Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 4 grudnia 2006 r. do dnia 5 stycznia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie przy ul. Mariackiej 25, zwanym dalej ZBiLK, w zakresie wydatkowania środków finansowych na konserwację i remonty w 2005 r., w tym prawidłowość prowadzenia procedur zlecania zamówień publicznych przez ZBiLK i zarządców mienia komunalnego; współdziałanie ZBiLK w realizacji zadań remontowych przez wspólnoty mieszkaniowe. 

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  20 lutego 2007 r.  

            Według sprawozdania rocznego Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych za okres od początku roku do 31.12.2005 r. koszty wykonanych usług remontowych w ZBiLK wynosiły 23.482.903 zł, tj. 100% skorygowanych założeń planowych na ten rok. Założenia na początek roku kształtowały wysokość tych kosztów na poziomie 15.479.848 zł.

            Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w zakresie: dokumentacji odnoszącej się do przyjętej polityki rachunkowości; dokumentacji dotyczącej przeprowadzanych przetargów i udzielania zamówień do 6.000 euro; dokumentacji dotyczącej rozliczeń ze wspólnotami w zakresie zaliczek na zarządzanie i funduszu remontowego.

            Zarządzeniem nr 15 z dnia 02.01.2002 r. ówczesny Dyrektor ZBiLK  wprowadził w życie politykę rachunkowości, zawierającą zasady rachunkowości, zakładowy plan kont oraz zasady działania komputerowych systemów ewidencji finansowo-księgowej. Stwierdzono jednak, że w przedstawionym zakładowym planie kont nie było ujętych wszystkich stosowanych kont analitycznych np. 500-0002-21-427 – remont lokali mieszkalnych. Mimo dokonywania zmian w dokumentacji odnoszącej się do polityki rachunkowości (m.in. w planie kont -Zarządzenia nr 5/2006 z dnia 18.01.2006 r. i nr 87 dnia 31.10.2006 r.), nie uzupełniono wcześniej ustalonego planu kont (w zakresie kont syntetycznych) o stosowane konta analityczne. Było to niezgodne z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in.: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania
z kontami księgi głównej, a także opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania. Wg art. 10 ust. 2 wyżej cyt. ustawy o rachunkowości, za  ustalenie w formie pisemnej i aktualizację dokumentacji, o której mowa powyżej odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

            Kontrola wykazała ponadto, że na 20. spośród 78. skontrolowanych faktur brak było dekretacji mimo, że w przyjętych zasadach rachunkowości zawartych w cyt. zarządzeniu nr 15 Dyrektora ZBiLK w sprawie polityki rachunkowości - „dowód winien być zakwalifikowany co do ujęcia w księgach w określonym miesiącu oraz co do sposobu ujęcia w księgach rachunkowych i zawierać podpis osoby odpowiedzialnej za wskazanie”.

            Kontrola postępowania o udzielenie zamówienia przez ZBiLK, którego przedmiotem były przetargi na prace remontowe w dwóch przypadkach wykazała uchybienia w prowadzonej dokumentacji. W przetargu na wymianę istniejącego pokrycia z dachówki na dachu budynku przy ul. Stołczyńskiej 67 wraz z robotami towarzyszącymi o wartości 39.186,60 zł netto stwierdzono, że w protokole z postępowania w pkt 1 i 2 jako data otwarcia ofert wskazana była data 03.11.2005 r. godz. 10:15 oraz fakt złożenia 5 ofert, a wg pozostałych dokumentów z postępowania, a także wg wyjaśnień złożonych przez osobę odpowiedzialną za sporządzanie - sekretarza komisji przetargowej, winna być data 17.11.2005 r. oraz informacja o trzech złożonych ofertach.

            W przetargu na wymianę istniejącego pokrycia papowego dachu budynku przy ul. Stołczyńskiej 105 wraz z robotami towarzyszącymi o wartości 47.305,65 zł netto stwierdzono natomiast uchybienia w zakresie terminu powiadamiania jego uczestników. Stwierdzono bowiem, że wybrany wykonawca (Zakład Produkcyjno – Usługowy „BLACH-DACH”) o wyniku przeprowadzonego postępowania powiadomiony został pismem z dnia 21.10.2005 r. mimo, że protokół postępowania
o udzielenie zamówienia zatwierdzony został przez ówczesnego Dyrektora ZBiLK M. Ignatowską w dniu 24.10.2005 r.  Z wyjaśnień sekretarza komisji przetargowej wynika, że z uwagi na wykorzystywanie istniejącego szablonu pisma (z innego postępowania) nastąpiła pomyłka w dacie pisma.

            Kontrola postępowań o udzielanie zamówień przez ZBiLK do wysokości 6.000 euro, wykazała dokonywanie wyboru wykonawcy bez sporządzania notatki służbowej, w której udokumentowany powinien być fakt dokonania analizy rynku. Do udokumentowania tego faktu zobowiązywało Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r., w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy prawo zamówień publicznych, udzielając zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, wg którego oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, zamawiający musi przed zawarciem umowy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego, analiza rynku polega na zebraniu ofert od minimum dwóch wykonawców. Stwierdzono jednak, że na 14 skontrolowanych postępowań w 8 przypadkach wybrano wykonawcę na podstawie jednej oferty i podpisano z nim umowę.

            Kontrola realizacji umów zawartych na wykonywanie prac remontowych wykazała, że w przypadku realizacji umowy nr 85/SZP/ZBILK/2005 zawartej z Zakładem Ogólnobudowlanym – Eugeniusz Smykowski na wykonanie wyprawy i uszczelnienie ścian pełnych elewacji na budynku mieszkalnym ul. Dąbrówki 22-22b dwukrotnie przesuwany był termin zakończenia robót
(z 3.10.2005 r. na 30.10.2005 r. i z 30.10.05 r. na 30.11.06 r.). Według kontrolujących istniały zastrzeżenia co do zasadności podpisywanych aneksów na przesunięcie tych terminów. ZBiLK aprobował bowiem pisma wykonawcy, z których ewidentnie wynikało, że przyczyny niedotrzymania terminu realizacji umowy takie jak: wyjazd 7 pracowników do pracy za granicę oraz zbyt późne zamówienie materiałów (specjalistyczny klej), obciążały winą wykonawcę i mogły stanowić, zgodnie z umową, podstawę do naliczenia kary pieniężnej w wysokości 1 % wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki. W przypadku umowy nr 89/SZP/ZBILK/2005 zawartej z Pracownią Projektową „Grupa MGM” – Sławomir Adrabiński na opracowanie dokumentacji projektowej stwierdzono natomiast, że mimo nie dotrzymania terminu wykonania przedmiotu umowy (tj. 5.12.2005 r., protokół końcowego odbioru 14.12.2005 r.) i przekroczenia go o 9 dni, nie została naliczona kara umowna za zwłokę w wysokości 0,1% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, tj. łącznie 88,20 zł.

            Kontrola rozliczeń za zarządzanie lokalami mieszkalnymi będącymi własnością Gminy znajdującymi się we wspólnotach mieszkaniowych wykazała pewne nieprawidłowości w prowadzonej z tego tytułu dokumentacji. W notach (będących podstawą księgowań) dotyczących zaliczek na zarządzanie i fundusz remontowy poszczególnych wspólnot stwierdzono bowiem, niezgodności w podstawach naliczenia tych sum. Ujawniono brak bieżącej aktualizacji danych dotyczących powierzchni lokali gminnych a także wysokości stawek za zarządzanie i fundusz remontowy, wynikających z uchwał wspólnot mieszkaniowych. W toku kontroli rozliczeń zaliczek na zarządzanie i na fundusz remontowy w rejonie 10 w dwóch przypadkach stwierdzono nie zaktualizowanie w notach zmian w powierzchni lokali gminnych, wynikających z nowo przeprowadzonych pomiarów. W rejonie 15 ustalono natomiast, że oprócz braku bieżącej aktualizacji powierzchni lokali gminnych, w notach wykazywane były wysokości stawek niezgodne z przyjętymi uchwałami wspólnot. W notach informacje dotyczące powierzchni i wysokości stawki były nieprawidłowe a wysokość zaliczek nie wynikała z mnożenia tych danych, lecz z oddzielnych rachunków wystawianych przez poszczególne wspólnoty za utrzymanie nieruchomości wspólnej oraz fundusz remontowy. Rachunki będące podstawą sporządzanych not zawierały aktualne dane dotyczące powierzchni (uwzględniające ponowne pomiary, bądź zrealizowane wykupy lokali) i stosowanych stawek, z uwzględnieniem korekt m.in. z tytułu kosztów ubezpieczenia. Stosowanie not w obecnym kształcie nie dawało możliwości sprawdzenia ich pod względem rachunkowym przed ewidencją w księgach, co poddaje w wątpliwość prawidłowe dokonywanie kontroli rachunkowej.

            Według sprawozdania z wykonania planowanych przychodów i wydatków ZBiLK za 2005 r. koszty wykonanych remontów lokali komunalnych znajdujących się we wspólnotach mieszkaniowych wynosiły 4.852.802 zł  i dotyczyły wykonanych
i rozliczonych remontów. Podczas kontroli stwierdzono, że rozliczenia wykonanych remontów dokonywano na podstawie przesyłanych przez wspólnoty informacji o wykonanych remontach (wraz z dokumentacją) i udziale Gminy w poniesionych kosztach. Taka informacja stanowiła dla ZBiLK podstawę do pokrycia wydatku poprzez zdjęcie kwoty z funduszu remontowego gromadzonego na koncie danej wspólnoty lub dokonania przelewu (w przypadku gdy wspólnota nie uchwaliła funduszu, bądź zwolniła Gminę z obowiązku systematycznego przekazywania zaliczek). Wspólnoty, informację o wykonanych remontach, przekazywały wówczas, gdy udział Gminy w poniesionym koszcie był znaczący i wpłata z Gminy stanowiła zasilenie budżetu danej wspólnoty. Kontrola ewidencji rozliczeń z wykonanych remontów ze wspólnotami mieszkaniowymi wykazała, że w jednym przypadku (rozliczenie kosztów remontu z 06.01.06 r. - wspólnota przy ul. Piramowicza 15) podwójnie zdjęto z funduszu remontowego kwotę 2.419,50 zł (podczas kontroli dokonano korekty mylnego księgowania).

 

Dyrektorowi ZBiLK zalecono:

1.      Zaktualizowanie zakładowego planu kont o konta analityczne, w szczególności konta kosztowe oraz przestrzeganie ustalonych zasad prowadzenia rachunkowości, w zakresie nanoszenia na dokumentach księgowych sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji).

2.      Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. w przypadkach udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności prowadzonej w tym zakresie dokumentacji oraz zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 07.07.2006 r, w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy prawo zamówień publicznych, przy udzielaniu  zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.

3.      Zweryfikować dotychczas stosowaną dokumentację księgową, w postaci not księgowych, dotyczącą rozliczeń ze wspólnotami w zakresie naliczanych zaliczek na zarządzanie i fundusz remontowy, pod kątem możliwości przeprowadzania prawidłowej kontroli finansowej zawartych w niej danych.