Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 26.06.2019 r. do 01.08.2019 r., a także od 29.10.2019 r. do 17.12.2019 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin w zakresie wydawania zezwoleń na usunięcie, przesadzenie drzew i krzewów oraz ustalanie i pobieranie opłat za usuwanie drzew i krzewów .

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 28.01.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06.02.2020 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Wydziale Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WOŚr) w zakresie wydawania zezwoleń na usunięcie, przesadzenie drzew i krzewów oraz ustalanie i pobieranie opłat za usuwanie drzew i krzewów stwierdzono nieprawidłowości polegające, m.in. na: 

• ustaleniu w 3 przypadkach opłaty za usunięcie drzew w niewłaściwej wysokości,
• nieopracowaniu i niewprowadzeniu ujednoliconego wzoru protokołu z oględzin, co miało wpływ na sporządzanie protokołów niezawierających wszystkich wymaganych przepisami elementów,
• nieopracowaniu dokumentacji źródłowej (standardów, wytycznych) uwzględniającej uwarunkowania lokalne, służącej za podstawę do właściwego doboru nasadzeń zastępczych,
• formułowaniu postanowień zezwoleń w sposób pozostawiający wnioskodawcom zbyt dużą dowolność w doborze gatunku drzewa w ramach nasadzeń zastępczych,
• niebraniu pod uwagę cech usuwanego drzewa w przypadku nałożenia obowiązku wykonania nasadzeń zastępczych,
• niezałatwieniu w 2 przypadkach sprawyw terminie, a ponadto nie zawiadomieniu stron o przyczynach zwłoki, nowym terminie załatwienia sprawy oraz o prawie do wniesienia ponaglenia,
• wydawaniu decyzji niezawierających wszystkich wymaganych przepisami prawa elementów i zapisów,
• dokonaniu w 1 przypadku oględzin po upływie 21 dni od dnia doręczenia zgłoszenia,
• załączeniu w 6 przypadkach do akt postępowań niewłaściwych form pełnomocnictw udzielonych przez wnioskodawców,
• niedoręczeniu w 2 przypadkach sporządzonych w toku postępowania pism,
• nieprzekazaniu w 1 przypadku sprawy do Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,
• wydaniu w 1 przypadku zezwolenie, pomimo nieprzedłożenia przez wnioskodawcę zgody drugiego współużytkownika wieczystego na usunięcie drzew ,
• prowadzeniu publicznie dostępnego wykazu zawierającego informacje o środowisku w sposób niezgodny z przepisami,
• udostępnianiu procedur załatwiania spraw zawierających zapisy sprzeczne z przepisami prawa,
• niepobraniu w 2 przypadkach stosownej opłaty skarbowej od udzielonych pełnomocnictw.

 W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień, w szczególności:

• ustalano opłatę za usunięcie drzew lub krzewów,
• w przypadku zaistnienia ustawowych przesłanek odstępowano od naliczenia opłaty,
• wzywano wnioskodawców do uzupełniania złożonych wniosków, w przypadku ich niekompletności,
• prawidłowo odraczano termin uiszczenia opłaty za usunięcie drzew w przypadku nałożenia obowiązku  wykonania nasadzeń zastępczych,
• decyzje dotyczyły wyłącznie drzew rosnących na nieruchomościach niebędących własnością Gminy Miasto Szczecin (ewentualnie oddanych w użytkowanie wieczyste),
• w każdym przypadku przed wydaniem decyzji (wniesieniem sprzeciwu) przeprowadzano oględziny, na dowód czego sporządzano stosowny protokół,
• decyzje wydawane były przez upoważnione osoby,
• sprawy prowadzili pracownicy, do których zakresów czynności należało wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów.

Według § 23 ust. 2 pkt 4 załącznika do Zarządzenia nr 145/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 9 kwietnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin [Od 12 listopada 2019 r. w brzmieniu nadanym § 1 pkt 4 lit. a Zarządzenia nr 474/19 Prezydenta Miasta Szczecin] do zadań WOŚr w zakresie ochrony i rozwoju terenów zieleni i zadrzewień należało prowadzenie postępowań w zakresie wydawania zezwoleń na usunięcie, drzew i krzewów oraz naliczanie opłat za usuwanie drzew i krzewów. Przed dniem wejścia w życie Zarządzenia nr 114/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 marca 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (tj. 25 marca 2019 r.) zadania związane z wydawaniem zezwoleń na usunięcie, przesadzenie drzew i krzewów oraz ustalanie pobieranie opłat za usuwanie drzew i krzewów należały do właściwości Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ). Pobieraniem opłat (ustalonych przez WOŚr, a także uprzednio przez WGKiOŚ) zajmował się Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, w związku z czym obszar ten został wyłączony z zakresu kontroli.

WOŚr realizował zadania związane z ochroną i rozwojem terenów zielni i zadrzewień, m.in. w oparciu o niżej wskazane procedury, które zostały udostępnione na stronie internetowej www.eurzad.szczecin.pl, tj.:

• procedurę WOŚr-IX „Zezwolenie na usunięcie drzew i krzewów bez naliczania opłat”,
• procedurę WOŚr-X „Zezwolenie na usunięcie drzew lub krzewów ozdobnych wraz z naliczeniem opłaty, dotyczących inwestycji prowadzonych przez osoby prawne i osoby fizyczne na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej - z wyjątkiem inwestycji związanych z budową lub przebudową dróg”,
• procedurę WOŚr-XII „Zgłoszenie zamiaru usunięcia drzew”.

W 2018 r. do Urzędu Miasta Szczecin wpłynęło łącznie 2111 spraw (wydruk zbiorczy spraw wygenerowany z programu Rejestr) zarejestrowanych na ówcześnie obowiązujące procedury (tożsame z wyżej wskazanymi), w tym:

• WGKiOŚ–IX – 1402 spraw,
• WGKiOŚ–X – 161 spraw,
• WGKiOŚ–XII – 548 spraw.

Na podstawie losowej metody doboru próby kontrolą objęto 36. z 2111 spraw (1,71% wszystkich spraw w 2018 r.), tj.:

• 25 spraw w zakresie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów bez naliczenia opłaty oraz zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z naliczeniem opłaty, w których następstwie wyrażono zgodę na usunięcie łącznie 77 szt. drzew,
• 11 spraw w zakresie zgłoszenia zamiaru usunięcia drzew, w których następstwie nie wniesiono sprzeciwu co do usunięcia 18 szt. drzew.

Kontrolą objęto wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów (wnoszenie sprzeciwu) z terenów innych niż nieruchomości Gminy Miasto Szczecin (ewentualnie będące własnością Gminy Miasto Szczecin, jednakże oddanych w użytkowanie wieczyste).

 Kontrola wykazała, iż w 3 przypadkach nieprawidłowo ustalono opłatę za usunięcie drzew, czym naruszono art. 85 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (Dz.U. z 2020 r. poz. 55- zw. dalej u.o.o.p.), według którego opłatę za usunięcie drzewa ustala się mnożąc liczbę cm obwodu pnia drzewa mierzonego na wysokości 130 cm i stawkę opłaty (określoną w rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie wysokości stawek opłat za usunięcie drzew i krzewów Dz.U. poz. 1330), w tym:

1. w 1 przypadku za usunięcie drzewa – jarząb mączny, o obwodzie 90 cm i stawce 170,00 zł ustalono opłatę na kwotę 16.880,00 zł, w sytuacji gdy prawidłowo wyliczona kwota powinna wynieść 15.300,00 zł. W tej samej sprawie do ustalenia opłaty przyjęto również obwód pnia klonu pospolitego - 160 cm przy stawce 30,00 zł, w sytuacji gdy zgodnie z wnioskiem, oględzinami oraz decyzją obwód pnia drzewa wynosił 163 cm – różnica 90,00 zł. W konsekwencji opłatę ustalono w nieprawidłowej łącznej kwocie 21.680,00 zł, zamiast w kwocie 20.190,00 zł (różnica 1.490 zł In plus),
2. w 1 przypadku do ustalenia opłaty za usunięcie kasztanowca zwyczajnego o łącznym obwodzie pni 140,5 cm przyjęto stawkę opłaty 30,00 zł, zamiast 15,00 zł. W konsekwencji opłatę za usunięcie wszystkich drzew objętych decyzją ustalono w nieprawidłowej łącznej kwocie 7.575,00 zł, zamiast w kwocie 5.467,50 zł (różnica 2.107,50 zł In plus),
3. w 1 przypadku do ustalenia opłaty za usunięcie: kasztanowca zwyczajnego o obwodzie pnia 198 cm przyjęto stawkę opłaty 30,00 zł, zamiast 15,00 zł; modrzewia europejskiego o obwodzie pnia 84 cm przyjęto stawkę 30,00 zł, zamiast 25,00 zł. W konsekwencji opłatę za usunięcie wszystkich objętych decyzją drzew ustalono w nieprawidłowej łącznej kwocie 35.160,00 zł, zamiast w kwocie 31.770,00 zł (różnica 3.390,00 zł In plus).

Termin uiszczenia opłaty za usunięcie ww. drzew został na podstawie art. 84 ust. 3 u.o.o.p. odroczony na okres 3 lat od dnia upływu terminu wskazanego w zezwoleniu na wykonanie nasadzeń zastępczych.

W toku kontroli ustalono, iż w 1 przypadku decyzją z dnia 09.02.2018 r. zezwolono na usunięcie 3 drzew – (dwie jodły syberyjskie o obwodzie pni 150 cm oraz świerk srebrny – 106 cm), które stanowiły na nieruchomości wartościowy drzewostan w rozumieniu zapisów obowiązującego dla tego obszaru miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wprowadzonego uchwałą nr XLIV/1111/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2010 r. w sprawie Miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego „Ustowo – Bluszczowa” w Szczecinie, zakazującego usuwania takiego wartościowego drzewostanu. W uzasadnieniu decyzji wskazano, iż „objęte zezwoleniem na usunięcie drzewa rosną w bliskim sąsiedztwie budynku mieszkalnego. Korony drzew wyniesione ponad kalenicę budynku, zacieniające pomieszczenia mieszkalne. Dolne partie gałęzi usunięte w celu udrożnienia komunikacji na terenie nieruchomości. Pędy masywne, silne, rozbudowane, biczujące o połać dachową, w partiach wewnętrznych obfity posusz. Wysokość przedmiotowych drzew i niewielka odległość, dzieląca je od budynku mieszkalnego, mogą – z przyczyn niezależnych od posiadacza nieruchomości – stanowić zagrożenie mienia i osób przebywających na terenie posesji. Ewentualne ograniczenie stożków wzrostu spowoduje rozrost powierzchni masy zielonej drzew na szerokość”. W ocenie kontroli w niniejszej sprawie niezasadnie odstąpiono od nałożenia na wnioskodawcę obowiązku wykonania nasadzeń zastępczych, wskazując, że na nieruchomości występuje wysoki współczynnik zazielenienia, przy czym zgodnie z załączoną mapą oraz zdjęciami, na nieruchomości brak było innych drzew, a ponadto usuwany był wartościowy drzewostan wymagający, w ocenie kontroli, odpowiedniej kompensacji.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku 3 decyzji, treść ich rozstrzygnięcia sformułowano w ten sposób, iż do wykonania nasadzeń zastępczych „zaproponowano” różne gatunki drzew (np. żywotnik zachodni, buk zwyczajny, dąb szypułkowy, cyprysik groszkowy, wiśnia piłkowana), przy czym użycie słowa „proponowane” powodowało, iż strona mogła dokonać nasadzeń także innych gatunków drzew niewymienionych w decyzji. W ocenie kontroli wskazany wyżej sposób rozstrzygania o nasadzeniach zastępczych naruszał art. 83d ust. 2 pkt 4 u.o.o.p., według którego w przypadku uzależnienia wydania zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu od wykonania nasadzeń zastępczych, zezwolenie to określa dodatkowo gatunek lub odmianę drzew lub krzewów (a więc w ww. przepisie mowa jest o gatunku lub odmianie, a nie o gatunkach lub odmianach drzew). Należy zauważyć, że gatunki drzew zaproponowane w decyzjach znacznie się od siebie różniły (miały inną charakterystykę), chociażby docelową wysokość czy tempem wzrostu, a także posiadały odmienne wymagania siedliskowe. Pozostawiając wnioskodawcy dowolność wyboru gatunków drzew do nasadzeń kompensacyjnych, organ wydający decyzję naraża stronę na nieodpowiedni dobór gatunków drzew do warunków siedliskowych, co może spowodować ich obumarcie, i tym samym narażenie adresata decyzji na konieczność poniesienia kosztów związanych z ponownymi nasadzeniami zastępczymi lub uiszczeniem opłaty za usunięcie drzew. Pozostawienie tak dużej swobody może spowodować również nasadzenie drzew nieodpowiednich dla danego obszaru, np. gatunków obcych dla określonego terenu a zarazem zbyt inwazyjnych.

W ocenie kontroli wydając zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu uzależnione od wykonania nasadzeń zastępczych, nie brano ponadto pod uwagę następujących cech usuwanego drzewa lub krzewu: wartości przyrodniczej, w tym rozmiaru drzewa lub powierzchni krzewów oraz funkcji, jakie pełnią w ekosystemie; wartości kulturowej; walorów krajobrazowych; lokalizacji, czym naruszono art. 83c ust. 4 u.o.o.p. W żadnych dokumentach (m.in. protokole oględzin czy decyzji) znajdujących się w aktach postępowania nie odnoszono się do przedmiotowych okoliczności (w szczególności, iż zarówno szata roślinna jak i świat zwierząt obfitują w gatunki charakterystyczne tylko dla obszaru Szczecina – według Programu Ochrony środowiska Miasta Szczecin). Powyższa nieprawidłowość ma szczególne znaczenie w przypadku spraw, w których jedynie „proponowano” różne gatunki drzew do nasadzeń, co może dodatkowo świadczyć, że te elementy nie były przedmiotem analizy, a w konsekwencji może prowadzić do dokonywania niewłaściwych (nieadekwatnych) kompensacji przyrodniczych w zamian za usuwane drzewa.

Kontrola zauważa również, że ówczesny WGKiOŚ (a obecnie również WOśr) nie dysponował dokumentami źródłowymi (opracowaniami, wytycznymi, itp.) stworzonymi na potrzeby ochrony zieleni i uwzględniającymi uwarunkowania lokalnemiasta Szczecin, a służącymi za podstawę do właściwego doboru nasadzeń zastępczych, (w tym również ograniczającymi zupełną dowolność w uznaniowym doborze nasadzeń zastępczych). Powyższy brak mógł mieć wpływ, na zauważony w toku kontroli, sposób postępowania z odstępowaniem od zobowiązywania stron na dokonywanie nasadzeń zastępczych, m.in.: gdy na nieruchomość objętej wnioskiem brak było wystarczającego miejsca lub występowało już inne liczne zagospodarowanie zielenią urządzoną. W takich sprawach, pomimo jednoczesnego wyrażenia zgody na usunięcie drzew i odstąpienia od nasadzeń kompensacyjnych na przedmiotowej nieruchomości w żaden sposób nie rozważano możliwości nałożenia na wnioskodawców obowiązku dokonania nasadzeń zastępczych na innej nieruchomości, także na należącej do innego właściciela (za jego zgodą), w tym na terenie należącym do Gminy Miasto Szczecin. Powyższy brak zauważalny był również w przypadku określania minimalnych obwodów pni nasadzeń zastępczych, pomimo wskazywania w różnych decyzjach tych samych gatunków drzew, bez uzasadnionej przyczyny określano różne minimalne obwody, np. w jednej sprawie wiśnia piłkowana – o obwodzie pnia 14-18 cm, by w następnej sprawie zaproponować wiśnię piłkowaną – o obwodzie pnia 12-14 cm. Należy zauważyć, iż na jednostkach samorządu terytorialnego, czyli także ich organach, spoczywa obowiązek dbałości o przyrodę, w tym także stosowanie, wszędzie tam gdzie możliwe, odpowiedniej kompensacji przyrodniczej.

W toku kontroli ustalono, że oględziny przeprowadzane przed wydaniem zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów oraz po doręczeniu zgłoszenia zamiaru usunięcia drzew były nienależycie dokumentowane, w szczególności:

• w 9 przypadkach w protokołach z oględzin nie zawarto w ogóle ustaleń w zakresie występowania/niewystępowania gatunków chronionych,
• w 5 przypadkach w protokółach wskazano wyłącznie, że gatunki chronione nie występują na drzewach (zamiast w obrębie drzew),
• w przypadku 1 protokołu odniesiono się wyłącznie do braku występowania chronionych gatunków grzybów,
• w 1 przypadku w protokole wskazano wyłącznie na brak występowania chronionych gatunków ptaków, czym naruszono art. 83c ust. 1 u.o.o.p., według którego organ właściwy do wydania zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu przed jego wydaniem dokonuje oględzin w zakresie występowania w ich obrębie gatunków chronionych,
• w 5 przypadkach w protokołach nie zamieszczono informacji w zakresie weryfikacji obwodu pnia drzewa lub gatunku drzewa,
• w 7 przypadkach w protokołach z oględzin nie wskazano obwodu pnia drzewa ustalonego na wysokości 5 cm, czym naruszono art. 86f ust. 6 pkt 2 u.o.o.p., według którego organ w terminie 21 dni od dnia doręczenia zgłoszenia dokonuje oględzin w celu ustalenia, odpowiednio obwodu pnia ustalonego na wysokości 5 cm. 

We wszystkich poddanych kontroli przypadkach, w aktach postępowania brak było dowodu (pisemnego zawiadomienia skierowanego do wnioskodawcy ewentualnie pisemnej adnotacji podpisanej przez pracownika) o zawiadomieniu strony, ze stosownym wyprzedzeniem, o terminie przeprowadzenia oględzin, zgodnie z art. 79 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096- zw. dalej k.p.a.). Ustalono również, że protokoły z oględzin sporządzane były bez zachowania wymogów, o których mowa w art. 68 § 1 i § 2 k.p.a., m.in.: w 2 przypadkach nie wskazano gdzie dokonano oględzin, w 1 przypadku nie wskazano w jakim charakterze była obecna osoba uczestnicząca w oględzinach, w 4 przypadkach protokół nie został podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w oględzinach, pomimo iż zostały wskazane w treści protokołu.

Jedną z przyczyn ww. uchybień był brak opracowania i wprowadzenia ujednoliconego wzoru protokołu z oględzin dokonywanych na podstawie art. 83c ust. 1 u.o.o.p., z którego korzystaliby pracowników WOŚr na potrzeby przeprowadzanych oględzin, w celu ustandaryzowania prowadzonych czynności.

W toku kontroli ustalono również, że w sporządzanych protokołach nie zamieszczano wzmianki, iż z przeprowadzonych oględzin sporządzona została dokumentacja fotograficzna, a ponadto w 1 przypadku w aktach postępowania o wydanie zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu brak było załączonych zdjęć fotograficznych. Dokumentacja fotograficzna sporządzana podczas przeprowadzania oględzin, nie we wszystkich sprawach, była również w pełni identyfikowalna. W 4 przypadkach dokumentacja fotograficzna nie posiadała daty oraz miejsca jej sporządzenia, ponadto strony poszczególnych wydruków zdjęć nie były ponumerowane, a same wydruki zamieszczane był w różnych miejscach akt postępowania (niezłączone bezpośrednio z protokołem oględzin). Ponadto w ocenie kontroli data sporządzenia dokumentacji fotograficznej powinna być generowana automatycznie przez aparat fotograficzny bez możliwości ingerencji w ustawienie daty (ręczne naniesienie daty na wydruki może nie stanowić w pełni wiarygodnego dowodu potwierdzającego czas przeprowadzenia oględzin, w szczególności mając na uwadze, iż zgodnie z przepisami oględziny należy przeprowadzić w ściśle określonym terminie – przed wydaniem zezwolenia bądź w terminie 21 dni od dnia zgłoszenia zamiaru usunięcia drzewa).  

Kontrola wykazała, że w 6 przypadkach w aktach postępowań znajdowały się pełnomocnictwa w formie zwykłej kserokopii (w żaden sposób niepoświadczonych urzędowo), co było niezgodne z art. 33 § 3 k.p.a., według którego pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Przy założeniu, że pełnomocnicy przedstawili do wglądu oryginały ww. dokumentów dopuszczalnym było również poświadczenie odpisu pełnomocnictwa przez upoważnionego pracownika organu, przed którym toczyło się postępowanie. Należy zauważyć, że stosowne upoważnienie, udzielone przez Prezydenta Miasta Szczecin, do urzędowego poświadczenia za zgodność odpisów dokumentów przedstawianych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem, posiadał Kierownik Referatu w WOŚr.

W toku kontroli ustalono, że w 2 przypadkach wnioskodawcy działający przez pełnomocników nie uiścili opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa, przy czym tylko w 1 przypadku wnioskodawca został wezwany do uiszczenia tej opłaty. Nie mniej w obu przypadkach w aktach ww. postępowań brak było dowodu uiszczenia wymaganej opłaty (ewentualnie stosownej adnotacji w zakresie opłaty skarbowej). Ponadto informacja o nieuiszczeniu opłaty skarbowej nie została przekazana organowi podatkowemu właściwemu w sprawie opłaty skarbowej zgodnie z art. 11 u.o.o.s.  

W 2 przypadkach na dokumencie pełnomocnictwa (w tym upoważniającym do odbioru decyzji administracyjnej) nie dokonano adnotacji w zakresie zwolnienia z obowiązku zapłaty opłaty skarbowej na podstawie części IV kol. 4 pkt 1 lub pkt 3 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2019 r. poz. 1000- zw. dalej u.o.o.s.). Według art. 8 ust. 3 u.o.o.s. organy administracji samorządowej dokonują adnotacji potwierdzających zapłatę opłaty skarbowej, zwolnienie od niej lub wyłączenie obowiązku jej zapłaty. Według § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz.U. Nr 187, poz. 1330), jeżeli pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej lub jest od niej zwolnione, adnotację, określającą podstawę prawną wyłączenia lub zwolnienia, organ zamieszcza na złożonym pełnomocnictwie.

Kontrola wykazała przypadki nieprawidłowości związanych z terminowym podejmowaniem czynności, w tym załatwianiem spraw:

• w 2 przypadkach nieterminowo załatwiono sprawy w przedmiocie zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów, czym naruszono art. 35 § 1 i 3 k.p.a., według którego sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, a w przypadku sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jej załatwienie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca (rzeczywisty czas rozpoznawania spraw po odjęciu terminów określonych w art. 35 § 5 k.p.a. wyniósł odpowiednio 41 i 44 dni – przy czym należy zauważyć, iż wezwanie do uzupełnienia wniosku nastąpiło dopiero po upływie odpowiednio 20 i 22 dni). W przedmiotowych sprawach nie zawiadomiono również stron, w trybie art. 36 k.p.a., o niezałatwieniu sprawy w terminie wraz z podaniem przyczyny zwłoki, nowym terminie załatwienia sprawy oraz prawie do wniesienia ponaglenia,
• w 1 przypadku oględzin drzew dokonano po upływie 26 dni od dnia doręczenia zgłoszenia zamiaru usunięcia drzew, czym naruszono art. 83f ust. 6 u.o.o.p., według którego organ w terminie 21 dni od dnia doręczenia zgłoszenia dokonuje stosownych oględzin,
• w 1 przypadku pierwsza udokumentowana w aktach postępowania czynność, polegająca na wezwaniu wnoszącego podanie do uzupełnienia wniosku, została podjęta w 28 dniu od dnia wpływy wniosku (ostatecznie sprawa została pozostawiona bez rozpoznania). Kontrola zauważa, że zbyt późne podejmowanie niezbędnych czynności może mieć wpływy na terminowość załatwiania spraw,
• w 1 przypadku pismo sporządzone na podstawie art. 36 k.p.a. nie zawierało pouczenia o prawie do wniesienia ponaglenia. W ww. piśmie posłużono się również nieprecyzyjnym zwrotem „niezwłocznie” na określenie nowego terminu załatwienia sprawy. Zgodnie ze stanowiskiem orzecznictwa(M.in.: Wyrokiem NSA z dnia 21 czerwca 1996 r., sygn. akt I SAB 28/96.)nowy termin załatwienia sprawy może być uznany za skutecznie wyznaczony w trybie art. 36 § 1 k.p.a., jeżeli zostanie wskazany przez organ właściwy do załatwienia sprawy zgodnie z art. 57 k.p.a. (tj. w dniach, tygodniach lub miesiącach). Ponadto zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie skierowane do strony postępowania, w trybie art. 36 k.p.a., sporządzone zostało w zwykłej formie pisemnej podpisanej przez Kierownika Referatu. Ww. przepis nie określa formy procesowej, jaką powinno przybrać zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym oraz literaturze prawniczej[Chociażby: wyrok WSA w Poznaniu z dnia 9 maja 2018 sygn. akt II SA/Po 1066/17, wyrok WSA w Łodzi z dnia 21 lutego 2019 sygn. akt II SA/Łd 1072/18, wyrok WSA w Poznaniu z dnia 29 września 2010 r. sygn. akt II SAB/Po 28/10, postanowienie WSA w Warszawie z dnia 30 sierpnia 2016 r., sygn. akt VI SA/Wa 867/16 wyrok WSA w Poznaniu z dnia 25 sierpnia 2009 r., sygn. akt II SAB/Po 9/09 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 26 stycznia 2006 r., VI SA/Wa 2043/05czy G. Łaszczyca, w: G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz.; J. Borkowski, w: Adamiak, Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz; Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Chróścielewski Wojciech (red.) Kmieciak Zbigniew (red.).]przeważa stanowisko, iż zawiadomienie z art. 36 k.p.a. w związku z treścią art. 123 k.p.a. powinno mieć formę niezaskarżalnego postanowienia, ponieważ ww. zawiadomienie jest władczą czynnością procesową organu podejmowaną w toku prowadzonego postępowania, oddziaływującą na sytuację procesową (wyznacza nowy termin załatwienia sprawy) i materialnoprawną strony (zwłoka w załatwieniu sprawy może stanowić podstawę odpowiedzialności odszkodowawczej), która ma istotny charakter informacyjny (informacja o: niezałatwieniu sprawy w terminie, przyczynach zwłoki oraz prawie do wniesienia ponaglenia).

Kontrola wykazała przypadki niewłaściwego przekazywania spraw oraz doręczania pism, w tym:

• w 1 przypadku wniosek o wydanie zezwolenia na usunięcie drzew z nieruchomości położonej przy al. Wojska Polskiego nie został przekazany do Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (a więc nieprawidłowo uznano właściwość Prezydenta Miasta Szczecin do wydania decyzji), pomimo iż willa wraz z otoczeniem, na którym rosły wnioskowane do usunięcia drzewa, wpisane były do wojewódzkiego rejestru zabytków. Powyższe naruszało art. 83a ust. 1 u.o.o.p., według którego, w przypadku gdy zezwolenie dotyczy usunięcia drzewa lub krzewu z terenu nieruchomości lub jej części wpisanej do rejestru zabytków decyzję wydaje wojewódzki konserwator zabytków (finalnie wniosek pozostawiono bez rozpoznania, ze względu na jego nieuzupełnienie o wymagane elementy).
• w 1 przypadku zawiadomienie o przekazaniu podania organowi właściwemu do rozpoznania sprawy skierowano do osoby, która nie była wnioskodawcą (w aktach sprawy znajdowała się zwrócona przez operatora pocztowego przesyłka listowana z adnotacją, że ten adresat nie posiada skrytki pocztowej w tym urzędzie pocztowym). Pomimo oczywiście niewłaściwego oznaczenia adresata nie ponowiono próby doręczenia ww. zawiadomienia prawidłowo określonemu adresatowi,
• w 1 przypadku w aktach spraw brak było dowodu (np. zwrotnego potwierdzenia odbioru) doręczenia wnioskodawcy zawiadomienia o przekazaniu wniosku organowi właściwemu do jego rozpoznania, co było niezgodne z art. 65 § 1 k.p.a., według którego organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego, zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego podanie,
• w 1 przypadku pismo o przekazaniu sprawy nie zawierało wskazania podstawy prawnej takiego działania, co było niezgodne z art. 65 § 1 k.p.a., według którego zawiadomienie o przekazaniu powinno zawierać uzasadnienie (w tym prawne),
• w 1 przypadku w aktach postępowania brak było dowodu (np. prezentaty wpływu)przekazania decyzji zezwalającej na usunięcie drzew wraz z naliczeniem opłaty do Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, którego zadaniem było pobieranie ustalonych opłat.

W toku kontroli ustalono, że w niektórych przypadkach, pomimo iż strona występowała przez pełnomocnika, decyzje doręczane były bezpośrednio stronie, a nie pełnomocnikowi, co było niezgodne z art. 40 § 2 k.p.a., według którego jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Według Pani wyjaśnień decyzje doręczano bezpośrednio stronie, ponieważ na etapie postępowania księgowego dot. potwierdzania salda wierzytelności lub jej egzekucji, strona podawała jako powód wniosku o umorzenie postępowania brak otrzymania decyzji (pełnomocnik zgubił lub z innych powodów nie przekazał inwestorowi decyzji). Powyższa argumentacja nie znajduje uzasadnienia, ponieważ w przypadku braku decyzji strona nie powinna w ogóle dokonywać usunięcia drzew (ponieważ nie wiem chociażby czy ma dokonać nasadzeń kompensacyjnych ewentualnie jakich gatunków drzew). Dodatkowo wskazać należy, że z treści niektórych pełnomocnictw bezpośrednio wynikało, że pełnomocnik upoważniony jest również do odbioru pism.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w 1 przypadku wydano zezwolenie na usunięcie drzew z nieruchomości będącej we współużytkowaniu wieczystym różnych podmiotów (osoby fizyczne oraz osoba prawna), pomimo braku przedłożenia zgody współużytkownika wieczystego na usunięcie drzew. Wnioskodawca nie został również wezwany, w trybie art. 64 § 2 k.p.a., do przedłożenia ww. zgody. Według przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1145- zw. dalej k.c.), w szczególności art. 199 k.c. do rozporządzania rzeczą wspólną przy czynnościach przekraczających zakres zwykłego zarządu wymagana jest zgoda wszystkich współwłaścicieli [Podobnie Wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 29 grudnia 2009 r., sygn. akt II SA/Bd 964/09czy WSA w Lublinie z dnia 28 czerwca 2011 r., sygn. akt II SA/Lu 262/11](odpowiednio zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą współużytkowników wieczystych). Mając na względzie, że usunięcie drzew z terenu nieruchomości przekracza zakres zwykłego zarządu, organ rozpatrujący wniosek winien żądać od wnioskodawcy przedstawienia zgody pozostałych współwłaścicieli/współużytkowników na usunięcie drzewa. Należy wskazać, że organ posiadał informację o stanie prawnym nieruchomości na podstawie wypisu z rejestru gruntów oraz informacji z ksiąg wieczystych. W konsekwencji, w niniejszej sprawie nie uznano również tego współużytkownika wieczystego za stronę postępowania, czym pozbawiono go prawa czynnego udziału w postępowaniu. Według art. 28 k.p.a. stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Przedmiotowe postępowanie zostało zresztą przeprowadzone wyjątkowo niestarannie i zawierało (wraz z wydaną decyzją), także inne nieprawidłowości, m.in.:

• błędnie ustalono opłatę za usunięcie drzew na kwotę 35.160,00 zł, zamiast na prawidłowej kwotę 31.770,00 zł (różnica 3.390,00 zł In plus),
• ani z wydanej decyzji ani z projektu nasadzeń zastępczych (stanowiącego załącznik do decyzji) nie wynikało jednoznacznie ile i jakich gatunków drzew należało zasadzić w ramach nasadzeń kompensacyjnych. W decyzji wskazano, że „wydanie zezwolenia uzależnia się od zastąpienia drzew nowymi nasadzeniami zgodnie z przedłożonym projektem nasadzeń wykonanym w październiku 2018 r.”, jednakże w projekcie tym nie określono gatunków drzew (w aktach postępowania znajdował się również inny projekt nasadzeń zastępczych, zawierający wskazanie gatunku drzew zastępczych, jednakże ich ilość i usytuowanie znacząco różniła się od tych określonych w projekcie stanowiący załącznik do decyzji – a różnice te w żadnym miejscu akt postępowania nie zostały wyjaśnione),
• zarówno w decyzji jak i w protokole z oględzin wskazano, iż sprawa dotyczyła drzew położonych na działce nr 7/87 przy ul. Transportowej, w sytuacji gdy wniosek obejmował usunięcie drzew położonych na działce nr 1/59,
• w protokole wskazano, iżwizję lokalną przeprowadzono w dniu 29.11.2019 r. (czyli po wydaniu decyzji), a ponadto nie załączono zdjęć z przeprowadzonych oględzin,
• w metryce akt sprawy nie wskazano czynności związanych z przeprowadzeniem oględzin oraz sporządzeniem protokołu na tę okoliczność,
• w decyzji wskazano, że krzewy mają mieć 3-4 pędy, pomimo iż decyzja nie dotyczyła nasadzeń zastępczych krzewów,
• w podstawie prawnej decyzji wskazano art. 86 ust. 1 pkt 11 u.o.o.p., który nie miał zastosowania w przedmiotowej sprawie,
• w uzasadnieniu decyzji wskazano, że „Wysokość opłaty za usunięcie drzew ustalono na podstawie art. 85 ust 1 i 5 ustawy z dnia 16 grudnia 2016r. o zmianie ustawy o ochronie przyrody oraz ustawyo lasach (Dz. U. z 2016r. poz. 2249)”, pomimo iż było to niezgodne z obowiązującym stanem prawnym oraz techniką cytowania aktów prawnych - ww. ustawa o zmianie ustawy o ochronie przyrody nie posiadała bowiem art. 85 (ustawa posiadała jedynie 5 artykułów – jednostek redakcyjnych tekstu prawnego),

Kontrola wykazała, iż prowadzone postępowania, w tym sporządzana dokumentacja (m.in. decyzje, pisma, protokoły) zawierały również inne nieprawidłowości oraz uchybienia, w szczególności:

• nie wskazywano adresu lub siedziby wnioskodawcy, co było niezgodne z art. 83d ust. 1 pkt 1 u.o.o.p. (w stopce decyzji wskazywano miejsce/adres doręczenia decyzji, przy czym ze względu na charakter tego wskazania w 2 przypadkach - dwóch współwłaścicieli będących wnioskodawcami oraz doręczenia decyzji pełnomocnikowi - nie pokrywał się z faktycznym adresem lub siedzibą określonym przez wnioskodawcę),
• nie wskazywano wysokości, na jakiej pień nasadzonych zastępczo drzew, powinien posiadać ustalony minimalny obwód (postanowienia decyzji ograniczyły się jedynie do określenia żądanego minimalnego obwodu pnia drzewa, np. min. 18 – 22 cm). W 2 przypadkach natomiast w ogóle mylnie wskazano, iż nasadzenia zastępcze winny posiadać określony w decyzji minimalny obwód pnia na wysokości 130 cm (zamiast 100 cm), co było niezgodne z art. 83d ust. 2 pkt 3 u.o.o.p., według którego w przypadku uzależnienia wydania zezwolenia na usunięcie drzewa lub krzewu od wykonania nasadzeń zastępczych, zezwolenie to określa dodatkowo minimalny obwód pni drzew na wysokości 100 cm,
• w 1 przypadku decyzja nie zawierała imienia i nazwiska oraz adresu wnioskodawców (zostały wskazane wyłącznie w stopce decyzji, przy czym w zakresie adresu do doręczeń wskazano jedynie adres jednego wnioskodawcy), czym naruszono art. 83d ust. 1 pkt 1 u.o.o.p., według którego zezwolenie na usunięcie drzewa lub krzewu określa imię, nazwisko i adres albo nazwę i siedzibę wnioskodawcy.
• w 1 przypadku na dokumencie decyzji dokonano poprawek przy użyciu korektora, co było niezgodne z art. 113 § 1 k.p.a, według którego organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach.
• w 1 przypadku (metryki akt sprawy) dokonano poprawek również przy użyciu korektora, a więc w sposób zamazujący pierwotną treść, w sytuacji gdy takie ewentualne korekty powinny być dokonywane w sposób umożliwiający ustalenie osoby dokonującej korekty, daty tej zmiany oraz pierwotnej treści.
• w 1 przypadku związanym z zezwoleniem na usunięcie drzew nie sporządzono metryki akt sprawy, co było niezgodne z art. 66a § 1 k.p.a., według którego aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.
• w 2 przypadkach nie wskazano liczby drzew-nasadzeń zastępczych, co było niezgodne z art. 83d ust. 2 pkt 2 u.o.o.p. (poprzestano wyłącznie na wskazaniu, iż nowe nasadzenia należy dokonać zgodnie z przedłożonym projektem nasadzeń),
• w 1 przypadku na mapie stanowiącej załącznik do decyzji drzewa przeznaczone do usunięcia nie zostały oznaczone zgodnie z treścią decyzji (na przedmiotowej nieruchomości, zgodnie z załączoną mapą sytuacyjną znajdował się liczny drzewostan),
• w 7 przypadkach wskazano podstawę prawną rozstrzygnięcia, która nie miała zastosowania w danej rozpoznawanej sprawie (w tym przepis nieistniejący),
• w 2 przypadkach w zezwoleniu na usunięcie drzewa nie wskazano każdego z obwodów pni – a jedynie łączną ich sumę, co było niezgodne z art. 83d ust. 1 pkt 4 lit. a u.o.o.p., według którego zezwolenie na usunięcie drzewa lub krzewu określa: obwód pnia drzewa mierzony na wysokości 130 cm, a w przypadku gdy na tej wysokości drzewo: posiada kilka pni - obwód każdego z tych pni,
• w 1 przypadku w decyzji nie wskazano obwodów każdego z drzew przeznaczonych do usunięcia, (poprzestano na wskazaniu, że „obwody pnia od 35 cm do 56 cm),
• w 1 przypadku w żadnym miejscu akt postępowania nie wyjaśniono z jakiego powodu nie wezwano wnioskodawców do przedłożenia zgody pozostałych użytkowników wieczystych na usunięcie drzew, pomimo iż z wniosku i załączonej mapy wynikało, iż grunt na którym rosły przedmiotowe drzewa znajdował się w użytkowaniu wieczystym kilku osób. Zgodnie z udzielonymi przez Panią wyjaśnieniami, że w toku postępowania administracyjnego ustalono, że będące przedmiotem sprawy drzewa nie rosły na granicy dwóch działek, będących we władaniu kilku osób – (jednakże fakt ten nie został w aktach postępowania wyraźnie wskazany),
• w 1 przypadku nie została wyjaśniona rozbieżność pomiędzy obwodem jodły syberyjskiej wskazanym w decyzji – 153 cm, a jej obwodem wskazanym we wniosku – 150 cm (w protokole z oględzin wskazano, że obwody pni zgodnie z wnioskiem),
• w 1 przypadku w decyzji jak i w protokole z oględzin nie wskazano, które drzewa przeznaczone do usunięcia były w średnim stanie zdrowotnym, a które w stanie złym. W ocenie kontroli w przypadku wydania zezwolenia na usunięcie drzew z powodu stanu zdrowotnego oraz zagrożenia dla bezpieczeństwa ludzi i mienia – stan faktyczny powinien zostać ustalony i odzwierciedlony w aktach postępowania w sposób bardzo wnikliwy, aby niewątpliwy było, że spełnione zostały ustawowe przesłanki zezwalające na usuniecie drzew,
• w 1 przypadku wskazano, że łączny obwód 3 pni drzewa wynosił 141,5 cm, w sytuacji gdy według wniosku, protokołu oględzin oraz załącznika do decyzji zawierającego wyliczenie opłaty obwód pni wynosił łącznie 140,5 cm,
• w 1 przypadku wskazano, że pomiaru obwodu pni dokonano na wysokości 5 cm (zamiast 130 cm).

Należy zauważyć, że zgodnie z ogólną zasadą postępowania administracyjnego, określoną w art. 7 k.p.a. organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.

W toku kontroli ustalono również, że w 3 przypadkach, w których strona działała w sprawie przez pełnomocnika, oświadczenie o posiadanym prawie do władania nieruchomością złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 § 1 kodeksu karnego podpisywane było wyłącznie przez pełnomocnika. Jak wynika z art. 32 k.p.a. strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. W ocenie kontroli oświadczenie o posiadanym prawie do władania nieruchomością nie jest oświadczeniem woli, tylko oświadczeniem wiedzy, składanym pod rygorem odpowiedzialności karnej, a więc wymaga od strony osobistego działania (tj. złożenia oświadczenia - chociażby ze względu na zasadę indywidualizacji odpowiedzialności karnej - inaczej powstawałaby duża wątpliwość, kto ponosi odpowiedzialność karną, w przypadku gdyby mocodawca wprowadził w błąd pełnomocnika podpisującego oświadczenie, co do posiadanego prawa do władania nieruchomością) i dlatego nie może być złożone przez pełnomocnika [Podobnie Wyrok WSA w Krakowie z dnia 14 grudnia 2007 r., sygn. akt II SA/Kr 657/07 – poczynione na gruncie ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, jednakże dotyczące zagadnienia oświadczeń o prawie do władania nieruchomością.].

Udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin procedury WOŚr-IX, WOŚr-X, WOŚr-XII, wraz z kartami informacyjnymi oraz wzorami wniosków/zgłoszenia, zawierały liczne nieprawidłowości, w szczególności zapisy bezpodstawne lub sprzeczne z przepisami ustawy o ochronie przyrody, tj.:

• wzór wniosków WOŚr-6 i WOŚr-7 został sformułowany w taki sposób, iż wnioskodawca mógł w rubryce dot. oświadczenia o posiadanym tytule prawnym do nieruchomości wskazać wyłącznie, że był właścicielem nieruchomości bądź współwłaścicielem nieruchomości, co było niezgodne z art. 83 ust. 1 pkt 1 oraz 83b ust. 1 pkt 2 u.o.o.p., według którego usunięcie drzewa lub krzewu mogło nastąpić po uzyskaniu zezwolenia wydanego na wniosek posiadacza nieruchomości (po uzyskaniu zgody właściciela nieruchomości), który zobowiązany był złożyć oświadczenie o posiadanym tytule prawnym do władania nieruchomością (nie wykluczając więc możliwości złożenia oświadczenia o posiadaniu innego niż własność, tytuł prawnego do władania nieruchomością, np. użytkowania wieczystego). Tak sformułowany wzór powodował, iż w 6 przypadkach wnioskodawcy złożyli oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej niezgodnie ze stanem faktycznym np. wskazali, że są właścicielami, w sytuacji gdy w rzeczywistości władali nieruchomością jako użytkownik wieczysty. Ponadto karta informacyjna do procedury WOŚr-IX i WOŚr-X nie zawierała wyczerpującego pouczenia, iż zgoda właściciela nieruchomości na usunięcie drzewa lub krzewu – nie dotyczy również przypadków, gdy wniosek składany jest przez użytkownika wieczystego lub posiadacza nieruchomości o nieuregulowanym stanie prawnym, niebędących podmiotem, o którym mowa w art. 83 ust. 2 u.o.o.p.,
• niektóre postanowienia procedury WOŚr-IX oraz WOŚr-X (wraz z poszczególnymi zapisami wzorów wniosków) zostały, ponadto sformułowane w sposób nieprecyzyjny (a w konsekwencji mogący wprowadzić wnioskodawców w błąd, co do zakresu ich obowiązków). Nieprecyzyjnie określono, w szczególności katalog dokumentów (i ich zawartość), które obligatoryjnie należało załączyć do wniosku, np. dodatkowego (odrębnego) dokumentu w postaci szczegółowej inwentaryzacji zieleni w formie graficznej i opisowej wyłącznie przez osoby fizyczne w przypadku zezwoleń na cele niezwiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ponadto wymagano, aby wnioskodawca określił samodzielnie stan zdrowotny zieleni na potrzeby szczegółowej inwentaryzacji zieleni w formie graficznej i opisowe sporządzonej w przypadku inwestycji prowadzonych przez osoby prawne i osoby fizyczne na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• wzór zgłoszenia WOŚr-9 zawierał obowiązek złożenia oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej z art. 233 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1950 - zw. dalej k.k.) o treści „w przypadku nie usunięcia drzewa przed upływem 6 miesięcy od przeprowadzonych oględzin dokonam ponownego zgłoszenia, o którym mowa w ust.4 uoop (Dz. u. z 2017 r. poz. 1074)” oraz w zakresie własności nieruchomości, pomimo iż art. 83f ust. 5 i 13 u.o.o.p. nie nakładał wymogu złożenia takiego oświadczenia. Według art. 233 § 6 k.k. przepisy art. 233 § 1-3 oraz 5 można było zastosować odpowiednio wyłącznie do osoby, która składa fałszywe oświadczenie, jeżeli przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej,
• wzór zgłoszenia WOŚr-9 nie zawierał wydzielonego miejsca na oznaczenie nieruchomości, z której drzewo miało być usunięte, co było niezgodne z przepisowi art. 83f ust. 5 u.o.o.p. (wzór zgłoszenia wymagał jedynie podanie adresu zamieszkania). Ponadto wzór ww. zgłoszenia przewidywał możliwość podania przez wnioskodawcę, nazwy przedsiębiorstwa oraz adresu siedziby, przy czym uprawniona do zgłoszenia zamiaru usunięcia drzew w tym trybie była wyłącznie osoba fizyczna (na cele niezwiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej).

W toku kontroli ustalono również, iż w przypadku zaświadczeń o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu od zamiaru usunięcia drzew (procedura WOŚr–XII) zastosowano pouczenie (o treści „Usunięcie drzew może nastąpić przed upływem 14-dniowego terminu, określonego w ustawie o ochronie przyrody, w trakcie którego organ gminy ma prawo do złożenia sprzeciwu”), które zostało sformułowane w sposób mogący wprowadzić adresata w błąd w zakresie stanu faktycznego, tj. sugerujący, że organ nadal posiada prawo do wniesienia sprzeciwu, pomimo iż wydane zostało zaświadczenia. W ocenie kontroli wszelkie pouczenia powinny być formułowane w sposób jasny i precyzyjny oraz zrozumiały dla strony,w przedmiotowym przypadku np. w sposób wynikający z treści przepisu art. 83f ust. 12 zdanie drugie u.o.o.p., tj. „Wydanie zaświadczenia wyłącza możliwość wniesienia sprzeciwu przez organ oraz uprawnia do usunięcia drzewa”. Według art. 9 k.p.a. organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Publicznie dostępny wykaz zawierający informacje o środowisku i jego ochronie (udostępniony na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin), w którym zamieszczano dane o wnioskach o wydanie zezwolenia i o zezwoleniach na usunięcie drzewa lub krzewu prowadzony był w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U. z 2018 r. poz. 2081 ze zm. -zw. dalej ustawą o udostępnianiu informacji o środowisku), a także w sposóbnierzetelny oraz wysoce niestaranny, w szczególności:

• w 4 przypadkach dane o wnioskach o wydanie zezwolenia (3 przypadki) lub o zezwoleniach (1 przypadek) na usunięcie drzew lub krzewów nie zostały w ogóle zamieszczone w wykazie, co było niezgodne z art. 21 ust. 2 pkt 24 lit. f ustawy udostępnianiu informacji o środowisku,
• w przeważającej większości dane o wnioskach o wydanie zezwolenia (16 przypadków) lub o zezwoleniach (13 przypadków) na usunięcie drzewa lub krzewu zostały nieterminowo zamieszczone w ww. wykazie, co było niezgodne z art. 21 ust. 4 ustawy udostępnianiu informacji o środowisku, według którego dane ww. dokumentach zamieszcza się w publicznie dostępnych wykazach w terminie 14 dni od dnia odpowiednio wytworzenia dokumentów albo przekazania ich władzom publicznym właściwym do ich udostępnienia. Opóźnienia w zamieszczaniu danych sięgały od 2 do 351 dni (średnio 91 dni),
• w większości przypadków dane o złożonym wniosku o wydanie zezwolenia zostały zamieszczone nie tylko po upływie terminu, ale także w tym samym czasie co dane o wydanym zezwoleniu, a więc w sposób ograniczający istotę prawa do informacji o środowisku, w tym możliwości podjęcia działań/wyrażenia opinii w związku ze złożonym wnioskiem przed faktyczny rozstrzygnięciem sprawy,
• w 3 przypadkach w wykazie wskazano inną datę zamieszczenia danych o dokumentach zawierających informację o środowisku, niż datę faktycznego wprowadzenia danych, np. w wykazie wskazano, że dane o wniosku o wydanie zezwolenia na usunięcie 7 szt. drzew zamieszono w dniu 17 maja 2018 r. (tj. w dniu wpływu wniosku), pomimo że dane wprowadzone zostały do wykazu w dniu 24 maja 2019 r., 
• w 1 przypadku w informacji o wydanym zezwoleniu wskazano, że dotyczyło usunięcia 1 szt. świerka, pomimo iż zezwolenie dotyczyło usunięcia 13 szt. drzew,
• w 1 przypadku w informacji o wniosku wskazano, że dotyczył usunięcia 6 szt. drzew, pomimo iż wniosek dotyczył usunięcia 7 szt. drzew oraz 57 m² krzewów,
• w 1 przypadku wskazano na zupełnie inny znak sprawy niż objęty wnioskiem oraz zezwoleniem,
• informacje zawierały liczne błędy ortograficzne czy gramatyczne np. „pl. Armi Karjowej 1”, „wniosek na usnięcie drzew i krzewów”; „decuzja administracyjna na usunięcie drzew”, „decyzaja administracyjna na usunięcie drzew”, „wniiosek o usunięcie drzew”, „Usuniecie 2 SZT. klonu z terenu nieruchomości przy ul. Bartniczej WLKP w Szczecinie”.

 W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień, w szczególności:

• ustalano opłatę za usunięcie drzew lub krzewów,
• w przypadku zaistnienia ustawowych przesłanek odstępowano od naliczenia opłaty,
• wzywano wnioskodawców do uzupełniania złożonych wniosków, w przypadku ich niekompletności,
• prawidłowo odraczano termin uiszczenia opłaty za usunięcie drzew  w przypadku nałożenia obowiązku  wykonania nasadzeń zastępczych,
• decyzje dotyczyły wyłącznie drzew rosnących na nieruchomościach niebędących własnością Gminy Miasto Szczecin (ewentualnie oddanych w użytkowanie wieczyste),
• w każdym przypadku przed wydaniem decyzji (wniesieniem sprzeciwu) przeprowadzano oględziny, na dowód czego sporządzano stosowny protokół,
• decyzje wydawane były przez upoważnione osoby,
• sprawy prowadzili pracownicy, do których zakresów czynności należało wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów.

Powodemniektórych stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości (np. niestarannego prowadzenia wykazu informacji o środowisku, omyłek pisarskich, przeoczeń wymaganych adnotacjach) było pośpiech związany ze znacznym obciążeniem WOŚr (ówcześnie WGKiOŚ) wypływającymi sprawami z zakresu usuwania drzew lub krzewów (w 2018 r. – 2111 spraw), przy stosunkowo nieznacznej liczbie pracowników merytorycznych zajmujących się przedmiotowymi sprawami (5 osób). Każdy z pracownik odpowiedzialnych merytorycznie za prowadzenia spraw związanych z usuwaniem drzew lub krzewów zobowiązany był w 2018 r. rozpoznać średnio 422 sprawy, które w przeważającej większości wymagały dokonywania czasochłonnych czynności, w szczególności przeprowadzenia oględzin w terenie.  

II. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WOŚr:

1. Wzmocnienie nadzoru nad prowadzonymi postępowaniami.
2. Prawidłowe ustalanie opłat za usuwanie drzew.
3. W przypadku wydawania zgody na usuwanie wartościowego drzewostanu wnikliwe ustalanie stanu faktycznego oraz przeprowadzanie szczegółowej analizy w zakresie adekwatnej kompensacji przyrodniczej.
4. Staranne dokumentowanie przeprowadzanych oględzin, w szczególności zamieszczanie w protokołach wszystkich wymaganych elementów.
5. Zamieszczanie w aktach postępowania stosownej adnotacji o poinformowaniu strony
   o terminie oględzin, w przypadku braku pisemnego zawiadomienia.
6. Opracowanie i wprowadzenie jednolitego wzoru protokołu oględzin przeprowadzanych przed wydaniem zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów.
7. Terminowego podejmowania czynności, w tym załatwiania spraw, a w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie zawiadamianie stron w trybie art. 36 k.p.a.
8. Każdorazowe sporządzanie dokumentacji fotograficznej z przeprowadzonych oględzin, w sposób pozwalający na jednoznaczną jej identyfikację oraz załączanie zdjęć do protokołu oględzin wraz ze stosowną wzmianką o ich wykonaniu.
9. Załączanie do akt postępowania oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa, a w przypadku braku pełnomocnictwa sporządzonego w wymaganej formie wzywanie wnioskodawców do jego uzupełnienia (ewentualnie poświadczenie przez upoważnionego pracownika odpisu pełnomocnictwa - po przedstawieniu oryginału dokumentu).
10. Każdorazowe wzywanie stron do uiszczania opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa, a w przypadku nieuzupełnienia jej braku, informowanie właściwego podmiotu.
11. Zamieszczanie na dokumentach stosownych adnotacji w zakresie opłaty skarbowej.
12. Stosowanie w ramach nasadzeń zastępczych adekwatnej kompensaty przyrodniczej, uwzględniającej cechy usuwanego drzewa lub krzewu.
13. Precyzyjne określanie gatunku lub odmiany drzew lub krzewów w ramach nakładania obowiązku wykonania nasadzeń zastępczych.
14. Przekazywanie spraw właściwym organom (w tym Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków) w przypadku zaistnienia do tego przesłanek.
15. Staranne sporządzanie dokumentów i pism (np. zawiadomienia z art. 36 k.p.a.) powstających w toku postępowania oraz w sposób spełniający określone przepisami prawa wymogi.
16. Wydawanie zezwoleń po uzyskaniu zgód wszystkich współwłaścicieli/współużytkowników wieczystych.
17. Prawidłowe ustalanie stron postępowania w przypadkach współwłasności.
18. Prawidłowe doręczanie pism/decyzji sporządzanych w toku postępowania.
19. Podjęcie działań w celu wypracowania dokumentacji źródłowej (standardów, wytycznych), uwzględniającej uwarunkowania lokalne, służącej za podstawę do właściwego doboru nasadzeń zastępczych,
20. Formułowanie wszelkich pouczeń w sposób jasny i precyzyjny oraz zrozumiały dla strony.
21. Wymaganie przedkładania podpisanych przez wnioskodawców oświadczeń o prawie do władania nieruchomością .
22. Prostowanie w drodze postanowienia błędów pisarskich i rachunkowych oraz innych oczywistych omyłek pisarskich w wydawanych decyzjach, a w przypadku innych pism dokonywanie korekt w sposób umożliwiający ustalenie osoby dokonującej korekty, daty zmiany oraz pierwotnej treści.
23. Prowadzenie publicznie dostępnego wykazu zawierającego informacje o środowisku w sposób zgodny z przepisami ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku, w szczególności zamieszczanie danych w sposób prawidłowy i terminowy.
24. Zweryfikowanie zapisów procedury WOŚr-IX, WOŚr-X, WOŚr-XII (wraz z zapisami wzorów wniosków) oraz doprowadzenie do ich zgodności z przepisami ustawy o ochronie przyrody.