Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 21.05.2019 r. do 25.06.2019 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Kultury w Szczecinie przy ul. Goleniowskiej 67 (zw. dalej MOK)w zakresie gospodarki finansowej w 2018 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 25 czerwca 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lipca 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w MOK w zakresie gospodarki finansowej w 2018 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• niewprowadzeniu do ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych będących w użytkowaniu MOK celem sprawowania kontroli nad stanem majątku oraz wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych określonych w art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor,
• stosowaniu nieujednoliconego sposobu definiowania na fakturach sprzedaży nazwy wykonanej usługi w zakresie wynajęcia sal i sprzętu MOK,
• nieuzupełnieniu danych zawartych w umowach na uczestnictwo w zajęciach organizowanych przez MOK,
• nieprowadzeniu centralnego rejestru umów zawartych przez MOK,
• nieaktualizowaniu zakresów czynności pracowników i procedur obowiązujących w MOK.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• monitorowania należności i zobowiązań MOK,
• naliczania wynagrodzeń,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki własnych środków trwałych,
• przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych za 2018 r.

 II. Oceny cząstkowe

1. Przychody

1.1. Wykonanie przychodów

 Przychody własne instytucji za 2018 r. wyniosły ogółem 301.665 zł, w tym 275.180 zł – przychody z prowadzonej działalności, 270 zł – przychody ze sprzedaży składników majątku ruchomego, 19.331 zł – przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych i 6.885 zł – pozostałe przychody własne.

Kontroli poddano przychody w kwocie łącznej 47.532,26 zł, tj. 15,8 % kwoty przychodów własnych instytucji wynoszącej 301.665 zł, w tym:

• przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie ogółem 19.330,73 zł (konto 760-03),
• przychody z tytułu promocji i reklamy w kwocie ogółem 21.845,53 zł (konto 700-010),
• wpłaty za zajęcia taneczne break dance wniesione na rzecz MOK w październiku 2018 r. w kwocie ogółem 6.356 zł (konto 700-005).

W MOK ustalony był cennik opłat za wynajęcie pomieszczeń i sprzętu MOK (zw. dalej cennikiem za wynajem) i opłat za zajęcia (zw. dalej cennikiem opłat). Zarządzeniem Nr 7/2018 z dnia 22.03.2018 r. wprowadzone zostały ulgi i zniżki dla działaczy opozycji oraz osób represjonowanych.

W toku kontroli stwierdzono przypadki, w których nie można było ustalić zgodności zastosowanych stawek za wynajem ze stosownym cennikiem i indywidualnymi decyzjami dyrektora, ponieważ faktury nie zawierały wskazań dotyczących składowych kwoty ogółem obciążenia. Do faktur sprzedaży nie były także załączane kalkulacje, z których wynikałyby ogólne kwoty wynajmów ujmowane w fakturach. Według kontrolującego, w celu uzyskania w powyższym zakresie przejrzystości, faktury sprzedaży powinny zawierać kwoty składowe wynajmu przedstawione np. w treści faktury, w załączniku do faktury lub zamieszczone na odwrocie faktury pozostającej w MOK.

Nazwa usługi wynajmu była ponadto definiowana na fakturach za wynajęcie pomieszczeń w nieujednolicony sposób, tj. jako:

• wynajęcie sali bez wskazania albo ze wskazaniem daty wynajmu,
• w podziale na wynajęcie sali i dyżur pracowniczy albo tylko jako wynajęcie sali, uwzględniające jednak kwotę za dyżur pracowniczy,
• dyżur pracowniczy bez wskazania albo ze wskazaniem daty dyżuru.

Z art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r. poz. 2274 ze zm.) wynikał wymóg wskazania w treści faktury nazwy (rodzaju) towaru lub usługi. Przepis nie określał, na ile szczegółowo należy sprecyzować nazwę towaru lub usługi w treści faktury. Kwestia ta poruszona została jednak w interpretacjach indywidualnych, w tym w interpretacji Dyrektora KIS nr 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW z dnia 22 maja 2017 r., w której podkreślono m.in., że nazwa usługi na fakturze powinna być tak skonstruowana, aby nabywca na tej podstawie w połączeniu z ceną mógł dokładnie określić, jakiego rodzaju usługę zakupił.

W toku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. W 4. przypadkach naliczenia odpłatności za wynajem na podstawie ilości uczestników, ilość ta nie była w żaden sposób potwierdzona w dokumentacji źródłowej (np. pisemna informacja pracownika MOK pełniącego dyżur podczas imprezy).
2. W 1. przypadku zastosowano najniższą kwotę z cennika w zakresie wypożyczenia naczyń w wysokości 200 zł netto, bez wskazania ilości sprzętu. W dokumentacji nie było potwierdzenia, że dyrektor wyraził zgodę na zastosowanie najniższej kwoty z cennika, według którego ww. opłaty uzależnione były od ilości i jakości wypożyczonego sprzętu.
3. Nazwa usługi wskazana w treści faktury była niezgodna ze stanem faktycznym, w tym:
   • w 1. przypadku, wskazano wynajęcie sali w ilości 1 szt. na kwotę 300 zł netto, a sprzedaż dotyczyła 2. dyżurów pracowniczych po 150 zł netto za dyżur,
   • w 2. przypadkach, wskazano wynajęcie sali w ilości 1 szt. na kwotę 550 zł netto, a sprzedaż dotyczyła wynajęcia sali na kwotę 400 zł netto i dyżuru pracownika na kwotę 150 zł netto,
   • w 3. przypadkach, wskazano wynajęcie sali w ilości 1 szt. na kwotę 150 zł netto, a sprzedaż dotyczyła dyżuru pracownika,
   • w 2. przypadkach, faktury dotyczyły wynajmu w czterech dniach, a tylko w 1. fakturze wskazano jeden z dni wynajmu, tj. 06.05.2018 r.; na wynajem składała się m.in. opłata za użytkowanie zmywarki w kwocie 150 zł, pozostałe opłaty winny być naliczone według cennika (zgodnie z decyzją dyrektora), jednak nie zostały one wyszczególnione na fakturze,
   • w 1. przypadku, z treści faktury oraz załączonego do niej pisma najemcy nie wynikało, co składało się na opłatę za wynajęcie sali, która uzależniona była m.in. od ilości osób uczestniczących w zabawie, a ilość tych osób nie została podana w dokumentacji; w treści faktury nie wyodrębniono ponadto opłaty za nocny dyżur pracowniczy,
   • w 1. przypadku, w treści faktury wskazano wynajęcie sali w ilości 1 szt. na kwotę 431,30 zł netto, a sprzedaż dotyczyła wynajęcia sali na kwotę 100 zł netto i dyżuru pracownika na kwotę 250 zł netto (błąd w kwocie netto faktury, winno być 450 zł netto),
   • w 1. przypadku – odmiennie od innych faktur - jednostka miary dla wynajęcie wskazana została jako godzina, a nie szt.,
   • w 1. przypadku, w treści faktury wskazano wynajęcie sali w ilości 1 szt. na kwotę 406,50 zł netto, a sprzedaż dotyczyła wynajęcia sali na kwotę 100 zł netto i nocnego dyżuru pracowniczego na kwotę 250 zł netto; w dokumentacji dotyczącej wynajęcia nie wskazano, że najemca z własnej woli zapłacił więcej, tj. 500 zł brutto zamiast 430,50 zł brutto.
4. W przypadku sprzedaży niefakturowanej nie sporządzano żadnej dokumentacji potwierdzającej zastosowane ceny, których wysokość uzależniona była m.in. od ilości i jakości wypożyczonego sprzętu oraz ilości osób uczestniczących w imprezie, np.: sprzedaż fiskalna na kwotę 1.368,50 zł brutto dotycząca wynajęcia sali w dniu 14.07.2018 r., na którą składały się opłaty za wynajęcie, nocny dyżur pracowniczy i wypożyczenie sprzętu; sprzedaż fiskalna na kwotę 624,50 zł brutto dotycząca wynajęcia sali w dniu 18.08.2018 r., na którą składały się opłaty za wynajęcie i dyżur pracownika, przy czym opłata za wynajęcie naliczona została za 22. osoby x 20 zł, a na podaniu najemcy nie było pisemnej zgody dyrektora na zastosowanie ww. kwoty od jednej osoby.
5. Faktura nr 6/12/2018 z dnia 17.12.2018 r. – pismo o wynajem wystosowane zostało przez jednego kontrahenta, faktura wystawiona została na innego kontrahenta, a w dokumentacji nie było potwierdzenia na wykonanie powyższej zmiany. Według wyjaśnień kierownika biura, było to wynajęcie wspólne stowarzyszeń współpracujących ze sobą, przy czym podanie napisało jedno stowarzyszenie, natomiast o wystawienie faktury na całość wynajęcia poprosiło drugie stowarzyszenie.
6. W dokumentacji MOK nie było żadnych dokumentów stanowiących podstawę wynajmu, potwierdzonego wpłatą niefakturowaną wniesioną na rzecz MOK w dniu 10.12.2018 r. w kwocie 80 zł. Według wyjaśnień kierownika biura, wpłata stanowiła zaliczkę na wynajęcie, które nie doszło do skutku, a zaliczka nie została zwrócona, ponieważ najemca nie wystąpił o jej zwrot. Według kontrolującego, w celu uniknięcia konieczności zwrotu wpłacanych zaliczek, należałoby przeanalizować kwestię zmiany formy zaliczki na zadatek, który stanowi formę zabezpieczenia wykonania umowy, a zapis o powyższym zamieścić informacyjnie w cenniku za wynajem.

W świetle powyższych przypadków oraz wyjaśnień głównego księgowego, według których faktury sprzedaży były poddawane przez głównego księgowego kontroli formalno-rachunkowej pod kątem zgodności z umową/zleceniem/podaniem, prawidłowością wskazania w zakresie tytułu sprzedaży, czy zastosowanych jednostek miary (bez potwierdzenia podpisem jako sprawdzającego) nie można uznać, że przeprowadzane kontrole były efektywne.

W toku kontroli stwierdzono, że MOK nie naliczył odsetek ustawowych z tytułu nieterminowej zapłaty (potencjalne odsetki w kwocie 81,38 zł). Według faktury nr 1/07/2018 z dnia 03.07.2018 r. na kwotę 3.690 zł brutto wystawionej tytułem promocji wykonanej w ramach Dąbskich Wieczorów Filmowych 2018 r., zapłata winna zostać uregulowana do dnia 17.07.2018 r., a wpłacona została dopiero w dniu 09.11.2018 r. Główny księgowy nie skorzystał z prawa naliczenia odsetek ustawowych, a w dokumentacji MOK nie było potwierdzenia, że MOK przedłużył kontrahentowi termin zapłaty wynikający z faktury i/lub decyzji dyrektora o odstąpieniu od naliczenia odsetek. Według kontrolującego, powyższe powinno zostać stosownie udokumentowane nawet wtedy, gdy wynikało z problemów komunikacyjnych i długoletniej współpracy, na co główny księgowy powołał się w swoich wyjaśnieniach.

W toku kontroli nie przedstawiono 6. z 61. umów zawartych tytułem uczestnictwa w zajęciach tanecznych break dance obejmujących swoimi zapisami październik 2018 r. (ogółem nie przedstawiono 10. umów). Według wyjaśnień kierownika biura, umowy wypełnione niekompletnie przez opiekunów były w trakcie uzupełniania (niekompletne dane lub brak podpisów). Według kontrolującego, ww. proces uzupełniania danych w umowach powinien zakończyć się przed rozpoczęciem zajęć, skoro umowy te miały przeciwdziałać ryzyku gwałtownego pozbawienia MOK wpływów z tytułu uczestnictwa w zajęciach w przypadku rozwiązania umowy oraz przewidywały możliwość dochodzenia wpłat na drodze sądowej, jak wskazano w procedurze MOK „System kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych”.

Kontrola prawidłowości ewidencjonowania wpłat wniesionych w październiku 2018 r. tytułem uczestnictwa w zajęciach tanecznych break dance wykazała 2 przypadki nieprawidłowego zaksięgowania na koncie analitycznym zajęć (konto 700-005) wpłat na kwotę ogółem 200 zł, które dotyczyły zajęć tanecznych i zajęć z wokalu. Według kontrolującego, ww. błędna kwalifikacja powinna być skorygowana przez głównego księgowego w ramach bieżącego lub miesięcznego uzgadniania księgowań z osobami odpowiedzialnymi za rozliczanie wpłat za zajęcia.

Wszystkie wpłaty gotówkowe za wynajęcie pomieszczeń i sprzętu przyjmowane były na kasę fiskalną.

We wszystkich przypadkach, przychody zaewidencjonowane zostały na kontach zespołu „7” i w prawidłowych kwotach.

 1.2. Należności

Kontroli poddano należności krótkoterminowe instytucji, które według Bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2018 r. wyniosły ogółem 1.414,83 zł i dotyczyły:

• należności publicznoprawnych w kwocie 1.396,46 zł,
• należności z innych tytułów w kwocie 18,37 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. (sprawozdanie z dnia 25.01.2019 r.) w którym należności ogółem wykazane zostały w łącznej kwocie 212.710,13 zł, w tym należności z tytułu gotówki i depozytów w kwocie 211.295,30 zł i pozostałe należności w kwocie 1.414,83 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu „2”.

Należności bilansowe rozliczone zostały w styczniu 2019 r.

 2. Koszty

2.1 Wykonanie kosztów

Kontrolą objęto koszty poniesione przez MOK w 2018 r. na kwotę 273.024,83 zł, tj. 15,7 % kosztów ogółem instytucji na łączną kwotę 1.743.209 zł (koszty ogółem + środki na działalność inwestycyjną), wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2018 r.”

W toku kontroli, analizie poddano 67 dowodów źródłowych (33 faktury/rachunki zakupu i 34 oświadczenia), stanowiących podstawę dokonania płatności oraz 82 pozycje księgowe dotyczące kosztów poniesionych na realizację zadania „Z klatki schodowej do klatki filmowej”, a także związane z nimi umowy, zamówienia, protokoły, decyzje i oferty.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych (kompletność: zapisów w dowodzie i w księdze oraz w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji) oraz przestrzegania ustalonych w instytucji procedur kontroli finansowej.

W toku kontroli stwierdzono, że umowy zawierane przez MOK nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego. Obowiązek dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym instytucji wynikał z art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869),zw. dalej uofp, oraz zapisów pkt 8 zakresu czynności pracownika. Powyższa kontrasygnata nie stała w sprzeczności z zapisami art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1983 ze zm.), zw. dalej ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, według której dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz, ponieważ kontrola umów przez głównego księgowego powinna być realizowana w ramach kontroli ex-ante, wskazanej w § 6 pkt 1 załącznika do Zarządzenia Nr 8/2018 z dnia 22.03.2018 r. dyrektora w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej w MOK.

W opisach merytorycznych zamieszczanych na fakturach zakupu nie powoływano się na związek dokonywanych zakupów z konkretną umową lub zamówieniem, poprzez wskazanie danych umowy/zamówienia (numer, data) oraz potwierdzenie zgodności otrzymanej faktury z zapisami ww. dokumentacji.

Faktury dotyczące zakupu majątku MOK nie zawierały dodatkowego opisu dotyczącego wprowadzenia do księgi inwentarzowej, co według kontrolującego pozwoliłoby na powiązanie ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi. Powyższe związane było z zapisami art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

W MOK nie prowadzono centralnego rejestru zawartych umów. Według wyjaśnień dyrektora, umowy zlecenia i o dzieło przechowywane były w księgowości według dat zawarcia, a umowy na dostawy i usługi – w sekretariacie, alfabetycznie (według nazw firm i dostawców). Według kontrolującego, prowadzenie centralnego rejestru umów MOK zwiększyłoby przejrzystość działań w zakresie wydatkowania środków finansowych. W związku z nieprowadzeniem ww. rejestru nie można było także stwierdzić kompletności umów zawartych przez MOK, przedstawionych w toku kontroli.

W toku kontroli 33. faktur/rachunków zakupu i związanej z nimi dokumentacji (umowy, zamówienia, protokoły, decyzje i oferty), stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. Faktura na kwotę 10.100 zł dotycząca dostawy i montażu klimatyzatorów opłacona została po terminie wynikającym z zapisów umownych. Według § 7 ust. 2 umowy, płatność końcowa powinna mieć miejsce w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego obejmującego całość robót stanowiących przedmiot umowy, tj. w dniu 20.07.2018 r., a płatność uregulowana została w dniu 25.07.2018 r.
2. Koszty odprowadzenia ścieków zawarte w fakturze na kwotę 402,77 zł były ewidencjonowane na konto 403 – Zużycie energii, zamiast na konto 406 – Pozostałe usługi obce.
3.  Umowa nr 1/6/2018 zawarta w dniu 05.06.2018 r. na wykonanie prac naprawczych na budynkach Klubu Delta i MOK na kwotę ogółem 43.050 zł zawierała niespójne zapisy w zakresie osoby, która powinna dokonać odbioru prac. Zapisy § 5 ust. 2 ww. umowy powoływały się na przedstawiciela zamawiającego wymienionego w § 8 ust. 1 umowy, gdy tymczasem § ten dotyczył kar umownych.
4. W umowie (bez nr) zawartej w dniu 01.10.2018 r. na prowadzenie zajęć z języka niemieckiego oraz umowie (bez nr) zawartej w dniu 22.10.2018 r. na prowadzenie zajęć z języka angielskiego nie wskazano, czy wynagrodzenie w kwocie 100 zł dotyczyło godziny zegarowej czy innej (np. lekcyjnej). W 1. przypadku faktura na kwotę 1.200 zł za zajęcia z języka niemieckiego zawierała wskazanie jednostki miary w postaci spotkania, bez wskazania ilości godzin zrealizowanych w ramach spotkań, a w 1. przypadku rachunek na kwotę 2.400 zł za zajęcia z języka angielskiego wystawiony został za 32 godz. po 75 zł, tj. niezgodnie z wynagrodzeniem wynikającym z umowy. Do ww. faktur nie załączono wykazu zrealizowanych godzin zajęć, a ich ilość nie wynikała także z opisu merytorycznego.
5. W umowie (bez nr) zawartej w dniu 02.10.2018 r. na prowadzenie orkiestry dętej nie wskazano, czy przez wynagrodzenie w kwocie 2.000 zł należy rozumieć wynagrodzenie miesięczne czy roczne.
6. Faktura na kwotę 3.200 zł wystawiona tytułem prowadzenia zajęć w pracowni plastycznej i tkackiej zawierała wskazania jednostki miar i ilości niezgodne z zawartą umową. W fakturze wskazano jednostkę miary „szt.”, a faktura dotyczyła 80. godzin lekcyjnych.
7.  Zestawienie wpłat za uczestnictwo w zajęciach tanecznych break dance w październiku 2018 r. na kwotę 5.766 zł nie zostało uzgodnione na koniec miesiąca z kontem 700-005 – Zajęcia taneczne break dance, w wyniku czego 2. wpłaty na kwotę ogółem 200 zł zaksięgowane zostały na nieprawidłowym koncie analitycznym (patrz pkt 1 – Przychody).
8. Umowa zlecenia (bez nr) zawarta w dniu 01.07.2013 r. na obsługę prawną zawierała w § 6 ust. 3 niekorzystny dla MOK zapis dotyczący wyjazdów służbowych, według którego wysokość wynagrodzenia na pokrycie kosztów noclegów, wyżywienia i innych niezbędnych wydatków będzie ustalana w oparciu o przedstawione przez Zleceniobiorcę rachunki od usługodawców, a w przypadku braku możliwości ich przedstawienia wynagrodzenie to będzie ustalane w oparciu o średnie ceny za takie usługi obowiązujące w miejscu wykonywania zlecenia. Według kontrolującego, ustalenie górnej granicy kwotowej ww. wydatków stanowiłoby wypełnienie zasady efektywności, którą MOK powinien kierować się przy wykorzystywaniu posiadanych środków, na podstawie zapisów § 9 ust. 2 Statutu Miejskiego Ośrodka Kultury w Szczecinie, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XLIX/935/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. w sprawie nadania Statutu Miejskiemu Ośrodkowi Kultury w Szczecinie (tekst jednolity Statutu MOK przyjęty uchwałą nr XXVIII/806/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2013 r. w sprawie przyjęcia tekstu jednolitego uchwały o nadaniu Statutu Miejskiemu Ośrodkowi Kultury w Szczecinie (Dz.Urz. Woj. Zachodniopomorskiego, poz. 1673 z dnia 22 kwietnia 2013 r.), zw. dalej Statutem.

Wszystkie faktury / rachunki zakupu zawierały podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz akceptacji.

W pozostałych przypadkach płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były zgodnie z terminami wskazanymi w fakturach / rachunkach / umowach/ obowiązujących przepisach.

W przypadku zadania „Z klatki schodowej do klatki filmowej” stwierdzono, że wszystkie koszty poniesione na zadanie zostały zaewidencjonowane prawidłowo i zgodnie z miejscem powstawania tych kosztów.

Wszystkie środki trwałe zakupione lub przyjęte z inwestycji w 2018 r. podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych MOK.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania krótkoterminowe instytucji, które według Bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2018 r. wyniosły ogółem 102.190 zł i dotyczyły:

• zobowiązań z tytułu dostaw i usług w kwocie 75.818,68 zł,
• zobowiązań z tytułu otrzymanych zaliczek w kwocie 500 zł
• zobowiązań z tytułów publicznoprawnych w kwocie 24.275,13 zł,
• zobowiązań z innych tytułów w kwocie 1.596,19 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. na kwotę ogółem 8.241 zł,

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań wykazane w Bilansie oraz w sprawozdaniu Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu „2”.

Zobowiązania bilansowe uregulowane zostały w 2019 r. zgodnie z terminami zapłaty.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą wszystkich pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 10 pracowników oraz wynagrodzenia na kwotę 594.155 zł, tj. 100 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych, zaewidencjonowanych w 2018 r. i wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2018 r.”

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem kompletności dokumentacji potwierdzającej stosunek pracy oraz wykonywane czynności, przyznane wynagrodzenia i dodatki do nich oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej, stwierdzono poniższe nieprawidłowości i uchybienia:

1. W przypadku 9. pracowników, do dokumentacji pracowniczej (do części B) nie zostały załączone pisma dotyczące przyznania nagród (11 nagród). Powyższy obowiązek wynikał z zapisów § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych. Obowiązek taki wynika także z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), obowiązującego od 01.01.2019 r.
2. Zakres czynności Specjalisty ds. biurowych i księgowych sporządzony został niezgodnie z decyzją dyrektora i treścią pisma z dnia 29.03.2018 r. Zgodnie z ww. pismem, zakres czynności pracownika powinien zostać zmieniony m.in. poprzez dopisanie prowadzenia spraw związanych z inwentaryzacją w MOK. W zakresie czynności z dnia 29.03.2018 r. nie wprowadzono zapisów dotyczących ww. czynności, zawierając jednocześnie zapis o treści „Pozostała część zakresu czynności pozostaje bez zmian”. Wcześniejszy zakres czynności nie zawierał jednak zapisów dotyczących spraw związanych z inwentaryzacją w MOK.
3. W umowie o pracę zawartej z pracownikiem w dniu 30.11.2016 r. nie wskazano kwoty przyznanego dodatku funkcyjnego. Pracownik przeszedł na świadczenia emerytalne, a MOK zawarł z pracownikiem nową umowę o pracę na 7/8 etatu. Według decyzji dyrektora wyrażonej na piśmie pracownika o przyjęcie do pracy (pismo z dnia 29.11.2016 r.), przyznano pracownikowi w ramach nowej umowy dodatek funkcyjny w kwocie 600 zł. Według kontrolującego, kwota dodatku miała charakter uznaniowy i powinna zostać wskazana w umowie o pracę.
4. W dokumentacji pracowniczej 1. pracownika nie było decyzji dyrektora o odwołaniu przyznanego dodatku specjalnego. W dokumentacji znajdowała się decyzja (pismo z dnia 18.04.2018 r.) o przyznaniu pracownikowi na okres od 01.04.2018 r. do 30.06.2018 r. dodatku specjalnego w kwocie 500 zł brutto tytułem koordynowania programu Kultura Zaprasza. Dodatek wypłacony został ostatecznie jako wynagrodzenie z umowy zlecenia, jednak pierwotna decyzja nie została przez dyrektora formalnie anulowana.
5. W aktach osobowych głównego księgowego brak było dokumentu potwierdzającego, że pracownik nie był prawomocnie skazany za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, zgodnie z wymogami wymienionymi w art. 54 ust. 2 pkt 3 uofp.
6. W aktach osobowych pracowników nie było oświadczeń o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów z zakresu gospodarki kasowej. Według § 12 ust. 2 regulaminu organizacyjnego obowiązującego w MOK wszyscy pracownicy, którym z tytułu czynności zawodowych powierza się mienie w MOK, powinni złożyć odpowiednie oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, a według „Instrukcji kasowej MOK”, kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów z zakresu gospodarki kasowej. W związku z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia w sprawie akt osobowych, oświadczenia takie winny być przechowywane w części B akt osobowych pracowników.
7. Zakresy czynności pracowników zawierały zapisy niezgodne z obowiązującym w MOK „Regulaminem wynagradzania”. Zakresy czynności, w tym także sporządzane po 2014 r., tj. po wejściu w życie regulaminu wynagradzania obowiązującego w 2018 r., zawierały w części „Zakres uprawnień” zapisy o uprawnieniu do korzystania na zasadzie uznaniowej z premii zgodnie z obowiązującym regulaminem. Regulamin wynagradzania MOK nie przewidywał jednak składnika wynagrodzeń w postaci premii uznaniowej.
8. Nazwy stanowisk służbowych pracowników wskazywane np. na pismach pracowniczych, zakresach czynności i pieczątkach służbowych były niespójne z nazwami stanowisk zawartymi w regulaminie organizacyjnym, w tym także w schemacie organizacyjnym stanowiącym załącznik do tegoż regulaminu. Powyższe dotyczyło stanowisk: Kierownik biura, Specjalista ds. kadr (według regulaminu - Kierownik Działu Administracji lub Specjalista ds. kadrowych), Księgowa (według regulaminu - Specjalista ds. płac, według zakresu czynności – Specjalista ds. księgowości), Specjalista ds. biurowych i księgowych (według regulaminu – Specjalista ds. biurowych, według zakresu czynności – Specjalista ds. biurowych i księgowych (kasjer) oraz Inspektor Ochrony Danych Osobowych).
9. Stwierdzono przypadki przechowywania dokumentacji pracowniczej niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, w tym: Aneks nr 1 do pisma powołującego głównego księgowego znajdował się w części A zamiast w części B akt osobowych dotyczącej przebiegu zatrudnienia, a świadectwo z poprzedniego miejsca pracy pracownika znajdowało się w części B zamiast w części A akt osobowych.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń wykazała, że w przypadku 1. pracownika wynagrodzenie za wieloletnią pracę naliczane było w zaniżonej wysokości. Staż pracy pracownika został zwiększony z 12% do 13% od maja 2018 r., a według dokumentacji pracowniczej powinien ulec podwyższeniu o 1% od lutego 2018 r. Według dokumentacji, do okresu zatrudnienia pracownika uprawniającego do dodatku za wieloletnią pracę, nie został wliczony okres trzech miesięcy stażu absolwenckiego, realizowanego na podstawie umowy nr 416/2003 zawartej w dniu 29.09.2003 r. o odbywanie stażu przez bezrobotnego absolwenta. Według informacji sporządzonej przez księgową, niedopłata dodatku z tytułu wieloletniej pracy od marca 2017 r. do maja 2019 r. wyniosła 287,64 zł. Za ustalanie prawa do określonej wysokości dodatku odpowiedzialny był kierownik biura.

W toku kontroli stwierdzono, że zestawienia wynagrodzeń, roczne kartoteki wynagrodzeń oraz listy płac sporządzane przez księgową dwutorowo, tj. w arkuszu Excel oraz w systemie kadrowo – płacowym Comarch Optima, zawierały różnorodne nieprawidłowości.

W dokumentacji sporządzonej w arkuszu Excel, wskazanej przez księgową jako prawidłowa pod względem finansowym stwierdzono, że:

1. składniki wynagrodzeń inne niż wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy i dodatki specjalne np. nagrody lub wyrównania wynagrodzeń wykazywane były w pozycji „płaca podstawowa”,
2. zajęcia komornicze nie były wykazywane jako potrącenia, tylko jako część płacy zasadniczej,
3. nazwa kolumny nr 2 była niezgodna z jej zawartością merytoryczną (nazwa kolumny: Nazwisko i imię, treść kolumny: miesiące roku i/lub nazwy składników wynagrodzeń),
4. według treści wprowadzonej do kartotek, w miesiącu marcu 2018 r. wykazane zostały podwyżki za marzec i kwiecień 2018 r., a wyrównanie miało miejsce w kwietniu.

Kontrola dokumentacji sporządzonej w systemie kadrowo – płacowym Comarch Optima wykazała z kolei nieuzasadnione różnice kwotowe.

Według wyjaśnień księgowej, dwutorowe prowadzenie dokumentacji wymuszone było niewłaściwym działaniem systemu m.in. w zakresie nieprawidłowego zaokrąglania wynagrodzeń na poszczególnych etapach naliczania.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej naliczania wynagrodzeń stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:

1. do wypłaty odprawy pośmiertnej w kwocie 22.377,60 zł brutto nie wystawiono dowodu wewnętrznego w postaci stosowanego w instytucji dowodu Pk – Polecenie księgowania, a wypłaty dokonano na podstawie wyliczenia sporządzonego przez księgową i zaakceptowanego przez dyrektora,
2. listy płac o numerach od 1 do 25 i od 29 do 41 oraz zestawienia list płac, za wyjątkiem zestawienia za sierpień (lista 27 i 28) nie zawierały podpisu głównego księgowego, jednak według wyjaśnień głównego księgowego, listy te były przez niego kontrolowane mimo braku ww. podpisów.

Regulamin wynagradzania MOK wprowadzony został m.in. na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz.U. z 2012 r. poz. 1105 ze zm.), które zostało uchylone. Regulamin wynagradzania obowiązujący w MOK nie zawierał wykazu stanowisk, wymagań kwalifikacyjnych, kategorii zaszeregowania i przyporządkowanych im stawek wynagrodzeń zasadniczych. Według wyjaśnień dyrektora, płace kształtowane były m.in. w oparciu o porównania z zarobkami w innych instytucjach oraz o „rynkową” wartość danego artysty, a ponadto „z zapisów Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej przyznającej dyrektorowi prawo jednoosobowego kierowania, ma wyniknąć autorski charakter prowadzonej przez niego instytucji, a tego nie da się osiągnąć stosując inne niż subiektywne (na odpowiedzialność dyrektora) kryteria.”

W dniu 31.05.2019 r. pracownik pełniący funkcję kasjera złożył stosowne oświadczenie.

W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, a wynagrodzenia naliczone zostały prawidłowo.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 62.201 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 274.557,27 zł.

W toku kontroli stwierdzono jedynie, że deklaracje ZUS P DRA za 2018 r., stanowiące podstawę do zapłaty składek naliczonych za poszczególne miesiące, nie zawierały podpisu osób akceptujących.

W 2018 r. MOK skorzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.).

MOK nie przysługiwało prawo do naliczania wynagrodzenia płatnika składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, o czym stanowił art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), ponieważ do ubezpieczenia chorobowego zgłoszonych było w MOK mniej niż 21. ubezpieczonych.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Sprawozdania finansowe MOK poddane zostały badaniu biegłego rewidenta.

W toku kontroli badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 8.241 zł,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 212.710,13 zł,
• „Sprawozdanie z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2018 r.”

Według „Sprawozdania z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2018 r.”:

1. Plan przychodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.640.607 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 269.998 zł.
2. Plan kosztów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.640.350 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 269.998 zł.

Sprawozdanie finansowe MOK za 2018 r. poddane zostało badaniu przez biegłego rewidenta na podstawie art. 64 uor oraz § 9 ust. 5 Statutu, według których roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem.Na podstawie § 8 ust. 4 Statutu, sprawozdanie MOK zostało zatwierdzone Zarządzeniem Nr 244/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 czerwca 2019 r.w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Miejskiego Ośrodka Kultury w Szczecinie za rok 2018.

Sprawozdania zostały sporządzone i przekazane terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z ewidencją księgową.

Zmiany w planie instytucji wprowadzone zostały na podstawie informacji uzyskanych z Wydziału Kultury Urzędu Miasta Szczecin.

Na uzyskaną przez MOK dotację celową na realizację zadania „Modernizacja Miejskiego Ośrodka Kultury w Szczecinie” zawarta została stosowna umowa na kwotę 100.000 zł (umowa nr WK/NW/U/61/2018).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono zgodność wartości majątku wykazanej w księgach rachunkowych z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych.

W użytkowaniu instytucji znajdowały się obce środki trwałe, w tym kserokopiarka i instrumenty muzyczne, które nie zostały ujęte w ewidencji pozabilansowej MOK.

Kontrolującemu przedstawiono zestawienia obcych środków trwałych będących w użytkowaniu MOK, jednakże wartość tych środków nie podlegała stosownej weryfikacji, ponieważ w księgach rachunkowych MOK (ewidencja pozabilansowa), główny księgowy nie prowadził ewidencji tych środków.

Zasadność wprowadzenia obcych środków trwałych do ewidencji pozabilansowej była związana z koniecznością sprawowania kontroli nad stanem majątku oraz wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych określonych w art. 26 ust. 2 uor, według których inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Konta właściwe do prowadzenia ewidencji pozabilansowej obcych składników majątkowych i sposób jej prowadzenia powinny zostać określone przez dyrektora w zakładowym planie kont, stanowiącym część zasad (polityki) rachunkowości jednostki, zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 uor.

Ostatni pełny spis z natury MOK został przeprowadzony w 2015 r.

W dniu 21.12.2018 r. dyrektor wydał Zarządzenie Nr 20/2018 w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji gotówki w kasie MOK w drodze spisu z natury, według stanu na dzień 31.12.2018 r.

Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

Wartość majątku MOK wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Na dzień 31.12.2018 r. główny księgowy dokonał weryfikacji sald.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Symbole i numery dowodów „FZ”, pod którymi rejestrowane były faktury zakupu nie były widoczne na wydrukach kont kosztowych (np. wydruk do konta 503-01*), na których widoczne były jedynie symbole dowodów „ZKO” nadawane systemowo, zgodnie z chronologią wprowadzania faktur. W wyniku powyższego, odszukanie dowodu źródłowego dla kosztu zaksięgowanego z faktury zakupu było utrudnione, a nie we wszystkich przypadkach główny księgowy wprowadzał w opisie operacji nr dowodu „FZ”.

Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku numeracji dowodów kasowych. W MOK istniały dwie odrębne numeracje dowodów KP i KW:

• ręczna – nadawana na drukach ścisłego zarachowania,
• systemowa – nadawana każdej operacji przychodowej (KP) i rozchodowej (KW).

Powyższe numeracje różniły się, ponieważ w przypadku dowodów wystawianych ręcznie, część przychodów i rozchodów wykonywana była np. bez KP i KW, na podstawie dowodów źródłowych lub zbiorczych. Ze względu na ww. różnice, za każdym razem sporządzane były także 2 raporty kasowe, w tym jeden systemowy. Odszukanie dowodu źródłowego dla operacji kasowej wykazanej na wydruku do konta 101 - Kasa było utrudnione, ponieważ na wydruku operacji na koncie 101 widniała jedynie numeracja systemowa, a numeracja ręczna nie była podawana w opisie operacji.

Parafki składane na wyciągach bankowych nie zawierały wskazania, jakiego rodzaju kontroli/potwierdzenia dotyczą (podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, czy za kontrolę formalno – rachunkową), a zapisy procedur obowiązujących w MOK nie zawierały opisu w ww. zakresie. Według wyjaśnień głównego księgowego, parafki składane na wyciągach bankowych oznaczały podpisy osoby dekretującej wyciąg.

W MOK prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa i organizacyjna

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w MOK procedury finansowo – księgowe, procedury dotyczące kontroli zarządczej i wynagradzania pracowników oraz procedury dotyczące organizacji i pracy instytucji.

Kontrola wykazała, że obowiązujący w MOK „Regulamin pracy” zawierał w § 13 ust. 6 nieaktualny zapis w zakresie wykorzystywania zaległych urlopów wypoczynkowych. Według regulaminu, urlopu niewykorzystanego należy udzielić pracownikowi do końca I kwartału następnego roku, a według art. 26a ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej w związku z art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz.1040 ze zm.), urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej udzielić do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Obowiązująca w MOK procedura „System kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych” (zw. dalej procedurą kontroli) nie zawierała wskazania w zakresie rodzajów dokumentów funkcjonujących w MOK oraz ich obiegu, wskazania stosowanych w MOK rodzajów kontroli dokumentów, sposobu ich potwierdzania i osób odpowiedzialnych za ich wykonywanie. Procedura nie zawierała omówienia poszczególnych rodzajów dokumentów funkcjonujących w instytucji od miejsca ich wytworzenia do miejsca archiwizacji i wskazania osób odpowiedzialnych za wykonywanie czynności służbowych na poszczególnych etapach obiegu tych dokumentów.

Wzory pieczęci stosowanych w obiegu dokumentów złożone zostały na odrębnym dokumencie, a według kontrolującego powinny stanowić integralną części procedury kontroli.

Procedura kontroli zawierała ponadto w pkt I A ppkt 3 zapis o comiesięcznej premii uznaniowej, tj. o niefunkcjonującym w MOK składniku wynagradzania.

Obowiązujące w 2018 r. „Zasady (polityka) rachunkowości” MOK, wprowadzone załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 24/2017 z dnia 29.12.2017 r. dyrektora odwoływały się w pkt 3 do instrukcji użytkowania programu PCBIZNES PRO PRESTIŻ, która nie stanowiła jednak załącznika do zasad.

W zasadach rachunkowości nie zostały wymienione i/ lub opisane:

• stosowane i systemowe symbole dowodów księgowych, co miało szczególne znaczenie m.in. w związku z tworzonymi systemowo ww. dowodami „ZKO”,
• okresy sprawozdawcze kwartalne, półroczne i roczne, a w pkt 1.2 zasad rachunkowości wymieniono jedynie okresy miesięczne,
• zasady tworzenia odpisów aktualizujących należności i konto księgowe przeznaczone do ewidencjonowania tychże odpisów,
• sposób księgowania niektórych kosztów na kontach zespołu „4” – według wyjaśnień głównego księgowego mało istotnych – w tym np. kosztów odprowadzenia ścieków,
• uproszczenia stosowane w MOK na podstawie art. 4 ust. 4 uor.

Obowiązująca w 2018 r. „Instrukcja kasowa” wprowadzona Zarządzeniem Nr 25/2017 z dnia 29.12.2017 r. dyrektora, nie zawierała informacji o wysokości ustalonego przez dyrektora pogotowia kasowego. Kwota pogotowia kasowego nie została także wprowadzona żadną odrębną decyzją.

W obowiązującej w 2018 r. „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wprowadzonej Zarządzeniem Nr 25/2017 z dnia 29.12.2017 r. dyrektora powołano się w podstawie prawnej na przepisy, które nie dotyczyły instytucji kultury, tj. Zarządzenie nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych gminnych funduszy celowych i ich związków.

Instrukcja inwentaryzacyjna nie zawierała m.in. opisu obowiązujących w MOK procedur dotyczących dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych innych niż spis z natury (np. weryfikacja, porównanie danych), postępowania w z różnicami inwentaryzacyjnymi po podjęciu decyzji przez kierownika jednostki w sprawie ich kwalifikacji (np. w przypadku decyzji o obciążeniu niedoborem pracownika), a także wzorów stosowanych dokumentów. Według wyjaśnień głównego księgowego, MOK stosuje druki ogólnie przyjęte do stosowania podczas inwentaryzacji, jednakże instrukcja nie zawierała w tym zakresie żadnego zapisu.

Procedury obowiązujące w MOK nie były na bieżąco aktualizowane w zakresie aktów normatywnych wskazanych w podstawie prawnej, w tym m.in. uor i uofp.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor instytucji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroliZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Zasady (polityka) rachunkowości MOK wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w MOK transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 21.05.2019 r., w instytucji przeprowadzona została tylko 1. kontrola zewnętrzna, tj. kontrola PSSE w dniu 09.10.2018 r. w zakresie stanu higieny. Informacja o ww. kontroli przekazana została do WKiAW.

Za I i II półrocze 2018 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi MOK:

 Wprowadzenie do ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych będących w użytkowaniu MOK.

1. Sporządzanie dokumentacji dotyczącej wynajęcia sal i sprzętu w sposób pozwalający na przejrzystość w zakresie zastosowanych cen i rozliczeń oraz uregulowanie powyższego w procedurach MOK, w tym także pisemne dokumentowanie wszelkich uzgodnień i odstępstw od cennika opłat obowiązującego w MOK.
2. Stosowne dokumentowanie odstąpienia od naliczenia odsetek ustawowych z tytułu nieterminowych płatności za faktury MOK.
3. Bieżące uzupełnianie i kompletowanie umów zawieranych na uczestnictwo w zajęciach prowadzonych w MOK.
4. Przedstawianie umów do kontrasygnowania przez głównego księgowego, przed ich podpisaniem.
5. Każdorazowe potwierdzanie podpisem przez głównego księgowego wykonanej kontroli dokumentacji finansowo - księgowej.
6. Uszczegółowienie zapisów umów zawieranych z prowadzącymi zajęcia w zakresie jednostki rozliczeniowej (godzina lekcyjna, godzina zegarowa, wynagrodzenie miesięczne) oraz przyjmowanie faktur/rachunków zakupu z prawidłowym wskazaniem tej jednostki i ceny umownej.
7. Bieżące uzgadnianie księgowań na kontach zespołu „7” z pracownikiem odpowiedzialnym za rozliczanie wpłat za uczestnictwo w zajęciach.
8. Podjęcie działań w celu zmiany zapisów umowy zawartej na obsługę prawną w zakresie wydłużenia terminu zapłaty i określenia górnej granicy kosztów wyjazdów służbowych pokrywanych przez MOK.
9. Stosowanie opisów dowodów zakupu w sposób pozwalający na powiązanie zakupu z umową, zamówieniem lub zleceniem oraz ksiąg rachunkowych z inwentarzowymi.
10. Wystawianie dowodów „PK” dla wewnętrznych operacji finansowych, w tym wypłat pozapłacowych.
11. Wypłatę pracownikowi niesłusznie zaniżonego dodatku z tytułu wieloletniej pracy w kwocie 287,64 zł.
12. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
13. Uzupełnienie dokumentacji pracowniczej o brakujące dokumenty.
14. Zaktualizowanie zakresów czynności pracowników m.in. poprzez usunięcie zapisów o premii uznaniowej, a w przypadku stanowiska Specjalisty ds. biurowych i księgowych, także rozszerzenie o czynności dotyczące inwentaryzacji.
15. Podjęcie stosownych działań w zakresie dostosowania posiadanego systemu do przepisów dotyczących naliczania wynagrodzeń m.in. w celu odstąpienia od dwutorowego sporządzania dokumentacji płacowej.
16. Wprowadzenie centralnego rejestru umów MOK w celu zwiększenia przejrzystości działań w zakresie wydatkowania środków finansowych.
17. Uzupełnienie obowiązujących w MOK zasad rachunkowości w celu wypełnienia zapisów art. 10 uor oraz uregulowanie stosownymi zapisami wszelkich uproszczeń stosowanych w instytucji w zakresie dokumentowania, księgowania i kontroli operacji finansowych, zgodnie z art. 4 ust. 4 uor.
18. Opracowanie szczegółowego obiegu i kontroli dowodów funkcjonujących w MOK.
19. Przegląd pozostałych procedur obowiązujących w MOK w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia, usunięcia zapisów niewłaściwych i ujednolicenia zapisów wspólnych.