Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w czerwcu i lipcu 2016 r. przeprowadził kontrolę  w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin (zwanym dalej WSS) oraz Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie ul. Sikorskiego 3 w Szczecinie (zwanym dalej MOPR) w zakresie realizacji Programu Wieloletniego „Senior-Wigor”.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 28 lipca 2016 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 września 2016 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli w zakresie realizacji Programu Wieloletniego „Senior-Wigor” na lata 2015-2020, edycja 2015 zwanego dalej programem stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające w szczególności na:

1. zawarciu przez Dyrektora MOPR umowy zlecenia na kwotę 8.000 zł brutto, której przedmiotem było wykonywanie czynności dotyczących rozliczeń finansowo-merytorycznych oraz sprawozdawczości z audytorem wewnętrznym MOPR, co naruszyło art. 282 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) zwanej dalej uofp oraz standardy określone w Załączniku do Komunikatu nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2013 r. poz. 15) zwanym dalej komunikatem,
2. ograniczeniu w zakresie czynności zadań ustawowych audytora wewnętrznego MOPR, co było niezgodne z zakresem zadań określonym w uofp,
3. naruszeniu przez audytora wewnętrznego MOPR zasady obiektywizmu określonej w standardzie 1100 komunikatu  poprzez przyjęcie i realizację zadań jednostki, które powinny podlegać ocenie audytu wewnętrznego,
4. zleceniu przez Dyrektora MOPR na podstawie umów zleceń pracownikom MOPR zadań tożsamych rodzajowo z zdaniami wynikającymi z zawartych umów o pracę,
5. nieprecyzyjnym określeniu zadań i obowiązków zleceniobiorców w treści zawartych z pracownikami MOPR umów oraz braku należytego udokumentowania części wykonywanych na podstawie tych umów czynności,
6. rozbieżności pomiędzy zapisami zawartej przez WSS z Zachodniopomorskim Oddziałem Okręgowym Polskiego Czerwonego Krzyża zwanym dalej PCK umowy a zapisami załącznika do Zarządzenia nr 499/12 z dnia 9 listopada 2012 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy finansowej i pozafinansowej Gminy Miasto Szczecin z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego (po zmianach wprowadzonych zarządzeniem  nr 512/14 z dnia 31 grudnia 2014 r.)
7. w odniesieniu do terminu zatwierdzenia sprawozdania,
8.  pojedynczych omyłkach w treści sprawozdań.

            W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości, a w szczególności:

• MOPR utworzył Dzienny Dom Wigor-Senior zwany dalej DDWS w lokalach przy ul. Królowej Jadwigi 45 a i c w Szczecinie i wyposażył go w sposób zapewniający zachowanie minimalnych standardów placówek, o których mowa w rozdziale IV.2 programu,
• Dyrektor MOPR zarządzeniem nr 44/2015 wprowadził regulamin rekrutacji do DDSW,
• MOPR przeprowadził rekrutację do DDSW w sposób zgodny z zapisami oferty złożonej przez Gminę Miasto Szczecin i zarządzeniem Dyrektora MOPR nr 44/2015,
• PCK prowadził w okresie od 1 października 2015 r.  do 31 grudnia 2015 r.  działalność DDSW,
• PCK opracował i wprowadził regulamin porządkowy DDSW, który został zatwierdzony przez WSS,
• PCK złożył w dniu 11 stycznia 2016 r. sprawozdanie z wykonania powierzonej mu części zadania,
• WSS sprawował należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanej dotacjii wezwał PCK do skorygowania złożonego sprawozdania, które zostało ostatecznie zatwierdzone w dniu 23 lutego 2016 r.,
• MOPR w dniu 29 stycznia 2016 r. sporządził w generatorze udostępnionym na stronie internetowej  Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej zwanego dalej MPiPS sprawozdanie z realizacji zadania,
• wszystkie wydatki wyszczególnione w treści sprawozdań zostały prawidłowo udokumentowane przedstawionymi w toku kontroli  fakturami i rachunkami.

W dniu 17 marca 2015 r. Rada Ministrów uchwaliła program, którego celem było wsparcie tworzenia DDSW przez jednostki samorządu terytorialnego. W związku z powyższym MOPR przygotował i złożył w dniu 30 czerwca 2015 r. w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Szczecinie ofertę konkursową. W wyniku przyjęcia ww. oferty w dniu 22 września 2015 r. pomiędzy Ministrem Pracy i Polityki Społecznej a Gminą Miasto Szczecin zawarto umowę ramową o realizację zadania zleconego w ramach programu nr 177/2015/WIGOR. Przyznana na mocy ww. umowy kwota dotacji wyniosła 144 536,33 zł, a wartość środków własnych 118 978,12 zł. Termin realizacji zadania określono natomiast na okres od 1 września 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. W ramach oferty Gminie Miasto Szczecin przyznano jednorazowe wsparcie finansowe w zakresie adaptacji i wyposażenia dziennego domu dla seniorów – przy czym realizację tej części zadania zapewniał MOPR i o wsparcie na zapewnienie funkcjonowania dziennego domu dla seniorów w okresie od dnia 1 października 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. przy czym ta część zadania została powierzona organizacji pozarządowej.

II.     Oceny cząstkowe

1. Uzyskanie przez Gminę Miasto Szczecin dotacji z programu, zawarcie oraz wykonanie umowy – zadania realizowane przez MOPR.

1.1 Zawieranie umów zleceń z pracownikami MOPR

            W toku kontroli ustalono, że w dniu 1 września 2015 r. Dyrektor MOPR zawarł umowy zlecenia dotyczące realizacji zadań w ramach programu z pracownikami MOPR. Przedmiotem ww. umów było odpowiednio:

• wykonywanie czynności organizacyjnych i zakupów (umowa nr 1/2015/SW  na kwotę 1 200 zł brutto zawarta z osobą zatrudnioną w MOPR na stanowisku inspektora),
• wykonywanie czynności księgowych (umowa nr 2/2015/SW na kwotę 1 200 zł brutto zawarta z osobą zatrudnioną w MOPR na stanowisku zastępcy głównego księgowego),
• wykonywanie czynności kadrowych (umowa nr 3/2015/SW na kwotę 1 200 zł brutto zawarta z osobą zatrudnioną w MOPR na stanowisku starszego inspektora),
• wykonywanie czynności dotyczących rozliczeń finansowo- merytorycznych (umowa nr 1/2015/SW na kwotę 8.000 zł brutto zawarta z osobą zatrudnioną w MOPR na stanowisku audytora wewnętrznego).

Wszystkie 4. ww. umowy wskazywały, że sposób i termin realizacji zadań miał zostać ustalony odrębnie przez zleceniodawcę, a wykonanie umów miało nastąpić poza obowiązującym zleceniobiorców czasem pracy. W toku kontroli przekazano oświadczenia ww. pracowników dotyczące zapoznania się z regulaminem otwartego konkursu ofert w ramach program wieloletniego „Senior-Wigor” na lata 2015-2020 edycja 2015 r., zwanym dalej regulaminemkonkursu oferti programem oraz zobowiązania się do przestrzegania zapisów ww. dokumentów i wytycznych MPiPS. Treść ww. oświadczeń nie precyzowała jednak obowiązków zleceniobiorców.

Zapisy złożonej przez Gminę Miasto Szczecin oferty przewidywały  zatrudnienie przez MOPR czterech pracowników, którzy mieli realizować założenia programu, a w rzeczywistości zawarto umowy cywilnoprawne z pracownikami MOPR. Zawarte przez MOPR umowy zlecenie nie precyzowały jakie konkretnie czynności miał wykonywać każdy ze zleceniobiorców poprzestając na nieprecyzyjnym, rodzajowym określeniu typu czynności których dotyczyły, tj. czynności organizacyjnych i zakupów, kadrowych, księgowych oraz dotyczących rozliczeń finansowo-merytorycznych. Umowy nie określały szczegółowego podziału obowiązków tylko odsyłały do odrębnych ustaleń odnośnie terminu i sposobu ich wykonania. W toku kontroli ustalono, że nie było dodatkowych, pisemnych ustaleń konkretyzujących obowiązki zleceniobiorców,a przedstawiona dokumentacja nie zawierała dokumentów pozwalających na ustalenie konkretnych czynności, do których wykonania zobowiązano pracowników, terminów realizacji zadań oraz pozostawiała wątpliwości co do rzeczywistego podziału kompetencji oraz sposobu realizacji obowiązków wynikających z zawartych z pracownikami MOPR umów zlecenia. W ocenie kontrolującego takie formułowanie umów finansowanych ze środków publicznych jest niewystarczające z uwagi na zasady jawności i przejrzystości finansów publicznych. Podkreślić również należy, że opisana wyżej nieprecyzyjna redakcja obowiązków zleceniobiorców mogła w istotny sposób utrudnić realizację zapisów § 8 zawartych umów regulującego problematykę kar umownych. Brak pisemnych ustaleń naruszył również zapisy § 9 ust. 2 umów, wg którego wszelkie zmiany lub uzupełnienia wymagały zgody obu stron w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor MOPR powierzył audytorowi wewnętrznemu MOPR obowiązki z wyłączeniem zadań o tematyce dotyczącej projektów i programów finansowanych ze środków zewnętrznych (zakres czynności z dnia 28 lutego 2012 r.), co naruszyło art. 282 ust. 1 uofp, wg którego kierownik jednostki powinien zapewnić warunki niezbędne do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego oraz standard niezależności organizacyjnej, z uwagi na wyłączenie części zadań, które powinny być objęte audytem wewnętrznym. Zakres obowiązków audytora wewnętrznego nie może być ograniczony poprzez wyłączenie jakiegokolwiek obszaru działalności  jednostki z oceny audytu wewnętrznego.

Kontrola wykazała ponadto, że w dniu 1 września 2015 r. Dyrektor MOPR zawarł umowę zlecenia nr 4/2015/SW na łączną kwotę 8.000 zł brutto na wykonywanie czynności dotyczących rozliczeń finansowo - merytorycznych z osobą zatrudnioną jednocześnie na stanowisku audytora wewnętrznego MOPR. Powyższe działanie stanowiło naruszenie zasady określonej w Kodeksie Etyki oraz Międzynarodowychstandardachpraktyki zawodowej audytu wewnętrznego The Institute of International Auditors, wg której audytorzy wewnętrzni nie będą uczestniczyć w jakichkolwiek działaniach lub wchodzić w relacje, które mogłyby naruszyć lub poddać w wątpliwość ich bezstronną ocenę. Było to ponadto sprzeczne ze standardem niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego zawartym w komunikacie, poprzez zaangażowanie audytora wewnętrznego, w działalność operacyjną jednostki. Dyrektor MOPR ograniczyła możliwość oceny przez audytora wewnętrznego ww. zadań jednostki. Stwierdzono jednocześnie, że audytor wewnętrzny MOPR - poza ww. zasadą określoną w Kodeksie etyki - naruszył standard 1100 Niezależność i obiektywizm, wg którego audyt wewnętrzny musi być niezależny, a audytorzy wewnętrzni obiektywni. W celu zachowania obiektywizmu oraz dokonywania niezależnej oceny kontroli zarządczej, audytorowi nie wolno było przyjmować  odpowiedzialności za zadania jednostki, które powinny podlegać ocenie audytu wewnętrznego.

Ustalono, ponadto, że w dniu 1 września 2015 r. Dyrektor MOPR zawarł umowę zlecenie nr 2/2015/SW na kwotę 1200 zł brutto z osobą zatrudnioną w MOPR na stanowisku zastępcy głównego księgowego. Przedmiotem umowy było wykonywanie czynności księgowych tj. czynności rodzajowo tożsamych z czynnościami objętymi podpisanym w dniu 1 lipca 2008 r. zakresem obowiązków ww. pracownika. W toku kontroli przedstawiono oświadczenie pracownika, z którego wynikało, że prace objęte umową zlecenia wykonywane były poza godzinami pracy wynikającymi z podpisanej umowy o pracę. WKiAW wskazuje, że zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, zatrudnianie pracowników poza określonym w umowie o pracę czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przy tych samych czynnościach, co objęte stosunkiem pracy, stanowi obejście przepisów o czasie pracy w godzinach nadliczbowych. W związku z powyższym, świadczenie tożsamych czynnościco określone w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych (orzeczenia: wyrok SN z 30 czerwca 2000 r. II UKN 523/99, wyrok SA w Gdańsku z 21 października 1994 r., III Aur 865/94, wyrok SN z 12 kwietnia 1994 r., I PZP 13/94).

Analogiczna sytuacja dotycząca wykonywania na podstawie umowy zlecenie czynności rodzajowo tożsamych z obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę zachodziła w odniesieniu do umowy zlecenie nr z dnia 1 września 2015 r. nr 3/2015/SW  na kwotę 1.200 zł brutto. Przedmiotem ww. umowy było wykonywanie czynności kadrowych polegających m.in. na przyjmowaniu i analizie rachunków wystawionych przez zleceniobiorców pod względem merytorycznym, a umowa została zawarta z osobą, która wg. zakresu obowiązków z dnia 3 września 2008 r. była odpowiedzialna m.in. za naliczenie wynagrodzeń pracowników MOPR, w tym przyjmowanie i kontrolę dokumentów dotyczących naliczania wynagrodzeń. W odniesieniu do umowy nr 3/2015/SW zawartej z osobą zatrudnioną na stanowisku starszego inspektora wskazać ponadto należy, że dokumentacja przedstawiona w toku kontroli nie zawierała potwierdzenia wykonywanych przez tę osobę czynności za wyjątkiem przedstawionych w dniu 21 lipca 2016 r. poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii niepodpisanego wydruku rejestru wpływających rachunków za rok 2015 r., kopii 7 rachunków  dotyczących realizacji programu podpisanych przez ww. starszego inspektora w rubryce „sprawdzono pod względem merytorycznym” i opatrzonych pieczęcią „dział finansowo-księgowy specjalista (…)” oraz list płac podpisanych przez ww. pracownika w rubryce „sprawdził”. Podkreślić w tym miejscu należy, że według wyjaśnień Dyrektora MOPR ww. pracownik był odpowiedzialny również za: opracowanie projektu umów zleceń, konsultowanie ww. projektów umów zleceń z radcą prawnym, opracowanie projektu oświadczeń/zobowiązań, prowadzenie rejestru zawartych umów zleceń w ramach programu, prowadzenie rejestru wpływających rachunków w ramach programu oraz uzgadnianie wydatków kadrowych w ramach programu.

Brak należytego udokumentowania wykonywanych czynności dotyczył również umowy nr  z dnia 1 września 2015 r. nr 1/2015/SW na kwotę 1.200 zł brutto zawartej z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku inspektora. Przestawiona w toku kontroli dokumentacja nie potwierdzała wykonania większości czynności organizacyjnych i zakupów, a według wyjaśnień Dyrektora MOPR ww. umowa obejmowała analizę ofert handlowych, realizację zakupów, prowadzenie pomocniczej ewidencji zakupów, opisywanie dowodów księgowych oraz sprawy organizacyjne w zakresie prawidłowego obiegu dowodów księgowych. Na potwierdzenie wykonania ww. czynności przedstawiono jedynie dowody księgowe opisane na odwrocie i opatrzone podpisem ww. inspektora MOPR. Wszystkie ww. umowy zostały podpisane z ramienia MOPR przez Dyrektora oraz zaopiniowane przez radcę prawnego jednostki. Rachunki zostały natomiast sprawdzone pod względem merytorycznym przez starszego inspektora MOPR oraz zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora MOPR.

          1.2. Warunki lokalowe oraz zasady rekrutacji do DDSW

W rozdziale IV.2 programu wskazano minimalne standardy warunków lokalowych dla DDSW pozbawionego barier funkcjonalnych, które powinny uwzględniać:

• 1 pomieszczenie ogólnodostępne pełniące funkcję sali spotkań i jadalni, wyposażone w stoły, krzesła oraz podłogi wykonane z materiałów antypoślizgowych,
• pomieszczenie lub pomieszczenia kuchenne lub aneks kuchenny, wyposażone w sprzęty, urządzenia i naczynia do przygotowania i spożycia posiłku przygotowanego przez seniorów,
• 1 pomieszczenie klubowe z biblioteczką i prasą, wyposażone w sprzęt RTV, komputer z dostępem do internetu, kanapy i fotele,
• 1 pomieszczenie do utrzymania lub zwiększenia aktywności ruchowej lub kinezyterapii wyposażone w podstawowy sprzęt, odpowiedni do potrzeb i sprawności seniorów (np. materace, leżanka, rotory, drabinki, drobny sprzęt do ćwiczeń indywidualnych itp.),
•  pomieszczenie do odpoczynku z pięcioma miejscami do leżenia,
• 1 pomieszczenie do terapii indywidualnej lub poradnictwa rozumianego jako szeroko pojęta praca socjalna,
• pomieszczenie pełniące funkcję szatni dla seniorów i personelu z indywidualnymi szafkami,
• 1 łazienkę wyposażoną w 2 toalety (dla kobiet i mężczyzn), uchwyty przy toalecie, umywalkę i prysznic z krzesełkiem, uchwyty pod prysznicem,
• wydzielone miejsce w łazience na pralkę i odpowiednio wyposażone miejsce do prasowania,
• pokój pielęgniarski,
• plac z ogrodem.

Według zapisów oferty realizacji zadania publicznego złożonej w dniu 30 czerwca 2015 r. w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim oraz pkt 3 ogłoszenia Prezydenta Miasta Szczecin o otwartym konkursie ofert na realizację zadania publicznego z dnia 9 września 2015 r. rekrutacja, kwalifikowanie oraz kierowanie seniorów do DDSW miało być prowadzone przez pracowników socjalnych komórek organizacyjnych MOPR. Dnia 21 września 2015 r. Dyrektor MOPR podpisał zarządzenie nr 44/2015 w sprawie zasad i trybu przeprowadzania rekrutacji do DDSW. Według zapisów rozdziału IV.2 program miał umożliwić wsparcie seniorom, tj. osobom nieaktywnym zawodowo spełniającym warunki ustalone na podstawie art. 97 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 930 ze zm.) zwanej dalej ups. Ustalenie zasad  funkcjonowania placówek oraz trybu kwalifikowania osób do uczestnictwa miała określić jednostka samorządu będąca beneficjentem programu.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w zakresie realizacji zapisów rozdziału IV.2 programu w odniesieniu do zachowania minimalnych standardów placówek oraz prowadzenia postępowania rekrutacyjnego.

W toku oględzin ustalono, że w DDSW urządzono również dodatkowe pomieszczenia tj. w budynku przy ul. Królowej Jadwigi 45a dodatkowe pomieszczenie biurowe, w budynku przy ul. Królowej Jadwigi 45c kolejną toaletę, a pomieszczenie ogólnodostępne zostało połączone z aneksem kuchennym. Oferta złożona przez Gminę Miasto Szczecin jak i regulamin rekrutacji wprowadzony zarządzeniem Dyrektora MOPR nr 44/2015 w sprawie zasad i trybu przeprowadzania rekrutacji do DDSW przewidywały odstąpienie od stosowania zapisów ups. Ww. zmiana została zaakceptowana przez MPiPS poprzez przyjęcie oferty w brzmieniu zaproponowanym przez Gminę Miasto Szczecin.

1.3 Sprawozdanie końcowe z realizacji zadania publicznego zamieszczone na stronie MPiPS

Sprawozdanie końcowe z realizacji zadania sporządzane zostało w generatorze udostępnionym na stronach MPiPS  w dniu 29 stycznia 2016 r.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w treści sprawozdania, ujawniono natomiast dwie omyłki w numerach faktur. W jednym przypadku faktura została błędnie wystawiona przed zawarciem umowy najmu na potrzeby DDSW  stanowiącej podstawę zobowiązania, co nie miało wpływu na prawidłowość rozliczenia z uwagi na wystawienie faktury korygującej i prawidłową wartość.

Sprawozdanie zostało złożone przed upływem określonego w regulaminie konkursu ofert terminu i zawierało wszelkie informacje wg wzoru – załącznika nr 7 do ogłoszenia  z dnia 8 czerwca 2015 r. zamieszczonego na stronie MPiPS o otwartym konkursie na najlepsze projekty dofinansowane ze środków programu. W części finansowej sprawozdania wskazano wszystkie koszty jakie zostały poniesione w związku z realizacją projektu. MOPR należycie udokumentował wszystkie poniesione w związku z realizacją zadania wydatki, t.j. posiadał wszystkie faktury i rachunki wskazane w treści zestawienia faktur, a dokumenty te zostały opisane na odwrocie zgodnie z wymogami określonymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) zwanej dalej uor i zawierały informacje określone w regulaminie konkursu ofert. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 6 827,96 zł została zgodnie z zapisami § 10 ww. umowyzwrócona na rachunek bankowy  MPiPS.

2. Zawarcie i realizacja zapisów umowy z dnia 21 października 2015 r. nr WSS/II/71/15 zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a PCK.

Zapisy regulaminu konkursu ofert w ramach programu wskazywały, że jednostki samorządu po uzyskaniu dotacji w ramach programu mogły zgodnie z art. 25 ups zlecić realizację zadania. Oferta realizacji zadania złożona przez Gminę Miasto Szczecin przewidywała, że zadanie będzie realizowane w części dotyczącej jednorazowego wsparcia w zakresie adaptacji i wyposażenia przez MOPR, podczas gdy zapewnienie funkcjonowania dziennego domu dla seniorów w okresie od 1 października 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. miało zostać powierzone organizacji pozarządowej. W dniu 9 września 2015 r. Prezydent Miasta Szczecin ogłosił otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego w zakresiepomocy społecznej znak: BOP/SP/2015/060. W wyniku konkursu wybrano ofertę PCK. W dniu 21 października 2015 r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a PCK zawarto umowę nr WSS/II/71/15 o powierzenie realizacji zadania zleconego w latach 2015-2016 w ramach programu polegającego na prowadzenie DDSW. Wysokość dotacji przyznanej na 2015 r. wyniosła 68 656,18 zł, w tym 56 572,66 zł ze środków własnych oraz 12 083,52 zł ze środków MPiPS. W dniu 11 stycznia 2016 r. do UM wpłynęło sprawozdanie częściowe z wykonania ww. zadania publicznego, które po skorygowaniu zostało ostatecznie w dniu 23 lutego 2016 r. zatwierdzone przez ówczesnego Dyrektora WSS.

W toku kontroli ustalono rozbieżność pomiędzy zapisami § 9 ust. 4 zdanie drugie umowy nr WSS/II/71/15, które stanowią, że w przypadku zaistnienia uwag do sprawozdania bieg 30-dniowego terminu na jego zatwierdzenie zostaje zawieszony, a zapisami § 7 ust. 6 załącznika do Zarządzenia Prezydenta Miasta nr 499/12, według którego w przypadku zaistnienia uwag do sprawozdania termin zatwierdzenia ulega przedłużeniu do 90 dni od dnia jego złożenia. W treści sprawozdania ujawniono natomiast omyłkę w numerze jednej z faktur.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości w badanym obszarze. Treść zawartej umowy oraz sprawozdania odpowiadała wzorom z załącznika nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. nr 6, poz. 25). Sprawozdanie zostało sporządzone wg wzoru załącznika nr 12 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 499/12 i złożone przed upływem terminu określonego w umowie. W części finansowej wskazano wszystkie koszty jakie zostały poniesione w związku z realizacją projektu. PCK należycie udokumentował wszystkie poniesione w związku z realizacją zadania wydatki, t. j. posiadał wszystkie faktury i rachunki wskazane w treści zestawienia faktur, a dokumenty te zostały opisane na odwrocie zgodnie z wymogami określonymi w art. 21 uor i zawierały informacje określone w regulaminie konkursu ofert. Pracownik WSS dokonał analizy i weryfikacji zapisów sprawozdania, WSS zatwierdził sprawozdanie przed upływem terminu określonego w umowie, a niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 855,82 zł została zwrócona na rachunek bankowy Gminy Miasto Szczecin.

     III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOPR:

1. Zapewnienie warunków do prowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z  zakresem określonym w uofp i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy oraz wynikach tego audytu (Dz. U. poz. 1480).
2. Nieangażowanie audytora wewnętrznego w działalność operacyjną jednostki.
3. Precyzyjne redagowanie treści zawieranych umów cywilnoprawnych.
4. Należyte dokumentowanie czynności wykonywanych na podstawie zawieranych umów.
5. Niezawieranie umów cywilnoprawnych z pracownikami MOPR na wykonywanie czynności rodzajowo tożsamych z czynnościami określonymi w ich zakresach obowiązków.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WSS:

1. Aktualizację stosowanego wzoru umowy dotyczącej powierzenia realizacji zadania publicznego.