Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie listopad – grudzień 2019 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 39, ul. Kablowa 14, 70-895 Szczecin kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.05.2020 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola w Szkole Podstawowej nr 39 w zakresie gospodarowania mieniem wykazała nieprawidłowości polegające, w szczególności na:

• naliczaniu czynszu za najem powierzchni użytkowych w sposób niezgodny z zapisami zawartych umów,
• niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• nieprzekazywaniu rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06.

II.Oceny cząstkowe

1. Najem powierzchni użytkowych.

            W roku szkolnym 2017/2018 oraz 2018/2019 jednostka zawarła łącznie 17 umów na wynajem powierzchni użytkowych (w tym: w roku szkolnym 2017/2018 zawarto 4 umowy dot. najmu sali gimnastycznej i 4 umowy dot. najmu sal lekcyjnych, a w roku szkolnym 2018/2019 zawarto 5 umów dot. najmu sali gimnastycznej i 4 umowy dot. najmu sal lekcyjnych). Kontrolą objęto: sposób zawarcia ww. umów, sposób ich realizacji oraz 69 wystawionych w 2018 r. faktur VAT za najem ww. powierzchni użytkowych (tj. 100%).

            Kontrola wykazała, że wskazywana w fakturach wysokość czynszu najmu była wyliczana niezgodnie z zapisami zawartych umów. 15 spośród 17 poddanych kontroli umów w swych zapisach zawierało dokładne określenie poszczególnych dni tygodnia oraz godzin w jakich najem miał być realizowany. Każdorazowo wskazywano ponadto, że najem nie będzie prowadzony w dniach wolnych od nauki i pracy zgodnie z kalendarzem MEN na dany rok szkolny, wszelkie zmiany umowy a także oświadczenia, wezwania, zezwolenia uzgodnienia i powiadomienia kierowane do drugiej strony umowy wymagały formy pisemnej pod rygorem nieważności. W związku z powyższym miesięczny czynsz najmu winien stanowić iloczyn liczby poszczególnych dni tygodnia przypadających w danym miesiącu, liczby godzin najmu i stawki godzinowej. W toku kontroli ustalono, że:

• 40 z 69 faktur VAT zostało wystawionych na kwotę inną niż wynikająca z umowy (liczba godzin wynikająca z umowy i z kalendarza MEN na rok szkolny 2017/2018 i 2018/2019 była inna niż wykazana w fakturach VAT) – w 28 przypadkach kwota faktury była wyższa niż wysokość czynszu wynikająca z liczby godzin najmu przypadających zgodnie z umową w danym miesiącu, w pozostałych 12 przypadkach kwota faktur była zaniżona w stosunku do prawidłowo wyliczonej liczby godzin najmu przypadających w danym miesiącu),
• w 2 z 17 poddanych kontroli umowach wskazano natomiast, że najem będzie realizowany wg. załączonego harmonogramu. Przedstawiona do kontroli dokumentacja nie zawierała jednak rzeczonego harmonogramu i nie został on przedłożony do dnia zakończenia kontroli. W związku z brakiem ww. harmonogramów najmu kontrola nie była w stanie zweryfikować prawidłowości naliczenia kwoty najmu wskazanej w 5 fakturach VAT.

            W toku kontroli ustalono również, że pomimo sięgających nawet 116 dni opóźnień w dokonywaniu płatności za najem powierzchni użytkowych (płatność za miesiąc listopad 2018 r., wynikająca z umowy nr 7/2018 z dnia 17.11.2018 r., termin zapłaty do dnia 14.12.2018 r., data przelewu 04.09.2019 r.) w żadnym z poddanych kontroli przypadków Dyrektor SP nr 39 nie wzywał pisemnie najemców do uregulowania należności. Według art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm) wg. którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

            Kontrola wykazała ponadto, że w kontrolowanych przypadkach Dyrektor SP nr 39 zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (w ówczesnym brzmieniu zwanej ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych)(Dz.U. z 2016 r. poz. 694 ze zm.) (zw. dalej ustawą o terminach zapłaty), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w ówcześnie obowiązującym brzmieniu art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych.

            Art. 1 ustawy o terminach zapłaty (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 stycznia 2019 r.) określał szczególne uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty w transakcjach handlowych. Ustawa o terminach zapłaty w ówcześnie obowiązującym brzmieniu wskazywała w art. 10 ust. 1, iż wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej opóźnionej płatności (w okresie objętym kontrolą) Dyrektor SP nr 39 nie żądał od najemców (będących przedsiębiorcami) - opóźniających się z zapłatą czynszu najmu – ww. rekompensaty (11 przypadków). Wskazać należy, że prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Wskazać należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym też z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu). 

Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowych płatności były naliczane we wszystkich przypadkach w tej samej wysokości tj. 7% – niezależnie czy dotyczyły transakcji handlowych w rozumieniu ww. ustawy czy nie. Wskazać należy, że według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 4 pkt 3 ustawy o terminach zapłaty wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% (aktualnie: 9,5% w stosunku rocznym w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym oraz 11,5% w stosunku rocznym - w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym).

            Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, czym naruszono § 11 tejże uchwały (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

            W pozostałym zakresie ustalono, że:

• 24 z 69 faktur VAT zawierało kwotę do zapłaty zgodną z liczbą godzin wynikającą z umowy,
• treść zawieranych umów precyzyjnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,
• zawarcie w roku szkolnym 2017/2018 umów najmu następowało na zasadzie kontynuacji lub po przeprowadzeniu procedury przetargowej, co było zgodne z § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

2. Inwentaryzacja

            W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

            Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

            Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

            Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych. Pełna inwentaryzacja została przeprowadzona w okresie od 19.10.2015 r. do 31.12.2015 r.

            Dyrektor SP nr 39 zarządzeniem nr 3/2019/2020 z dnia 03.12.2019 r. zarządził przeprowadzenie w okresie od 03.12.2019 r. do 31.12.2019 r. pełnej inwentaryzacji majątku według stanu na dzień 31.12.2019 r.

3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

            Jednostka do dnia zakończenia kontroli była zarządcą 4 obiektów budowlanych tj.:

1. budynek mieszkalny, kotłownia,
2. budynek szkoły,
3. zespół boisk sportowych wraz z infrastrukturą towarzyszącą, placem zabaw i terenową ścieżką zdrowia,
4. budynek zaplecza szatniowo-socjalnego dla zespołu boisk sportowych,

            Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

            Dla każdego z ww. obiektów budowlanych została założona Książka obiektu budowlanego. Książki obiektów budowlanych zawierały wszystkie informacje/wpisy wymagane Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

            Wpisy do książek zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. czynsz za najem powierzchni użytkowych naliczać w sposób zgodny z zapisami zawartych umów.
2. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
3. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, Szkoła Podstawowa nr 39 korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych
4. W przypadku opóźniania się najemców z zapłatą czynszu wzywać ich (np.: ustnie, telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pisemnie) do uregulowania należności.
5. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).