Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 03.10.2016 –15.11.2016 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 13 w Szczecinie przy ul. Bałtyckiej 1a (zw. dalej ZS 13) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 06.12.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2015 r. w ZS 13 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nieprzeprowadzenia od sierpnia 2008 r. pełnej inwentaryzacji majątku jednostki,
• nieprzestrzegania zapisów Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej, w zakresie pobierania od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń,
• dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych w sposób niezgodny z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047), zwanej dalej uor,
• zawierania umów i zaciągania zobowiązań na okres wykraczający poza rok budżetowy,
• nieopiniowania zawieranych umów pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM,
• niewłaściwego ewidencjonowania operacji gotówkowych,
• nieprowadzenia ewidencji szczegółowej na koncie 998,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu korzystania z wyżywienia,
• nieaktualizowania zapisów i podstaw prawnych obowiązujących w jednostce regulaminów i instrukcji.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• sposobie prowadzenia akt osobowych,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1.Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów w ZS 13 w 2015 r. wyniosło 537,00 zł, co stanowiło 100% planowanej kwoty i były to wpływy z tytułu różnych dochodów (§  0970 - pozostałe dochody jednostek budżetowych – wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych).

1.2 Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd)

Wykonanie dochodów wrd w ZS 13 w 2015 r. wyniosło 153.583,49 zł, co stanowiło 80 % planowanej kwoty w wysokości 192.100,00 zł. Na dochody wrd składały się: wpływy z różnych opłat (§ 0690 – 473,00), dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 46.816,05 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 106.088,80 zł) i pozostałe odsetki (§ 0920 – 205,64 zł).

Kontroli poddano dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750) oraz wpływy z usług w miesiącu październiku 2015 r. (§ 0830), a także rozrachunki z najemcami za cały 2015 r. oraz rozrachunki z 192 usługobiorcami za miesiąc październik 2015 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W przypadku płatności naliczonych z tytułu korzystania z obiadów przez uczniów i pracowników ZS 13, dotyczących miesiąca października stwierdzono, że były one regulowane w 169 przypadkach na 192 poddanych badaniu, po terminie wskazanym w Regulaminie korzystania ze stołówki szkolnej, tj. w miesiącu, którego dotyczyły (za październik od dnia 01-29.10 2015 r.). Według zapisów § 4 pkt 1 powyższego regulaminu opłaty za obiady należało wnosić w terminie do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc w którym następuje korzystanie z posiłków. Opóźnienia w płatnościach wyniosły od 1 do 29 dni. Kwota niepobranych odsetek wyniosła 22 zł. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność główny księgowy ZS 13.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

 2.  Należności

   W sprawozdaniach: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, które sporządzone zostały według stanu na 31.12.2015 r., nie zostały wykazane należności.

   W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 14,22 zł (depozyt  na żądanie).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kwota 14,22 zł, tytułem należności (odsetki), została odprowadzona w styczniu 2016 r. na rachunek Gminy Miasto Szczecin.

   Na koniec 2015 r. w jednostce nie wystąpiły żadne należności wymagalne.

 3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 49. dowodów księgowych na kwotę 149.638,13 zł, co stanowiło 5,0 % wydatków jednostki na łączną kwotę 2.996.036,23 zł (środki budżetowe na kwotę 2.842.466,96 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 153.569,27 zł).

Stwierdzono, że 3. na 5 zawartych przez ZS 13 umów nie zostało zaopiniowanych pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Ponadto wszystkie umowy związane z poniesieniem wydatków nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

Dodatkowo w 2. przypadkach (umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz umowy najmu urządzenia wielofunkcyjnego) stwierdzono, że umowy zostały zawarte na okres wykraczający poza rok budżetowy, a dyrektor ZS 13 nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm), zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

W dwóch przypadkach stwierdzono, że umowy (umowa na usługi telekomunikacyjne zawarta na 24 miesiące oraz umowa na wykonanie ekspertyzy - termin wykonania nie dłuższy niż 25 dni kalendarzowych liczonych od dnia zawarcia umowy) nie zawierały zapisów dotyczących daty zawarcia lub podpisania umowy. Brak powyższych zapisów spowodowało niemożność ustalenia okresu obowiązywania umowy oraz terminowości wykonania przedmiotu umowy.

W wyniku kontroli ustalono, że wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

   W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 314/13(z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14)w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych, zwanego dalej zarządzeniem w sprawie zamówień,stwierdzono, że5 na 6 notatek służbowych  sporządzonych z przeprowadzenia analizy rynku na wydatki powyżej 3000 zł brutto,zawierało nieprawidłowy kurs euro, po którym przeliczano wartość szacunkową zamówienia, tj. kurs euro z dnia sporządzenia notatki. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 Załącznika Nr 1 do zarządzenia w sprawie zamówień, według których zamawiający powinien sporządzićnotatkę służbowązawierającą wskazanie obowiązującego kursu euro, a szacunkową wartość zamówienia zamawiający ustalać, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r poz. 2164 z późn. zm.).

Za powyższe uchybienia odpowiadał kierownik gospodarczy ZS 13.

Wszystkie rachunki i faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

 3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 49 dowodów księgowych na kwotę ogółem 149.638,13 zł, tj. 5,0 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 2.996.036,23 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Wszystkie płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

3.3 Zobowiązania

  W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2015 r. w sprawozdaniach: Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 190.330,43 zł, na które składały się dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 152.202,00 zł, składki ZUS w kwocie 30.070,95 zł
i zobowiązania z tytułu dostaw i usług 8.057,48 zł orazw Rb-34S zobowiązania na kwotę 14,22 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 47 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (10,6 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 273.852,45 zł, tj. 13,1% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.092.933,00 zł (zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010 i § 4040).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Akta osobowe pracownika prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały przez specjalistę ds. kadr i płac zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

  5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 179.348,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2015 r.,

składek ZUS na kwotę ogółem 765.367,82 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2015 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2015 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za 12 miesięcy 2015 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem  537,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem 2.842.466,96 zł, (zobowiązania niewymagalne – 190.330,43 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 153.583,49 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. – należności na kwotę ogółem 14,22 zł (depozyt na żądanie).

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 43 zmiany do planu wydatków na kwotę ogółem 175.712,04 zł. Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

Kontroli poddano protokoły i dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusz spisu z natury dotyczący magazynu żywnościowego, protokoły z kontroli: kas, biletów komunikacji i znaczków pocztowych, potwierdzenia sald, rozliczenie z przeprowadzonej inwentaryzacji.

    Na podstawie dokumentu pn. Rozliczenie z przeprowadzonej inwentaryzacji z dnia 15.02.2016 r., dołączonego do bilansu jednostki stwierdzono, że ostatnia pełna inwentaryzacja wszystkich składników majątku ZS 13 miała miejsce w sierpniu 2008 r. Było to niezgodne z § 3, obowiązującej w jednostce Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej (załącznik nr 3 doZarządzenia nr 1/2008 z dn. 01.09.2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości), określającym m.in. częstotliwość i metody przeprowadzania inwentaryzacji. Według ww. § częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych powinna wynosić raz na cztery lata i winna być przeprowadzona w drodze spisu z natury. Jednocześnie stało w sprzeczności z zapisami art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, według którego termin i częstotliwość inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4. lat.

    Stwierdzono ponadto, że dokumentacja dotycząca inwentaryzacji nie zawierała oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie, co było niezgodne z § 2 pkt 6 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej, wedługktórej do obowiązków grup spisowych należy m.in. pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych.

     Za prawidłowy i terminowy przebieg procesu inwentaryzacji zgodnie § 2 pkt 1 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej odpowiadał dyrektor zespołu i to do jego obowiązków należało m.in. wydanie stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, powoływanie komisji inwentaryzacyjnej, zapewnienie właściwych warunków i środków, a także należytej organizacji pracy w celu zagwarantowania prawidłowego przebiegu inwentaryzacji, sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku, w którym ZS 13 posiadało rachunki bankowe.

    W 2015 r. na podstawie wydanych przez dyrektora ZS 13 zarządzeń, została wykonana inwentaryzacja roczna. Inwentaryzację przeprowadzono w drodze spisu z natury (magazyn żywnościowy, kasy) oraz w drodze weryfikacji aktywów i pasywów. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych.

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W toku kontroli stwierdzono, że główny księgowy nie prowadził do konta 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, ewidencji szczegółowej, tj. w podziale na rozdziały i paragrafy. Było to niezgodne z opisem ww. konta, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego ewidencja szczegółowa do konta 998 powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego.

Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał  główny księgowy.

     W księgach inwentarzowych prowadzonych ręcznie, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania korektorem, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki, co byłoniezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

W księdze inwentarzowej dokonywano ponadto zapisów, nieposiadających trwałego charakteru, tj. przy użyciu ołówka.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał kierownik gospodarczy.

 W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym m.in.: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

 Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

 Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

 Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 1/2008 Dyrektora Zespołu Szkół Nr 13 w Szczecinie z dnia 01.09.2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości.
2. Procedury Zamówień Publicznych obowiązujące w ZS Nr 13 w Szczecinie.
3. Zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych ZS Nr 13 w Szczecinie z dn. 01.09.2008 r.
4. Regulamin kontroli wewnętrznej Zespołu Szkół Nr 13 w Szczecinie.
5. Regulamin kontroli zarządczej w Zespole Szkół Nr 13 w Szczecinie.
6. Regulamin organizacyjny Zespołu Szkół Nr 13 w Szczecinie.

   Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W zasadach rachunkowości ujęto wykaz programów użytkowanych w ZS 13, w którym nie wskazano wersji programów: Płace Optivum i Kadry Optivum, użytkowanych do celów prowadzenia ewidencji płacowo-kadrowej oraz nie wprowadzano na bieżąco aktualizacji wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. określenie wersji oprogramowania.

   Obowiązujące w ZS 13 Procedury zamówień publicznychprzywoływały nieaktualne podstawy prawne, a zapisy w nich zawarte były niezgodne z ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13 z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14).

   Nieaktualne podstawy prawne posiadały również funkcjonujące w jednostce: Regulamin kontroli wewnętrznej, Regulamin kontroli zarządczej oraz Zarządzenie nr 1/2008 Dyrektora w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości.

   Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w ZS 13 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

    Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 09.07.2015 r. (nr: ZS13/BA/42/92/15), a za II półrocze 2015 r. – pismem z dnia 23.12.2015 r. (ZA13/BA/42/97/15).

    W 2015 r. w ZS 13 nie przeprowadzono kontroli zewnętrznych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. niezwłoczne przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji majątku jednostki;
2. każdorazowe naliczanie i obciążanie usługobiorców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności,
3. zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązań pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym;
4. każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
5. każdorazowe wskazywanie daty zawarcia lub podpisania umowy;
6. ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z  uor;
7. prowadzenie ewidencji szczegółowej na koncie 998, tj. według podziałki klasyfikacyjnej planu finansowego; 
8. potwierdzanie kontrolina wyciągach bankowych w sposób zgodny z uor;
9. dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor;
10. przeprowadzanie formalnych czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, tj. pobieranie oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie;
11. ustalać wartość szacunkową zamówienia w oparciu o średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy pzp
12. zaktualizowanie zapisów oraz podstaw prawnych „Procedurach zamówień publicznych w ZS 13 w Szczecinie”;
13. uzupełnienie wykazu programów o wersje użytkowanego aktualnie oprogramowania
14. zaktualizowanie wskazanych w wystąpieniu regulaminów i zarządzeń pod kątem podstaw prawnych.