Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 08.11.2019 –18.12.2019 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Edukacji Ogrodniczej w Szczecinie przy ul. Batalionów Chłopskich 115 (zw. dalej CEO) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2018 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 12.05.2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Centrum Edukacji Ogrodniczej w Szczecinie (zw. dalej CEO) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• nienaliczaniu najemcom odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności,
• niewłaściwym ewidencjonowaniu operacji gotówkowych,
• niesłusznym pobraniu podatku dochodowego od świadczeń socjalnych przyznanych pracownikom,
• nieprzestrzeganiu zapisów obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej w zakresie powierzenia głównemu księgowemu funkcji kasjera,
• niewywiązywaniu się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w CEO w 2018 r. wyniosły ogółem 495,76 zł i zaewidencjonowane były w rozdziałach: 80115 i 85395.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2018 r. wyniosły ogółem 463.250,91 zł.

W ramach dochodów za 2018 r. kontroli poddano, 5. umów najmu obowiązujących w 2018 r. oraz dochody uzyskane z tytułu najmu, tj. 75% dochodów na § 0750 w kwocie 72.919,32 zł zaewidencjonowanych w rozdziale 80115, a także dochody z tytułu wyżywienia uczniów w miesiącu wrześniu 2018 r., tj. 14.1% dochodów na § 0830 w kwocie 13.615,00 zł zaewidencjonowanych w rozdziale 85410.

W toku kontroli ustalono, że starszy księgowy stosował na fakturach pełną dowolność w określaniu terminu płatności najmu pomieszczeń/placu, ponadto powyższe terminy były niezgodne z zapisami umownymi, tj. na przykład termin w umowie najmu został określony „na podstawie faktury do dnia 15 każdego miesiąca za dany miesiąc”, a termin zastosowany na fakturach od 14 do 45 dni od daty wystawienia faktury. Stwierdzono również, że w 11. na 36 przypadków faktury sprzedaży dotyczące wynajmu pomieszczeń/placu najemcom (będących przedsiębiorcami), zostały zapłacone po terminie wynikającym z faktur. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 31 dni. Od ww. opłat z tytułu najmu pomieszczeń/placu zapłaconych po terminie nie zostały naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 694 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 stycznia 2019 r., obecnie zwaną ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, zw. dalej ustawą o terminach zapłaty wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% w stosunku rocznym w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym oraz 11,5% w stosunku rocznym - w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym). Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), zwana dalej uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Kontrola wykazała ponadto, że, w celu przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach, dyrektor nie stosował także innego uprawnienia określonego w ustawie o terminach zapłaty, które pozostawały w jego dyspozycji, tj. określonych w ówcześnie obowiązującym brzmieniu art. 10 ust. 1 ww. ustawy, według których wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Powyższe dotyczyło 2 z 5. umów poddanych kontroli i obowiązujących w 2018 r. W przypadku umowy nr 1/2018 z dnia 01.01.2018 r. na wynajem palcu manewrowego kontrahentowi pięciokrotnie doszło do opóźnień płatności wynikających z zawartej umowy (tj. w miesiącach: styczeń, maj, lipiec, wrzesień i październik 2018 r.), natomiast w przypadku umowy nr 4/2017 z dnia 01.01.2018 r. zawartej z kontrahentem na wynajem pomieszczenia kotłowni opóźnienia w płatnościach wystąpiły w sześciu przypadkach (tj. w miesiącach: styczeń, maj, czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień 2018 r.). We wszystkich ww. przypadkach dyrektor nie skorzystał z przysługującego mu uprawnienia i nie naliczył najemcom (będących przedsiębiorcami) - opóźniającymi się z zapłatą czynszu najmu –. ww. rekompensaty, która przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania zaległości.

W przypadku płatności naliczonych z tytułu zakwaterowania uczniów w internacie, dotyczących 2018 r. stwierdzono, że były one regulowane w 318. przypadkach na 471. poddanych badaniu, po terminie wskazanym w załączniku nr 1 do „Regulaminu internatu”, a starszy księgowy nie naliczył z tego tytułu odsetek. Opóźnienia w płatnościach wyniosły od 1 do 160 dni. Według zapisówpowyższego regulaminu opłaty za pobyt w internacie należało uiścić do 5. dnia każdego miesiąca z góry, a w przypadku opóźnienia w zapłacie ww. należności szkoła miała prawo naliczyć odsetki ustawowe. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało przytoczony powyżej art. 42 ust. 5 uofp.

Za powyższe odpowiadał starszy księgowy.

W przypadku pozostałych 3 umów dotyczących najmu pomieszczeń płatności z tego tytułu dokonywane były terminowo. Wpływy z najmu składników majątkowych zostały prawidłowo zaewidencjonowane na § 0750.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano należności wymagalne z tytułu: dostaw towarów i usług w kwocie 12.932,95 zł oraz pozostałe w kwocie 11.981,48 zł.

W sprawozdaniach Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonych na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności w łącznej kwocie 26.198,85 zł. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Należności z tytułu wyżywienia i zakwaterowania uczniów oraz najmu lokali w CEO za 2018 r. w kwocie 19.856,44 zł zostały uregulowane w 2019 r. Pozostała należność w kwocie 6.342,41 zł regulowana była w comiesięcznych ratach.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki CEO w wysokości 3.923.465,20 zł zrealizowane zostały w 94,42 %, tj. w kwocie 3.704.342,69 zł (środki budżetowe na kwotę 3.241.091,78 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 463.250,91 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 36 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 392.927,27 zł, co stanowiło 10,6 % wydatków jednostki ogółem (216.447,35 zł sfinansowanych ze środków budżetowych oraz 176.479,92 zł sfinansowanych z wyodrębnionego rachunku dochodów),
• 38 wyciągów bankowych,
• 12 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami,
• 3 umowy dotyczących wydatków.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

Wszystkie skontrolowane faktury (36) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki. 

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., w łącznej kwocie 256.666,95 zł,uregulowane w 2019 r. W skład powyższej kwotywchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 144.869,64 zł,
• składek ZUS na kwotę 69.893,48 zł,
• dostaw towarów i usług na kwotę 41.903,83 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

W sprawozdaniach Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonych na dzień 31.12.2018 r. wykazano zobowiązania w łącznej kwocie 3.216,45 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.                        

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 10. z 49. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 20,4 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 427.919,10 zł (w tym nagrody jubileuszowej  dla 1. pracownika), tj. 23,1 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.851.852,32 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 32.090,24 zł, tj. 22,5% wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 142.485,48 zł.

W aktach osobowych wszystkich objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującymi zapisami § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b w związku z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Powyższy obowiązek wynika także z przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) obowiązującego od 01.01.2019 r.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny specjalista.

We wszystkich poddanych kontroli przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

Nagroda jubileuszowa pracownika naliczona była prawidłowo i wypłacona niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 167.046 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 760.038,86 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS PDRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy: od stycznia do grudnia 2018 r.

W wyniku kontroli pobranego podatku dochodowego od osób fizycznych stwierdzono, że w 2018 roku w 10 kontrolowanych przypadkach od wypłaconych świadczeń socjalnych powyżej kwoty 380 zł został naliczony i odprowadzony podatek dochodowy. Było to niezgodne z obowiązującym art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.), zwanej dalej updof, według którego wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami dyrektora przyczyną ww. nieprawidłowości było przeoczenie.

Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał główny specjalista odpowiedzialny za prowadzenie kadr i naliczanie wynagrodzeń w CEO.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 updof oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).

Deklaracje ZUS P DRA były podpisane przez dyrektora jednostki i przez głównego księgowegona dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, wynagrodzenie z tego tytułu wyniosło łącznie 530,57 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 495,76 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 3.241.091,78 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. z rozdziału 80140, na kwotę ogółem 239.936,43 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. z rozdziału 80115 na kwotę ogółem 127.013,40 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. z rozdziału 85410 na kwotę ogółem 96.301,08 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 24.914,43 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 850 zł i nie uległ zmianie w stosunku do planu na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 3.364.965,20 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 684.752,20 zł (dokonano 8 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 558.500 zł i nie uległ zmianie w stosunku do planu na dzień 01.01.2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w CEO „Instrukcją inwentaryzacyjną”. Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

W wyniku kontroli protokołów z inwentaryzacji kas stwierdzono, że w 2. z 5. funkcjonujących w jednostce kas funkcję kasjera powierzono głównemu księgowemu (kasa: Budżetu i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), pozostałe kasy prowadzone były przez starszego księgowego. Było to niezgodne z obowiązującą w jednostce instrukcją kasową (Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem Dyrektora z dnia 04.09.2011 r.), według zapisów której w CEO funkcjonuje 5 kas obsługiwanych przez jednego kasjera wyznaczonego przez dyrektora szkoły, a obowiązków kasjera nie wolno powierzać głównemu księgowemu.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Arkusze spisu z natury (4 sztuki) z inwentaryzacji produkcji w toku, produkcji gotowej, zasobów magazynowych kwiatów, roślin, warzyw, drzew i krzewów ozdobnych oraz bylin nie zawierały podpisu osoby wyceniającej oraz zatwierdzającej. Według zapisów obowiązującej w CEO instrukcji inwentaryzacyjnej (Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona zarządzeniem Dyrektora nr 4/2011 z dnia 01.01.2011 r.), to do działu księgowości przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje oryginały spisu z natury w celu dokonania wyceny składników majątku na ww. arkuszach, a główny księgowy oraz służby księgowe zobowiązane są do prawidłowego, kompletnego i terminowego rozliczania wyników inwentaryzacji.

Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został według stanu na dzień 31.12.2017 roku.

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w CEO procedury i regulaminy:

• „Zasady (politykę) rachunkowości” (wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 1/2017 z dnia 01.12.2017 r.) wraz z załącznikami;
• „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych” wprowadzona zarządzeniem dyrektora (bez numeru) z dnia 01.09.2011 r.;
• „Instrukcja kasowa” wprowadzona zarządzeniem dyrektora (bez numeru) z dnia 01.09.2011 r.;
• „Instrukcja inwentaryzacyjna” wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 4/2011 z dnia 01.01.2011 r.;
• „Regulamin kontroli wewnętrznej” wprowadzony zarządzeniem dyrektora (bez numeru) z dnia 06.11.2017 r.;
• „Regulamin Komisji Przetargowej CEO” wraz z załącznikiem wprowadzony zarządzeniem dyrektora (bez numeru) z dnia 01.09.2015 r. – zasady sporządzania notatki służbowej z udzielonego zamówienia,.

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce Regulamin pracy, Regulamin organizacyjny, Regulamin wynagradzania pracowników (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze zatrudnienie i wynagrodzenia).

W toku kontroli stwierdzono, że opis systemu przetwarzania danychnie zawierał wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

Zasady rachunkowości obowiązujące w jednostce zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w CEO procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Na podstawie oględzin książki kontroli stwierdzono, że w 2018 r. w CEO przeprowadzono 10. kontroli zewnętrznych.

     W wyniku kontroli ustalono, że o 2 spośród 10 przeprowadzonych przez organa zewnętrzne kontrolach dyrektor nie poinformował WKiAW. Powyższe było niezgodne z zapisami §8 Załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie kontroli według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego. 

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2018 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił dyrektor CEO, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi CEO:

1. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z uor.

2. Naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności.
3. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
4. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, CEO korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.   
5. Egzekwowanie zapisów regulaminu internatu w zakresie terminowości regulowania opłat oraz naliczania odsetek.
6. Każdorazowe potwierdzanie sprawdzenia wyciągów bankowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym poprzez umieszczenie na dowodzie adnotacji o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej.
7. Sporządzenie wykazu programów wraz ze wskazaniem wersji użytkowanego aktualnie oprogramowania oraz dat ich wprowadzenia do użytkowania.
8. Skorygowanie i wyrównanie pracownikom wypłat przyznanych świadczeń o kwoty z tytułu niesłusznie pobranego podatku dochodowego.
9. Uzupełnienie akt osobowych pracowników o potwierdzenia zapoznania się z treścią obowiązującego regulaminu pracy.
10. Powierzenie funkcji kasjera zgodnie z obowiązująca w jednostce instrukcją kasową.
11. Stosowanie obowiązujących procedur w zakresie przeprowadzania corocznych czynności inwentaryzacyjnych.
12. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych.
13. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.