Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 25.04.2019 r. do 31.05.2019 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 20w Szczecinie przy ul. Dobrzyńskiej 2 (zw. dalej SP 20), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 5 czerwca 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 lipca 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

               W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 20 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• opiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin dopiero po ich podpisaniu,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących gospodarki kasowej oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

II. Oceny cząstkowe

 1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w SP 20 w 2018 r. wyniosło 3.906,08 zł, co stanowiło 51,74 % planowanej kwoty w wysokości 7.550,00zł. Na dochody budżetowe składały się: w rozdziale 80101 wpływy z: usług (§ 083 – 1.862,42 zł) i różnych dochodów (§ 097 – 824,66 zł) oraz w rozdziale 80103 wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego(§ 066 – 1.213 zł) oraz pozostałych odsetek (§ 092 – 6,00 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2018 r. łącznie 235.661,80 zł, co stanowiło 84,16 % planowanej kwoty w wysokości 280.000 zł.Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 23.614,50 zł), różnych opłat (§ 069 – 153,00 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 21.706,01 zł), usług (§ 083 – 145.115,20 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 335,32 zł), kar i odszkodowań wynikających z umów (§ 095 – 27.049,96 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 17.687,81 zł).

Kontroli poddano wszystkie obowiązujące w SP 20 w 2018 r. umowy najmu oraz rozrachunki dotyczące 3. z 13. ww. umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 13.837,50  zł, tj. 63,75 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

Ustalono, że w 5. przypadkach na 13 poddanych kontroli, umowy najmu  zostały przekazane przez kierownika gospodarczego do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin dopiero po ich podpisaniu, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta przed ich zawarciem-podpisaniem.

Stwierdzono ponadto, że w 23. przypadkach na 30 skontrolowanych na fakturach dochodowych główny księgowy wskazał inny termin zapłaty niż określony w umowie.

We wszystkich przypadkach naliczenie należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

  1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 1.826,96 zł, w tym: należności wymagalne z tytułu dostaw i usług w wysokości 278,96 zł i pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 1.548 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności netto w kwocie 1.814,46 zł. 

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2018 r. wykazano należności w łącznej kwocie 14,00 zł.  

Należności ogółem SP 20 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 46.225 zł, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 48.053,46 zł.

Nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

 Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki SP 20 w wysokości 3.685.574,30 zł zrealizowane zostały w 98,80 %, tj. w kwocie 3.641.202,83 zł (środki budżetowe na kwotę 3.405.541,03 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 235.661,80 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 218.529,22 zł, co stanowiło 6 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 173.375,36 zł i ze środków wrd w kwocie 45.153,86 zł),
• 28 wyciągów bankowych, 1 raport kasowy, 6 umów, 15 protokołów odbioru oraz 7 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 303/16 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianami) stwierdzono, że w 2. przypadkach zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 12 skontrolowanych) kierownik gospodarczy nie dokonał analizy rynku (dotyczy zakupu mięsiarki spiralnej i maszynki do rozbijania mięsa), a dodatkowo w 3. przypadkach nie sporządził notatki służbowej dot. odstąpienia od przeprowadzenia analizy rynku (dot. zakupu mebli i sprzętu gimnastycznego). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 i 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego przy udzielaniu takich zamówień zamawiający powinien dokonać analizy rynku, a w sytuacji odstąpienia od jej dokonania sporządzić stosowną notatkę służbową.

Kontrola prowadzonej przez kierownika gospodarczego ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych wykazała, że we wszystkich 20. skontrolowanych przypadkach zapisy w niej dokonywane nie zawierały wskazania numeru dowodu księgowego dotyczącego zakupu oraz daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższych elementów zapisu księgowego kierownik gospodarczy nie wskazywał również w ewidencji analitycznej odpłatności za przedszkole i obiady uczniów.Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm. - zw. dalej uor), wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

     W 22. przypadkach na 30 objętych kontrolą, faktury wpływające do jednostki nie zostały zarejestrowane w dzienniku podawczym, mimo że zgodnie z zapisami §9 pkt 4 procedur kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonych zarządzeniem nr 9/2017 dyrektora z dnia 01.09.2017 r. (zw. dalej procedurami kontroli) faktury wpływające do SP 20 muszą być zarejestrowane w dzienniku podawczym i przekazane osobie odpowiedzialnej za ich realizację. Obowiązki dotyczące rejestrowania wpływających dokumentów do jednostki należały do specjalisty ds. kadr i sekretariatu.

Ustalono, że w 2. przypadkach na 6 poddanych kontroli, umowy dotyczące zaciąganych zobowiązań zostały przekazane przez kierownika gospodarczego do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin dopiero po ich podpisaniu. Było to niezgodne z wskazanymi powyżej w pkt dotyczącym dochodów wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r.

Stwierdzono ponadto, że w 3. przypadkach kierownik gospodarczy nie sporządził protokołów przekazania placu budowy (dot. montażu wykładzin oraz remontu klasy i pomieszczenia administracyjnego), a dodatkowo w 1. przypadku w prowadzonej przez niego dokumentacji nie ujęto oświadczenia wykonawcy o zakończeniu realizacji przedmiotu budowy, potwierdzonego przez Zamawiającego (dot. montażu wykładzin na kwotę 5.830 zł). Naruszało to postanowienia § 5 ust. 1 pkt 1 i § 7 ust. 3 zawartych umów (nr 1/2018, 15/2018, 16/2018 i 17/2018), według których do obowiązków Zamawiającego należy protokolarne przekazanie Wykonawcy terenu budowy, natomiast za podstawę wykonania przedmiotu umowy uznaje się złożenie przez Wykonawcę pisemnego oświadczenia o zakończeniu realizacji przedmiotu umowy i potwierdzenie go przez Zamawiającego.

Wszystkie zobowiązania wynikające ze skontrolowanych dowodów księgowych  uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

    2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 206.967,77 zł,uregulowane w I kwartale 2019 r. W skład powyższej kwotywchodziły zobowiązania z tytułu:

• dostaw towarów i usług na kwotę 108,36 zł,
• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 172.043,88 zł,
• składek ZUS na kwotę 34.815,53 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano zobowiązania w kwocie 2.286,27 zł. 

Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu SP 20, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. 213.573,10 zł.

Nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

 Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 53. pracowników zatrudnionych w 2018 r. (wg stanu na dzień 31.12.2018 r.), tj. 9,43 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 274.292,63 zł, tj. 12,42 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 2.208.970,73 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 19.650,83 zł, tj. 13,61 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 144.336,77 zł.

Stwierdzono przypadek, w którym wypłacono pracownikowi nagrodę jubileuszową w dniu 18.10.2018 r. (tj. 9 dni przed terminem), mimo że pracownik nabył prawo do tej nagrody dopiero w dniu 27.10.2018 r. Przyczyną powyższego było nieuwzględnienie w stażu pracy pracownika dni urlopu bezpłatnego. Powyższe naruszało zapisy §8 ust. 1 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. poz. 936 - zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wynagradzania), wg których pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody, a wypłaca się ją niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

Dodatkowo w aktach osobowych 2. z 5. objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzeń zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Ustalono jednak, że pracownicy zostali zapoznani z treścią ww. regulaminu.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników był specjalista ds. kadr.

Stwierdzono ponadto, że w obowiązującym regulaminie wynagradzania pracowników SP 20 nie uwzględniono stosowanego w jednostce prawa dotyczącego wypłaty dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Prawo do dodatku za wieloletnią pracę w ww. okresie przysługiwało na mocy postanowień §7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm. (aktualnie §7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wynagradzania). Dodatkowo ustalona w załączniku nr 1 do ww. regulaminu stawka minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania wynosiła 1.100 zł. Niezgodne było to ponadto z zapisami art. 9 §2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) w zw. z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.), według których postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a ponadto z ustaleniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie wynagradzania, według których kwota minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kat. zaszeregowania powinna wynosić 1.700 zł.

We wszystkich przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Wg deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 191.859 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 895.562,55 zł.

Nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w określonych przepisami terminach. SP 20 skorzystała również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego i prawidłowego wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 603,86 zł.

Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 603,86 zł, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

5. Sprawozdawczość

      Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 3.906,08 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 3.405.541,03 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 - zw. dalej uofp), na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 235.661,80 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.826,96 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 7.550 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 3.405.574,30zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 957.015,30 zł (dokonano 16. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 280.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 97.100 zł (dokonano łącznie 8. zmian).

Nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

          Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

   Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. (ze zmianami) w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywności i sprawozdanie opisowe dot. tego spisu, 1 protokół z inwentaryzacji kas i druków ścisłego zarachowania, 2 protokoły i 1 sprawozdanie z rozliczenia wyników inwentaryzacji oraz 15 potwierdzeń sald.

Ustalono, że w aktach osobowych kierownika gospodarczego tj. osoby odpowiedzialnej materialnie za właściwe funkcjonowanie kasy oraz prowadzenie magazynu żywności nie ujęto stosownych deklaracji dot. odpowiedzialności za ww. składniki majątku jednostki. Stanowiło to naruszenie zapisów § 3 ust. 7 instrukcji kasowej (załącznik nr 4 do procedur kontroli) i § 2 ust. 1 instrukcji magazynowej (zał. nr 6 do procedur kontroli) ustalających obowiązek złożenia ww. deklaracji.

Dodatkowo w dokumentacji SP 20 nie było oświadczeń składanych przed i po inwentaryzacji przez osobę materialnie odpowiedzialną za kasę i magazyny tj. kierownika gospodarczego.

       Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2016. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową, a wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych  oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w ewidencji analitycznej była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady (polityka) rachunkowości (zarządzenie nr 8/2017 dyrektora z dnia 01.09.2017 r.),
2. Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych (zarządzenie nr 9/2017 dyrektora z dnia 01.09.2017 r.),
3. Schemat obiegu podstawowych dokumentów finansowo-księgowych (zał. nr 1 do ww. zarządzenia),
4. Karta wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów dotyczących operacji gospodarczych (zał. nr 2 do ww. zarządzenia),
5. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych (zał. nr 3 do ww. zarządzenia),
6. Instrukcja kasowa (zał. nr 4 do ww. zarządzenia),
7. Instrukcja druków ścisłego zarachowania (zał. nr 5 do ww. zarządzenia),
8. Instrukcja magazynowa (zał. nr 6 do ww. zarządzenia).

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja SP 20 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała określenia wersji oprogramowania, służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie: ewidencji pozostałych środków trwałych o niskiej wartości, sposobu ewidencji kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych, dekretacji i kontroli dowodów księgowych.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.                   

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 20 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

     Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7 i 5 korekt deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży i zakupu, 13 umów sprzedaży, 41 faktur zakupu, 62. faktury VAT i 90 faktur wewnętrznych z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli ww. 152. faktur dotyczących sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

- w 78. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, natomiast w pozostałych 12. przypadkach faktury zawierające ujemne kwoty, zostały wystawione w postaci faktur wewnętrznych, mimo że zgodnie z zapisami § 319 pkt 5 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia podatnik w przypadku stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, wystawia fakturę korygującą;

- w 46. przypadkach faktura nie zawierała prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług i ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Ustalono ponadto, że w 4. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, a dodatkowo w 1. przypadku również sporządzone po terminie (opóźnienie do 6 dni), określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do ww. zarządzenia nr 439/16 tj. w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

     Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. były sporządzane i przekazywane do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2018 r. dyrektor pełnił rolę administratora systemu bankowości elektronicznej, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować samodzielnie środkami na rachunkach. Ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień, natomiast dysponowanie środkami powinno być możliwe jedynie łącznie z drugą osobą.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych i przeprowadzonych kontroli zewnętrznych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP 20:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem daty dokonania operacji gospodarczej oraz numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego.
2. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin przed dniem ich zawarcia-podpisania.
3. Wskazywanie na fakturach dochodowych terminów zapłaty wynikających z zawartych umów.
4. Każdorazowe rejestrowanie dokumentów wpływających do jednostki.
5. Przestrzeganie zapisów zawieranych umów dot. protokolarnego przekazania placu budowy i dokumentowania wykonania przedmiotu umowy.
6. Dostosowanie zapisów regulaminu wynagradzania dotyczących dodatku za wieloletnią pracę i minimalnego wynagrodzenia zasadniczego do przepisów w zakresie wynagradzania pracowników samorządowych.
7. Dokonywanie wypłat nagród jubileuszowych dopiero po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
8. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy.
9. Każdorazowe dokonywanie analizy rynku lub sporządzanie notatki służbowej z odstąpienia od jej przeprowadzenia w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto.
10. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń oraz ujmowanie w ich aktach osobowych deklaracji dot. odpowiedzialności materialnej.
11. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
12. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług oraz terminowe sporządzanie i przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7.
13. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektroniczneji nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień oraz ustalenie możliwości dysponowania środkami na rachunkach jedynie dwuosobowo.