Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 4.07. – 10.07.2005 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Samochodowych ul. Klonowica 14 (zw. dalej ZSS) w Szczecinie w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 sierpnia 2006 r. 

        Kontrola wykazała uchybienia polegające głównie na nieprzestrzeganiu niektórych postanowień ustawy o rachunkowości dotyczących kompletności dowodów księgowych. Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości dotyczących w dokumentacji zasad polityki rachunkowości. W/w zasady rachunkowości zawierały elementy określone w art. 10  ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor.

        Dokumentacje opisujące procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem zostały opisane w Zarządzeniu Nr 7a/2005 Dyrektora ZSS w sprawie przeprowadzania procedur kontroli wewnętrznej i były zgodne z art. 35 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych  (j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005  r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

        Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków ZSS za 2005 r. w § 4210, 4260, 4270 i 4300 - łącznie 32. faktury na kwotę 206.736,71 zł, (tj 5,10% ogólnych wydatków budżetowych) wykazała pewne uchybienia. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane 32. faktury posiadały dekretację, ale nie miały podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Na 5. kontrolowanych dokumentach nie dokonano ponadto kontroli pod względem formalno – rachunkowym. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in.: stwierdzenie sprawdzenia dowodu i podpis osoby odpowiedzialnej i naruszało pkt II. Zarządzenia wewnętrznego Nr 6b/05 Dyrektora ZSS z dnia 1 września 2005 r.
w sprawie upoważnienia pracowników ZSS Szczecin do prowadzenia i podpisywania dokumentów dotyczących zakupu materiałów, towarów i usług, według którego następujące osoby upoważnione były do kontroli: pod względem formalnym
i rachunkowym: główny księgowy, starsze księgowe, księgowa – kasjer.

        W toku kontroli stwierdzono, że na ogół przestrzegano przepisów wynikających z Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych dotyczących zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości kwoty 6.000 euro. Jednak do wszystkich skontrolowanych notatek służbowych na udzielenie zamówienia do kwoty 6.000 euro nie dołączono informacji związanej ze wskazaniem kursu euro, co było niezgodne z przepisem § 9 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia, który stanowił m.in., że każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, która powinna zawierać m.in. informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

        Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art.35 ust. 2 uofp. dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor ZSS nie wywiązał się  z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane ale nie zostały przesłane do wydziału nadzorującego.

 

        W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół Samochodowych:

1.  Dokonywanie podpisów na dekretacji oraz kontroli formalno rachunkowej osoby odpowiedzialnej za te wskazania zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 6 uor.

2.      Przy sporządzaniu notatek służbowych wynikających z Zarządzenia Nr 162/04, umieszczanie informacji dotyczących wartości szacunkowej ze wskazaniem kursu euro.

3.      Sporządzanie półrocznych informacji na temat „prania brudnych pieniędzy” i przesyłanie ich do wydziału nadzorującego.