Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2019 r. kontrolę w Radzie Osiedla Śródmieście Północ z siedzibą przy ul. Jana Pawła II 42 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 13 grudnia 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Śródmieście Północ (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• nieterminowym przekazaniu do Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) sprawozdań finansowych za 2018 r.,
• przekazaniu podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ w terminach niezgodnych z zapisami statutowymi,
• niezamieszczeniu na stronie internetowej 2. uchwał podjętych przez RO w 2018 r. oraz sprawozdań za 2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2018 r. wyniósł po zmianach 26.225 zł (Uchwała Nr XXXVI/1053/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2018 rok ze zm.), co stanowiło 2,9% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 914.014 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 72/18 z dnia 20.02.2018 r. przeznaczone zostały na organizację i zakupienie nagród uczestnikom jasełek podczas wigilii pn. „Mikołajek 2018” w kwocie 1.370 zł, organizację festynu rodzinnego w kwocie 1.500 zł oraz na przygotowanie i drukowanie kwartalnych biuletynów informacyjnych „Osiedlowiec”.

Wykonanie wydatków RO za 2018 r. wyniosło 26.109,41 zł, co stanowiło 99,6% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 32.753,79 zł, w tym wydatki w kwocie 26.109,41 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2018 r.) oraz wydatki w kwocie 6.644,38 zł, zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 13 dowodów księgowych dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłacone gotówką, rozliczone z zaliczki otrzymanej przez ówczesnego Skarbnika na kwotę łączną 3.087,84 zł,
• 24 dowody księgowe dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę łączną 20.013,64 zł,
• 37 dowodów źródłowych dotyczących wypłaconych diet na kwotę łączną 9.652,31 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Na wszystkich fakturach/rachunkach wydatkowych zamieszczony został opis, w którym wskazany był cel zakupu, numer uchwały RO oraz paragraf klasyfikacji budżetowej. Faktury zawierały także podpisy Przewodniczącego i ówczesnego Skarbnika wraz z pieczątkami imiennymi. W przypadku pobrania zaliczek gotówkowych, ówczesny Skarbnik wystąpił ze stosownymi wnioskami o udzielenie zaliczki, a ich rozliczenie nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów(Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/760/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Śródmieście Północ (zw. dalej Statutem RO).

Ówczesny Skarbnik złożył jednorazowe oświadczenie, czym wypełnił zapisy § 13 ust. 3 Załącznika do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (aktualnie jest to również § 13 ust. 3 Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin - zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r.), zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r., według których wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

Kontrola wykazała, że do miesiąca maja 2018 r. ówczesny Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł. Podkreślić należy, że WGKiOŚ, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety. W miesiącu lipcu 2018 r. WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla ówczesnego Przewodniczącego stosownego wyrównania z tytułu zaniżonych diet. Wyrównanie za rok 2017 i za okres styczeń – maj 2018 r. w kwocie 87,89 zł zostało wypłacone ówczesnemu Przewodniczącemu w sierpniu 2018 r.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy w kwocie 26.168 zł, przyjęty został uchwałą nr 70/18 RO z dnia 23.01.2018 r. Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2018 r. dokonano załącznikami do uchwały nr 74/18 z dnia 20.02.2018 r., uchwały nr 78/18 z dnia 22.05.2018 r. oraz uchwały nr 80/18 z dnia 09.10.2018 r., a plan po zmianach wyniósł 26.225 zł.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2018 r. z wykonaniem wydatków RO za 2018 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie wywiązała się z terminowego przekazania do WGKiOŚ informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. Uchwała dotycząca przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. podjęta została przez RO dopiero w dniu 22.01.2019 r. (uchwała przekazana do WGKiOŚ w dniu 24.01.2019 r. oraz w dniu 20.02.2019 r. - korekta), a według zapisów § 16 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r., RO zobowiązana była do złożenia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. w terminie do dnia 31 lipca 2018 r. (aktualnie jest to § 14 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r.).

Stwierdzono ponadto, że nieterminowo przekazane zostało także sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2018 r. Sprawozdanie przekazane zostało do WGKiOŚ w dniu 15.02.2019 r., a zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r., winno być przekazane w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2018 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2018 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

Kontrola kompletności publikowania podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO wykazała, że na stronie internetowej RO http://srodmiesciepolnoc.osiedla.szczecin.pl w zakładce Dokumenty RO => Archiwum dokumentów, nie zostały zamieszczone uchwały nr 83/18 z dnia 18 grudnia 2018 r. i nr 84/18 z dnia 18 grudnia 2018 r. oraz sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2018 r. Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

W toku kontroli stwierdzono, że 4 uchwały z 19. poddanych kontroli, przekazane zostały komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

Brakujące uchwały i sprawozdania zamieszczone zostały na stronie internetowej RO w trakcie kontroli.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Przekazywanie do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) sprawozdania z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze w terminie do 31 lipca danego roku, a sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego.
2. Przekazywanie podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGK w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
3. Bieżące publikowanie na stronie internetowej RO podjętych uchwał i informacji o działalności Rady.