Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie sierpień – wrzesień 2019 r. przeprowadził w Filharmonii im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie) ul. Małopolska 48, 70-515 Szczecin kontrolę w zakresie wybranych aspektów gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.10.2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Filharmonii im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie (zw. dalej Filharmonią lub jednostką) w zakresie wybranych aspektów gospodarowania mieniem stwierdzono, że: 

• książka obiektu budowlanego założona dla budynku Filharmonii zawierała liczne nieprawidłowości, a ponadto od maja 2016 r. zaprzestano jej prowadzenia,
• jednostka nie posiadała protokołów z kontroli okresowych stanu technicznego budynku za okres od II połowy 2014 r. do końca 2017 r.,
• inwentaryzację w 2017 r. przeprowadzono i rozliczono w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r., poz. 351) (zw. dalej uor),
• nie oznaczono trwale składników majątku znajdującego się w siedzibie Filharmonii w sposób umożliwiający ich identyfikacje (np. numerami inwentarzowymi),
• Dyrektor wyraził ustną niesprecyzowaną i niesformalizowaną zgodę pracownikowi Filharmonii na użyczenie sprzętu nagłośnieniowego będącego w posiadaniu Filharmonii, a tym samym nie zabezpieczył  interesu majątkowego Filharmonii przed mogącymi wystąpić negatywnymi skutkami użyczenia,
• przewidziane przepisami prawa budowlanego kontrole okresowych stanu technicznego budynku przeprowadzane były przez pracownika Filharmonii który był odpowiedzialny za nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej obiektu,
• w 1. przypadku zakupiono sprzęt elektroniczny od prowadzącego działalność gospodarczą pracownika Filharmonii, który został zarazem wskazany jako osoba odpowiedzialna ze strony Filharmonii za realizację tego zamówienia, a więc w warunkach konfliktu interesów,
• w 7 przypadkach udostępniono mienie będące w posiadaniu Filharmoniibez sporządzenia umowy w formie pisemnej.

 II. Oceny Cząstkowe

1. Prowadzenie książki obiektu budowlanego

Od 1 lipca 2014 r. Filharmonia, na podstawie umowy (Umowa dzierżawy z dnia 1 lipca 2014 r. oraz umowa dzierżawy z dnia 1 lipca 2017 r.) zawartej z właścicielem - Gminą Miasto Szczecin, była dzierżawcą budynku użyteczności publicznej, położonego przy ul. Małopolskiej 48 w Szczecinie o pow. użytkowej 12.734 m² oraz pow. zabudowy3.234 m², którego budowę zakończono w 2014 r. Dla ww. budynku została założona książka obiektu budowlanego (zw. dalej książką), o której mowa w art. 64 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2019 r. poz. 1186 ze zm.)(zw. dalej p.b.u.).

W toku kontroli prowadzenia przez Filharmonię książki obiektu budowlanego ustalono liczne nieprawidłowości, w tym:

• od maja 2016 r. zaprzestano prowadzenia książki obiektu budowlanego, czym naruszono art. 64 ust. 1 p.b.u., według którego zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego; oraz § 2 rozporządzenia z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) (ze. dalej rozporządzeniem w sprawie książki), według którego książka powinna być systematycznie prowadzona przez okres użytkowania obiektu budowlanego. Ostatni wpis w ww. książce został dokonany w dniu 10.05.2016 r. Do kontroli przedstawiono protokoły z obligatoryjnych kontroli okresowych wykonanych po maju 2016 r., jednakże nie były one wpisywane do książki, czym naruszono również § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie książki, według którego wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu,
• w książce (do momentu zaprzestania jej prowadzenia) dokonywano nieprawidłowych wpisów, w tym w tablicy nr 4 wpisywano m.in.: przeglądy serwisowe/gwarancyjne, badania twardości wody, „wykład z wiedzy teoretycznej na temat p.poż (…)”, czy ćwiczebny alarm opuszczenia budynku dla orkiestry i administracji, czym naruszono § 5 pkt 4 rozporządzenia w sprawie książki, według którego wpisy do książki obejmują protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 u.p.b.,
• wpisy nie zawierały wszystkich wymaganych elementów, czym naruszono § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie książki, według którego wpis do książki powinien zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła. W rubryce „nr protokołu” wpisywano kolejny porządkowy, a nie numer konkretnego protokołu, ponadto wpisy nie zawierały danych identyfikujących osobę, która dokument wystawiła, a także pozostawiono inne nieuzupełnione pozycje książki (np. lp. 19 w tablicy nr 4),  
• w książce nie wskazano takich informacji jak: data założenia książki, numer księgi wieczystej i sąd, w którym się znajduje, oznaczenie protokołu odbioru obiektu – nr i data sporządzenia, czym naruszono § 5 pkt 1 lit. c, f rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują: podstawowe dane identyfikujące obiekt, w tym protokół odbioru obiektu - numer i datę sporządzenia, datę założenia książki, oraz wbrew wzorowi stanowiącemu załącznik do rozporządzenia w sprawie książki,
• tablica nr 3 „spis dokumentacji dołączonej do książki obiektu” nie została wypełniona w żadnej pozycji, czym naruszono § 5 pkt 2 rozporządzenia w sprawie książki, według którego wpisy do książki obejmują: dane ogólne o obiekcie wraz z wykazem dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej przekazanej właścicielowi (zarządcy) przy zakładaniu książki,
• wpisów dokonywali niewłaściwie upoważnieni pracownicy wskazani (samodzielnie) w tablicy nr 1 książki „osoba upoważniona do dokonywania wpisu”, jednakże upoważnienie tych osób do dokonywania wpisów w książce nie znajdowało odzwierciedlenia w dokumentach wewnętrznych jednostki, np. regulaminie organizacyjnym, zakresie czynności pracownika czy odrębnym pisemnym upoważnieniu udzielonym przez Dyrektora. Ponadto w ocenie kontroli, w tym samym czasie upoważnione do dokonywania wpisów powinny być co najmniej dwie osoby, tak aby w przypadku nieobecności jednej z nich możliwe było prawidłowe wypełnienie dyspozycji wynikającej z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie książki, według którego wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu,
• sprostowania błędów we wpisach dokonywano w sposób uniemożliwiający odczytanie pierwotnej treści, tj. przy użyciu korektora, czym naruszono § 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie książki , według którego sprostowania błędów we wpisach dokonuje się przez przekreślenie wyrazów pojedynczą linią oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej zmiany.

Osobami wskazanymi do dokonywania wpisów w książce byli: ówczesny Kierownik sekcji techniczne (brak podpisu i okresu dokonywania wpisów), Zastępca Dyrektora Filharmonii (od 01.08.2014 r. do 06.04.2015 r.) Kierownik sekcji technicznej (od 07.04.2015 r.).

W toku kontroli ustalono również, iż jednostka nie dysponowała protokołami z kontroli okresowej, o której mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a i b w zw. z art. 62 ust. 1 pkt 3 u.p.b. za okres od II połowy 2014 r. do końca 2017 r., czym naruszono art. 64 ust. 3 u.p.b., według którego protokoły z kontroli obiektu budowlanego są dołączane do książki obiektu budowlanego. Do kontroli przedstawiono wyłącznie zawiadomienia o przeprowadzonych kontrolach (od II połowy 2015 r.) przekazane Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego (zw. dalej PINB) przez osobę przeprowadzającą kontrolę. W związku z brakiem ww. protokołów oraz zawiadomień PINB, a także nieobecnością osoby odpowiedzialnej za zlecanie przeprowadzania kontroli, nie sposób było również jednoznacznie ustalić czy w okresie od przekazania budynku w dzierżawę, tj. od lipca 2014 r. do II połowy 2015 r. przeprowadzono wymagane art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a i b u.p.b. kontrole okresowe stanu technicznego obiektu.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, iż ww. kontrole okresowe wynikające z art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a i b w zw. z art. 62 ust. 1 pkt 3 u.p.b. w okresie II połowa 2015 r. do końca 2017 r. przeprowadzał Zastępca Dyrektora Filharmonii, która posiadała odpowiednie uprawnienia budowlane wymagane do przeprowadzania tego typu kontroli. Do obowiązków pracowniczych Zastępcy Dyrektora, zgodnie z podpisanym zakresem czynności, należało m.in. kontrola i nadzór nad działalnością administracyjną i techniczną; koordynowanie spraw administracyjnych, technicznych, inwestycyjnych, remontowych; nadzorowanie i kontrola całokształtu działań związanych z utrzymaniem sprawności technicznej całego obiektu Filharmonii. W ocenie kontroli przeprowadzanie, wymaganych przez przepisy ustawy prawo budowlane, kontroli okresowych stanu technicznego obiektu (w istocie sprowadzających się do sprawdzenia, w jakim stanie technicznym utrzymany jest budynek), przez osobę, do której zakresu obowiązków należy nadzór nad należytym utrzymaniem technicznym tego obiektu, może prowadzić do potencjalnego konfliktu interesów oraz ryzyka braku zachowania odpowiedniej bezstronności i obiektywizmu przy przeprowadzaniu kontroli. W takiej sytuacji przeprowadzający kontrolę sprawdza nie tylko stan techniczny budynku, ale także pośrednio weryfikuje prawidłowość podejmowania działań przez osoby odpowiedzialne za należyte utrzymanie budynku, a więc w przedmiotowym przypadku kontrolujący sprawdzał sam siebie, łącząc funkcję wykonawczą (odpowiedzialność za stan techniczny budynku) z funkcją kontrolną (weryfikacja stanu technicznego tego budynku).

Osobą odpowiedzialną za nadzorowanie i kontrolę działalności administracyjnej i technicznej, w tym całokształtu działań związanych z utrzymaniem sprawności technicznej całego obiektu Filharmonii był Zastępca Dyrektora Filharmonii.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że jednostka posiadała aktualne przeglądy stanu technicznego obiektu, przeprowadzone przez osoby posiadające uprawnienia w odpowiedniej specjalności.  Do dnia zakończenia kontroli sformułowano oraz rozesłano (do 4 podmiotów) zapytanie ofertowe dotyczące złożenia oferty cenowej na wykonanie (po raz pierwszy w trakcie eksploatacji budynku) przeglądu 5-cio letniego budynku Filharmonii, którego obowiązek wykonania wynikał z art. 62. ust. 1 pkt 2 u.p.b.

2. Udostępnianie wyposażenia oraz sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego będącego w posiadaniu Filharmonii

Filharmonia w latach 2014 – 2019 była w posiadaniu zarówno wyposażenia, instrumentarium oraz sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego (zwanych dalej ruchomościami) nabytego na własność instytucji jaki i dzierżawionego od Gminy Miasto Szczecin, na podstawie zawartych umów dzierżawy (umowa dzierżawy z dnia 1 lipca 2014 r. oraz umowa dzierżawy z dnia 1 lipca 2017 r. oraz aneksy do ww. umów).

W zakresie udostępnianego w latach 2014 – 2019 wyposażenia, instrumentarium oraz sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego Filharmonia posiadała w formie pisemnej:

• 9 umów użyczenia instrumentów muzycznych,
• 7 protokołów zdawczo-odbiorczych dokumentujących użyczenie instrumentów muzycznych (sporządzonych w przypadku braku pisemnej umowy),
• umowę użyczenia aparatu fotograficznego,
• protokół zdawczo-odbiorczy wraz z fakturą VAT za wypożyczenie pulpitów,
• specyfikację techniczną wraz z fakturą VAT za wypożyczenie sprzętu nagłośnieniowego.

Kontrolą objęto postępowanie Filharmonii przy udostępnieniu ww. ruchomości na rzecz innych podmiotów, a także wewnętrzne procedury obowiązujące w tym zakresie.

W toku kontroli ustalono, iż Dyrektor Filharmonii wyraził ustną, niesprecyzowaną i niesformalizowaną zgodę pracownikowi Filharmonii (prowadzącemu zarazem działalność gospodarczą w zakresie obsługi technicznej imprez, w tym wynajmu i sprzedaży sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego) na możliwość użyczenia sprzętu nagłośnieniowego będącego w posiadaniu Filharmonii, na potrzeby prowadzonej przez pracownika działalności gospodarczej. Wyrażona zgoda miała charakter grzecznościowy, bowiem udzielona została przez Dyrektora w wyjątkowej sytuacji, gdy na potrzeby organizowanego przez Filharmonię wydarzenia, ze względu na niewystarczające wyposażenie techniczne Filharmonii, koniecznym było pozyskanie dodatkowego sprzętu nagłośnieniowego, który został w niezbędnym zakresie użyczony jednostce przez ww. pracownika, w zamian za możliwość skorzystania w późniejszym czasie ze sprzętu Filharmonii. Między innymi ze względu na brak jakiejkolwiek dokumentacji pisemnej w przedmiotowym zakresie (chociażby umowy, protokołu zdawczo-odbiorczego, notatki służbowej) oraz nieobecność ww. pracownika w trakcie kontroli, nie sposób było jednoznacznie zweryfikować skali tego użyczenia. Brak sporządzenia umowy w formie pisemnej w ww. przypadku spowodował, iż w niedostatecznym stopniu zabezpieczony został interes majątkowy zarówno jednostki jaki i gminy (m.in. ze względu na brak zapisów precyzujących przedmiot i skalę użyczenia, czy braku zapisów dotyczących kwestii odpowiedzialności za zagubienie/uszkodzenie sprzętu oraz konsekwencji nieterminowego jego zwrotu). Wyrażenie niesprecyzowanej oraz w żaden sposób nieudokumentowanej zgody budzi również wątpliwość co do transparentności podejmowanych działań w zakresie gospodarowania majątkiem instytucji. Filharmonia jako samorządowa instytucja kultury, zaliczana do jednostek sektora finansów publicznych, gospodarując majątkiem publicznym powinna podejmować wszelkie działania w sposób przejrzysty oraz odpowiednio zabezpieczający mienie przed negatywnymi konsekwencjami mogącymi wyniknąć z nieprawidłowego użytkowania udostępnionego sprzętu.

Kontrola wykazała również, iż w 7 na 18 przypadków (w tym 5 przypadków bezpłatnego użyczenia instrumentu muzycznego podmiotom niekomercyjnym, tj. Opera na Zamku, Zamek Książąt Pomorskich, oraz po 1 przypadku odpłatnego udostępnienia pulpitów i sprzętu nagłośnieniowego podmiotom komercyjnym) nie sporządzono umowy w formie pisemnej na okoliczność udostępnienia ruchomości będących w posiadaniu Filharmonii. Z przekazania ww. ruchomości sporządzano wyłącznie protokoły zdawczo-odbiorcze. Brak sporządzania umów w formie pisemnej spowodował, iż również w tych przypadkach w niedostatecznym stopniu zabezpieczony został interes majątkowy jednostki (m.in. ze względu na brak zapisów dotyczących kwestii odpowiedzialności za zagubienie/uszkodzenie sprzętu, czy konsekwencji nieterminowego zwrotu sprzętu bądź nieterminowej zapłaty umówionej kwoty udostępnienia).

Za nadzór nad właściwym wykorzystaniem mienia i majątku instytucji odpowiadał Dyrektor.

W toku kontroli ustalono także sprzeczność pomiędzy zapisami Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych (Zarządzenie Dyrektora Filharmonii nr 06/2017), według którego w przypadku zamówień nieprzekraczających 3000 zł nie stosuje się przepisów ustawy i regulaminu, w tym tych dotyczących analizy rynku (skierowania zapytania do minimum dwóch wykonawców), a zapisami Instrukcji obiegu dokumentów w Filharmonii (Zarządzenie Dyrektora Filharmonii nr 36/2014), według której w przypadku pozostałych umów cywilnoprawnych (kosztowych) o charakterze nieartystycznym o wartości poniżej 3000 zł należy zestawić 3 alternatywne oferty cenowe oraz postanowieniami decyzji (Decyzja Dyrektora Filharmonii nr 42/DB/2017) Dyrektora wprowadzającej obowiązujące zasady dotyczące udzielania zamówień, według której przed udzieleniem zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 3.000 zł brutto a powyżej 1.000 zł brutto (Według postanowień decyzji Dyrektora nr 42/DB/2017 zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 1.000 zł brutto można było udzielić bez dokonania rozeznania rynku, przy zachowaniu zasad celowości i oszczędności wydatkowania środków publicznych) należy dokonać analizy rynku. Ww. sprzeczność zapisów regulacji wewnętrznych skutkowała niejednolitą praktyką w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych o wskazanym charakterze, np. w przypadku zakupu konwertera audio zestawiono trzy oferty cenowe, a w przypadku takich zamówień jak transport instrumentów, wynajem sprzętu elektroakustycznego, organizacja pobytu zespołu muzycznego brak było dokumentacji świadczącej o zestawieniu trzech alternatywnych ofert.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że prowadzony w formie elektronicznej (plik arkusza kalkulacyjnego) rejestr zarządzeń był niekompletny, tj. pomimo przedstawienia do kontroli Zarządzenia Dyrektora Filharmonii nr 66/2018 dotyczącego wprowadzenia polityki rachunkowości, to w rejestrze nie wykazano tego aktu wewnętrznego.

W pozostałym zakresie ustalono, że w Filharmonii od momentu przeniesienia działalności kulturalnej do nowej siedziby położonej przy ul. Małopolskiej do czerwca 2019 r. nie wprowadzono szczegółowych wewnętrznych regulacji określających sposób postępowania przy ruchu mienia poza siedzibę Filharmonii związanego zarówno z bezpośrednią działalnością artystyczną Filharmonii, jaki i udostępnianiem sprzętu/ wyposażenia/instrumentów podmiotom zewnętrznym (m.in. ze względu na incydentalny charakter takiego udostępniania, które ówcześnie następowało na indywidualnie ustalonych zasadach poczynionych z każdorazowym kontrahentem). Zarządzeniem Dyrektora Filharmonii nr 35/2019 z dnia 19 czerwca 2019 r. wprowadzono zasady ruchu mienia związane z bezpośrednią działalnością Filharmonii. W ww. zarządzeniu wskazano również, iż zasady użyczania sprzętu technicznego, instrumentów, itp. na wydarzenia nie związane z działalnością artystyczną Filharmonii określał będzie Regulamin Najmu Sprzętu Technicznego i Instrumentów. Do dnia zakończenia kontroli sporządzono wstępny projekt ww. regulaminu, który miał być przedmiotem dalszej analizy prawnej i księgowej, w szczególności związanej przygotowaniem załączników, w tym wzoru umowy. 

3. Zawieranie umów z pracownikami Filharmonii w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

W okresie od dnia 01.01.2014 r. do dnia 21.08.2019 r. w Filharmonii zatrudnionych było łącznie 186 pracowników (w tym 40 byłych pracowników, których stosunek pracy ustał w ww. okresie).

Kontrolą objęto 23 umowy/zamówienia zawarte (w latach 2014-2019)z 4 pracownikami Filharmonii w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. 

W Regulaminie Pracy Filharmonii (załącznik nr 2 do zarządzenia z dnia 20.08.2018 r.) wskazano, iż wyłącznie podjęcie przez pracownika artystycznego dodatkowego zatrudnienia lub zajęć na rzecz innego podmiotu wymaga uzyskania zgody pracodawcy, o ile dodatkowe zatrudnienie lub zajęcia mogłyby kolidować z wykonywaniem przez pracownika obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

W toku kontroli prawidłowości zawierania umów z pracownikami prowadzącymi działalność gospodarczą ustalono, iż w 1. przypadku Dyrektor Filharmonii, po przeprowadzonej analizie rynku i wyborze oferty najkorzystniejszej, zawarł umowę, której przedmiotem był zakup konwertera audio o wartości 2.698 zł brutto, z osobami fizycznymi prowadzącymi wspólnie działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej, z których jeden ze wspólników był zarazem pracownikiem Filharmonii w warunkach konfliktu interesów. Konflikt interesów zaistniał, ponieważ pracownik, wyznaczony przez Dyrektora na osobę odpowiedzialną ze strony Filharmonii za realizację tego zamówienia był jednocześnie sprzedawcą, a więc wystąpił w tej samej sprawie po dwóch stronach umowy. Ww. sytuacja wynikała m.in. ze struktury organizacyjnej Filharmonii, w której ww. pracownik, jako jedyny posiadał wymagane kompetencje niezbędne do zainstalowania konwertera będącego przedmiotem zamówienia. W ocenie kontroli zawieranie umów w tak ukształtowanych okolicznościach powodujących wystąpienie konfliktu interesów oraz ryzyko niezachowania odpowiedniej bezstronności i obiektywizmu przez osoby uczestniczące w transakcji, jest zdarzeniem niepożądanym, mogącym negatywnie wpływać na prawidłowość przebiegu realizacji umowy, a tym samym także interes majątkowy Filharmonii.

Za prawidłowość zawierania umów odpowiedzialność ponosił Dyrektor.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości, w tym:

• zakresy przedmiotowe ww. umów/zamówień, zawartych z pracownikami Filharmonii w ramach prowadzonej przez te osoby działalności gospodarczej, nie pokrywały się z merytorycznymi zakresami obowiązków tych pracowników, określonych w indywidualnych zakresach czynności,
• pracownicy prowadzący działalność gospodarczą nie występowali jednocześnie po dwóch stronach umowy/zamówienia, a prawidłowość realizacji umowy/zamówienia była weryfikowana przez innych merytorycznie odpowiedzialnych pracowników,
• w przypadku umów, których wartość przekraczała 3000 zł brutto każdorazowo sporządzano umowy w formie pisemnej, a dokumenty księgowe dotyczące realizacji wydatków zawierały potwierdzenie wykonania kontroli merytorycznej przez Dyrektora oraz formalno-rachunkowej przez Głównego Księgowego.
  1. Inwentaryzacja majątku

W toku kontroli sprawdzono sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r. Dyrektor Filharmonii w dniu 18 listopada 2017 r. zarządził (Zarządzeniem nr 71/2017 z dnia 18.11.2017 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji za rok 2017 metodą spisu z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej) przeprowadzenie okresowej inwentaryzacji majątku jednostki według stanu na dzień 31.12.2017 r.: gotówki i czeków znajdujących się w kasach, magazynu głównego i pomieszczeń (majątek trwały), towarów znajdujących się w magazynie głównym i magazynie sklepiku. Majątek rzeczowy (środki trwałe, pozostałe środki trwałe) miał być inwentaryzowany w formie spisu z natury. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano komisję inwentaryzacyjną. Kontroli poddano dokumentację dot. przedmiotowej inwentaryzacji, w tym: 11 arkuszy spisu z natury, sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury.

Ustalono, że inwentaryzacją nie objęto wszystkich składników majątku w tym: wartości niematerialnych i prawnych, nieruchomości, żadnego ze składników wyposażenia przekazanego do użytkowania przez Gminę Miasto Szczecin (Przekazanych na podstawie umowy nr 1/WK/2014 z dnia 1 lipca 2014 r., umowy nr 1/WK/2017 z dnia 1 lipca 2017 r. zmienionej aneksem nr 1 z dnia 20 grudnia 2018 r.), podczas gdy obowiązek taki wynikał z art. 26 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor oraz art. 26 ust. 2 w związku z 26 ust. 3 pkt 3 uor.

Kontrola wykazała również, że nie dokonano wyceny składników majątku wskazanych w arkuszach spisu z natury:

• nr 1/2017 dot. środków trwałych – arkusz składał się z 27 ponumerowanych stron i zawierał 666 pozycji,
• nr 3/2017 dot. towarów znajdujących się w sklepiku - arkusz składał się z 4 ponumerowanych stron i zawierał 69 pozycji.

Brak wyceny poszczególnych składników majątku uniemożliwił porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych i stwierdzenie ewentualnych niedoborów lub nadwyżek. Według art. 26 ust. 1 pkt 1 uor jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację (…) drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Wskazać należy również, że wszystkie arkusze spisowe stanowiły komputerowe wydruki, które nie zawierały danych umożliwiających identyfikację osoby, która wprowadziła zapisy do określonego arkusza. Według art. 10 ust. 3 uor w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości a według pkt 71 uchwały nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Komunikat nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.) dokumenty spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem, że możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji (…).

Kontrola wykazała ponadto, że po zakończeniu spisu z natury jego wyniki nie zostały w żaden sposób udokumentowane ani powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Jedynym dokumentem sporządzonym po przeprowadzonym spisie z natury było: „sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w Filharmonii im. M. Karłowicza w Szczecinie w okresie od 4 grudnia 2017 r. do 03 stycznia 2018 r.”. Ww. dokument nie zawierał jednak informacji dot. wyników przeprowadzonego spisu z natury. Wskazać należy, że według art. 27 ust. 1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Stwierdzono również, że na dzień zakończenia kontroli tj. 11.09.2019 r. część składników majątku znajdujących się w siedzibie Filharmonii nie posiadała żadnych oznaczeń (np. numerów inwentarzowych, kodów kreskowych itp.). Brak ww. oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich jednoznaczną identyfikację i zestawienie z poszczególnymi zapisami w księgach inwentarzowych. W ocenie kontroli w przypadku tak dużej ilości składników majątku nie ma możliwości powiązania zapisów ewidencji księgowej z danym pojedynczym składnikiem majątku (w szczególności w sytuacji posiadania kilku/kilkunastu składników majątkowych o identycznej charakterystyce a zakupionych w różnym czasie) w sytuacji braku jakichkolwiek znaków go identyfikujących, a co za tym idzie rzetelnego przeprowadzenia spisu z natury.

Jedną z głównych reguł prowadzenia inwentaryzacji według literatury przedmiotu jest zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Powyższa zasada sprowadza się do dokładnego pomiaru, identyfikacji co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Zasada ta wskazuje również, że wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością, tak aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji (Małkowska D. „Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2017 r., str.14; Świderek I. „Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2016 r., str. 21).

Za przeprowadzenie inwentaryzacji majątku jednostki w drodze spisu z natury, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości ponosił Dyrektor. Według zakresu czynności podpisanego w dniu 01.07.2016 r. za prowadzenie rachunkowości w tym okresowe ustalanie i sprawdzanie w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów odpowiedzialność ponosił główny księgowy jednostki. Przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej był archiwista/inspektor ochrony danych/specjalista BHP.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w obowiązujących w jednostce zasadach (polityce) rachunkowości (wprowadzonych zarządzeniem nr 66/2018 dot. wprowadzenia polityki rachunkowości) zawarto zapisy sprzeczne z zapisami uor. W ww. zasadach ustalono bowiem terminy inwentaryzowania składników majątkowych w następujący sposób: 

• „co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, 
• co 2 lata: zapasy materiałów znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową”,

podczas gdy według art. 26 ust. 3 pkt 2, 3, 4 uor termin i częstotliwość inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;

3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;

4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku.

W obowiązujących w jednostce zasadach (polityce) rachunkowości nie sprecyzowano ponadto zasad dot. przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisu z natury oraz regulaminu pracy komisji inwentaryzacyjnej ani obowiązków poszczególnych jej członków.

Wskazać należy, że sprawne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zależy głównie od organizacji działań z nią związanych, a więc przede wszystkim wewnętrznych uregulowań. Podstawowym wewnętrznym dokumentem określającym zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinna być instrukcja inwentaryzacyjna – pomimo tego, że uor nie nakłada obowiązku posiadania takiego dokumentu. Podkreślić należy, że według pkt 10.10 uchwały Nr 4/2017 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki trwałe” (Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki trwałe”) jednostka powinna ustalić szczegółowe procedury inwentaryzacyjne zgodne z wymogami ustawy, uwzględniające liczbę obiektów i specyfikę jej środków trwałych. Zaleca się, by związane z inwentaryzacją zagadnienia, regulowane były w formie instrukcji inwentaryzacyjnej.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Filharmonii:

1. udostępnianie podmiotom zewnętrznym majątku będącego w posiadaniu Filharmonii na podstawie pisemnych umów, w celu odpowiedniego zabezpieczenia interesów jednostki
   i gminy,
2. zawieranie umów w sposób wykluczający możliwość wystąpienia konfliktu interesów,
3. przeprowadzanie inwentaryzacji majątku zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,
4. podjęcie działań w celu trwałego oznaczenia poszczególnych składników majątku,
5. zaktualizowanie wewnętrznych regulacji dotyczących inwentaryzacji w sposób zgodny z przepisami uor oraz sprecyzowanie zasad dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisu z natury oraz regulaminu pracy komisji inwentaryzacyjnej,
6. prowadzenie książki obiektu budowlanego zgodnie z przepisami ustawy prawo budowlane oraz rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego,
7. ujednolicenie wewnętrznych regulacji w zakresie udzielania zamówień poniżej kwoty 3000 zł,
8. bieżące prowadzenie rejestru zarządzeń.