Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 21.06.2016 –14.07.2016 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 21 w Szczecinie przy ul. Mickiewicza 23, (zw. dalej GM - 21)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 26.08.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2015 r. w GM - 21stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu wynajmu pomieszczeń na cele edukacyjne,
• naliczenia dodatku funkcyjnego i kasjerskiego w zaniżonej wysokości,
• dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych w sposób niezgodny z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.  rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor,
• nieprzestrzegania zapisów Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej, w tym m.in. niewydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji i niepowołania komisji inwentaryzacyjnej,
• niewywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• sposobie prowadzenia akt osobowych,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów w GM - 21 w 2015 r. wyniosło 340,51 zł, co stanowiło 57% planowanej kwoty w wysokości 600,00 zł i były to wpływy z tytułu różnych dochodów (§  0970 - pozostałe dochody jednostek budżetowych – wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych).

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd w GM - 21 w 2015 r. wyniosło 74.676,83 zł, co stanowiło 51,5 % planowanej kwoty w wysokości 145.000,00 zł. Na dochody wrd składały się: wpływy z różnych opłat (§ 0690 – 345,00), dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 40.508,36 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 31.245,00 zł) i pozostałe odsetki (§ 0920 – 778,47 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – 1.800,00 zł).

Kontroli poddano dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750) oraz wpływy z usług w miesiącu wrześniu 2015 r. (§ 0830), a także rozrachunki z najemcami za cały 2015 r. oraz rozrachunki z 25 usługobiorcami za miesiąc wrzesień 2015 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W 7. przypadkach na 35 poddanych kontroli  stwierdzono, że płatności wynikające z umów najmu były regulowane po terminie wskazanym w umowie (opóźnienia wyniosły od 2 do 62 dni), a główny księgowy nie naliczył za okres od stycznia do grudnia 2015 roku i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność główny księgowy GM – 21.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

 2.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2015 r., nie zostały wykazane należności.

  W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 1.240,39 zł. W tym tytułem: płatności czynszu za wynajem pomieszczeń w kwocie 885,60 zł oraz z tytułu dostaw towarów i usług w łącznej kwocie 354,79 zł.

     W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 15.123,36 zł, w tym wymagalne na kwotę 13.882,97 zł i pozostałe 1.240,39 zł.

  Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Kwota 885,60 zł, tytułem należności (czynsz za wynajem pomieszczeń), została uregulowana w styczniu 2016 r.

  Kwota 354,79 zł z tytułu nadpłaconych dostaw towarów i usług została odzyskana w pierwszym kwartale 2016 r., poprzez potrącenie z bieżących płatności z tytułu dostaw towarów i usług.

  Natomiast kwota 13.882,97 zł z tytułu należności wymagalnych, wynikających z nieopłacenia czynszu przez najemcę mieszkania w budynku GM – 21, pomimo wielokrotnych monitów i wezwań do zapłaty, do dnia zakończenia kontroli, tj. 14.07.2016 r. nie została uregulowana. Dyrektor GM – 21 wyczerpał wszelkie możliwości wyegzekwowania zaległego czynszu wraz z odsetkami od najemcy. Przekazał dokumentację dotyczącą zadłużenia do Biura Prawnego UM w celu wszczęcia postępowania sądowego o eksmisję i zapłatę zaległego czynszu.

 3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

  Kontroli poddano 22. dowody księgowe na kwotę 251.222,14 zł, co stanowiło 10,8 % wydatków jednostki na łączną kwotę 2.325.718,72 zł (środki budżetowe na kwotę 2.251.041,89 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 74.676,89 zł).

  Stwierdzono, że 7 na 9. umów poddanych kontroli, związanych z poniesionymi w 2015 r. wydatkami nie było zaparafowanych przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

Wyciągi bankowe zawierały jedynie parafkę głównego księgowego na dowód potwierdzenia wykonanych czynności kontrolnych (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z zapisami w części II pkt 7 obowiązującego w jednostce Regulaminu kontroli wewnętrznej, w którym zapisano: „…dowód uznaje się za sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz że został zakwalifikowany do księgowania, jeśli bezpośrednio na dowodzie umieszczona jest odpowiednia adnotacja w formie pieczęci o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej…”.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

  Wszystkie rachunki i faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

  We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13 z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14), po uprzednim dokonaniu analizy rynku. Zawierały ponadto informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

  Wszystkie poddane kontroli umowy związane z poniesionymi wydatkami zawarte przez GM – 21 w 2015 r., zgodnie z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, zostały zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

 3.2 Płatności

 W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 22 dowody księgowe na kwotę ogółem 251.222,14 zł, tj. 10,8 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 2.325.718,72zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

    Wszystkie płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

 3.3 Zobowiązania

  W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2015 r. w sprawozdaniach: Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 122.160,73 zł, na które składały się dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 101.676,40 zł, składki ZUS w kwocie 18.954,18 zł i zobowiązania z tytułu dostaw i usług w wysokości 1.530,15 zł oraz w Rb-34S zobowiązania z tytułu dostaw i usług na kwotę 307,00 zł.

  Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

  Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4 z 37 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (10,8 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 146.505,35 zł, tj. 10,4% ogólnej kwot wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.411.158,26 zł (zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010 i § 4040).

     W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że starszy księgowy zaniżył w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierownika gospodarczego wysokość wypłaty dodatku funkcyjnego i dodatku za prowadzenie kasy. Różnica z tytułu niedopłaty ww. dodatków za okres od 01.09.2013 r. do 01.06.2016 r. wyniosła łącznie 1.832,64 zł.

  Według wyjaśnień głównego księgowego przyczyną zaniżenia dodatków była pomyłka pracownika księgowości.

  Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał starszy księgowy, który zgodnie z zakresem obowiązków dokonywał naliczenia wynagrodzenia.

  Akta osobowe pracownika prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi.

  W pozostałych 3. przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały przez starszego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

  We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

  Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 117.733,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2015 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 549.858,47 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2015 r.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2015 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

  Deklaracje ZUS P DRA za 12 miesięcy 2015 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

6. Sprawozdawczość

  Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem  340,51 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem 2.251.041,89 zł, (zobowiązania niewymagalne – 122.160,73 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), zw. dalej uofp, na kwotę ogółem 74.676,83 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. – należności na kwotę ogółem 15.123,33 zł (z tytułu dostaw towarów i usług).

  Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

  W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

  W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 37 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 760.170,48 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

  Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową
i zatwierdzonym planem finansowym.

  W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte
w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały 
w sprawozdaniach Rb-28S.

 7. Inwentaryzacja

  W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor
w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

  Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

  Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny
z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

  Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, protokoły: z kasy, z weryfikacji aktywów
i pasywów, potwierdzenia kont oraz protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

  Wzór protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych zastosowany w trakcie inwentaryzacji był inny od wzoru przyjętego w obowiązującej w jednostce Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej.

  W przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej w dniu 31 grudnia 2015 r., w drodze weryfikacji aktywów i pasywów, dyrektor nie wydał stosownego zarządzenie i nie powołał komisji inwentaryzacyjnej, tym samym nie dopełnił obowiązku narzuconego zapisami § 2 pkt 1 ppkt a i b obowiązującej w  GM – 21 Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej, według której do obowiązków dyrektora należało wydanie stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji oraz powołanie komisji inwentaryzacyjnej.

  Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych, księgozbioru  oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne
z potwierdzeniem salda Banku, w którym GM - 21 posiadało rachunki bankowe.

 W roku 2015 r. wykonane zostały dwie inwentaryzacje: pełna inwentaryzacja w drodze spisu z natury oraz inwentaryzacja roczna w drodze weryfikacji aktywów i pasywów.
W wyniku przeprowadzonych inwentaryzacji nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych.
W przypadku inwentaryzacji w drodze spisu z natury dyrektor GM – 21 wydał stosowne zarządzenie, w którym powołał komisję inwentaryzacyjną.

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

  W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W księgach inwentarzowych prowadzonych ręcznie, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania korektorem, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki, co byłoniezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści
i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki
i umieszczenie daty.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał kierownik gospodarczy.

  W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym m.in.: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

  Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

  Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

  Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano
w sposób trwały.

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

  W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje 
i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 2/2014 Dyrektora Gimnazjum Nr 21 w Szczecinie
   z dnia 10.01.2014 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.
2. Załącznik nr 1 do ww. zarządzenia – Metody wyceny aktywów i pasywów.
3. Załącznik nr 2 do ww. zarządzenia - Zakładowy Plan Kont oraz opis struktury zbiorów danych – Finanse DDJ.
4. Załącznik nr 3 do ww. zarządzenia - Zakładowa Instrukcja Inwentaryzacyjna.
5. Załącznik nr 4 do ww. zarządzenia - Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów.
6. Załącznik nr 5 do ww. zarządzenia -  Zakładowa Instrukcja Kasowa.
7. Załącznik nr 6 do ww. zarządzenia - Opis systemu ochrony danych i zbiorów.
8. Załącznik nr 7 do ww. zarządzenia - Procedury postępowania w sprawach zamówień publicznych.
9. Zarządzenie nr 2/11 Dyrektora Gimnazjum Nr 21 z dnia 01 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej.
10.  Zarządzenie nr 17/09Dyrektora Gimnazjum Nr 21 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego.

      Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia
i wynagradzania pracowników.

   W zasadach rachunkowości ujęto wykaz programów użytkowanych w GM – 21, który nie obejmował programów: Płatnik-  stosowanego do rozliczeń z ZUS, Przelewy ProgMan, Kasa Zapomogowo - Pożyczkowa ProgMan, poza tym nie wprowadzano aktualizacji wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz
z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym
w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

     Obowiązujące Procedury postępowania w sprawach zamówień publicznych w Gimnazjum Nr 21 w Szczecinie przywoływały nieaktualne podstawy prawne, a zapisy w nich zawarte były niezgodne z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13
z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14).

  Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

  W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w GM - 21 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących
z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

10. Inne obszary

  W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

     W 2015 r. w GM – 21 przeprowadzono trzy kontrole zewnętrzne:

• w dniach 25 – 27.03.2015 r. przeprowadzono kontrolę w zakresie ewaluacji zewnętrznej problemowej;
• w dniu 23.06.2015 r. przeprowadzono kontrolę w zakresie oceny bezpieczeństwa żywności;
• w dniu 09.09.2015 r. przeprowadzono kompleksową kontrolę w placówce.

   Dyrektor GM - 21 w 1 przypadku nie przekazał informacji dotyczących kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, w drugim natomiast uczynił to dopiero w dniu 30.06.2016 r., tj. po ponad roku od momentu przeprowadzenia kontroli przez Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, według którego kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina - za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego
o przeprowadzonych przez organy zewnętrzne kontrolach oraz dostarczenia kopii dokumentacji z tych kontroli.

  Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 01.07.2015 r., a za II półrocze 2015 r. – pismem z dnia 05.01.2016 r.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności;
2. każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
3. potwierdzanie kontrolina wyciągach bankowych w sposób zgodny z obowiązującymi procedurami;
4. dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor;
5. uzupełnienie wykazu programów o numery licencji i wersji użytkowanego aktualnie oprogramowania oraz daty ich wprowadzenia;
6. zaktualizowanie zapisów oraz podstaw prawnych Procedury postępowania w sprawach zamówień publicznych w Gimnazjum Nr 21 w Szczecinie;
7. zweryfikowanie naliczenia oraz skorygowanie wypłaconych dodatków: funkcyjnego
   i kasjerskiego za okres od 01.09.2013 r.;
8. przeprowadzanie formalnych czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, tj. m.in. powoływanie komisji inwentaryzacyjnej w drodze zarządzenia oraz stosowanie wzorów dokumentów przyjętych w obowiązującej w tym zakresie instrukcji;
9. niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.