Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w marcu 2019 r. przeprowadził w Publicznym Przedszkolu Nr 10 z siedzibą przy ul. Wołogoskiej 5 w Szczecinie (zw. PP10) w zakresie przeprowadzania postępowań rekrutacyjnych do przedszkola.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.03.2019 r.                                 

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Publicznym Przedszkolu Nr 10 w Szczecinie (zw. dalej PP10) w zakresie przeprowadzania postępowań rekrutacyjnych do przedszkola stwierdzono, że: 

• nienależycie zweryfikowano złożone przez rodziców/opiekunów prawnych kandydatów wnioski oraz oświadczenia, co w konsekwencji spowodowało błędne przyznanie punktów za spełnienie poszczególnych kryteriów, pomimo braku wystarczających podstaw w tym zakresie,
• nie wzywano rodziców do przedłożenia obligatoryjnych oświadczeń potwierdzających spełnienie kryteriów rekrutacyjnych w przypadku złożenia niekompletnego wniosku,
• nie udokumentowano dat zdarzeń istotnych dla postępowania rekrutacyjnego, co uniemożliwiało weryfikację zachowania terminowości podejmowanych czynności rekrutacyjnych,
• nie zachowano list kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz list kandydatów przyjętych i nieprzyjętych podanych do publicznej wiadomościw formie załącznika do protokołu postępowania rekrutacyjnego,
  • niewłaściwie dokonywano korekt wniosków o przyjęcie dziecka do przedszkola. 

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie rekrutacji do przedszkola, w szczególności:

•  wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP10,
• dzieci przyjęte przed rozpoczęciem roku szkolnego 2018/2019 zostały przyjęte w ramach przeprowadzonego postępowania rekrutacyjnego, 
• na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne,
• wszystkie wnioski zawierały wymagane elementy.

Zasady rekrutacji do przedszkoli określone zostały w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. poz. 996 ze zm.) (zw. dalej upo). W przypadku większej liczby kandydatów niż liczba wolnych miejsc w publicznym przedszkoluna pierwszym etapie postępowania rekrutacyjnego brane pod uwagę są łącznie kryteria ustawowe o jednakowej wartości, określone w art. 131 ust. 1 upo, w tym: wielodzietność rodziny kandydata, niepełnosprawność kandydata, samotne wychowywanie kandydata w rodzinie. Po wyczerpaniu wniosków dzieci spełniających kryteria ustawowe przeprowadza się następny etap postępowania rekrutacyjnego, biorąc pod uwagę kryteria lokalne określone Uchwałą Nr XXVIII/724/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 marca 2017 r. w sprawie określenia kryteriów wraz z liczbą punktów branych pod uwagę na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego do publicznego przedszkola, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej albo publicznej innej formy wychowania przedszkolnego prowadzonych przez Gminę Miasto Szczecin oraz dokumentów niezbędnych do potwierdzenia tych kryteriów (zw. dalej uchwałą rekrutacyjną). Zarządzeniem Nr 28/18 z dnia 16 stycznia 2018 r. Prezydenta Miasta Szczecin określono na rok 2018/2019 terminy przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego i postępowania uzupełniającego, w tym terminy składania dokumentów do publicznych przedszkoli i oddziałów przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych.

Przedszkole publiczne Nr 10 w roku szkolnym 2018/2019 dysponowało 75 miejscami. Na rok szkolny 2018/2019 po rozstrzygnięciu Komisji Rekrutacyjnej przyjęto 75 dzieci, tj. 56 dzieci na podstawie deklaracji o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego (tj. wszystkie dzieci, których rodzice złożyli ww. deklaracje), 3 dzieci w ramach pierwszego etapu rekrutacji (kryteria ustawowe) oraz 16 dzieci w ramach drugiego etapu rekrutacji (kryteria lokalne) – łącznie 19 dzieci.

Nieprzyjęcie kandydatów związane było z ograniczoną ilością wolnych miejsce w PP10 (ponadto w postępowaniu rekrutacyjnym nie przyjmowano dzieci 2 letnich, pomimo złożenia przez rodziców wniosków).

W trakcie roku szkolnego do przedszkola przyjęto 4 dzieci, w sytuacji gdy uzyskano wolne miejsce ze względu na złożenie rezygnacji przez rodziców dzieci uczęszczających do PP10.

W toku kontroli ustalono, że Komisja Rekrutacyjna w nienależyty sposób zweryfikowała złożone wnioski oraz oświadczenia, co w konsekwencji spowodowało błędne przyznanie punktów za spełnienie poszczególnych kryteriów, pomimo braku wystarczających podstaw (wynikających z dokumentów przedłożonych przez rodziców) w tym zakresie, tj.:

• W 1. przypadku nieprawidłowo przyjęto, że spełnione zostało kryterium samotnego wychowywania kandydata w rodzinie, pomimo iż rodzic kandydata nie dołączył oświadczenia o samotnym wychowywaniu kandydata oraz o niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem (do wniosku dołączono wyłącznie kserokopię wyroku orzekającego rozwód pomiędzy rodzicami kandydata), czym naruszono art. 150 ust. 2 pkt 1 lit. c oraz art. 150 ust. 3 i 5 upo, według których do wniosku dołącza się prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód lub separację lub akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem. Powyższe dokumenty ponadto powinny zostać złożone w oryginale, notarialnie poświadczonej kopii albo w postaci urzędowo poświadczonego odpisu lub wyciągu z dokumentu bądź w postaci kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez rodzica kandydata.
• W 1. przypadku nieprawidłowo przyjęto, że spełnione zostało kryterium samotnego wychowywania kandydata w rodzinie, pomimo iż do wniosku nie dołączono prawomocnego wyroku sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację lub aktu zgonu, co było niezgodne z art. 150 ust. 2 pkt 1 lit. c upo.
• W 2. przypadkach błędnie przyjęto spełnienie przez kandydatów kryterium zamieszkiwania w pobliżu przedszkola, czym naruszono art. 131 ust. 6 prawa oświatowego w zw. z § 1 pkt 4 i § 3 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów. W niniejszym przypadku organ określił kryterium zamieszkiwania w pobliżuprzedszkola/szkoły podstawowej bądź zamieszkiwania na Osiedlu, w którym nie ma w pobliżu przedszkola, a kandydat stara  się o miejsce w najbliższym miejscu zamieszkania przedszkolu. W obu przypadkach miejsca zamieszkania kandydatów znajdowało się poza pobliżem przedszkola/szkołypodstawowej, w rozumieniu § 3 uchwały rekrutacyjnej, według którego pobliże przedszkola/szkoły podstawowej oznacza granice obwodu szkoły podstawowej, w którym znajduje się przedszkole publiczne (Według Załącznika Nr 1 do Uchwały Nr XXVIII/703/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 marca 2017 r. w sprawie dostosowywania sieci szkół podstawowych i gimnazjów do nowego ustroju szkolnego (ze zm. – zw. dalej uchwałą rejonizacyjną), PP10 położone było w granicach obwodu szkoły podstawowej nr 21 z Oddziałami Integracyjnymi przy ul. Witkiewicza 40.), a ponadto PP10 nie było przedszkolem położonym najbliżej miejsca zamieszkania kandydatów.
• W 8. przypadkach błędnie uznano, że przynajmniej jeden z rodziców/prawnych opiekunów pracuje/uczy się w trybie dziennym w pobliżu przedszkola/szkoły podstawowej, czym naruszono art. 131 ust. 4 upow zw. z § 1 pkt 5 i § 3 uchwały rekrutacyjnej. We wskazanych przypadkach z przedłożonych przez rodziców dokumentów nie wynikało jednoznacznie, iż praca/nauka odbywała się w pobliżu PP10, tj. granicach obwodu Szkoły Podstawowejnr 21 z Oddziałami Integracyjnymi. Pomimo wskazania przez rodziców kandydata we wniosku spełniania przedmiotowego kryterium oraz załączenia stosownego oświadczenia zgodnego z załącznikiem nr 3 do uchwały rekrutacyjnej, adres zakładu pracy wskazywany w oświadczeniu z załącznika nr 1 do ww. uchwały nie znajdował się w granicach obwodu Szkoły Podstawowejnr 21 z Oddziałami Integracyjnymi (co nie wyklucza, iż praca mogła być wykonywana poza siedzibą zakładu pracy). Jednakże w ocenie kontroli w niniejszych przypadkach Komisja Rekrutacja powinna zweryfikować przedłożone oświadczenia (np. poprzez wezwanie do przedłożenia stosownego zaświadczenia pracodawcy o wykonywaniu pracy w określonym miejscu), aby w sposób niebudzący wątpliwości kryterium pracy/nauki w pobliżu przedszkola było spełnione. 
• W 4. przypadkach niewłaściwie przyjęto, że przynajmniej jeden z rodziców/prawnych opiekunów pracuje/uczy się w trybie dziennym w pobliżu przedszkola/szkoły podstawowej, pomimo iż nie zostało dołączone stosowne oświadczenie, czym naruszono art. 131 ust. 4 upo w zw. z § 1 pkt 5 w zw. z § 2 pkt 5 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa dokumenty niezbędne do potwierdzenia lokalnych kryteriów rekrutacyjnych. W niniejszym przypadku obligatoryjnym było dołączenie oświadczenia o wykonywaniu pracy/nauce w trybie dziennym w pobliżu przedszkola, według wzoru załącznika nr 3 do uchwały rekrutacyjnej.
• w 4. przypadkach błędnie przyjęto, iż spełnione zostało kryterium pracy zawodowej/nauki w trybie dziennym przez obojga rodziców/opiekunów prawnych, pomimo iż do wniosków nie zostały dołączone odpowiednie oświadczenia, czym naruszono art. 131 ust. 4 upo w zw. z § 1 pkt 2 w zw. z § 2 pkt 1 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa dokumenty niezbędne do potwierdzenia lokalnych kryteriów rekrutacyjnych. W niniejszym przypadku obligatoryjnym było dołączenie oświadczenia o zatrudnieniu lub uczeniu się w trybie dziennym przez rodziców/prawnych opiekunów, według wzoru załącznika nr 1 do uchwały rekrutacyjnej.
• W 1. przypadku błędnie przyjęto, że zostało spełnione kryterium kontynuowania edukacji przedszkolnego w PP10 przez  starsze rodzeństwo kandydata, pomimo iż z analizy deklaracji kontynuowania wychowania przedszkolnego składanych przez rodziców przed rozpoczęciem rekrutacji nie wynikało, aby rodzeństwo miało zamiar kontynuować naukę w przedszkolu, czym naruszono art. 131 ust. 6 prawa oświatowego w zw. z § 1 pkt 3 uchwały rekrutacyjnej.
• W 4. przypadkach błędnie przyjęto, iż spełnione zostało kryterium zamieszkiwania rodziców kandydata w Gminie Miasto Szczecin i rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, pomimo iż rodzice kandydata nie złożyli stosownego oświadczenia, czym naruszono art. 131 ust. 4 i 6 upo w zw. z § 1 pkt 6 w zw. z § 2 pkt 4 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów oraz określa dokumenty niezbędne do potwierdzenia tych kryteriów. W niniejszym przypadku obligatoryjnym było dołączenie oświadczenia o zamieszkiwaniu przez rodziców/prawnych opiekunów na terenie Gminy Miasto Szczecin i rozliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, według wzoru załącznika nr 4 do uchwały rekrutacyjnej.

Według § 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 16 marca 2017 r. w sprawie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół i placówek (Dz.U poz. 610) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rekrutacji), do zadań Komisji rekrutacyjnej należało, w szczególności: sporządzenie listy kandydatów, zawierającej imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej, w przypadku których zweryfikowano wniosek, w tym zweryfikowano spełnianie przez kandydata warunków lub kryteriów branych pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym oraz postępowaniu uzupełniającym. Przewodniczący Komisji Rekrutacyjnej zgodnie z art. 150 ust. 7 prawa oświatowego mógł, ponadto żądać dokumentów potwierdzających okoliczności zawarte w oświadczeniach, w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego, lub mógł zwrócić się do prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania kandydata o potwierdzenie tych okoliczności.

Brak należytej weryfikacji złożonych wniosków i oświadczeń (w tym m.in. poprzez wezwanie rodziców do przedłożenia dodatkowych dokumentów, w sytuacji stwierdzenia braków/nieprawidłowości/wątpliwości) miał wpływ na ustaloną przez Komisję rekrutacyjną kolejność kandydatów, w tym kolejność osób zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do PP10. Komisja rekrutacyjna przyjęła, że:

• na pierwszym etapie rekrutacji punktacja 3 kandydatów wyniosła od 40 do 80 punktów ustawowych,
• na drugim etapie rekrutacji punktacja 21 kandydatów (z wyłączeniem 9 dzieci poniżej lat 3) wynosiła od 21 do 38 punktów lokalnych.

Punktacja ustalona na podstawie złożonych przez rodziców kandydatów  wniosków i oświadczeń w pierwotnym kształcie i treści wynieść powinna:

•  na pierwszym etapie rekrutacji od 0 do 40 punktów ustawowych,
• na drugim etapie rekrutacji od 8 do 34 punktów lokalnych

W związku z powyższym, przyjmując punktację kandydatów ustaloną wyłącznie na podstawie dokumentacji złożonej przez rodziców w pierwotnym kształcie, kolejność kandydatów na liście osób zakwalifikowanych różniła się od kolejności ustalonej przez Komisję. W konsekwencji 4 kandydatów, którzy nie zostali przyjęci do PP10, powinno zostać przyjętych w miejsce 4 innych kandydatów, gdyż najniższa liczba punktów uprawniająca do przyjęcia wynosiłaby 26 a nie 30.

W toku kontroli ustalono również, że nie zachowano list kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz list kandydatów przyjętych i nieprzyjętych podanych do publicznej wiadomości, co naruszało § 10 ust. 7 rozporządzenia w sprawie rekrutacji, według którego do protokołów postępowania rekrutacyjnego załącza się listykandydatów sporządzone przez komisję rekrutacyjną w ramach przeprowadzanego postępowania rekrutacyjnego.

Kontrola wykazała, że protokół postępowania rekrutacyjnego nie zawierał podpisu jednego z członków komisji, pomimo iż została wskazana w protokole, jako członek uczestniczący w pracach Komisji. Według udzielonych wyjaśnień brak podpisu wynikał z nieobecności członka komisji podczas posiedzenia Komisji Rekrutacyjnej i nieodznaczenia tego w protokole.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Komisja Rekrutacyjna PP10.

W toku kontroli ustalono, iż nie dokonywano prawidłowej weryfikacji składanych dokumentów pod kątem ich prawidłowego uzupełnienia:

• w 55. na 56 przypadków nie wypełniono pozycji dot. daty przyjęcia deklaracji o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego,
• w 31. na 33 przypadki nie wypełniono pozycji dot. daty przyjęcia wniosku o przyjęcie dziecka do przedszkola na rok szkolny 2018/2019.

Brak udokumentowania ww. dat zdarzeń istotnych dla postępowania rekrutacyjnego (wpływu deklaracji/wniosków) uniemożliwia prawidłową weryfikację zachowania terminowości podejmowanych czynności rekrutacyjnych. 

Kontrola wykazała ponadto, że w 33. poddanych analizie wniosków o przyjęcie dziecka do PP10, w 13. przypadkach dokonana została korekta pierwotnego wniosku, m.in.: w 2. przypadkach zmieniona została pierwotnie wpisana liczba zadeklarowanych godzin pobytu dziecka w przedszkolu z 9 na 10 godzin. W 2. przypadkach ww. zmiany zostały zaparafowane przez Dyrektora PP10, a w pozostałych 11. przypadkach zmiany nie były potwierdzone parafką lub podpisem rodzica, nie wiadomo też kiedy zostały one dokonane. Wszelkie zmiany wniosku powinny być dokonywane przez wnioskodawcę, w przeciwnym razie ten sposób dokonywania korekt może stwarzać wrażenie nieuprawnionej zmiany wniosku, a w sytuacji, gdy przedmiot korekty (np. zadeklarowane godziny pobytu dziecka w przedszkolu ponad podstawę programową) jest jednym z ocenianych kryteriów – może wpływać na wynik rekrutacji (decydować o przyjęciu do konkretnego przedszkola).

W toku kontroli stwierdzono również, że w Zarządzeniu Dyrektora nr 3/2018 z dnia 28 marca 2018 r. w sprawie powołania Komisji Rekrutacyjnej na rok 2018/2019 wskazano nieaktualną podstawę prawną wydania Zarządzenia oraz funkcjonowania Komisji Rekrutacyjnej, tj. Zarządzenie Nr 155/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 kwietnia 2017 r. w sprawie określenia terminów przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego i postępowania uzupełniającego, w tym terminów składania dokumentów, na rok szkolny 2017/2018 do publicznych przedszkoli, pomimo iż ww. Zarządzenie dotyczyło terminów rekrutacji w latach 2017/2018.

Osobą odpowiedzialną za powyższe uchybienia była Pani Dyrektor.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do PP10 na rok 2018/2019, w szczególności:

• powołano Komisję Rekrutacyjną na rok szkolny 2018/2019 oraz wyznaczono przewodniczącego Komisji Rekrutacyjnej, co wypełniło przepis art. 157 ust. 1 upo,
• w skład Komisji Rekrutacyjnej wchodziło 3 nauczycieli zatrudnionych w PP10, zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rekrutacji
• prace komisji rekrutacyjnej były prowadzone, z udziałem co najmniej 2/3 osób wchodzących w skład komisji, co było zgodne z §10 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rekrutacji,
• wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP10, zgodnie z art. 153 ust. 2 upo,
• na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne,
• dzieci przyjęte przed rozpoczęciem roku szkolnego 2018/2019 zostały przyjęte w ramach przeprowadzonego postępowania rekrutacyjnego, zgodnie z art. 130 ust. 1 upo,
• wszystkie wnioski zawierały wymagane dane określone w art. 150 ust. 1 upo,
• rodzice dzieci zakwalifikowanych do przedszkola złożyli potwierdzenie woli przyjęcia dziecka do przedszkola
• w przypadku wniesienia przez rodziców do dyrektora PP10 odwołania od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej, dyrektor rozpatrzył odwołanie od rozstrzygnięcia Komisji Rekrutacyjnej w terminie 7 dni od dnia otrzymania odwołania, wypełniając tym samym przepis art. 158 ust. 9 upo.

II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

Dyrektorowi PP10:

1. Dokumentowanie wszystkich ustawowych terminów istotnych dla prawidłowości przebiegu i oceny procesu rekrutacji, w tym terminów złożenia deklaracji i wniosków.
2. Wzmóc nadzór nad dokonywaniem korekt złożonych wniosków przez wnioskodawców, tak aby możliwe było wskazanie kto, kiedy, jakich zmian dokonał. 
3. Wydawanie zarządzeń powołujących Komisję Rekrutacyjną, zawierających aktualne podstawy prawne.

Komisji rekrutacyjnej:

1. Należyte weryfikowanie wniosków oraz oświadczeń składanych w postępowaniach rekrutacyjnych, w szczególności poprzez przestrzeganie ustalonych zasad przyznawania punktów za spełnienie określonego kryterium.
2. Ustalanie list kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz list kandydatów przyjętych i nieprzyjętych po wnikliwej i prawidłowej analizie wniosków i oświadczeń przedkładanych przez rodziców kandydatów.
3. Zachowywanie list kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz list kandydatów przyjętych i nieprzyjętych podanych do publicznej wiadomości w formie załącznika do protokołu postępowania rekrutacyjnego.
4. Każdorazowe wzywanie wnioskodawców do przedłożenia obligatoryjnych oświadczeń, potwierdzających spełnienie kryteriów rekrutacyjnych, w przypadku złożenia niekompletnego wniosku.
5. Sporządzanie protokołu rekrutacyjnego odzwierciedlającego rzeczywisty przebieg prac Komisji.