Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 07.03.2016 –06.05.2016 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym dla Dzieci Niesłyszących im. Hansa Christiana Andersena w Szczecinie przy ul. Szpitalnej 15, (zw. dalej SOSWdDN)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 01.07.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2015 r. w SOSWdDNstwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu wyżywienia lub naliczania w nieprawidłowej wysokości,
• niewłaściwego ewidencjonowania operacji gotówkowych,
• niewywiązywania się dyrektora z obowiązku niezwłocznego przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• nieprzestrzegania zapisów Instrukcji inwentaryzacyjnej, w tym niepobrania od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń oraz powołania do komisji inwentaryzacyjnej głównego księgowego,
• zawierania umów i zaciągania zobowiązań na okres wykraczający poza rok budżetowy,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• nieopiniowania zawieranych umów i aneksów pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• sposobie prowadzenia akt osobowych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów SOSWdDN w 2015 r. wyniosło 601,00 zł, co stanowiło 67% planowanej kwoty w wysokości 900,00 zł i były to wpływy z tytułu różnych dochodów (pozostałe dochody jednostek budżetowych – wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych).

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd w SOSWdDN w 2015 r. wyniosło 109.708,30 zł, co stanowiło 54,1 % planowanej kwoty w wysokości 202.800,00 zł. Na dochody wrd składały się: wpływy z różnych opłat (§ 0690 – 18,00 zł), dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 26.158,57 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 61.867,15 zł), pozostałe odsetki (§ 0920 – 185,16 zł) oraz otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej (§ 0960 – 21.479,42 zł). 

Kontroli poddano dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750) oraz wpływy z usług (§ 0830), a także rozrachunki z najemcami za cały 2015 r. oraz rozrachunki z 52 usługobiorcami za miesiąc wrzesień 2015 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W przypadku płatności naliczonych z tytułu wyżywienie wychowanków oraz nauczycieli SOSWdDN, dotyczących miesiąca września stwierdzono, że były one regulowane  w 27 przypadkach na 52 poddanych badaniu po terminie wskazanym w „Regulaminie korzystania z wyżywienia oraz regulowania opłat za posiłki”. Opóźnienia w płatnościach wyniosły od 1 do 98 dni. Pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty nie naliczył usługobiorcom lub naliczył w nieprawidłowej wysokości odsetki z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Kwota niepobranych odsetek wyniosła 20,01 zł. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek z tytułu korzystania z  wyżywienia, zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność specjalista SOSWdDN.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

Od odpłatności związanych z najmem mieszkań i garaży wniesionych po terminie główny księgowy naliczał na bieżąco ustawowe odsetki.

 2.  Należności

   W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2015 r., nie zostały wykazane żadne należności.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 1.792,34 zł tytułem płatności za wyżywienie wychowanków, w tym: 9,63 zł tytułem odsetek od należności niezapłaconych w terminie.

   W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności wymagalne w kwocie 1.782,71 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kwota 1.782,71 zł, tytułem należności (odpłatności za wyżywienie), została uregulowana w pierwszym kwartale 2016 r. wraz z odsetkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S.

3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 42. dowody księgowe na kwotę 234.948,72 zł, co stanowiło 6,3 % wydatków jednostki na łączną kwotę 3.745.989,45zł (środki budżetowe na kwotę 3.636.281,15 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 109.708,30 zł).

Stwierdzono, że 9. na 12. zawartych przez SOSWdDN umów nie zostało zaopiniowanych pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Ponadto wszystkie umowy związane z poniesieniem wydatków nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

Dodatkowo w 1. przypadku (umowa na świadczenie usług internetowych) stwierdzono, że umowa została zawarta na okres wykraczający poza rok budżetowy, a dyrektor SOSWdDN nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

Na dowodach księgowych, w opisach faktur, rachunków dokonywano licznych poprawek, skreśleń i zamazywań, w wyniku których poprawiana treść była nieczytelna. Poprawki nie były opatrzone datą dokonania ww. czynności. Powyższe było niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

Wszystkie rachunki i faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13 z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14), po uprzednim dokonaniu analizy rynku. Zawierały ponadto informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

 3.2 Płatności

   W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 42. dowody księgowe na kwotę ogółem 234.948,72 zł, tj. 6,3 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 3.745.989,45zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

   We wszystkich ww. przypadkach nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.                 

 3.3 Zobowiązania

   W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2015 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 259.832,14 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 192.123,48 zł, składki ZUS w kwocie 37.127,08 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 30.601,58 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5 z 59 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (8,5 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 270.720,31 zł, tj. 10,4 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.596.997,00 zł (zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010 i § 4040).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Akta osobowe pracownika prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi.

Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez starszego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Stwierdzono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników.

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 221.507,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2015 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 1.012.804,99 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2015 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2015 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za 12 miesięcy 2015 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem  601,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem 3.636.281,15 zł, (zobowiązania niewymagalne – 259.832,14 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 109.708,30 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. – należności na kwotę ogółem 1.782,71 zł (z tytułu dostaw towarów i usług).

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

 W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

 W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 10 zmian do planu dochodów na kwotę ogółem 25.000,00 zł oraz 48 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 750.131,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały w sprawozdaniach Rb-28S.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, protokół z kasy oraz protokoły z przeprowadzenia weryfikacji kont.

Dokumentacja dotycząca inwentaryzacji w 2015 roku nie zawierała pisemnych oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych w SOSWdDN, które komisja inwentaryzacyjna powinna była pobrać przed rozpoczęciem spisu i na zakończenie spisu z natury. Było to niezgodne z zapisami § 14 i 18 obowiązującej w SOSWdDN Instrukcji inwentaryzacyjnej.

Ponadto do jednej z komisji inwentaryzacyjnych dyrektor powołał głównego księgowego, a według zapisów § 11 pkt 4 Instrukcji inwentaryzacyjnejdo komisji inwentaryzacyjnej nie może być powołany m.in. główny księgowy.

Za powyższe odpowiedzialny był dyrektor SOSWdDN, który zgodnie z zapisami § 7 pkt 2 ww. instrukcji zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji okresowej i doraźnej w jednostce.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku, w którym SOSWdDN posiadało rachunki bankowe.

 Na koniec 2015 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji wykorzystano wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

   Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Faktury zakupu, których płatność realizowana była w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 201. Obowiązek ewidencji faktur na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności wynika z opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 11/D/2009 w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości.
2. Zarządzenie nr 1Z/K/2015dot. zasad rachunkowości.
3. Zarządzenie nr 3Z/K/2014 w sprawie wysokości pogotowia kasowego.
4. Wykaz ksiąg rachunkowych z dnia 02.01.2015 r.
5. Zakładowy Plan Kont Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego dla Dzieci Niesłyszących z dnia 17.04.2015 r.
6. Metody wyceny aktywów i pasywów w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym dla Dzieci Niesłyszących z dnia 02.01.2009 r.
7. Instrukcja kasowa w SOSW dla Dzieci Niesłyszących w Szczecinie.
8. Instrukcja inwentaryzacyjna.
9. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów.
10. Zarządzenie nr 12/D/2009 w sprawiewprowadzenia procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
11. Procedura dotycząca ochrony danych i zbiorów.
12. Regulamin kontroli zarządczej.
13. Regulamin udzielania przez SOSW dla Dzieci Niesłyszących w Szczecinie zamówień na dostawy, usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro netto.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W Wykazie ksiąg rachunkowych, zawierającym również wykaz programów nie określono wersji stosowanego w jednostce oprogramowania. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące m.in. określenia wersji oprogramowania.

Procedury obowiązujące w jednostce zawierały niezaktualizowane podstawy prawne, w tym: Zarządzenie nr 11/D/2009 w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości, Instrukcja kasowa, Instrukcja inwentaryzacyjna, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, Zarządzenie nr 12/D/2009 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, Regulamin kontroli zarządczej, Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty.

Ponadto w  obowiązujących w SOSWdDN procedurach nie określono osób (stanowisk) odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności w ramach systemu rachunkowości, w tym kontroli funkcjonalnej, co było niezgodne z zapisami § 10 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którego wykaz osób upoważnionych do dokonywania poszczególnych rodzajów kontroli wraz ze wzorami pieczęci powinien był zawierać załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Natomiast ww. załącznik zawierał jedynie wzór pieczęci zatwierdzającej wydatek do zapłaty.

    Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

 W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SOSWdDN procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

   W 2015 r. w SOSWdDN przeprowadzono trzy kontrole zewnętrzne:

• w dniu 26.11.2015 r. przeprowadzono kontrolę w zakresie przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczno - zdrowotne dotyczące higieny pomieszczeń i wymagań w stosunku do sprzętu używanego w szkołach i innych placówkach oświatowo – wychowawczych;
• w dniach 26 – 28.05.2015 r. przeprowadzono kontrolę w zakresie przestrzegania przez pracodawcę przepisów prawa pracy i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
• w dniu 18.08.2015 r. przeprowadzono kontrolę sprawdzającą wykonanie środków prawnych wydanych po poprzedniej kontroli.

Dyrektor SOSWdDN nie przekazał niezwłocznie informacji dotyczących ww. kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin. Uczynił to dopiero zbiorczo w dniu 08.03.2016 r., czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, według którego kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina - za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego - o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie, a także do dostarczenia kopii dokumentacji kontroli.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 03.07.2015 r., a za II półrocze 2015 r. – pismem z dnia 05.01.2016 r.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. każdorazowe naliczanie i obciążanie w prawidłowej wysokości usługobiorców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności,
2. każdorazowe przekazywanie umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
3. zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym;
4. ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z  uor;
5. dokonywanie poprawek na dokumentach księgowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor;
6. każdorazowe wskazywanie na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne;
7. sporządzanie dokumentacji dotyczącej czynności inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie procedurami;
8. powoływanie komisji inwentaryzacyjnej w sposób zgodny z zapisami § 11 pkt 4 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej;
9. uzupełnienie obowiązujących procedur o wykaz osób (stanowisk) odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności w ramach systemu rachunkowości, w tym kontroli funkcjonalnej;
10. uzupełnienie wykazu programów o wersje użytkowanego aktualnie  oprogramowania;
11. zaktualizowanie obowiązujących w jednostce regulaminów i instrukcji pod kątem podstaw prawnych;
12. niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.