Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w czerwcu i lipcu 2016 r. przeprowadził kontrolę  w Wydziale Urbanistyki i Administracji Budowlanej Urzędu Miasta Szczecin  (zwanym dalej WUiAB) w zakresie wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia z dnia 23 września 2016 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej Nr 3/16 z dnia 7 listopada 2016 r. zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 listopada 2016 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli w zakresie wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające w szczególności na:

1. przekroczeniu w jednym przypadkuterminu 65 dni na wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, czym naruszono art. 51 ust. 2 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2016 r.  poz. 778 ze zm.) zwanej dalej upizp, co naraziło organ na karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy dzień zwłoki,
2. ustaleniu w jednym przypadku w decyzji warunków i wymagań  ochrony i kształtowania ładu przestrzennego w odniesieniu do sąsiedniej zabudowy, na podstawie studium zagospodarowania przestrzennego i koncepcji funkcjonalno-przestrzennej do planu zagospodarowania przestrzennego, co naruszyło art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r.  poz.  23) zwanej dalej kpa,
3. braku udokumentowania analizy prawidłowości reprezentacji wnioskodawców – spółek kapitałowych w oparciu o dane z Krajowego Rejestru Sądowego zwanego dalej KRS oraz wszystkie  pełnomocnictwa pomiędzy organami spółki, a osobą podpisującą wniosek,
4. sprzeczności zapisów metryk akt oraz projektów decyzji w zakresie danych osób sporządzających decyzje,
5. pojedynczych omyłkach w treści wydawanych decyzji,
6. pojedynczych brakach dokumentów w teczkach dotyczących poszczególnych spraw.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości, a w szczególności:

• każdorazowo zawiadamiano o wszczęciu postępowania oraz postanowieniach i decyzji kończącej postępowanie w drodze obwieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej zwanym dalej BIP oraz na tablicy ogłoszeń, a inwestora oraz właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości, na których były lokalizowane inwestycje celu publicznego również na piśmie,
• decyzje o ustaleniu lokalizacji celu publicznego każdorazowo wydawano po dokonaniu uzgodnień, o których mowa w art. 53 ust. 4 upizp,
• każdorazowo zapewniano stronom możliwość czynnego udziału w postępowaniuoraz umożliwiano im wypowiadanie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań,
• decyzje każdorazowo zawierały wszystkie elementy, o których mowa w art. 107 kpa oraz 54 upizp,
• w odniesieniu do 14. z 15. skontrolowanych postępowań i 14. z 16. wydanych decyzji, termin załatwienia sprawy był zgodny z art. 51 ust. 2 upizp,
• wszystkie osoby, które brały udział w sporządzaniu projektów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego posiadały uprawnienia, o których mowa w art. 50 ust. 4 upizp,
• przedstawione przez WUiAB rejestry decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym oraz krajowym i wojewódzkim odpowiadały wzorowi z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 maja 2004 r. w sprawie wzoru rejestru decyzji o warunkach zabudowy oraz wzorów  rejestrów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego (Dz. U.  nr 130 poz.  1385),
• przekazane przez WUiAB teczki każdorazowo zawierały metrykę sprawy według wzoru - załącznika do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.  U.  poz. 250), starannie dokumentowano przebieg prowadzonych postępowań.

Według zapisów przedstawionego w toku kontroli wydruku z  rejestru decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego w 2015 r. wydano: 1 decyzję o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu krajowym i wojewódzkim oraz 72 decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym. Kontrolą objęto jedyną wydaną w 2015 r. decyzję o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu krajowym i wojewódzkim (100%) oraz 14 decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym (19,44%), przy czym do próby wybrano co 5. wydaną decyzję wg. kolejności wynikającej z numerów wpisów w rejestrze.

II.Oceny cząstkowe

1.Prawidłowość prowadzenia postępowania administracyjnego w przedmiocie wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego.

Przedmiotem wybranych do kontroli decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego były następujące zamierzenia inwestycyjne:

• budowa i utrzymywanie urządzeń służących do przesyłania lub dystrybucji płynów, pary, gazów i energii elektrycznej, a także innych obiektów i urządzeń niezbędnych do korzystania z tych przewodów i urządzeń (w 5 przypadkach),
• budowa i utrzymywanie publicznych urządzeń służących do zaopatrzenia ludności w wodę, gromadzenia, przesyłania, oczyszczania i odprowadzenia ścieków oraz odzysku i unieszkodliwiania odpadów, w tym ich składowania (w 3 przypadkach),
• budowa i utrzymanie pomieszczeń dla państwowych szkół wyższych(w 2 przypadkach),
• budowa i utrzymanie przewodów i urządzeń służących do przesyłania energii elektrycznej, z także innych obiektów i urządzeń niezbędnych do korzystania z tych przewodów i urządzeń (w 1 przypadku),
• budowa i utrzymanie pomieszczeń dla sądów (w 1 przypadku),
• wydzielanie gruntów pod drogi publiczne i drogi wodne, budowa i utrzymywanie tych dróg, obiektów i urządzeń transportu publicznego, części lotniczych lotnisk oraz służących do kierowania, kontroli nadzoru i zabezpieczenia ruchu lotniczego, w tym rejonów  podejść, a także łączności publicznej i sygnalizacyjnej (w 1 przypadku),
• budowa i utrzymanie pomieszczeń dla szkół publicznych(w 1 przypadku),
• budowa i utrzymanie pomieszczeń dla urzędów organów władzy i administracji (w 1 przypadku).

Wybrane do próby decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego  były wydawane na rzecz: Enea Sp. z o.o. (6. Z 15.), Zakładu Wodociągów i Kanalizacji  sp. z o.o. (2. z 15.), uczelni publicznych (2. z 15.) oraz jednostek samorządu terytorialnego (2. z 15.), a w pojedynczych przypadkach na rzecz: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, Polskich Kolei Państwowych S.A. oraz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

W odniesieniu do postępowania dotyczącego ustalenia lokalizacji celu publicznego polegającego na budowie budynku administracji publicznej – siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego wraz z niezbędnymi urządzeniami budowlanymi i zagospodarowaniem terenu przy ul. Teofila Starzyńskiego zakończonego decyzją nr 2/2015 z dnia 23 lipca 2015 r. znak sprawy: WUiAB-S.6733.65.2013.DS, UNP: 3534/WUiAB/VII/13 organ przekroczył termin 65 dni na wydanie takiej decyzji. Na skutek wniesienia przez wnioskodawcę odwołania od decyzji nr 1/2013, decyzją z dnia 3 grudnia 2013 r. doręczoną WUiAB 5 grudnia 2013 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Szczecinie zwane dalej SKO uchyliło przedmiotową decyzję w całości i przekazało sprawę do ponownego rozpatrzenia, zaś ostateczna decyzja nr 2/2015  została wydana 23 lipca 2015 r., tj. po upływie 595 dni od dnia złożenia wniosku. Po odliczeniu okresów zawieszenia postępowania z urzędu oraz na wniosek strony, a także terminów dokonania uzgodnień z Marszałkiem Województwa Zachodniopomorskiego rzeczywisty termin załatwienia sprawy wyniósł 75 dni od dnia otrzymania decyzji SKO. Naruszono tym samym zapisy art. 51 ust. 2 upizp, według którego w przypadku niewydania przez właściwy organ decyzji w sprawie ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego w terminie 65 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie takiej decyzji, organ wyższego stopnia wymierza temu organowi, w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie, karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy dzień zwłoki. Jak wskazano w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 listopada 2015 r. (Sygn. IV SA/Wa 3245/15) ustawodawca wyliczył w art. 51 ust. 2c upizp  przypadki terminów (okresów), których nie wlicza się do 65-dniowego terminu na wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego. Do terminów (okresów) tych należą: terminy przewidziane w przepisach prawa do dokonania określonych czynności, okresy zawieszenia postępowania, okresy opóźnień spowodowanych z winy strony i okresy opóźnień z przyczyn niezależnych od organu. Niemniej do terminów podlegających odliczeniu na podstawie art. 51 ust. 2c upizp nie można zaliczyć terminów, jakie pochłaniają czynności związane z tokiem każdego postępowania, czyli związanych z zawiadamianiem stron o wszczęciu postępowania (art. 61 § 4 k.p.a.), czy też zawiadamianiem stron o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań łącznie z czasem wyznaczonym na takie zapoznanie (art. 10 § 1 k.p.a). Uwzględniając konieczność przeprowadzenia wymienionych wyżej czynności ustalono maksymalny czas postępowania toczącego się na wniosek o wydanie decyzji lokalizacyjnej. Skoro czas ten przeznaczony jest na czynności podstawowe, to nieliczne tylko czynności będą przedłużały 65-dniowy termin przewidziany w art. 51 ust. 2 upizp. Za przyczynę przekroczenia 65 dniowego terminu prowadzenia postępowania po przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia wskazać należy fakt, że pomimo wpływu decyzji SKO do WUiAB w dniu 5 grudnia 2013 r. pierwsze udokumentowane czynności zmierzające do rozpoznania sprawy zostały podjęte dopiero 24 stycznia 2014 r.

W decyzji nr 1/2013 dotyczącej ustalenia lokalizacji celu publicznego polegającego na budowie budynku administracji publicznej – siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego wraz z niezbędnymi urządzeniami budowlanymi i zagospodarowaniem terenu przy ul. Teofilla Starzyńskiego znak sprawy: WUiAB-S.6733.65.2013. DS. UNP: 3534/WUiAB/VII/13 ustalono warunki i wymagania ochronyi kształtowania ładu przestrzennego w odniesieniu do sąsiedniej zabudowy,  na podstawie Studium i koncepcji funkcjonalno-przestrzennej do planu zagospodarowania przestrzennego „Stare Miasto – Wały Chrobrego” t.j. w sposób nie wynikający z wniosku, podczas gdy w postępowaniu o ustalenie warunków zabudowy nie ma zastosowania tzw. zasada dobrego sąsiedztwa ani rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 sierpnia  2003 r. w sprawie sposobu ustalenia wymagań dotyczących nowej zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (Dz. U. Nr 164 poz. 1588 ze zm.), a Studium oraz Koncepcja nie stanowią prawa powszechnie obowiązującego. Decyzja o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego jest aktem związanym, a co za tym idzie organ nie powinien wydać decyzji lokalizacyjnej zawierającej odmienne ustalenia co do charakteru i parametrów planowanego zamierzenia niż zawarte we wniosku. Powyższe naruszyło zasadę praworządności wynikającą z art. 7 kpa i doprowadziło do uchylenia przedmiotowej decyzji  przez SKO.

W toku kontroli ustalono ponadto, że 9. z 15 skontrolowanych teczek, w których wnioskodawcami były spółki kapitałowe nie zawierało informacji pozwalających na ustalenie prawidłowości umocowania pełnomocników. Żadna z ww. 9. teczek nie zawierała bowiem wydruku ani odpisu z KRS, jak również wszystkich pełnomocnictw począwszy od pełnomocnictwa pochodzącego od organów wnioskodawców aż do osoby podpisującej wniosek w formie oryginałów, urzędowo poświadczonych odpisów lub kopii uwiarygodnionych przez organ przed którym toczyło się postępowanie.Przedstawiona do kontroli dokumentacja dotycząca decyzji wydawanych na rzecz spółek kapitałowych każdorazowo zawierała pełnomocnictwa dla osób podpisujących wnioski w następujących formach: oryginale (w 3 przypadkach), kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (w 3 przypadkach) oraz kopii niepoświadczonej za zgodność z oryginałem (w 3 przypadkach). Ww. pełnomocnictwa w 7. z 9 przypadków zostały udzielone przez osoby nie będące członkami organów spółek kapitałowych będących wnioskodawcami, ale przez innych pracowników tych przedsiębiorców, co wynikało z pionowej struktury organizacyjnej.  Tylko w 1. z 7. ww. przypadków (sprawa zakończona decyzją nr 4/15 z dnia 12 stycznia 2015 r. znak: WUiAB-S.6733.117.2014.JL UNP: 74087/ WUiAB/-VII/14) dokumentacja zawierała wszystkie pełnomocnictwa począwszy od pełnomocnictwa udzielonego przez członków zarządu spółki aż po pełnomocnictwo udzielone osobie, która podpisała wniosek, ale nawet w przypadku tej teczki 2. z 3. pełnomocnictw miały formę niepoświadczonych za zgodność z oryginałem kopii podczas gdy według art. 33 §  3 kpa pełnomocnik powinien był dołączyć do akt oryginały lub urzędowo poświadczone odpisy pełnomocnictw. Przy założeniu, że pełnomocnik przedstawił do wglądu oryginały ww. dokumentów dopuszczalne byłoby również uwiarygodnienie kopii pełnomocnictwa przez organ przed którym toczyło się postępowanie. Według wyjaśnień Zastępcy Dyrektora WUiAB pracownicy każdorazowo sprawdzają zapisy KRS i żądają odpowiedniego pełnomocnictwa dla osoby składającej wniosek w imieniu inwestora. W przypadku spraw prowadzonych na wniosekspółki, której przedmiotem działalności jest dystrybucja energii elektrycznejfakt posiadania odpowiedniego pełnomocnictwa przez reprezentanta spółki jest znany z innych postępowań, wobec czego pracownicy nie kwestionowali pełnomocnictwa osoby składającej wniosek. Powyższe wyjaśnienia świadczą w ocenie kontroli o niewystarczającej wnikliwości w badaniu prawidłowości umocowania osób składających wnioski. Jak wskazuje bowiem Marta Romańska w komentarzu do art. 33 kpa pod redakcją Hanny Knysiak-Molczyk (stan prawny na 1 lipca 2015 r. lex) wykazanie przez pełnomocnika procesowego umocowania do reprezentowania strony będącej osobą prawną, wymaga złożenia nie tylko dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez osoby działające w imieniu tej osoby prawnej, ale także dokumentu potwierdzającego umocowanie tych osób do działania w imieniu tejże osoby prawnej. Umocowanie organu osoby prawnej do udzielenia pełnomocnictwa powinno zostać wykazane przez przedstawienie aktualnego w dniu udzielenia pełnomocnictwa odpisu z KRS. Pojęcie pełnomocnictwa rozumieć należy całościowo – jako komplet dokumentów niezbędnych dla wykazania umocowania pełnomocnika do działania za mocodawcę(postanowienia NSA z dnia 23 września 2010 r., II GSK 767/09, LEX nr 742928, oraz z dnia 20 maja 2009 r., I GSK 608/08, LEX nr 574212). W wypadku gdy pełnomocnik reprezentuje osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną mającą zdolność prawną, ma on obowiązek dołączyć do akt sprawy nie tylko pełnomocnictwo, ale także dokument stwierdzający umocowanie do reprezentacji strony przez osobę, która udzieliła pełnomocnictwa(postanowienie NSA z dnia 18 maja 2006 r., I FSK 389/05, LEX nr 179410; wyrok NSA z dnia 22 kwietnia 2005 r., FSK 1675/04, LEX nr 154837).

 Kontrola wykazała ponadto, że w 11. z 15. przypadków projekty decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego zostały opatrzone pieczątką, z której wynikało, że sporządziła je Zastępca Dyrektora WUiAB będąca członkiem Zachodniopomorskiej Okręgowej Izby Architektów i podpisem tej osoby, podczas gdy z dołączonych metryk wynikało, żew rzeczywistości projekty decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego sporządzili inni pracownicy WUiAB. Powyższe pozostało bez wpływu na realizację zapisów art. 50 ust. 4 upizp,ponieważ wszystkie pozostałe osoby, które brały udział w sporządzaniu projektów decyzjirównież posiadały uprawnienia, o których mowa w ww. przepisie. Według wyjaśnień Zastępcy Dyrektora WUiAB projekty decyzji wykonywane był przez osoby wymienione w metryce.

Kolejne z ustaleń kontroli dotyczy kolejności podejmowanych przez WUiAB czynności. W 1. przypadku (postępowanie zakończone decyzją nr 44/15 z dnia 24 czerwca 2015 r. znak: WUiAB-S.6733.44.2015.MJ UNP: 27718/WUiAB/-VII/15) wysłano zawiadomienie, o zebraniu dowodów i materiałów przed doprecyzowaniem treści wniosku poprzez wysłanie do inwestora e-maila w sprawie dookreślenia wymiarów kontenera  technologicznego, podczas gdy wynikający z art. 10 § 1 kpa przepisu obowiązek umożliwienia wypowiedzenia się co do zebranego materiału dowodowego, dotyczy wyłącznie etapu po zakończeniu postępowania wyjaśniającego.

Ustalono ponadto, że w treści 2. z 16. skontrolowanych decyzji popełniono omyłki. W przypadku w decyzji nr 67/15 z dnia 28 października 2015 r. znak: WUiAB-S.6733.105.2014. DS. UNP: 64799/ WUiAB/-VII/14 omyłkowo  wpisano błędną jednostkę redakcyjną przepisu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami(Dz. U. z 2015 r. poz. 1774  ze zm.)zwanej dalej ugn będącego podstawą uznania inwestycji za inwestycję celu publicznego, przy prawidłowo zacytowanej treści przepisu (wskazano art. 6  ust. 2 ugn zamiast art. 6 ust. 6 ugn.).Jedyna decyzja o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu krajowym/wojewódzkim wydana w 2015 r. została natomiast opatrzona błędnym numerem - 2/15 zamiast 1/15 (znak sprawy: WUiAB-S.6733.65. 2013. DS. UNP: 3534/WUiAB/-VII/13).

Kontrola wykazała ponadto 2 przypadki braków dokumentów w teczkach dotyczących poszczególnych spraw. W odniesieniu do postępowania zakończonego decyzją nr 22/15 z dnia 17 kwietnia 2015 r. znak: WUiAB-S.6733.16.2015.BM UNP: 12928/WUiAB/-VII/15) dokumentacja nie zawierała potwierdzenia nadania decyzji do Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego, podczas gdy obowiązek przekazania kopii tego dokumentu wynikał z zapisów art.  57 ust. 4 upizp. W kolejnym przypadku (postępowanie zakończone decyzją nr 32/15 z dnia 21 maja 2015 r. WUiAB-S.6733.32.2015.BM UNP: 23243/WUiAB/-VII/15) omyłkowo nie wydrukowanoobwieszczeń o: wszczęciu postępowania oraz wydaniu decyzji zamieszczonych w BIP.

Do obowiązków Zastępcy Dyrektora WUiAB w okresie objętym kontrolą należały m.in. organizacja i koordynacja działań zgodnie z upoważnieniem Prezydenta Miasta, tj. wydawanie decyzji, postanowień i innych dokumentów w ramach postępowania administracyjnego w rozpatrywanych sprawach w zakresie upizp, w tym również prowadzenie rejestru wydanych decyzji. Osobami odpowiedzialnymi m.in. za: przygotowywanie i wydawanie decyzji, postanowień i innych dokumentów w ramach postępowania administracyjnego w rozpatrywanych sprawach w zakresie upizp były pracownice zatrudnione na stanowiskach głównych specjalistów oraz inspektora.

Ustalono ponadto, że wszystkie osoby, które podpisywały decyzje o ustaleniu lokalizacji celu publicznego posiadały stosowne upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. W odniesieniu do jedynej wydanej w 2015 r. decyzji o znaczeniu krajowym i wojewódzkim dokonano zgodnie z art. 51 ust. 1 pkt 1 upizp uzgodnienia z Marszałkiem Województwa. Kopie wszystkich objętych kontrolą decyzji za wyjątkiem decyzji nr 22/15 zostały zgodnie z art. 57 ust. 4 upizp przekazane Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego. Kopie wydawanych decyzji były również każdorazowo przekazywane do wiadomości Biura Planowania Przestrzennego Miasta. W przypadku gdy właścicielem nieruchomości - na których była planowana inwestycja - była Gmina Miasto Szczecin lub Skarb Państwa w rozdzielniku decyzji zamieszczano zapis dotyczący przekazania jej do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami a następnie do Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości, nie dokumentowano jednak faktu przekazania decyzji do ww. wydziałów.

 2. Obowiązująca w WUIAB procedura wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego oraz stosowany przez WUiAB wzór wniosku

W toku kontroli ustalono, że w WUiAB obowiązuje procedura wydawania decyzji  o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego WUiAB – VII oraz stosowany jest wzór wniosku WUiAB – 6. Ww. wzór przewidywał podanie następujących danych: daty, imienia i nazwiska lub nazwy inwestora, adresu, telefonu, nr PESEL, nazwy oraz lokalizacji inwestycji (ulicy). Treść stosowanego przez WUiAB wniosku zawierała ponadto wykaz załączników wynikający z art. 52 ust. 2 pkt 1-2 upizp oraz oświadczenie inwestora dotyczące zapoznania się z wyciągiem obowiązujących aktów prawnych i zrzeczenia się dochodzenia zwrotu kosztów poniesionych przed uzyskaniem prawa do terenu. Wniosek zawierał ponadto oświadczenie dotyczące stanu prawnego nieruchomości przewidujące możliwość zaznaczenia, że inwestor jest właścicielem lub współwłaścicielem terenu, lub że stan prawny terenu nie jest mu znany oraz rubrykę przeznaczoną na podpis inwestora. Na stronie BIP Urzędu Miasta Szczecin poświęconej procedurze wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego zamieszczono wzór wniosku (WUiAB-6) w formacie DOC oraz PDF oraz informacje dotyczące treści i załączników do wniosku oraz opłat, terminu załatwienia sprawy wynikającego z art. 35 § 3 kpa, jednostki odpowiedzialnej, trybu odwoławczego oraz uwag.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w ww. obszarze, a jedynie drobne uchybienie polegające na niewłaściwej redakcji wzoru wniosku. Ustalono, że stosowany przez WUiAB wzór wniosku o ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego (WUiAB-6) wymagał określenia stanu prawnego terenu. Ww. informacja miała charakter pomocniczy i nie wynikała z zapisów upizp. Oświadczenie dotyczące prawa własności, nie przewidywało możliwości zaznaczenia, że wnioskodawca nie jest właścicielem ani współwłaścicielem terenu, a stan prawny jest mu znany, co spowodowało sytuację, w której wnioskodawca będący zarządcą terenu nie mógł zaznaczyć odpowiedzi zgodnej ze stanem faktycznym (wniosek z dnia 19 grudnia 2014 r. dotyczący rozbudowy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie).

Obowiązująca procedura  oraz wzór wniosku były zgodne z przepisami upizp oraz kpa, ale w opinii kontrolującego zasadnym byłoby ich uzupełnienie o informacje, które mogą ułatwić składanie wniosków inwestorom. W toku kontroli ustalono, że w 3. z 15 przypadków wnioskodawcy uiszczali nienależne opłaty skarbowe. Obecnie zwrotu opłaty skarbowej dokonuje się na wniosek, składany do Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych. W opinii kontrolującego zasadnym byłoby umożliwienie składania wniosku o zwrot opłaty skarbowej za pośrednictwem WUiAB oraz zamieszczenie na stronie BIP poświęconego procedurze WUiAB – VII stosownego wzoru wniosku. Zasadnym byłoby również wydzielenie we wniosku informacji dotyczących  należnych opłat skarbowych wraz ze wskazaniem przypadków zwolnień/nie podlegania opłatom skarbowym, możliwych form uiszczenia tych opłat oraz numeru konta, wykazu potrzebnych załączników z wydzielonym miejscem na określenie ich ilości oraz zobowiązanie wnioskodawcy do wskazania numeru wpisu do KRS w przypadku wniosków składanych przez osoby prawne. Na stronie BIP poświęconej procedurze wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego warto byłoby w ocenie kontrolującego zamieścić ponadto informacje dotyczące: miejsca składania dokumentów/załatwienia sprawy, legitymacji do złożenia wniosku, godzin przyjmowania interesantów, oraz instytucji wydającej kopie map zasadniczych.

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WUiAB:

1. Każdorazowe wydawanie decyzji w terminie, o którym mowa w art.  51 ust. 2 upizp.
2. Zapewnienie zgodności wydawanych decyzji z treścią wniosków  w odniesieniu do charakteru i parametrów planowanych zamierzeń i niedokonywanie ustaleń w oparciu o tzw. zasadę dobrego sąsiedztwa oraz akty prawne o charakterze wewnętrznym (niestanowiące prawa powszechnie obowiązującego).
3. Każdorazowe weryfikowanie reprezentacji wnioskodawców i należyte dokumentowanie przeprowadzonej weryfikacji poprzez analizowanie i zamieszczanie w teczkach dotyczących poszczególnych spraw:
   • wydruków KRS, pozwalających na ustalenie reprezentacji w odniesieniu do wnioskodawców będących przedsiębiorcami wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego,
   • wszystkich pełnomocnictw niezbędnych do wykazania prawidłowości umocowania, w formach przewidzianych w art. 33 § 3 kpa, a w przypadku okazania przez wnioskodawcę oryginałów pełnomocnictw do wglądu również w formie uwiarygodnionej przez organ kopii.
4. Zapewnienie zgodności zapisów projektów decyzji w odniesieniu do wskazania osób, które je sporządziły ze stanem faktycznym.
5. Zmianę stosowanego wzoru wniosku WUiAB-6 poprzez:
   1. usunięcie rubryki dotyczącej stanu prawnego nieruchomości  lub jej zmianę umożliwiającą zaznaczenie, że inwestor nie jest właścicielem ani współwłaścicielem a stan prawny jest mu znany,
   2. wydzielenie we wniosku informacji dotyczących  należnych opłat skarbowych wraz ze wskazaniem przypadków zwolnień/nie podlegania opłatom skarbowym, możliwych form uiszczenia tych opłat oraz numeru konta, wykazu potrzebnych załączników z wydzielonym miejscem na określenie ich ilości oraz zobowiązanie wnioskodawcy do wskazania numeru wpisu do KRS w przypadku wniosków składanych przez osoby prawne.
6. Uzupełnienie znajdujących się na stronie internetowej BIP informacji dotyczących procedury WUiAB-VII o dane dotyczące:
   • miejsca składania dokumentów/załatwienia sprawy,
   • legitymacji do złożenia wniosku,
   • godzin przyjmowania interesantów,
   • instytucji wydającej kopie map zasadniczych,
   • terminu załatwienia sprawy określonego w upizp, przy jednoczesnym usunięciu informacji o terminie załatwienia sprawy wynikającym z kpa.
7. Umożliwienie wnioskodawcom składania wniosku o zwrot nienależnie uiszczonej opłaty skarbowej również za pośrednictwem WUiAB.