnych zakupów gotówkowych dokonują pracownicy z własnych środków i otrzymują zwrot poniesionych wydatków po przedstawieniu poprawnie wystawionej faktury lub rachunku, kwitując odbiór kwoty.

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta zalecił Kierownikowi Ośrodka:

1. Przegląd zapisów obowiązującej w Ośrodku Instrukcji inwentaryzacyjnej pod kątem zastosowania wytycznych zawartych w komunikacie w sprawie inwentaryzacji oraz wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury z uwzględnieniem tych wytycznych.
2. Bieżące wprowadzanie obrotów kasowych do raportu kasowego w celu niedopuszczenia do powstania nieudokumentowanej różnicy kasowej.
3.  Zakończenie prac w zakresie przenoszenia do nowego programu i porządkowania ksiąg inwentarzowych Ośrodka, w tym uzupełnienie zapisów księgi „Wyposażenie” oraz uzgodnienie sald ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi.
4. Zamieszczanie na dowodach księgowych oznaczeń w zakresie symbolu i numeru rejestrowego, pod jakim dowody zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 21 ust. 1 uor.
5. Rejestrowanie faktur zakupu zgodnie z symbolem ustalonym dla tego rodzaju dokumentów oraz w dacie ich wpływu do Ośrodka.
6. Zamieszczanie na wyciągach bankowych wskazań dekretacyjnych oraz potwierdzenia kontroli, zgodnie z zasadami ustalonymi w Ośrodku dla dowodów księgowych.
7. Ujmowanie w księgach rachunkowychwszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
8. Skorygowanie księgowań i sprawozdawczości za 2018 r. w ww. zakresie.
9. Ustalenie katalogu kontrahentów w celu odstąpienia od ewidencjonowania faktur zakupu na jedno konto rozrachunkowe, bez podziału analitycznego na poszczególnych kontrahentów.
10. Ewidencjonowanie faktur gotówkowych z wykorzystaniem konta rozrachunkowego 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami lub uregulowanie przyjętej techniki księgowań w procedurach obowiązujących w Ośrodku.
11. Uzupełnienie akt osobowych starszego technologa o dokumentację dotyczącą pełnienia w zastępstwie funkcji kasjera: oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów z zakresu gospodarki kasowej,
12. Uzupełnienie zakresu czynności głównego księgowego o zapisy dotyczące obsługi systemu bankowości elektronicznej, w tym związane z tą obsługą czynności kontrolne.
13. Uzupełnienie zapisów i/lub ich korektę w procedurach obowiązujących w jednostce: regulamin organizacyjny, zasady rachunkowości, Instrukcja Gospodarki Kasowej, instrukcja obiegu i kontroli, Regulamin wynagradzania.