Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 21.08.2019 –17.09.2019 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Specjalnym Nr 21 w Szczecinie przy ul. Malczewskiego 23 (zw. dalej PPS 21) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2018 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 22.10.2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Specjalnym Nr 21 w Szczecinie (zw. dalej PPS 21) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• wypłaceniu zaniżonego dodatku stażowego,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z ówcześnie obowiązującymi przepisami,
• nieterminowemu regulowaniu zobowiązań,
• sporządzaniu faktur niezgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług,
• nieopiniowaniu zawieranych aneksów do umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• pobierania opłat z tytułu żywienia dzieci w przedszkolu,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PPS 21 w 2018 r. wyniosły ogółem 324,35 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 80105.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2018 r. wyniosły ogółem 51.977,21 zł.

 W ramach dochodów za 2018 r. kontroli poddano:

• 5 umów/aneksów najmu obowiązujących w 2018 r. oraz dochody uzyskane z tytułu najmu, tj. 100% dochodów na § 0750 w kwocie 23.087,10 zł.
• umowy cywilno-prawne zawarte z rodzicami i opiekunami na rok szkolny 2017/2018 oraz wynikające z tych umów przypisy należności za wyżywienia i wpłaty zrealizowane w marcu, kwietniu oraz maju 2018 roku w kwocie ogółem 8.164,86 zł zaewidencjonowane na § 0670, jak również rozliczenie w kolejnych miesiącach nadpłat lub niedopłat za ww. miesiące 2018 r. dla 32 dzieci.

Stwierdzono, że 2. aneksy do umów najmu nie zostały przekazana przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

We wszystkich przypadkach dokumentacja dotycząca dochodów z tytułu najmu była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi.

 Wpłaty objęte kontrolą z tytułu odpłatności za korzystanie z wyżywienia od marca do maja 2018 r. oraz wpływy z najmu składników majątkowych zaewidencjonowanych na § 0750 zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano należności wymagalne z tytułu towarów i usług w kwocie 1.963 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności netto w kwocie 1.963 zł. 

 Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Należności z tytułu wyżywienia za okres 2018 r. w kwocie 1.963 zł zostały uregulowane w styczniu 2019 r.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

    Zaplanowane wydatki PPS 21 w wysokości 1.644.068,00 zł zrealizowane zostały w 98,3 %, tj. w kwocie 1.615.457,42 zł (środki budżetowe na kwotę 1.563.480,21 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 51.977,21 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

•  35 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 81.956,62 zł, co stanowiło 5,1 % wydatków jednostki ogółem (74.809,29 zł sfinansowanych ze środków budżetowych oraz 7.147,33 zł sfinansowanych z wyodrębnionego rachunku dochodów),
• 28 wyciągów bankowych,
• 4 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami,
• 8 umów oraz aneks dotyczący wydatków.

   W 8. przypadkach umowy/aneks nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W 3. przypadkach na 35 skontrolowanych, płatności na łączną kwotę 8.712,00 zł uregulowane zostały przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturach (potencjalne odsetki 10,03 zł), opóźnienia wyniosły od 1 do 16 dni. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

   Osobą odpowiedzialną za terminowe regulowanie zobowiązań PPS 21 był główny księgowy.

   W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin), zwanego dalej zarządzeniem w sprawie zamówień, w 4. przypadkach stwierdzono uchybienie polegające na zastosowaniu, w notatkach służbowych nieaktualnego kursu euro (4,1749). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego udzielając zamówienia (którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto) każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, która powinna zawierać m.in. informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro, przy czym zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz.1843), zw. dalej ustawą pzp. W okresie udzielenia ww. zamówień, tj. w 2018 r., obowiązywał średni kurs złotego w stosunku do euro określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz.2177), który wynosił 4,3117.

W badanym okresie dyrektor był osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji w zakresie udzielanych zamówień publicznych.

Wszystkie skontrolowane faktury (35) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2 Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., w łącznej kwocie 120.665,59 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 90.832,65 zł,
• składek ZUS na kwotę 22.839,72 zł,
• dostaw towarów i usług na kwotę 6.993,22 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. jak i w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne
z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 24. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 16,7 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 177.731,56 zł (w tym nagrody jubileuszowej  dla 1. pracownika), tj. 16,6 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.073.726,13 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 8.979,63 zł, tj. 11 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 82.004,48 zł.

W jednym przypadku akta osobowe pracownika nie zawierały informacji o wysokości przyznanej pracownikowi w 2018 r. nagrody jubileuszowej. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 105 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), według którego odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych.

Ponadto stwierdzono, że w części B akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Było to niezgodne z zapisami § 8 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zgodnie z którym dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

W badanym okresie dyrektor był osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych.

W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w 1. przypadku główny księgowy zaniżył wysokość wypłaty dodatku stażowego. W miesiącach od sierpnia do października 2018 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kucharza naliczano dodatek stażowy w wysokości zaniżonej o 1%, w związku z czym był on niższy o kwotę 73,82 zł. Przyczyną powyższego było błędne wprowadzenie danych dotyczących okresów zatrudnienia do systemu płacowego.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

Nagroda jubileuszowa pracownika naliczona była prawidłowo i  wypłacona niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 100.683,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 467.633,30 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS PDRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy: od stycznia do grudnia 2018 r.

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2018 r., wynagrodzenie z tego tytułu wyniosło 316 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 324,35 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.563.480,21zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 51.977,20 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.963 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 350 zł i nie uległ zmianie w stosunku do planu na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.563.488 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 356.038 zł (dokonano 13 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 80.580 zł i nie uległ zmianie w stosunku do planu na dzień 01.01.2018 r.

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy
 z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351), zw. dalej uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PPS 21 „Instrukcją w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji i rozliczenia jej wyników” (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną). Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został na dzień 31.12.2015 roku. W sprawie powołania Komisji inwetaryzacyjnej oraz terminów inwentaryzacji dotyczącej 2018 r. dyrektor PPS 21 wydał zarządzenie nr 16/2018 r. z dnia 28 grudnia 2018 r. Inwentaryzacja na dzień 31.12.2018 r. została przeprowadzona na podstawie dokumentacji i wg metod wyszczególnionych w powyższym zarządzeniu. Ponadto stwierdzono, że wartość materiałów wynikająca ze spisu z natury: magazynu żywnościowego w kwocie 1.986,80 zł, była zgodna z saldem konta „310-30-01” na dzień 31.12.2018 r., magazynu chemicznego w kwocie 512,74 zł,  była zgodna z saldem konta „310-10-01” na dzień 31.12.2018 r. Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PPS 21 zasady rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• Zakładowy Plan Kont (wykaz kont księgi głównej oraz zasady ewidencji księgowej zdarzeń i operacji gospodarczych na kontach księgi głównej),
• Zasady prowadzenia kont pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych – zbiorowo tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz charakterystykę przetwarzania danych,
• System ochrony danych i zbiorów.

    Ponadto kontroli poddano funkcjonujące w jednostce:

• Instrukcję w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji i rozliczenia jej wyników,
• Zasady gospodarki kasowej w jednostce, Instrukcja o gospodarce materiałowej oraz obiegu dokumentów magazynowych,
• Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, procedury kontroli finansowej.   

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce Procedury udzielania zamówień publicznych,Regulamin Kontroli Zarządczej, a także Regulamin pracy, Regulamin organizacyjny, Regulamin wynagradzania pracowników (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze zatrudnienie i wynagrodzenia).

W jednostce funkcjonowały Procedury udzielania zamówień publicznych zmienione aneksem nr 2 z dnia 28.05.2008 r., które zawierały nieprawidłowe zapisy dotyczące wartości granicznej zamówienia wyłączonego z ustawy  pzp, tj. kwotę 14 000 euro. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 4 pkt 8 ww. ustawy, według których ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Było to również niezgodne z Załącznikiem Nr 1 do zarządzenia w sprawie zamówień regulującym zasady wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych wartością graniczną zamówień wyłączonych z ustawy pzp, jest wartość nie przekraczająca wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

  Stwierdzono ponadto, że procedury wewnętrzne obowiązujące w PPS 21 zawierały nieaktualne podstawy prawne.

  Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

Zasady rachunkowości obowiązujące w jednostce zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PPS 21 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 4 korekty deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży, 62 faktury z dokumentacją źródłową oraz 2 korekty faktur.

W toku kontroli 64. Faktur/korekt faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

• Wystawione przez jednostkę faktury wewnętrzne nie zawierały wyrazu „FAKTURA WĘWNĘTRZNA”, co było niezgodne z zapisami § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16).
  • Nr korekty faktury wewnętrznej został zapisany w formacie PS21/18/W/2/KOR, a powinien zostać zapisany w formacie: „symbol jednostki / rok (rr) / K /…../ numer kolejny korekty faktury (…)”, zgodnie z zapisami § 316 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16.
  • We wszystkich fakturach wewnętrznych dotyczących żywienia dzieci nie wskazano prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

- We wszystkich fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek.

Ustalono ponadto, że w 2. przypadkach deklaracje VAT-7 za niżej wskazane miesiące 2018 r. sporządzone zostały i przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1  załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16 w brzmieniu nadanym załącznikiem do zarządzenia nr 355/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 sierpnia 2018 r., tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracja VAT-7 za październik została przekazana dopiero w dniu 14.11.2018 r., a deklaracja za listopad przekazana została w dniu 14.12.2018 r. Dodatkowo ustalono, że w 5. przypadkach wpłaty należnego podatku VAT do Urzędu Miasta Szczecin nie dokonano w  terminie wskazanym w zarządzeniuw sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.  Odprowadzenie podatku po ww. terminie dotyczącego miesięcy: marzec i czerwiec, było niezgodne z zapisami § 6 ust. 6 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16. Natomiast odprowadzenie podatku za miesiące w terminach: 11.10.2018 r.  za wrzesień, 14.11.2018 r. za październik oraz w dniu 13.12.2018 r. za listopad, było niezgodne z zapisami § 6 ust. 6 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 439/16 w brzmieniu nadanym załącznikiem do zarządzenia nr 355/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 sierpnia 2018 r.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PPS 21 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Potencjalna kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2018 r. wyniosłaby 188,30 zł. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PPS 21 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w wystawionych fakturach i fakturach wewnętrznych.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Na podstawie oględzin książki kontroli stwierdzono, że w 2018 r. w PPS 21 przeprowadzono jedną kontrolę zewnętrzną, tj. kontrola przeprowadzona przez Powiatową Stację Sanitarno – Epidemiologiczną dot. wykonania uprzednio wydanej decyzji w dniu 26.10.2018 r. W dniu 29.10.2018 r. dyrektor poinformował WKiAW o ww. kontroli.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2018 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił dyrektor, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PPS 21:

1. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
2. Każdorazowe przekazywanie aneksów do umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
3. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
4. Terminowe sporządzanie i przekazywanie do UM Szczecin deklaracji VAT-7 oraz terminowe dokonywanie wpłat podatku należnego VAT, tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
5. Umieszczanie na fakturach i fakturach wewnętrznych podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług.
6. Korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
7. Wyrównanie i wypłacenie pracownikowi zaniżonego dodatku stażowego.
8. Prowadzenie ewidencji czasu pracy odrębnie .
9. Wprowadzenie w PPS 21 procedur udzielania zamówień publicznych zgodnych z zasadami określonymi wZarządzeniu nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r.
10. Przegląd procedur i regulaminów obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania.
11. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.