Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18.03.2019 r. do 16.04.2019 r. przeprowadził kontrolę w VI Liceum Ogólnokształcącym  w Szczecinie przy ul. Jagiellońskiej 41 (zw. dalej VI LO), w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 16 kwietnia 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 maja 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (zw. dalej ZFŚS) w 2018 r. w VI LO ustalono m.in., że:

- w 2. przypadkach przyznano świadczenie w kwocie wyższej niż kwota ustalona progami dochodowymi;

- dofinansowanie wypoczynku letniego dzieci przyznawane było bez pobierania stosownych zaświadczeń, o kontynuowaniu nauki i pozostawaniu na utrzymaniu rodzica,

- zapomogi losowe na poratowanie zdrowia przyznawane były w przypadkach braku odpowiednich zaświadczeń lekarskich,

- w 1. przypadku przyznano świadczenie, które nie zostało przewidziane ustalonymi w obowiązującym regulaminie ZFŚS z 28.06.2017 r. zasadami,

- wystąpiły braki formalne w złożonych o świadczenia socjalne wnioskach,

- nie zawarto w regulaminie ZFŚS zapisu dotyczącego udokumentowania zdarzeń losowych. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• pobierania podatku od świadczeń wypłacanych pracownikom;
• terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń. 

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2018 r. wyniósł 199.806,33zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 01.01.2018 r. – 16.049,43 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 67.516 zł,

- odpisy na fundusz 2018 r. – 115.807 zł,

- odsetki bankowe – 433,90 zł.

Wypłaty z funduszu w 2018 r. wyniosły łącznie 194.932,39 zł, na co złożyły się m.in.:

- pożyczki mieszkaniowe – 58.500,00 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 29.175,19 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku pracowników netto –18.086 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku emerytów –13.050 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku dzieci –1.001 zł,

- zapomogi ze względu na wzmożone wydatki świąteczne – 24.060 zł,

- zapomogi losowe – 13.380 zł,

- zapomogi na poratowanie zdrowia – 3.100 zł,

- imprezy i wyjazdy sportowo-rekreacyjne i integracyjne – 24.993,20 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2018 r. i w grudniu 2017 r. – 9.587 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2018 r. wyniosło 4.873,94zł.

Kontroli poddano:

• 61 wniosków o dofinansowanie wypoczynku letniego (36 dotyczyło pracowników, 25 emerytów i rencistów, byłych pracowników VI LO),
• 2 wnioski o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• 10 wniosków o zapomogę losową,
• 2 wnioski o zapomogę na poratowanie zdrowia,
• 65 wniosków o zapomogę z tytułu wzmożonych wydatków w okresie świątecznym (w tym 39 dot. pracowników i 26 emerytów/rencistów),
• 1 wniosek o dofinansowanie wycieczki do Drezna,
• wszystkie wyciągi bankowe i raporty kasowe konta ZFŚS z 2018 r.,
• 3 umowy o pożyczkę mieszkaniową, zawarte w 2018 r. wraz z wpłatami z tytułu ich zawarcia,
• wpłaty dot. 14 pożyczek mieszkaniowych, udzielonych w latach 2014-2017,
• 14 faktur/not (wycieczka do Kołobrzegu, zakup artykułów spożywczych ·i usług gastronomicznych),
• 14 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej. 

W toku kontroli złożonych w 2018 r. wniosków, dotyczących wypoczynku letniego i zapomóg bezzwrotnych (łącznie 141 wniosków), stwierdzono poniżej wymienione uchybienia formalne:

- we wniosku dot. wypoczynku letniego oraz zapomóg z tytułu zwiększonych wydatków w okresie świątecznym (129 wniosków) nie wskazano: daty jego sporządzenia (5 przypadków), liczby członków rodziny (22 przypadki), informacji dotyczącej prowadzenia działalności gospodarczej (14 przyp.), rodzaju dofinansowania do wypoczynku letniego (3 przyp.), zajmowanego stanowiska (1 przypadek);

- w 1. przypadku wniosek z 19.11.2018 r. dot. udzielenia pomocy bezzwrotnej w związku ze wzmożonymi wydatkami w okresie świątecznym został złożony na nieprawidłowym wzorze (bez wskazania uzasadnienia); wzory ww. wniosków stanowiły załącznik nr 1 do regulaminu ZFŚS;

- w przypadku przyznawania dofinansowania wypoczynku dzieci (2 przypadki) nie pobierano zaświadczeń dot. dzieci do 25 roku życia,o kontynuowaniu nauki i pozostawaniu na utrzymaniu rodzica; było to niezgodne z § 15 pkt 2 regulaminu ZFŚS, według którego przyznanie ww. dofinansowania następuje m.in. na podstawie powyższego zaświadczenia;

- w 9. przypadkach nie wskazano we wniosku o zapomogę skutków finansowych zdarzenia losowego, co stanowiło naruszenie postanowień § 13 pkt 2 regulaminu ZFŚS, zgodnie z którymi wniosek o zapomogę musi zawierać informacje dotyczące napotkanego zdarzenia oraz jego skutków finansowych;

- w 2. przypadkach nie załączono do wniosku o zapomogę dla poratowania zdrowia zaświadczenia lekarskiego, mimo że zgodnie z § 12 pkt 1 lit. f regulaminu ZFŚS zainteresowani otrzymaniem zapomogi są zobowiązani do jego dostarczenia.

Stwierdzono następujące nieprawidłowości dotyczące kwoty przyznanego świadczenia z ZFŚS:

 - w dniu 25.06.2018 r. wypłacono pracownikowi dofinansowanie wypoczynku letniego w wysokości 434 zł (530 zł brutto), przyznanego decyzją Komisji Socjalnej w dniu 20.06.2018 r., mimo że pracownik wskazał we wniosku średni miesięczny przychód brutto na jednego członka rodziny w kwocie powyżej 3.500 zł, w związku z czym zgodnie z ustalonymi progami dochodowymi kwota przyznanego dofinansowania powinna wynieść 510 zł; skutkowało to powstaniem nadpłaty w wysokości 16 zł, która została zwrócona w toku kontroli;

- w dniu 21.12.2018 r. wypłacono pracownikowi pomoc bezzwrotną w związku ze wzmożonymi wydatkami w okresie świątecznym w kwocie 410 zł (brutto i netto), natomiast pracownik wskazał we wniosku średni miesięczny przychód brutto na jednego członka rodziny w kwocie powyżej 3.500 zł, w związku z czym zgodnie z ustalonymi progami dochodowymi kwota przyznanej pomocy powinna wynieść 390 zł.

W toku kontroli terminowości dokonywania wpłat z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych stwierdzono następujące uchybienia:

- nie ustalono w formie pisemnej warunków spłaty, udzielonej pracownikowi pożyczki, w okresie przebywania na urlopie wychowawczym (umowa 4/2016), co skutkowało uregulowaniem przez pracownika raty za październik 2018 r. dopiero w dniu 28.03.2019 r.;

- zaległość dot. spłaty pożyczki (umowa nr 3/2014) wg stanu na dzień 01.01.2018 r. wyniosła 656 zł (wysokość jednej raty); przyczyną była nieprawidłowo przeprowadzona weryfikacja sald na koniec roku.

Ustalono ponadto, że w dniu 13.06.2018 r. wypłacono pracownikowi kwotę 250 zł (brutto i netto) tytułem dofinansowania do wyjazdu nauczycielskiego do Drezna organizowanego przez I LO w Szczecinie. Katalog rodzajów działalności socjalnej określony w regulaminie ZFŚS nie przewidywał jednak takiego rodzaju świadczenia, a jedynie dofinansowanie wypoczynku krajowego i zagranicznego zorganizowanego przez pracodawcę.

W 2018 r. z środków ZFŚS udzielono pracownikom, na podstawie wniosków o bezzwrotną zapomogę losową – 10. zapomóg na łączną kwotę 15.000 zł brutto (w tym 1.620 zł z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych). W powyższych wnioskach opisane zostały okoliczności, które mogły stanowić podstawę udzielenia zapomogi losowej, natomiast ze względu na brak dokumentacji stanowiącej dowód wystąpienia indywidualnego zdarzenia losowego, ciężkiej lub długotrwałej choroby lub śmierci najbliższego członka rodziny – zapomogi udzielone powyżej kwoty 1.000 zł zostały opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych (jak zapomogi socjalne). Przyczyną powyższego był brak w regulaminie ZFŚS zapisu dotyczącego obowiązku przedłożenia ww. dokumentacji w przypadku składania wniosku o zapomogę losową, co stanowiłoby podstawę do skorzystania ze zwolnienia od podatku dochodowego i przeznaczenia kwoty tego podatku na cele socjalne.

Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor. 

Konto 135 na dzień 31.12.2018 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone postanowieniami komisji socjalnej, spisanymi w formie protokołów z posiedzeń. Protokoły były każdorazowo akceptowane przez komisję. 

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2018 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 7.584 zł, który odprowadzony został do urzędu skarbowego z rachunku ZFŚS.

Kontroli poddano 10 list płac dot. przyznanych świadczeń z ZFŚS. Listy płac były sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora VI LO.

Ustalono, że wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo regulowanego podatku dochodowego od wypłaconych w 2018 r. świadczeń z ZFŚS ewidencjonowane było - jako dochód VI LO i odprowadzane do budżetu Gminy (23 zł). Powyższe wynagrodzenie winno jednak zwiększać wartość ww. funduszu.

Świadczenia do kwoty 3.000 zł, wypłacane emerytom/rencistom w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracyoraz dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (…) dla dzieci i młodzieży do lat 18 niezależnie od ich wysokości, były zwolnione z podatku zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), zwanej dalej updof.

Świadczenia socjalne powyżej kwoty 1.000 zł wypłacane pracownikom były opodatkowane zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi VI LO:

1. Kontrolowanie wniosków w zakresie wskazania przez wnioskodawców wszystkich określonych wzorem elementów.
2. Dokonywanie zwiększenia wartości ZFŚS o kwotę naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od wypłaconych świadczeń.
3. Każdorazowe pobieranie zaświadczeń dot. dzieci do 25 roku życia,o kontynuowaniu nauki i pozostawaniu na utrzymaniu rodzica, w przypadkach przyznawania dofinansowania wypoczynku dzieci.
4. Wskazywanie we wnioskach o zapomogę losową skutków finansowych napotkanego zdarzenia.
5. Każdorazowe pobieranie zaświadczeń lekarskich w przypadkach przyznawania zapomogi dla poratowania zdrowia.
6. Przyznawanie świadczeń w kwotach zgodnych z ustalonymi progami dochodowymi.
7. Przyznawanie jedynie świadczeń ustalonych zapisami obowiązującego regulaminu ZFŚS.
8. Bieżące monitorowanie i weryfikacja wysokości saldudzielonych pożyczek mieszkaniowych.
9. Dokonywanie zmian warunków umów o pożyczkę mieszkaniową w formie pisemnej.
10. Zmianę regulaminu ZFŚS pod kątem sposobu dokumentowania zdarzeń w przypadku składania wniosków o zapomogę losową.